Zeit für ein ERP-Upgrade? Ein Leitfaden für das Ersetzen Ihres ERP-Altsystems
Hier erhalten Sie Tipps und Ratschläge, warum, wann und wie Sie Ihr ERP-Altsystem modernisieren sollten.
Überblick
Wie leistungsfähig ist Ihr aktuelles ERP-System wirklich? Ist es vielleicht Zeit für ein ERP-Upgrade? Auch wenn Ihnen diese Fragen nicht direkt gestellt wurden (es sei denn, von einem Vertriebsprofi), haben Sie sich vielleicht schon selbst darüber Gedanken gemacht. Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Ihr System noch Potenzial für Optimierung bietet? Möglicherweise haben Sie von den Vorteilen moderner ERP-Systeme gehört. Oder es wird bereits offensichtlich: Die steigenden Kundenanforderungen und der Wettbewerbsdruck bringen Ihr Altsystem ohne zeitaufwendige und kostspielige Upgrades oder Anpassungen an seine Grenzen. Daher ist es wichtig, die Systemleistung kontinuierlich zu überprüfen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial und zukünftige Herausforderungen, die anderenfalls zu Problemen werden könnten, frühzeitig zu erkennen.
Gibt es ein perfektes ERP-System?
Die kurze Antwort lautet: nein. Selbst wenn es zu einem bestimmten Zeitpunkt ein ERP-System gäbe, das perfekt auf Ihre Anforderungen abgestimmt wäre, ändern sich die Anforderungen doch ständig. Daher ist es wichtig, stets zu wissen, wie gut Ihr ERP-System die aktuellen Anforderungen erfüllt, und Trends, die zu Problemen führen könnten, rechtzeitig zu erkennen.
Bestehende ERP-Systeme werden heutzutage häufig als „Legacy-ERP“ bezeichnet, was den Eindruck veralteter Technologie vermittelt. Dabei entspricht das oft nicht der Wahrheit, da viele installierte Systeme regelmäßig gewartet sowie kontinuierlich aktualisiert werden. Zudem können sie erweitert und an neue Anforderungen angepasst werden. Upgrades von ERP-Systemen bleiben jedoch optional, auch wenn Softwareanbieter sie dringend empfehlen. Informieren Sie sich daher bei Ihrem Anbieter regelmäßig über Fehlerbehebungen und Updates. Wenn Sie auf Probleme oder ungünstige Entwicklungen stoßen, sollten Sie zuerst sicherstellen, dass Ihr System auf dem neuesten Stand ist und Sie alle verfügbaren Updates und Releases installiert haben. Danach sollten Sie prüfen, ob Ihr Anbieter zusätzliche Add-ons oder Erweiterungen anbietet, die speziell zur Lösung dieser Herausforderungen beitragen könnten. Ermitteln Sie, wie viel Geld und Aufwand die Implementierung dieser Korrekturen kosten würde, und berechnen Sie anhand dieser Informationen, wie viel es Sie kosten würde, wenn Sie Ihre aktuelle Lösung weiter verwenden (siehe unten „Wie hoch sind Ihre Ausgaben für ERP?“).
Lässt Ihre aktuelle ERP-Software Sie im Stich?
Kurz gesagt: Stellen Sie sicher, dass Ihr vorhandenes ERP-System immer auf dem aktuellen Stand ist. Behalten Sie dabei jedoch auch immer die Systemleistung im Blick. Da sich Bedürfnisse und Anforderungen im Laufe der Zeit verändern, ist es wichtig, dass Ihr ERP-System sowohl die Anforderungen Ihres Unternehmens als auch die Erwartungen Ihrer Kunden stets erfüllt.
Eine Analyse Ihres ERP-Systems wie oben erwähnt kann aufzeigen, wo Schwächen und Problemfelder liegen. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
Ihr System kann neue Anforderungen nicht erfüllen oder blockiert durch seine Einschränkungen neue Initiativen.
Es bietet nur begrenzt oder gar keine Unterstützung für neue Technologien, oft verbunden mit zahlreichen Herausforderungen, hohen Kosten und Verzögerungen. Der Anbieter integriert neue Funktionen nur langsam.
Die Bedienung der Funktionen ist ineffizient, kompliziert und behindert die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden, anstatt sie zu fördern.
Die Reaktionszeiten sind extrem langsam. Die Speicherung und Bereitstellung von Informationen ist unzureichend, umständlich oder entspricht einfach nicht mehr den zunehmend komplexer werdenden Anforderungen von heute.
Es fallen hohe Wartungs- und Supportkosten an, und der Support des Anbieters ist nicht zufriedenstellend.
Wenn es sich bei Ihrem System tatsächlich um Legacy-ERP handelt und die Unterstützung durch den Anbieter oder der technische Support schwinden, wird es zunehmend schwieriger, qualifizierte Programmierprofis und Analysefachkräfte zu finden, da das System immer älter und unzuverlässiger wird.
Diese Probleme können sich schleichend entwickeln und bleiben oft lange Zeit unbemerkt. Plötzlich zeigt sich jedoch, dass die Mängel des Systems ernsthafte Auswirkungen auf das Geschäft haben und dringender Handlungsbedarf besteht.
Wie hoch sind Ihre Ausgaben für ERP?
Viele Unternehmen sind überrascht, wenn sie eine genaue Analyse ihrer ERP-Systemkosten durchführen und dabei erkennen, wie viel tatsächlich in den Betrieb des bestehenden Systems fließt. Das mag seltsam klingen, überwachen mittelständische Unternehmen ihre Ausgaben doch in der Regel sehr genau. Doch die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten für ERP ist nicht immer einfach.
Neben den monatlichen und jährlichen Gebühren für den oder die Software- und Hardwareanbieter fallen laufende Kosten für Service und Support durch verschiedene Dienstleister an, wie beispielsweise für Hardwareservice, Beratung oder Networking. Zudem sollten Sie die Ausgaben für Aktualisierungen berücksichtigen, insbesondere wenn Sie feststellen (oder davon ausgehen), dass Updates oder Erweiterungen notwendig sind, um bestehende oder potenzielle Probleme zu lösen.
Berücksichtigen Sie auch die direkten Kosten Ihrer internen IT-Abteilung, wie Gehälter, Arbeitgeberleistungen, Ausgaben für Büroflächen, Energiekosten und Büromaterial. Versuchen Sie, die Ausgaben herauszufiltern, die speziell Ihr ERP-System betreffen. Denken Sie daran, dass einige dieser Kosten auch nach einem Upgrade und der Implementierung eines neuen Systems anfallen werden, insbesondere wenn Sie ein On-Premise-System durch ein anderes On-Premise-System ersetzen. Die Kostenstruktur für cloudbasierte SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) weicht hiervon ab. Für einen effektiven Kostenvergleich benötigen Sie einen gemeinsamen Referenzpunkt. Nur so können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, ob Sie das bestehende System weiter nutzen, ein ERP-Upgrade durchführen oder Ihr Legacy-System ersetzen möchten.
Die Rendite von ERP berechnen
Erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bewertung der Kosten und Vorteile eines neuen ERP-Systems.
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Was würde ein neues System kosten?
Sie haben Bedenken hinsichtlich der potenziellen Kosten für den Wechsel zu einem neuen ERP-System? Das ist absolut nachvollziehbar. Ein neues ERP-System gehört zweifellos zu den größeren Investitionen in Nicht-Produktionsanlagen, die ein Unternehmen tätigt. Dennoch finden viele Unternehmen, dass die Kosten im Vergleich zu den Vorteilen und den aktuellen Ausgaben für die Wartung des bestehenden Systems durchaus gerechtfertigt sind. Bewerten Sie die Kosten im Hinblick auf die Lebenszykluskosten – die Gesamtkosten über einen Zeitraum von etwa fünf bis sieben Jahren.
Bei der Betrachtung der Kosten für die Anschaffung und Implementierung eines neuen Systems sollten Sie sich bewusst sein, dass die Ausgaben für Hardware und Softwarelizenzen lediglich einen Teil der Gesamtkosten darstellen. Es ist wichtig, dabei auch folgende Faktoren zu berücksichtigen:
Netzwerk- und Peripheriegeräte wie Barcodescanner, Remote-Eingabestationen, mobile Geräte und Client-Software sowie der dazugehörige Support
Datenkonvertierung und Dateneingabe in das neue System, einschließlich Vorkehrungen für die Archivierung und den Zugriff auf historische Daten
Disaster-Recovery-Vorsorge wie Backup- oder Failover-Systeme, Ressourcen zur Datenwiederherstellung, redundante Konnektivität und Kommunikation
Schulungen für das ERP-Implementierungsteam sowie alle zukünftigen Benutzer (Dies ist extrem wichtig, sparen Sie an dieser Stelle nicht!)
Entwicklung neuer Arbeitsabläufe und die entsprechende Dokumentation
Implementierungsunterstützung: Wahrscheinlich ist eine grundlegende Unterstützung des primären Systemanbieters im Paket enthalten. Dennoch könnte es sinnvoll sein, für einige oder alle der genannten Punkte zusätzliche Hilfe von Anbietern, externen Beratungsfirmen, der Buchhaltung oder anderen Fachleuten in Anspruch zu nehmen.
Zusätzliche Belastung Ihrer Mitarbeitenden während der Implementierung in Form von Überstunden, Einstellung von Zeitarbeitskräften zur Entlastung bei Routineaufgaben oder Prämien und weitere Anreize, um die Mitarbeitenden zu motivieren und sicherzustellen, dass sie sich auf die Implementierung konzentrieren können
Bitte beachten Sie, dass sich die Kostenstruktur von cloudbasierten SaaS-Systemen deutlich von dem traditionellen Kauf- und Implementierungsansatz für On-Premise-Systeme unterscheidet. Bei SaaS fallen in der Regel geringe oder gar keine Anschaffungskosten für Hardware an, da es sich um ein Abonnement handelt. In einem SaaS-Vertrag sind zudem meist große Teile der Wartungs- und Supportkosten enthalten, was Ihre laufenden internen IT-Kosten erheblich reduziert. Viele Unternehmen stellen fest, dass die Gesamtkosten für SaaS über einen Zeitraum von fünf bis sieben Jahren geringer ausfallen als die Gesamtkosten für den Kauf und die Unterstützung eines On-Premise-Systems.
Wenn Sie abwägen, Ihr bestehendes System beizubehalten oder durch ein neues zu ersetzen, sollten Sie alle Aspekte berücksichtigen. Eine neue ERP-Lösung bietet Ihnen eine moderne Benutzungsoberfläche und zusätzliche Funktionen sowie einen Wettbewerbsvorteil. Im Gegensatz dazu könnte das Festhalten an Ihrem Altsystem Ihre Agilität, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen. Kosteneinsparungen mögen nicht Ihr Hauptziel sein, zahlreiche ERP-Erfolgsgeschichten belegen jedoch, dass der Nutzen eines Wechsels zu einem neuen System oft die Implementierungskosten eines Upgrades überwiegt.
Wie lässt sich ein neues ERP-System finanziell rechtfertigen?
Bei Entscheidungen dieser Tragweite verlangen die meisten Unternehmen eine umfassende Kosten-Nutzen-Analyse in Form einer ROI-Rechnung (Return on Investment) zur Rentabilität. Die Kosten-Seite gestaltet sich unkompliziert – addieren Sie einfach die erwarteten Ausgaben, wie oben beschrieben. Auf der Nutzen-Seite können sich zwar direkte Einsparungen bei den IT-Kosten ergeben, jedoch müssen Unternehmen auch die positiven Auswirkungen des neuen Systems auf die Arbeitsumgebung berücksichtigen. Dazu gehören eine höhere Leistung, mehr Produktivität und ein besserer Kundenservice.
Leistungssteigerung: Häufig werden ERP-System-Projekte mit den erwarteten Effizienzgewinnen (Reduzierung des direkten Arbeitsaufwands) und Kosteneinsparungen (einschließlich der Bestandsreduzierung) gerechtfertigt – und das zu Recht, da dies bei vielen erfolgreichen ERP-Implementierungen erhebliche Amortisationsvorteile sind. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass sich diese Vorteile nicht aus der bloßen Existenz des Systems in Ihrem Unternehmen ergeben. Vielmehr organisiert, analysiert und präsentiert das System Daten so, dass Führungskräfte ihre Mitarbeitenden effektiver einsetzen und fundiertere Entscheidungen treffen können. Das sind die maßgeblichen Vorteile. Beachten Sie dies bei der Budgetierung von Benutzerschulungen und der Optimierung von Abläufen.
Besserer Kundenservice: Die damit verbundenen Vorteile sind zwar weniger offensichtlich, aber umso höher zu bewerten. Mit einem verbesserten Kundenservice können Sie theoretisch Ihren Umsatz und Gewinn steigern, den Marktanteil erhöhen und sogar die Gewinnspanne vergrößern, da ein exzellenter Kundenservice einen Mehrwert für den Kunden schafft, ohne die tatsächlichen Produktkosten zu erhöhen. In manchen Fällen wird ein verbesserter Kundenservice zur Überlebensfrage, denn wenn neue oder bestehende Kunden Funktionen wie elektronische Bestellprozesse oder eine verbesserte elektronische Berichterstattung erwarten, muss Ihr ERP-System in der Lage sein, diese Anforderungen zu erfüllen.
Veränderungen am Arbeitsplatz: Moderne Systeme sind auf Benutzerfreundlichkeit (UX oder User Experience ist hier das Schlagwort) ausgelegt und ermöglichen schnellen, unkomplizierten Zugriff auf Informationen. Da die Aufgaben und Arbeitsabläufe jedes Benutzers individuell sind, bieten diese Systeme maßgeschneiderte Oberflächen und Prozesse, die auf maximale Effizienz und höchsten Komfort ausgerichtet sind. Betrachten Sie diesen Vorteil eher als Kostenvermeidung denn als Kostensenkung: Durch die erhöhte Effizienz können Ihre Teams ein größeres Arbeitsvolumen bewältigen, ohne dass neue Kräfte eingestellt werden müssen. Es ist jedoch unklug, als Rechtfertigung für ein neues System Arbeitsplatzabbau heranzuziehen – dieser wird wahrscheinlich nicht stattfinden, und die Angst vor Jobverlust könnte die Akzeptanz des Systems untergraben.
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist erst der Anfang
Wenn Sie unsere Tipps zur Bewertung von ERP-Systemen befolgen, machen Sie sich bewusst, dass der Austausch eines Altsystems ein komplexer und zeitintensiver Prozess ist. Die Investition lohnt sich jedoch, weil sie – bei Wahl der richtigen Lösung und effizienter Implementierung – erhebliche Vorteile mit sich bringen kann.
Eine zentrale Frage, die viele Unternehmen in dieser Phase beschäftigt, lautet: „Wie lange wird die Auswahl und Implementierung bei einem Austausch meines Legacy-Systems dauern?“ Pauschal lässt sich das nur schwer beantworten. Es hängt unter anderem von der Größe und Komplexität des Unternehmens, der Dynamik im Unternehmen und Implementierungsteam, der Unterstützung auf Führungsebene für das Projekt und der Zusammenarbeit oder dem Widerstand in der Benutzer-Community ab sowie davon, ob eines oder beide Systeme (alt und neu) cloudbasiert sind. Manche Implementierungen können in wenigen Monaten realisiert werden, während andere ein Jahr oder länger in Anspruch nehmen. Ein erfahrener Implementierungspartner kann Ihnen dabei helfen, im Rahmen der Entwicklung Ihres Projektplans in der frühen Phase der Implementierungsplanung einen realistischen Zeitrahmen festzulegen.
Sicherlich ist Ihnen klar, dass gewisse Störungen unvermeidlich sind, wenn Sie das Rückgrat Ihres strategischen Informationsmanagements im Unternehmens ersetzen. Diese Störungen lassen sich nicht in Gänze vermeiden, mit einer sorgfältigen Planung und Umsetzung der Implementierung kann deren Ausmaß jedoch erheblich reduziert werden.
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