Die nächste wichtige Entscheidung bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems betrifft die Art der Bereitstellung. Sie können zwischen einer klassischen On-Premise-Lösung, einer cloudbasierten Variante oder einer Hybridkombination wählen. Dabei müssen Sie die finanziellen Aspekte im Blick behalten sowie die Vor- und Nachteile jeder Bereitstellungsstrategie für Ihr Unternehmen abwägen.

Bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, lohnt ein Blick darauf, wie und warum die Cloud zu einem entscheidenden Faktor für den Geschäftserfolg in der digitalen Wirtschaft geworden ist.

Woher kommt das große Interesse an der Cloud?

Wir alle beobachten mit großem Interesse die rasante Weiterentwicklung der Computertechnologie. Die ersten Geschäftsanwendungen, einschließlich ERP-Systeme, wurden auf Großrechnern und Midrange-Computern betrieben, die mit einfachen Terminals für die Benutzereingabe ausgestattet waren – ein deutlicher Fortschritt gegenüber der Ära der Lochkarten und Key-to-Disk-Datenerfassung. Mit der Einführung der Client-Server-Architektur wurden diese funktional eingeschränkten Terminals durch PCs (heute: Clients) ersetzt, die eigenständig einen Teil der Arbeitslast übernehmen konnten. Dies hat den Datenverkehr vom und zum Server erheblich reduziert. Dadurch wurde die Datenmenge reduziert, die mit dem Servercomputer hin und her geschoben werden musste.

Um die Jahrtausendwende veränderten das Internet und die Cloud-Technologie die Welt der Datenverarbeitung und ERP-Systeme auf geradezu revolutionäre Weise. Unternehmen mussten nicht länger eigene Hardware und Software kaufen und unterstützen; stattdessen konnten sie die Kernelemente dieser Technologien mieten oder outsourcen – im Rahmen von Paketen, die auch die Wartung und einen Großteil des technischen Betriebs beinhalteten. Das Internet mit all seinen Möglichkeiten bot die notwendige Infrastruktur, um Cloud-Dienste weltweit zugänglich zu machen.

Trotzdem zögerten viele Unternehmen, ihre ERP-Systeme sofort in die Cloud zu migrieren. Es dauerte einige Zeit, bis die Technologie und Anwendungen ausgereift waren und Unternehmen erkannten, dass für einen zuverlässigen Zugang und Sicherheit für geschäftskritische Anwendungen keine lokale Hardware erforderlich ist. Im Rahmen dieses Prozesses eigneten sich Entwicklungsteams folgende Fähigkeiten an:

• optimale Nutzung des Potenzials der Cloud
• Entwicklung und Anpassung von Anwendungen für die Cloud
• Neugestaltung der Infrastruktur – sowohl technologisch als auch personell – zur Unterstützung cloudbasierter Systeme

Heute bieten Cloud-ERP-Systeme modernste Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um die Produktivität und den Service zu verbessern. Sie ermöglichen maßgeschneiderte Benutzererfahrungen, um die Akzeptanz zu fördern, und bieten umfassende Funktionen sowie eingebettete Analysen, die Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihre Abläufe verschaffen. Dies alles steigert die Innovationskraft des Unternehmens und fördert das Wachstum.

Das Preismodell für SaaS-ERP

Früher wurde Software meist direkt im Unternehmen lokal installiert, und die einzige Lizenzierungsoption bestand im Kauf einer unbefristeten Lizenz. Diese beinhaltete einen einmaligen Betrag für die Anschaffung sowie einen jährlichen Wartungsvertrag für Updates und Fehlerbehebungen. Die Kosten für Softwarelizenzen werden häufig pro Benutzer berechnet, während die jährliche Wartung in der Regel 18 % bis 20 % des aktuellen Listenpreises beträgt – was bedeutet, dass die Lizenz praktisch alle fünf bis sechs Jahre neu „gekauft“ wird.

Bei On-Premise-ERP-Systemen wird die gesamte Hardware und Software entweder gekauft oder geleast und direkt an den Unternehmensstandorten installiert. Das Unternehmen ist selbst für die Pflege, den Support sowie für eventuelle Upgrades oder Erweiterungen der Hardware, Systeme und Anwendungen verantwortlich – ebenso für die Bereitstellung von Räumlichkeiten, Versorgungseinrichtungen, Versicherungen, Failover-Ressourcen und externen Backup-Sicherungen.

Cloudbasierte ERP-Systeme hingegen sind in der Regel nicht vor Ort installiert und werden vom Anbieter für eine monatliche oder jährliche Gebühr gehostet und lizenziert, basierend auf einem SaaS-Modell (Software-as-a-Service). Diese SaaS-Lizenzen können pro Benutzer, pro Anwendung oder pro Anwendungspaket (z. B. alle ERP-Systeme) abgerechnet werden, abhängig von der Unternehmensgröße oder anderen Kriterien.

Ein interessanter Aspekt bei der Lizenzierung der Cloud-Bereitstellung ist die Skalierbarkeit. Bei einer nutzungsbasierten Lizenzierung können Sie die Anzahl der Benutzer flexibel anpassen und zahlen entsprechend mehr oder weniger. Sollte Ihr Transaktionsvolumen bzw. ihr Bedarf an Speicherkapazität oder Rechenleistung steigen, ist der Anbieter für die erforderlichen Upgrades verantwortlich, sodass Sie keine zusätzlichen Server oder Speicherplatz kaufen und installieren müssen.

Dieses Modell lässt sich am besten mit Kabelfernsehen vergleichen: Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen. Im Preis enthalten sind die Nutzung und der Betrieb aller physischen Einrichtungen, des Personals und der Pflege sowie alle anderen Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Kabelangebot an Ihrem Standort entstehen. Wenn Sie weitere Kanäle benötigen, zahlen Sie lediglich für die gewünschten Zusatzleistungen, ohne sich Gedanken über die technische Bereitstellung machen zu müssen.

Optionen für die ERP-Bereitstellung

Es gibt mehrere Möglichkeiten für die ERP-Bereitstellung:

1. Cloud ERP, auch bekannt als SaaS-ERP

Bei Cloud ERP erfolgt die Lizenzierung nach dem SaaS-Modell (Software-as-a-Service). Der Anbieter hostet seine Anwendungen und Systeme entweder in einem eigenen Rechenzentrum oder least dafür Speicherplatz in einer öffentlichen Cloud. Hardware, Systeme und Supportleistungen werden vollständig über das Internet bereitgestellt. Dies vereinfacht und beschleunigt die Implementierung, da alle technischen Komponenten bereits vorhanden sind, sodass direkt mit der Datenmigration und der Anwenderschulung begonnen werden kann.

Der Softwareanbieter übernimmt bei der Bereitstellung als Cloud ERP die gesamte Installation, Pflege und den Support, einschließlich regelmäßiger Software-Updates und ‑Upgrades, wie etwa die Aufstockung der Rechenleistung oder des Speichers. Systeme, Anwendungen und Ressourcen können bei Bedarf automatisch skaliert werden, um flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Dadurch entfallen Kosten für ungenutzte Ressourcen, wie sie oft bei On-Premise-ERP-Systemen anfallen.

Cloudbasiertes SaaS-ERP erfordert geringe oder keine Vorabinvestitionen (Kapitalausgaben), führt aber zu etwas höheren laufenden Kosten (Betriebsausgaben) im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise-Installationen. Über einen normalen Lebenszyklus von fünf bis sieben Jahren betrachtet, sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) oft vergleichbar oder sogar niedriger als bei On-Premise-Installationen. Außerdem bietet diese Bereitstellungsart potenziell besseren Service und Support sowie mehr Sicherheit.

Zudem beschleunigt Cloud ERP Innovationen. Dadurch eignen sich cloudbasierte ERP-Systeme ideal für Unternehmen, die konsequent eine digitale Transformationsstrategie verfolgen. Diese Bereitstellungsoption ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse bei Bedarf einfach neu zu strukturieren, anzupassen und zu optimieren – und dabei auf standardisierte Best Practices zurückzugreifen, die moderne ERP-Anbieter unterstützen sollten.

2. On-Premise-ERP

On-Premise-Systeme sind das klassische Modell für die Implementierung von ERP-Software in Unternehmen. Die ERP-Software wird in Ihrem Rechenzentrum an ausgewählten Standorten installiert, und Ihre Beschäftigten übernehmen die Installation und Wartung der Hardware und Software.

Während viele Unternehmen aufgrund ihrer Flexibilität, Skalierbarkeit und Innovationskraft mittlerweile die Cloud bevorzugen, bleibt die On-Premise-Bereitstellung in stark regulierten Branchen häufig die erste Wahl für Unternehmen. Dies liegt an den spezifischen rechtlichen, behördlichen oder organisatorischen Anforderungen in diesen Branchen.

3. Hybride ERP-Systeme

Hybride ERP-Systeme kombinieren Elemente aus der Cloud- und On-Premise-Implementierung, um die optimale Bereitstellungsmethode für jede Anwendung zu ermöglichen. Ein hybrides Cloud-ERP-System kann als Übergangslösung bis zur vollständigen Migration in die Cloud verwendet werden oder dazu dienen, branchenspezifische Vorschriften und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, die in bestimmten Situationen den Einsatz von On-Premise-Anwendungen erforderlich machen. Auch bei anderen Einschränkungen oder Präferenzen kann eine On-Premise-Lösung für bestimmte Anwendungen vorteilhaft sein. Die Komplexität eines Unternehmens und seiner bestehenden Umgebung sowie der Wunsch nach einer Verlangsamung des Wandels spielen bei der Entscheidung für ein hybrides Szenario häufig eine Rolle.

Eine hybride Implementierung ermöglicht es, je nach Arbeitslast durch Anwendungen und Daten zwischen Cloud- und lokalen Systemen zu wechseln. Für die Komponenten, die in der Cloud betrieben werden, profitieren die Unternehmen von den Vorteilen der Cloud. Die Komponenten, die on-premise installiert sind, und auch die Koordination der verschiedenen ERP-Systemumgebungen erfordern jedoch eine intensivere Betreuung durch Ihre IT-Abteilung.

4. Zweistufiges ERP

Bei dem zweistufigen ERP-Modell, auch als Hub-and-Spoke-Ansatz bekannt, handelt es sich um eine Variation des hybriden ERP-Modells, die aus ähnlichen Gründen eingesetzt wird. Hier gibt es ein zentrales System mit kleineren Satellitensystemen zur Unterstützung von Remote-Einrichtungen. Das zentrale ERP-System fungiert als „Hub“ des Unternehmens, während die einzelnen ERP-Systeme in den Zweigstellen, Lagern oder Büros die Daten an diesen Hub zurückleiten. Dieser Ansatz ist nicht neu und geht auf die 1990er Jahre zurück, als Unternehmen begannen, kleinere, einfachere und kostengünstigere Systeme an dezentralen Standorten einzusetzen und gleichzeitig das größere, leistungsstärkere Unternehmenssystem in der Firmenzentrale beizubehalten. Jedes einzelne oder alle Systeme in einem zweistufigen Netzwerk können on-premise oder in der Cloud installiert, gekauft oder als SaaS lizenziert sein.

Da an den dezentralen Standorten nicht das Unternehmenssystem, sondern günstigere Systeme eingeführt werden, sind die Gesamtkosten für die zweistufige ERP-Bereitstellung niedriger, wodurch die Kosten für die Erstanschaffung sinken. Allerdings können Integration und Support die laufenden Kosten erhöhen, da Schnittstellen eingerichtet und gepflegt werden müssen. Zudem erfordert die Koordination von mehreren Anbietern sowie das Management von Upgrade-Zyklen und Anpassungen an den Schnittstellen über die Jahre mehr IT-Support.

Tipps für den Auswahlprozess

Am Anfang des Auswahlprozesses für die geeignete Software sollte eine gründliche ERP-Evaluierung stehen. Berücksichtigen Sie sowohl die Vorteile und Funktionen der einzelnen Bereitstellungsoptionen als auch die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens sowie die potenzielle ERP-Rendite. Manche ERP-Softwarelösungen sind nur in der Cloud oder als SaaS verfügbar, während andere Anbieter auch On-Premise- und Hybridlösungen bereitstellen. Die verfügbaren Bereitstellungsoptionen können ein wichtiger Faktor für die Entscheidung sein, sollten aber nicht das einzige Kriterium für die Systemauswahl sein.

Unternehmen, die schnell wachsen oder eine Veränderung der Anzahl der Benutzer (nach oben oder nach unten) erwarten, sollten den Fokus auf Cloud-ERP-Systeme legen, da diese skalierbar sind und nach einem nutzungsbasierten Preismodell abgerechnet werden. Achten Sie darauf, dass alle Mitglieder Ihres Teams, das für die Auswahl verantwortlich ist, die Funktionen und Vorteile der verschiedenen ERP-Bereitstellungsoptionen kennen und verstehen.

Zusammenfassung

Unternehmen entscheiden sich häufig zunächst aus Kostengründen für eine Cloud-ERP-Implementierung, da sie geringe oder keine Investitionskosten und niedrigere Gesamtlebenszykluskosten bietet. Doch die Cloud überzeugt auch durch zahlreiche technische und funktionelle Vorteile wie z. B.:

• immer aktuelles ERP dank automatischer Upgrades (ohne zusätzliche Kosten oder Aufwand)
• nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit
• nutzungsbasiertes Preismodell
• schnellere Implementierung
• verbesserte Sicherheit und Zugriffssteuerung

Die vollständige Cloud-Bereitstellung ist jedoch nicht die einzige Option. Oftmals ist eine hybride Lösung sinnvoll, bei der bestimmte Anwendungen vor Ort installiert sind und die restlichen Komponenten in die Cloud verlagert werden. Dank einer Vielzahl von Konfigurations- und Bereitstellungsmöglichkeiten können Sie den Ansatz wählen, der finanziell und operativ am besten zu Ihren Unternehmensanforderungen passt.

Der Umstieg auf ein neues ERP-System bringt wesentliche Änderungen für Benutzer, IT und das gesamte Unternehmen mit sich. Daher ist es wichtig, dass Sie alle Optionen prüfen und die Systemkonfiguration auswählen, die die beste Leistung bei möglichst geringen Kosten bietet. Planen Sie anschließend die Anpassung Ihrer internen Ressourcen und Strukturen, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen – unabhängig von der gewählten Konfiguration und Bereitstellungsart.

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