Was ist Prozessautomatisierung?
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Was hält die Führungskräfte von heute nachts auf dem Laufenden? Zum einen ist es die Tatsache, dass der Wettbewerb heftiger denn je ist. Eine weitere Sorge ist die Blitzschnelligkeit, mit der sich Kunden- und Marktanforderungen ändern und sich weiterentwickeln. Um wettbewerbsfähig und erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen alle Vorteile nutzen, um nicht nur wettbewerbsfähiger und rentabler zu werden, sondern auch um ihre Widerstandsfähigkeit und Agilität zu erhöhen. Hier kommt die Prozessautomatisierung ins Spiel.
Unternehmen setzen zunehmend auf Prozessautomatisierung als leistungsfähiges Werkzeug, um ihre Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität zu steigern. Laut einer aktuellen Gartner-Umfrage unter Branchenführern nannten 80 % der Befragten die Automatisierung als eine ihrer zentralen Unternehmensprioritäten und Erfolgstaktiken.
Prozessautomatisierungsdefinition
Prozessautomatisierung ist definiert als der Einsatz von Software und Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und -funktionen, um definierte Unternehmensziele wie die Herstellung eines Produkts, die Einstellung und das Onboarding eines Mitarbeiters oder die Bereitstellung von Kundenservice zu erreichen.
Die Prozessautomatisierung ist eine einfachere und schnellere Möglichkeit, die Effizienz und Agilität des Unternehmens zu steigern. In dieser Demo erfahren Sie, wie Sie Workflows erstellen und Aufgaben ohne Programmierung automatisieren können, und wie Sie mit vorkonfigurierten Inhalten schnell beginnen können.
Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) und digitale Transformation
Business Process Automation war zunächst ein einziger Aspekt des übergeordneten Bereichs des Business Process Management (BPM). BPA konzentrierte sich auf die Verbesserung der Backend-Produktivität durch die Übernahme zeitaufwendiger und sich wiederholender Aufgaben. Heute ist BPA jedoch nicht mehr nur eine Komponente von BPM, sie ist die treibende Kraft dahinter und ein zentraler Eckpfeiler jeder digitalen Transformation. Die digitale Transformation – gestützt auf Technologien wie KI und maschinelles Lernen – bedeutet, dass der Umfang und die Skalierbarkeit moderner Geschäftsprozessautomatisierung fast grenzenlos ist. Moderne BPA-Lösungen können nun sowohl in Backend- als auch in Frontend-Anwendungen integriert werden, wodurch Prozesse von der Logistikkette bis hin zu HR, Finanzwesen, Kundenservice und darüber hinaus optimiert werden können.
Die Stufen der Geschäftsprozessautomatisierung
Beispiele für die Geschäftsprozessautomatisierung
Ad-hoc- oder einmalige Aktivitäten oder Aufgaben sind nicht die idealen Kandidaten für die Prozessautomatisierung. Diese Technologie eignet sich eher für sich wiederholende Aufgaben mit formalisierten Schritten, Sequenzen und Regeln. Die Automatisierung stellt sicher, dass der Geschäftsprozess jedes Mal korrekt ausgeführt wird – unter Einbeziehung der richtigen Personen, in der richtigen Reihenfolge, unter Berücksichtigung der richtigen Informationen und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens. Ein geplanter und modellierter Geschäftsprozess ist der erste Schritt zur Effizienzsteigerung durch Reduzierung redundanter Aufgaben und Aktivitäten. Während die Prioritäten der Prozessautomatisierung von Geschäft zu Geschäft unterschiedlich sein werden, sind im Folgenden einige Bereiche aufgeführt, die häufig von der Prozessautomatisierung profitieren.
- Personalbeschaffung. Mit Prozessautomatisierungswerkzeugen können Sie verschiedene Personalbeschaffungsaktivitäten optimieren, z. B. Lebensläufe und Referenzen schnell und effizient hochladen und Bewertungen, Ablehnungen oder Folgeaktivitäten schnell bearbeiten, um die besten Talente zu finden und zu bewerten.
- Onboarding und Schulung von Mitarbeitern. Von der Aktenverarbeitung über Compliance bis hin zu Schulungen kann die Prozessautomatisierung dazu beitragen, Personalbeschaffungs- und Onboarding-Aufgaben zu vereinfachen. Dies führt zu einer schnelleren Entwicklung eines engagierten und produktiven Mitarbeiters.
- Zahlungs- und Abrechnungsprozesse. In den letzten Jahren hat die Zahl der Gig-Worker und der entlegenen Mitarbeiter, die in mehreren Regionen arbeiten, stark zugenommen. Automatisierte Prozesse können Unternehmen dabei unterstützen, sowohl regelmäßige Personalabrechnungsaktivitäten als auch Zahlungen von Auftragnehmern und externen Lieferanten zu optimieren.
- Personaleinsatzplanung. Es ist schwierig, die Mitarbeiterplanung zu verwalten – insbesondere über mehrere Standorte und Abteilungen hinweg. Die Möglichkeit, Abwesenheitsanträge und Geschäftsreisen abteilungsübergreifend zu synchronisieren, bedeutet, dass Abwesenheiten abgedeckt werden und HR- und Abrechnungsteams Verwaltungsaufgaben besser automatisieren können.
- Einfachere und konsistentere Rechnungsstellung. Die Rechnungserstellung sollte idealerweise in den Zuständigkeitsbereich der Buchhaltungsabteilungen fallen, dies ist jedoch nicht immer der Fall. Mithilfe automatisierter Fakturierungsprozesse lassen sich Fehler, Buchhaltungsverwechslungen und sogar rechtliche Risiken vermeiden.
- Kundenerfahrung. In einem Wettbewerbsklima ist es für Ihre Kunden einfacher denn je, sich zu verabschieden, wenn sie Schwierigkeiten und Verzögerungen erleben. Die Prozessautomatisierung hilft, ein personalisierteres Kundenerlebnis zu schaffen und Kunden schnell und präzise durch Prozessabläufe zu bewegen.
- Compliance-Aufgaben und regulatorische Aufgaben. Es ist wichtig, dass eine Vielzahl von Geschäftsprozessen den Compliance-Anforderungen und gesetzlichen Anforderungen entspricht. Prozessautomatisierungslösungen protokollieren Dateien und hinterlassen einen sichtbaren Datenpfad, sodass es einfacher ist, diese Aktivitäten in Echtzeit zu überwachen und zu überprüfen. So können Manager beispielsweise bestätigen, dass alle potenziell gefährlichen Systeme erfolgreich abgeschlossen und die erforderlichen Sicherheitsprotokolle für die Abschaltung protokolliert wurden, bevor ihnen der Zugang zum Betrieb von Kraftwerken gewährt wird.
Kerntechnologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Robotergesteuerte Prozessautomatisierungs- und Workflow-Automatisierungslösungen stehen im Mittelpunkt jeder digitalen Automatisierung.
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)
RPA bezieht sich nicht auf physische Roboter, wie Sie sie möglicherweise an einem Montageband sehen. Vielmehr sind RPA-Tools und -Bots in Business-Systeme integriert, um verschiedene Aufgaben und Interaktionen zu automatisieren und zu vereinfachen. RPA ist eine primäre Komponente von BPA. Es beschreibt Software und Bots, die programmiert sind, um menschliche Aktionen zu emulieren und zu kopieren, um wiederkehrende Geschäftsaufgaben auszuführen. RPA-Software-Roboter können durch Systeme navigieren, Daten lesen und eingeben und eine Vielzahl regelbasierter Aufgaben ausführen.
Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierung wird häufig austauschbar mit RPA verwendet, aber dies ist nicht korrekt. Die Workflow-Automatisierung kann so definiert werden, dass der Fluss von Aufgaben, Dokumenten und Informationen über arbeitsbezogene Aktivitäten hinweg unabhängig gemäß den definierten Geschäftsregeln ausgeführt wird und sich auf bestimmte Aufgaben innerhalb eines gesamten Workflows bezieht.
Einige in der Prozessautomatisierung verwendete Techniken und Begriffe
Die Prozessautomatisierung kann einfach sein und nur wenige Kernaufgaben umfassen, oder sie kann Teil eines umfassenderen IPA- und Hyperautomatisierungsprozesses sein. Im Folgenden finden Sie einige der Techniken und Technologien, die zu den besten Ergebnissen bei der Prozessautomatisierung beitragen:
- Hyperautomatisierung
Hyperautomatisierung ist keine Technologie selbst, sondern eine strategische Initiative, die sich das Unternehmen verpflichtet, möglichst viele Geschäfts- und IT-Prozesse so schnell wie möglich zu identifizieren, zu prüfen und zu automatisieren. Dazu stützt sich die Hyperautomatisierung auf die Integration und Orchestrierung mehrerer Technologien, Tools und Plattformen, darunter KI/maschinelles Lernen, RPA, moderne ERP-Systeme und Low-Code-/No-Code-Entwicklungstools. - Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)
McKinsey definiert IPA als „eine Reihe neuer Technologien, die grundlegende Prozessneugestaltung mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung und maschinellem Lernen kombinieren“. Sie erweitert Geschäftsprozesse mit KI und Tools der nächsten Generation, die dabei helfen, sich wiederholende, replizierbare und Routineaufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen. Das bedeutet, dass IPA nicht nur menschliche Aktivitäten und Aufgaben imitieren kann, sondern auch lernen kann, sie zu erledigen. KI und kognitive Technologien ermöglichen die Integration von Entscheidungsfunktionen in die regelbasierte Automatisierung, was zu einer besseren Leistung der Mitarbeiter, einer höheren Geschwindigkeit, einem geringeren Risiko und einer verbesserten Customer Journeys führt.
- Low-Code-/No-Code-Automatisierung
Low-Code/No-Code (LCNC) bezieht sich auf Anwendungs- und Integrationswerkzeuge, die mit Drag&Drop-Funktionen, visuellen Werkzeugen und vielen vorkonfigurierten Inhalten ausgestattet sind. LCNC-Tools ermöglichen es einer Person mit geringen oder gar keinen Programmier- oder Programmierkenntnissen, Prozesse auf der Grundlage ihres umfangreichen relevanten Fachwissens zu automatisieren. LCNC-Automatisierungstechnologien sind jedoch auch mit robusten Schutzvorrichtungen ausgestattet, um sicherzustellen, dass IT-Teams eine übergreifende Governance haben und dass alle neuen automatisierten Prozesse oder Anwendungen gut in das System integriert werden können – was den strengsten Sicherheits- und Compliance-Standards entspricht.
- Big Data
Daten werden aufgrund ihres Volumens nicht als „Big“ kategorisiert. Big Data wird durch eine Reihe von Kriterien definiert, die sich auf sein Volumen, aber auch auf seine Komplexität und Geschwindigkeit beziehen. Strukturierte Daten sind linear im Format – wie es in einer Tabellenkalkulation zu sehen wäre. Alles passt in eine Spalte oder Zeile. Unstrukturierte Daten können dagegen aus weniger quantifizierbaren Informationen wie Kundenfeedback, E-Mails, Videos oder Bildern bestehen. Big Data können integriert und direkt in der Geschäftsprozessautomatisierung verwendet werden, basierend auf definierten Geschäftsregeln oder durch die Nutzung von Funktionen für künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen. Diese integrierten Daten können dann zur Entscheidungsfindung, zur Beschleunigung der Prozesse und zur Unterstützung bei sich wiederholenden Aufgaben und Beurteilungen verwendet werden. - Künstliche Intelligenz
RPA-Technologien sind so konzipiert, dass sie am besten mit strukturierten Daten arbeiten. Viele Ihrer wertvollsten Erkenntnisse und Intel werden jedoch in halbstrukturierten und unstrukturierten Daten gespeichert (in gescannten Bildern, Webseiten, PDF-Dokumenten und vielem mehr). KI-Technologien sind in der Lage, diese Daten zu verarbeiten und in ein strukturiertes Format zu konvertieren, das die RPA verstehen und verwenden kann. - Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP)
Die besten NLP-gestützten Chatbots lernen aus dem informativen Inhalt menschlicher Rede, aber sie lernen auch, Kontext und Ton zu interpretieren. Bei der Prozessautomatisierung können NLP-Tools helfen, Interaktionen besser zu leiten und Standardanfragen sowohl intern als auch von Kunden zu beantworten. - Maschinelles Lernen
Big Data bietet die großen Datenmengen, auf die Technologien für maschinelles Lernen angewiesen sind, um sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Wenn maschinelles Lernen (und die Algorithmen, die es unterstützen) in RPA, KI und andere Tools wie NLP integriert ist, bietet es die Möglichkeit, Trends und Muster zu erkennen und sowohl von Daten als auch von menschlichen Benutzern zu lernen. Dadurch wird die Prozessautomatisierung noch genauer und nützlicher. - Intelligente ERP-Systeme
Seit Jahren verlassen sich Unternehmen bei der Verwaltung und Koordination ihrer täglichen und finanziellen Aufgaben auf ERP-Systeme. Die heutigen ERP-Systeme sind jedoch gewachsen (mit KI und Technologien für maschinelles Lernen), um Informationen und Support in fast allen Bereichen des Unternehmens und seiner Abläufe bereitzustellen. Viele Automatisierungsfunktionen sind bereits Teil moderner ERP-Systeme.
Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung
Die größten Faktoren für die Prozessautomatisierung sind die offensichtlichen Vorteile, die durch höhere Geschwindigkeit und Effizienz sowie mehr Agilität und Innovation entstehen. Zu diesen Vorteilen gehören:
- Agilere und widerstandsfähigere Unternehmensstrukturen insgesamt
- Effizientere Abläufe, z. B. schnellere Zykluszeiten und die für die erste Zeit richtige Rate
- Verbesserte Compliance durch sichtbarere Datenpfade und Überwachung
- Geringerer Aufwand für langsame manuelle Prozesse, wodurch mehr Freiheit für Innovation und Wachstum geschaffen wird
- Zusammenarbeit in Echtzeit im gesamten Unternehmen, Aufbau von Teamwork und Mitarbeitererfolg/-zufriedenheit
- Verbesserte Qualität des Kundenservice und kürzere Reaktionszeiten
Prozessautomatisierung: Die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation
Die durchgängige Prozessautomatisierung ist eine wesentliche Säule einer erfolgreichen digitalen Transformation. McKinsey hat kürzlich eine Umfrage unter Branchenführern durchgeführt, die ihre Ziele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfolgreich erreicht haben. Sie stellten fest, dass diese Erfolge in jedem Fall drei strategische Komponenten gemeinsam hatten:
- Die Automatisierung muss als strategische Priorität im gesamten Unternehmen übernommen werden, nicht nur in Silos, um ein paar isolierte Prozesse zu bewältigen.
- Die Prozessautomatisierung sollte darauf ausgerichtet sein, die Technologie für die Mitarbeiter zu nutzen, nicht umgekehrt.
- Der Markt ist derzeit besonders unvorhersehbar, sodass ein Fokus auf Skalierbarkeit für einen nachhaltigen Erfolg der Prozessautomatisierung unerlässlich ist.
Wie bei allen Transformationsprozessen muss es nicht alles auf einmal passieren. Der wichtigste erste Schritt besteht darin, den Wandel zu bewältigen und klar definierte Ziele und Meilensteine über Ihre gesamte Belegschaft hinweg zu kommunizieren.
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