Bei der Implementierung neuer ERP-Software verbringen Unternehmen häufig viel Zeit damit, ihre Anforderungen für die Implementierung zu ermitteln, aber relativ wenig Zeit damit, das Team zusammenzustellen, das für die Implementierung zuständig ist und diese unterstützt. Das ERP-Projektteam ist jedoch zweifellos der größte Erfolgsfaktor, der den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Implementierung und einem stagnierenden Projekt ausmachen kann.

Die Formel für ein erfolgreiches Projekt ist denkbar einfach: die richtigen Menschen, die richtigen Kompetenzen und die richtigen Schritte. Stellen Sie sicher, dass Sie bereits während der Planung das passende Team für die ERP-Implementierung zusammenstellen. Diese acht Schritte helfen Ihnen dabei, Ihr ERP-Projektteam zu strukturieren, das Projekt angemessen zu planen und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Die Formel für ein erfolgreiches Projekt: die richtigen Menschen, die richtigen Kompetenzen und die richtigen Schritte.

1. (An)erkennen, dass es sich nicht um ein IT-Projekt handelt

Da ERP-Systeme auf Informationstechnologie basieren, wird oft davon ausgegangen, dass es sich bei ERP-Implementierungen um IT-Projekte handelt. Dem ist aber nicht so. Ein ERP-System ist das Rückgrat aller Abläufe in Ihrem Unternehmen, daher müssen alle Abteilungen eingebunden sein und an einem Strang ziehen. Ohne ausreichend Unterstützung im Unternehmen führt eine IT-basierte Implementierung wahrscheinlich zu kostenintensiven Verzögerungen, Widerständen bei den Anwendern, Unzufriedenheit oder sogar zum vollständigen Scheitern.

Ihre IT-Abteilung kümmert sich um die Hardware- und Softwareinstallation (wenn das neue System vor Ort installiert ist). Ihre IT-Abteilung kümmert sich um die Hardware- und Softwareinstallation (wenn das neue System vor Ort installiert ist). Für die Definition der neuen Geschäftsprozesse für die Systemkonfiguration sind jedoch die Systemanwender zuständig.

2. Unterstützung der Geschäftsleitung sicherstellen

Auch nach der Genehmigung des Implementierungsprojekts durch Ihren CIO oder CTO endet deren Unterstützung nicht. Die Genehmigung der ERP-Investition ist nur der Anfang. Führungskräfte müssen die Auswirkungen eines großen ERP-Implementierungsprojekts verstehen, bereit sein, die notwendigen Kompromisse einzugehen, damit die Mitarbeitenden entsprechend Zeit und Energie für das Projekt haben, und ihre Unterstützung transparent machen.

Führungskräfte sollten ihre Unterstützung bereits in den ersten Kickoff-Meetings kommunizieren. Auch danach sollten sie weiter am Ball bleiben, den Fortschritt des Teams verfolgen und die Mitarbeitenden gegebenenfalls ermutigen. Zudem gelten sie als letzte Instanz, wenn Konflikte oder Probleme auftreten, die ohne Beteiligung der Geschäftsleitung nicht gelöst werden können.

In jedem Projekt wird es Phasen geben, in denen andere Prioritäten mit den Projektanforderungen konkurrieren. Durch Kundenanforderungen, Schulungen oder konkurrierende Projekte könnten beispielsweise eigentlich benötigte Ressourcen in Anspruch genommen werden. Die Beschäftigten müssen diesen Ablenkungen ohne spürbare Unterstützung der Führungsebene und ohne „Erlaubnis“ widerstehen, um nicht den Fokus zu verlieren.

3. Die richtige Projektleitung auswählen

Es braucht ein effektives ERP-Projektteam mit einer intelligenten und dedizierten Projektleitung, um ein ERP-Implementierungsprojekt erfolgreich sowie termin- und budgetgerecht abzuschließen. Die Teamleitung sollte von der operativen Seite des Unternehmens kommen und eine Person sein, an die sich die Mitarbeitenden wenden, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben, sowie eine Person, die das Geschäft, die Unternehmenspolitik und die Abläufe in Ihrem Unternehmen kennt. Es könnte z. B. eine Abteilungsleitung die Projektleitung übernehmen; häufig ist dies jedoch nicht der Fall. Benennen Sie diese Person so früh wie möglich, um eine Beteiligung am Auswahlprozess zu ermöglichen.

Die Teamleitung muss die eingesetzte Projektmanagementsoftware für die Nachverfolgung von Aufgaben, Zeitplänen und Kosten bedienen können – oder sich dieses Wissen aneignen. Projektmanagementerfahrung ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Es stehen ausreichend Ressourcen zur Verfügung, um die benannte Person im Hinblick auf die erforderlichen Projektmanagementtechniken und -tools zu schulen.

4. Die richtigen Mitarbeitenden für das ERP-Implementierungsteam auswählen

Die Struktur für Ihr Implementierungsteam sollte Ihre Organisationsstruktur widerspiegeln. Die Mitglieder des Projektteams sollten alle wichtigen Fachabteilungen vertreten, insbesondere diejenigen, die primäre Anwender des Systems sind. Diese können Fachbereiche wie Konstruktion, Vertrieb und Kundenservice, Beschaffung, Finanzwesen und Buchhaltung, IT, physische Instandhaltung und Wartung, Personalwesen usw. umfassen, abhängig davon, wie Ihr Unternehmen organisiert ist und wie groß Ihre Systemreichweite ist.

Das Team ist für die Planung und Organisation des Projekts verantwortlich und sollte sich regelmäßig treffen, um den Fortschritt zu überprüfen und potenzielle Probleme zu lösen. Jedes Teammitglied übernimmt die Verantwortung für die Koordination der Aktivitäten innerhalb seines Funktionsbereichs und stellt dabei Teams für die einzelnen Aufgaben zusammen und leitet diese. Die Mitglieder berichten dem Projektteam, wenn die Aufgaben ausgeführt und abgeschlossen wurden.

In den meisten Fällen trifft sich das Projektteam wöchentlich – während kritischer oder sehr aktiver Phasen auch häufiger. Es wird nicht erwartet, dass Führungskräfte der Vorstandsebene an Teammeetings teilnehmen. Sie sollten jedoch anhand von Berichten der Teamleitung über alle Aktivitäten und -entscheidungen im Rahmen des Implementierungsprojekts informiert werden. Unternehmensweite Statusberichte werden ebenfalls dringend empfohlen, um die Motivation und das Interesse im Unternehmen hoch zu halten.

5. Einem strukturierten und inklusiven Planungsprozess für die Implementierung folgen

Sie sollten frühzeitig mit der Planung beginnen, wenn das erste Mal über solch ein Projekt gesprochen wird. Der Projektplan wird dann kontinuierlich aktualisiert, sobald neue Informationen verfügbar sind – er sollte jedoch zu Beginn jeder Phase „gesperrt“ werden. Auch wenn möglicherweise weitere Änderungen erforderlich sind, sollten Änderungen während des Prozesses möglichst vermieden werden. Eine schleichende Aufblähung des Projektumfangs, d. h. die Tendenz, Projektziele zu ergänzen oder zu ändern, ist eine der größten Bedrohung für einen erfolgreichen Projektabschluss. Oft entstehen während des Prozesses gute Ideen, aber auch scheinbar kleine Änderungen können Ihr Projekt verzögern oder scheitern lassen. Heben Sie sich diese Ideen für Phase zwei auf.

Binden Sie die (zukünftige) Anwender-Community früh in den Planungsprozess ein. Das ist wichtig, weil sie die Hauptinformationsquelle für die Beschreibung des Status quo des Unternehmens und seiner Prozesse sind. Sie benötigen dies für die Anforderungsdefinition Ihrer ERP-Angebotsanfrage. Sie sollten sie in den Auswahlprozess einbeziehen, damit sie Ihnen sagen können, ob das System die Anforderungen für ihre tägliche Arbeit wirklich erfüllt. Außerdem trägt die frühzeitige und kontinuierliche Einbindung in den Spezifikations- und Auswahlprozess dazu bei, den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden. Dieser findet sich häufig in den Anwender-Communitys, wenn Neuerungen anstehen.

Diese und andere Best Practices für die ERP-Implementierung und -Planung können Ihnen dabei helfen, Ihre Investitionen optimal zu nutzen.

Binden Sie die (zukünftige) Anwender-Community früh in den Planungsprozess ein.

6. Ihren Projektplan nachverfolgen

Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um das Projekt und seinen Fortschritt zu planen und nachzuverfolgen. Es gibt viele relativ kostengünstige Angebote für Projektmanagementsoftware. Die Software hilft Ihnen dabei, einen Zeitplan festzulegen, Ihren Ressourcenbedarf zu ermitteln und potenzielle Konflikte zu erkennen. Sobald der gesamte Projektplan steht, unterstützt die Software Sie dabei, die einzelnen Aufgaben und den Gesamtfortschritt im Vergleich zum geplanten Verlauf zu verfolgen und die Konsequenzen möglicher Abweichungen zu erkennen – wie z. B. Verzögerungen, die durch eine verspätete Erledigung von Aufgaben verursacht werden, was sich wiederum auf nachfolgende Termine auswirken kann. Die Tools vergleichen automatisch die Ausgaben mit dem Budget und informieren die Geschäftsleitung über den Finanzierungs- und Ressourcenbedarf.

Sobald Abweichungen vom Projektplan erkannt werden, müssen diese Probleme schnell gelöst werden. Kleine Unstimmigkeiten werden zu großen Problemen, wenn sie nicht beseitigt werden, solange sie noch klein sind. Alle für die einzelnen Aufgaben verantwortlichen Teamleitungen sollten die anderen Mitglieder des Projektteams in den wöchentlichen Meetings über den Status der aktuellen Projekte informieren. Das Projektteam kann dann gemeinsam überlegen, wie Verzögerungen oder Unterbrechungen von Aufgaben angegangen werden können, damit sich der Zeitplan einhalten lässt. Der Zeitplan ist von größter Bedeutung – stellen Sie sicher, dass sich keine geplanten Aktivitäten verzögern, weil sich dies auf nachgelagerte Aufgaben auswirken kann. (Sie dürfen natürlich ein wenig Puffer für wichtige Aufgaben und Phasen einplanen. Vielleicht können Sie einige der Projektmanagementprinzipien aus der kritischen Kette von Eliyahu Goldratt übernehmen, einschließlich der Möglichkeiten, diese Puffer noch effektiver zu nutzen.)

7. Sicherstellen, dass die Anwender das System als ihres annehmen

Dies sollten Sie immer im Kopf haben: Der Erfolg Ihrer Implementierung hängt davon ab, dass die Anwender das Gefühl haben, es ist „ihr“ System. Wenn die Anwender von Anfang an in den Prozess involviert sind, fühlen sie sich auch verantwortlich für den Erfolg des Projekts, weil sie an der Auswahl des Systems und seiner Konfiguration beteiligt waren.

Bei jedem Implementierungsprojekt gibt es Momente mit unüberwindbar scheinenden oder unvorhergesehenen Herausforderungen. Wenn die Anwender nicht das Gefühl haben, dass es ihr System ist, ist es einfach, jemand anderem die Schuld zu geben – Führungskräften, der IT oder dem System selbst –, anstatt das Problem zu lösen. Damit sich die Anwender verantwortlich fühlen, ist es von großer Bedeutung, dass sie frühzeitig an der Projektplanung und der Festlegung der Ziele beteiligt werden.

Der „Was habe ich davon?“-Faktor spielt auch eine Rolle, wenn es darum geht, Verantwortungsgefühl zu erzeugen. Alle Anwender müssen von dem neuen System profitieren – das können Vorteile wie größere Benutzerfreundlichkeit, intuitivere Bedienung, ein höheres Maß an Vertrauen in die Genauigkeit von Informationen, die Fähigkeit, mehr erreichen zu können und mehr Einfluss zu haben, oder weniger Stress, weniger Überstunden und weniger Frust sein. Einige dieser „weichen“ Erfolgsfaktoren sind wichtig, damit die Anwender das System akzeptieren und das Projekt ein Erfolg wird. Weiterbildungen und Schulungen sind entscheidend dafür, dass die Anwender verstehen, wie das System ihre Abläufe und ihre Arbeitsleistung verbessert.

Der Erfolg Ihrer Implementierung hängt davon ab, dass die Anwender das Gefühl haben, es sei ihr System.

8. Den Erfolg Ihres ERP-Projektteams messen

Am Ende bemisst sich die Effektivität des Projektteams natürlich an einer erfolgreichen Implementierung, die termin- und budgetgerecht abgeschlossen wird. Aber auch die im Rahmen des Projekts ergriffenen Maßnahmen spielen eine Rolle. Der Projektplan besteht aus einer Reihe von voneinander abhängigen Aufgaben, die einem Zeitplan folgen und denen Ressourcen zugeordnet sind. Die Verantwortung des Teams besteht ab der Genehmigung des Plans darin, den plangemäßen Abschluss der Aufgaben zu kontrollieren.

Wenn einzelne Aufgaben abgeschlossen sind, dienen sie als Meilensteine. Jede Woche sollten die für die einzelnen Aufgaben zuständigen Personen über den Aufgabenfortschritt berichten, einschließlich Zeit- und Ressourcenauslastung sowie aller zu lösenden Herausforderungen, Konflikte oder Probleme. So kann das gesamte Projektteam über Korrekturmaßnahmen oder eine Neuzuordnung der Ressourcen entscheiden, die erforderlich sind, um die Aufgaben plangemäß abzuschließen. Der erfolgreiche Abschluss aller Aufgaben dient sowohl als Messgröße für die Leistung der Aufgabenleitung als auch für das gesamte Projektteam.

Das Erreichen der ERP-ROI-Erwartungen (Return on Investment) ist ebenfalls ein Maßstab für die Leistung des Teams, insbesondere wenn diese ROI-Erwartungen für realistische Zeitabschnitte festgelegt wurden, um Fortschritte oder kontinuierliche Verbesserungen aufzuzeigen.

Und schließlich ist die Kommunikation innerhalb des Projektteams ein weiterer Erfolgsindikator, auch wenn dieser weniger direkt nachverfolgbar ist. Wie gut hat das Team den Projektstatus gegenüber dem gesamten Unternehmen und den Abteilungsleitungen und Führungskräften kommuniziert? Gute Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Projekte.

Zusammenfassung

Eine ERP-Implementierung erfordert unternehmensweite Beteiligung und Unterstützung. Das Projektteam bildet den Kern der Implementierung, auch wenn es die Implementierung nicht wirklich selbst umsetzt. Die Hauptaufgabe des Teams besteht darin, das Projekt zu planen und zu verwalten, Unterstützung anzufordern, die Motivation im Unternehmen hoch zu halten und dafür zu sorgen, dass alle geplanten Aufgaben und Aktivitäten ausgeführt werden – bis zum erfolgreichen Abschluss des Projekts.