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Geschäftsmeeting zur Finanzplanung und -analyse

Was ist FP&A?

In den letzten Jahren geraten Finanzverantwortliche und ihre Teams zunehmend unter Druck, sich weiterzuentwickeln: von Buchhaltern zu strategischen Geschäftspartnern. Sie sollen der Geschäftsleitung aussagekräftige Business Intelligence zur Verfügung stellen, unternehmensweit die schnelle Entscheidungsfindung unterstützen und das Geschäft in eine rentable – und nachhaltige – Richtung lenken. Hier kommt FP&A ins Spiel.

Definition von FP&A

Finanzplanung und ‑analyse (FP&A) umfasst eine Reihe von Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analyseaktivitäten, die wichtige Geschäftsentscheidungen unterstützen und eine solide Finanzlage fördern sollen. Finanzteams können mit einem unternehmensweiten FP&A-System Finanzdaten, operative Daten und externe Daten (wie Markttrends) an einem zentralen Ort zusammenführen. Die Finanzabteilung kann die Daten analysieren und gewinnt fundierte Einblicke, um für die Zukunft zu planen und bessere, ertragsorientierte Entscheidungen zu treffen.

 

Mit FP&A-Tools können Finanzexperten:

  • schnelle und präzise Finanzanalysen liefern und Beratungsleistungen für Führungskräfte bieten
  • Auswirkungen möglicher Entscheidungen auf den Cashflow und das Unternehmensergebnis vorhersagen
  • die allgemeine finanzielle Solidität des Unternehmens und seiner Investitionen bewerten und überwachen
  • detaillierte Finanzmodelle und Prognosen erstellen und pflegen
  • agile, integrierte Finanzpläne anlegen, die verschiedene Szenarios berücksichtigen
  • mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um Budgets vorzubereiten und zu konsolidieren
  • die Unternehmensstrategie mit deren Umsetzung abstimmen und die Performance überwachen
  • neue Umsatzchancen und Risiken erkennen und bewerten
  • und vieles mehr

Die Finanzplanung und ‑analyse ist in der Regel Teil eines umfassenderen Finanzmanagementsystems, das auch Funktionen für das Rechnungswesen, das Umsatz- und Cashflow-Management, Governance, Risk and Compliance (GRC) und andere zentrale Finanzprozesse umfasst. Alternativ kann FP&A auch Teil einer eigenständigen Analyselösung sein, die in andere Unternehmenssysteme wie ERP integriert ist. FP&A hat sich von einfachen Tabellenkalkulationen und manuellen Berechnungen zu modernen, cloudbasierten Lösungen entwickelt, die künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und erweiterte Analysen einsetzen, um die finanziellen Herausforderungen einer sich schnell wandelnden Welt zu meistern.

 

Die Entstehung von xP&A

Im Jahr 2020 führte Gartner das Konzept von xP&A ein – die Abkürzung steht für „erweiterte Planung und Analyse“. xP&A nutzt die besten Funktionen aus Finanzplanung und -analyse und dehnt sie auf das gesamte Unternehmen aus. Dadurch werden Silos zwischen Abteilungen abgebaut und Pläne im gesamten Unternehmen in Echtzeit synchronisiert. Die fortlaufenden Pläne umfassen alle Bereiche vom Finanzwesen über den Vertrieb und das Marketing bis hin zum Personalwesen und zur Lieferkette. Durch diese Verknüpfung werden Unternehmen viel agiler und können Änderungen in Szenarios einplanen und sich an diese anpassen.

 

Das Konzept von xP&A ist nicht neu und war schon unter anderen Namen bekannt: vernetzte Planung, integrierte Unternehmensplanung, integrierte Finanzplanung, kooperative Unternehmensplanung usw. Doch jetzt gibt es einen Namen, mit dem alle diese Begriffe zusammengefasst werden können: xP&A. Die Silo-auflösende, synchronisierte Funktion ist schon seit Jahren verfügbar (von führenden Softwareanbietern angeboten). Doch nie war sie wichtiger als jetzt, wo alle versuchen, für das Unerwartete zu planen, und immer auf schnelle Kursänderungen gefasst sein müssen.

Grundlegende Schritte im FP&A-Prozess

Der FP&A-Prozess ist ein fortlaufender Zyklus von Datenerfassung und ‑analyse. Wenn Unternehmen wachsen und in neue Märkte expandieren, wenn der Markt unbeständig ist und sich rasch verändert, wird der Prozess komplexer. Es müssen mehr Daten erfasst und mehr Analysen durchgeführt werden. Aus diesem Grund haben viele große und mittelständische Unternehmen spezielle FP&A-Bereiche in ihre Finanzabteilungen integriert. Doch trotz zunehmender Komplexität umfasst der FP&A-Prozess im Kern dieselben vier grundlegenden Schritte:

  1. Datenerfassung, ‑konsolidierung und ‑prüfung
    Der erste Schritt im FP&A-Prozess umfasst die Sammlung von Finanz- und Betriebsdaten aus ERP-Systemen, Data Warehouses und anderen Unternehmenslösungen. Darüber hinaus können auch Daten von außerhalb des Unternehmens erhoben werden, beispielsweise allgemeinere Demografie-, Wirtschafts- und Marktdaten.

    Sobald alle erforderlichen Daten erfasst sind, müssen sie konsolidiert, standardisiert und verifiziert werden. Genaue Pläne, Prognosen, Budgets und Analysen hängen von der Qualität und Vollständigkeit der verwendeten Daten ab. Daher ist dieser Schritt unbedingt erforderlich. Er ist auch sehr zeitaufwendig. Deshalb setzen Unternehmen jetzt auf KI-gestützte Lösungen, die viele dieser Aufgaben automatisieren können.
  2. Planung und Prognose
    In diesem Schritt erstellen die FP&A-Analysten anhand der aufbereiteten Daten Finanzprognosen, die vorhersagen, wie sich das Unternehmen in Zukunft entwickeln wird und ob es sich in die richtige Richtung bewegt. Finanzprognosen umfassen Umsatzprognosen, Cashflow-Prognosen und vieles mehr. Finanzprognosemodelle werden auch verwendet, um verschiedene Szenarios zu testen, Auswirkungen verschiedener Variablen zu simulieren und die beste Vorgehensweise zu ermitteln, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen.

    Zu den am häufigsten verwendeten Finanzplanungsmethoden gehören:

    Vorausschauende Planung: Bei der vorausschauenden Planung erstellen FP&A-Experten ein Modell mit umfangreichen Datensätzen zu der bisherigen Performance. Mit diesem Zeitreihen-Prognosemodell wird die zukünftige Performance vorhergesagt. Vorausschauende Analysen unterstützen und schärfen die Planungswerkzeuge, insbesondere wenn sie in einer einzigen Lösung integriert und mit KI und maschinellem Lernen ergänzt werden.

    Treiberbasierte Planung: Hierbei ermitteln Analysten die wesentlichen Treiber des Geschäfts (die erfolgsentscheidenden Einflussgrößen). Dann erstellen sie eine Reihe von Plänen, die mathematisch aufzeigen, wie sich verschiedene Variablen auf die Treiber auswirken würden.

    Multi-Szenario-Planung: Die Szenario-Planung und -analyse ist die Planungsmethode, die von Unternehmen heute zunehmend eingesetzt wird. Bei der Multi-Szenario-Planung treffen die Analysten Annahmen darüber, was in der Zukunft geschehen könnte. Sie antizipieren die Folgen und erstellen dann einen Plan, wie sie auf jedes plausible Szenario reagieren können.

    Diese Modelle und Finanzprognosen werden verwendet, um die Finanz- und operativen Pläne zu erstellen, mit denen die übergeordneten strategischen Ziele des Unternehmens erreicht werden können. Der strategische Plan wird von der oberen Führungsebene unter Mitwirkung der F&E-Abteilung entwickelt und enthält kurz- und langfristige übergeordnete Ziele zu Umsatz und Nettoertrag.

    Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist für alle Planungsarten von entscheidender Bedeutung. Mit ihr wird sichergestellt, dass alle Daten, Variablen und das Fachwissen der Abteilungen in die Pläne einfließen – dies trägt sowohl zur Genauigkeit als auch zur Motivation bei. Die Zusammenarbeit macht die Pläne fundierter und plausibler und fördert die Konsensbildung. Hier kommt die xP&A ins Spiel, wo die Pläne abteilungsübergreifend verknüpft und synchronisiert werden, sodass Barrieren und Silos aufgelöst werden und das Unternehmen wie eine gut geölte Maschine laufen kann.
  3. Budgetierung
    Im Budgetierungsschritt schätzen FP&A-Experten die Ausgaben, die für die Umsetzung des Unternehmensplans erforderlich sind, basierend auf dem Umsatz im strategischen Plan. Dann weisen sie jedem Geschäftsbereich oder jeder Funktion ein Ausgabenbudget zu – ebenso wie Umsatz und Cashflow, die sie voraussichtlich generieren werden. Die Zentrale arbeitet mit allen Abteilungen zusammen und fasst die vereinbarten Budgets in einem Gesamtbudget zusammen.

    Das Unternehmensbudget wird in der Regel jährlich erstellt und vierteljährlich aktualisiert, wenn sich die finanziellen Bedingungen ändern. Um jedoch besser mit den volatilen Marktbedingungen umzugehen, haben viele Unternehmen inzwischen kontinuierliche Budgetierungszyklen eingeführt, die häufig mit rollierenden Prognosen und Projektionen aktualisiert werden. Einige Unternehmen haben auch die Null-Basis-Budgetierung eingeführt, die eine Aufblähung des Budgets und überhöhte Ausgaben vermeidet, indem sie kontinuierlich prüft, welche Ausgaben notwendig sind und welche nicht.
  4. Leistungsüberwachung und ‑analyse
    Um das Unternehmen zu beraten und bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen, analysieren die FP&A-Teams Finanzdaten und überwachen die Performance auf kontinuierlicher Basis – einschließlich Umsatz, Ausgaben, Gewinn, Betriebskapital, Cashflow und anderer KPIs. Sie beantworten Ad-hoc-Abfragen und bringen die Zahlen in einen Sinnzusammenhang – ein Narrativ oder eine Data-Story. Damit helfen Sie Entscheidungsträgern, eine Situation zu verstehen und wohlüberlegte Maßnahmen zu ergreifen.

FP&A-Analysten erstellen auch regelmäßig Berichte und Datenvisualisierungen und führen Aktivitäten wie Rentabilitätsanalysen durch, die künftige Gewinnprognosen beinhalten und Fragen beantworten können, wie zum Beispiel: „Welche Produkte und Services sind jetzt am rentabelsten und werden es im nächsten Jahr sein?“ oder „Sollten wir die Produktion auslagern oder im Haus belassen?“

Moderne Technologien für FP&A

FP&A hatte für CFOs und Finanzleiter im Jahr 2020 oberste Priorität. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Automatisierung, künstliche Intelligenz und die Cloud verändern die Spielregeln: Pläne, Budgets und Prognosen werden präziser und Finanzanalysen werden leistungsfähiger. Unternehmen, die diese Technologien bei ihren FP&A-Aktivitäten einsetzen, haben eine deutlich bessere Prognosegenauigkeit als ihre Wettbewerber. Das ist ein unschätzbarer Vorteil. 

 

Cloud: Früher wurde FP&A-Software „on premise“ bereitgestellt, doch cloudbasierte Lösungen bieten vielseitige Möglichkeiten. Sie können mit deutlich mehr Big-Data-Quellen vernetzt werden als On-Premise-Lösungen. Der Zugriff ist von überall aus möglich, sie bieten eine einfache Zusammenarbeit, sind skalierbar und kosteneffektiv. Jüngste Fortschritte bei der Cloud-Sicherheit haben in vielen Fällen auch die Datensicherheit gegenüber vor Ort gespeicherten Daten erhöht.

 

KI und maschinelles Lernen: Tools für die Finanzplanung und ‑analyse, die durch KI und maschinelles Lernen ergänzt werden, sind für FP&A-Analysten von großem Vorteil. Sie helfen Nutzern nicht nur, mehr Arten von Big Data aus umfassenderen Quellen zu analysieren, sondern auch Trends, Muster, Korrelationen und Erkenntnisse aufzudecken, die sonst unbemerkt bleiben könnten. KI und maschinelles Lernen verbessern die Genauigkeit von Finanzprognosen erheblich und optimieren vorausschauende Analysen, Selfservice-Berichterstattung und Multi-Szenario-Planung.

 

Integrierte Kooperationswerkzeuge: Integrierte Tools für Zusammenarbeit und Planungskoordination – über Diskussions- und Kommentartools (ähnlich wie Slack und Teams), automatisierte Aufgabenplanung direkt im Kalender und mobile Anzeige auf Telefon, Tablet und im digitalen Sitzungssaal – können Interaktion, Genauigkeit und Effizienz des Planungsprozesses und der FP&A-Organisation erhöhen.

FP&A und COVID-19

Schon vor dem Auftreten des Coronavirus hatten die Finanzverantwortlichen mit der Digitalisierung des Finanzwesens und der Einführung neuer Technologien begonnen – die Fortschritte waren allerdings eher schleppend. Bis Februar 2020 hatten nur 2 % der FP&A-Funktionen KI eingeführt, obwohl die Vorteile weithin bekannt und begehrt waren. Das größte Hindernis bestand darin, dass vielen Finanzabteilungen die Datenqualität und der einheitliche, zentrale Datenpool fehlten („single source of truth“), die für KI-Analysen mit aussagekräftigen Ergebnissen erforderlich sind.

 

Jetzt, in der COVID-19-Ära, besteht eine erhöhte Dringlichkeit, KI-gestützte FP&A-Tools zu implementieren. Viele Unternehmen sind mit unmittelbaren Cashflow-Problemen und extremen finanziellen Belastungen infolge von virusbedingten Schließungen, Unterbrechungen und Veränderungen konfrontiert. Sie brauchen genauere Prognosen und realistischere Budgets. Sie müssen neue und kreative Wege finden, um Geld zu verdienen, Geld zu sparen und die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Und sie müssen langfristige, integrierte Pläne erstellen, um sich an die neue Normalität anzupassen und zu überleben.

 

Moderne, KI-gestützte FP&A-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, diese Herausforderungen und Ziele zu meistern. Aus diesem Grund arbeiten Finanzverantwortliche auf der ganzen Welt intensiv daran, die Hürden für eine Einführung zu beseitigen. Dazu werden Strategien einer verteilten Daten-Governance verfolgt und eine hinreichend zuverlässige Datenbasis geschaffen („sufficient versions of the truth“), um so schnell wie möglich einsatzbereit zu sein.

Angesichts der jüngsten wirtschaftlichen Unsicherheiten und der Marktvolatilität wird es für Finanzabteilungen noch wichtiger, sich mit erweiterten Analysefunktionen und Automatisierungsmöglichkeiten zu befassen. Die Finanzteams werden diese Technologien brauchen, um ihre Prognosefähigkeiten zu verbessern. 

McKinsey.

Zusammenfassung

FP&A wird zunehmend zu einer vertrauenswürdigen Quelle für Orientierung und Unterstützung bei der Entscheidungsfindung von Unternehmen. Da die Unternehmen immer wettbewerbsfähiger und komplexer werden, werden sich auch die FP&A-Lösungen weiterentwickeln, um den neuen Herausforderungen gerecht zu werden:

  • FP&A-Werkzeuge werden nahtlos in noch mehr Datenquellen und Geschäftssysteme integriert.
  • Cloudbasierte Plattformen werden die bevorzugte Bereitstellungsvariante für FP&A-Software sein.
  • KI-Lösungen werden FP&A-Prozesse schneller, präziser und effizienter machen.
  • Die erweiterte Planung und Analyse (xP&A) hilft dabei, die Hindernisse für die Zusammenarbeit zu beseitigen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.
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Häufig gestellte Fragen zu Geschäftsprozess (FP&A)

Ein Geschäftsprozeß beschreibt einen betriebswirtschaftlichen Ablauf innerhalb eines Unternehmens. Dieser verbraucht Ressourcen und kann abteilungsübergreifend sein. Bei der Ausführung eines Geschäftsprozesses können Ressourcen mehrerer Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises in Anspruch genommen werden.

 

Die Finanzplanung und -analyse (FP&A) ist ein wichtiges Element, und umfasst eine Reihe von Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analyseaktivitäten, die dazu dienen, wichtige Geschäftsentscheidungen zu unterstützen und eine solide finanzielle Gesundheit zu fördern.

Der Finanzplanung und -analyse-Prozess (FP&A) ist ein wichtigers Geschäftsprozess Beispiel umfasst eine Reihe von Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analyseaktivitäten, die dazu dienen, wichtige Geschäftsentscheidungen zu unterstützen und eine solide finanzielle Gesundheit zu fördern. Wenn Unternehmen wachsen und in neue Märkte expandieren, wenn der Markt unbeständig ist und sich rasch verändert, wird der Prozess komplexer. Es müssen mehr Daten erfasst und mehr Analysen durchgeführt werden. Aus diesem Grund haben viele große und mittelständische Unternehmen spezielle FP&A-Bereiche in ihre Finanzabteilungen integriert. 

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