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Geschäftsleute, die sich bei einem Meeting im Büro unterhalten

Einen strategischen Personalplan erstellen: ein Leitfaden zum Schließen Ihrer Qualifikationslücken

Für Personen außerhalb des Personalwesens klingt der Begriff „Personalstrategie“ wahrscheinlich wie ein Euphemismus für das hektische Einstellen neuer Mitarbeitender oder einen aggressiven Personalabbau. Natürlich ist es keines davon – und der Begriff „strategische Belegschaft“ hat während der Coronapandemie an Bedeutung gewonnen.  

 

Sowohl HR-Fachkräfte als auch Beschäftigte müssen verstehen, dass Unternehmen keine andere Wahl haben, als sich ständig über die Unternehmensstruktur Gedanken zu machen, um schnell – und präzise – auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren. Davon hängt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens ab.

 

Das kann Recruitingmaßnahmen, Mitarbeiterschulungen für den Erwerb digitaler Kompetenzen oder einen neuen Talentmanagementansatz umfassen – wahrscheinlich aber eine Kombination aus allen drei genannten und noch zahlreichen weiteren Aspekten. Tatsächlich handelt es sich hierbei aber um die taktischen Ergebnisse einer intelligenten, effektiven Strategie und Planung, vorzugsweise von der Vorstands- zur Mitarbeiterebene.

 

Wie bei Strategiespielen wie Schach führen nicht die einzelnen Schritte oder eine Universallösung zum Sieg, sondern eine Mischung aus verschiedenen Taktiken, die während des Spiels geändert und angepasst werden. Im Personalwesen kann dies eine Mischung aus Skill-Assessments, Insourcing, Outsourcing und Leadership-Entwicklung bedeuten – alles im Dienste eines zentralen strategischen Ziels. 

 

Die Herausforderung besteht darin, den Ausgangspunkt zu finden und zu definieren, welche Faktoren berücksichtigt werden sollten. Ist der Einsatz von Technologien hier sinnvoll? Können Rollen vorübergehend hinzugefügt werden, um Ressourcen- oder Qualifikationslücken zu schließen? Spielt Vielfalt eine Rolle? Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Personalstrategie zu entwickeln?

Tipps für die strategische Personalplanung

Auch wenn Unternehmen aller Art und Größe unterschiedliche Personalstrategien verfolgen, ist das übergeordnete Ziel dasselbe: klug, strategisch und flexibel zu agieren, um kurz- und langfristige geschäftliche Probleme und Ziele schnell und einfach angehen zu können. Die taktischen Lösungen variieren je nach Szenario, und können eine Reorganisation, Neueinstellungen, Umschulungen, Kündigungen oder eine Kombination aus diesen Maßnahmen umfassen. Ziel ist es aber immer, das Unternehmen unter allen Umständen zum Erfolg zu führen. Die folgenden fünf Tipps bilden den Ausgangspunkt für die Entwicklung einer umfassenden Personalstrategie.

 

1. Bei den Unternehmenszielen anfangen und vorausschauend planen 

Auch unter normalen Bedingungen, wenn keine Pandemie die Welt beherrscht, sollte die Personalleitung sich als Erstes einen klaren Überblick über die Geschäftsziele verschaffen und verstehen, wo eine Beteiligung der Beschäftigten hilfreich ist. Ermitteln Sie zunächst, welche Beschäftigten über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um das Unternehmen dabei zu unterstützen, seine aktuellen strategischen Ziele zu erreichen, ob diese Kompetenzen ausreichend vorhanden sind und wie einfach sie sich in Zukunft erneut nutzen lassen. Wenn sich die Unternehmensziele ändern, was im Rahmen einer Automatisierung und der Integration anderer Lösungen zur Kostensenkung sehr wahrscheinlich ist, benötigen Sie eine Strategie, um diese Ziele mithilfe von Neueinstellungen, Schulungen oder einer Reorganisation zu erreichen. Überprüfen Sie Ihre Strategie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den Entwicklungen immer einen Schritt voraus sind.  

 

2. Mitstreiter suchen

Die Planung der Personalstrategie (und aller Eventualitäten für verschiedene Geschäftsszenarien) ist eine Vollzeitbeschäftigung. Bereits vor Corona hatten Unternehmen mit erhöhtem Wettbewerbsdruck, der Digitalisierung Ihrer Abläufe und Qualifikationslücken zu kämpfen. Unternehmen müssen sich schneller denn je anpassen. Und während manche Unternehmen in Bereichen, die neue Fähigkeiten erforderlich machen, um Talente konkurrieren mussten, hatten andere plötzlich mit einem zu hohen Personalbestand zu kämpfen.

 

Heutzutage ändern sich die wirtschaftlichen Bedingungen und die Marktbedingungen nahezu täglich – und zwar schneller als die Personalabteilungen in kleinen und in großen Unternehmen ihre Pläne anpassen können. Deshalb sollten Sie Technologien einsetzen, mit denen HR-Führungskräfte die komplexe Struktur und die Abhängigkeiten bei Organigrammen flexibel und einfach ändern und gleichzeitig die unmittelbaren und langfristigen finanziellen Auswirkungen dank Echtzeiterkenntnissen aus den Daten zu den Fähigkeiten bewerten können. Früher waren diese Funktionen über verschiedene Unternehmenssoftwaresysteme verteilt, heutzutage lassen sie sich problemlos integrieren. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden, sollte es verhindern, dass Sie Ihre Zeit mit der Suche nach wichtigen Informationen verschwenden müssen, und es Ihnen ermöglichen, Ihre Strategie und Vision gemäß Ihren Anforderungen zu gestalten.

 

3. Vielfalt im Unternehmen priorisieren

Bei der Planung Ihrer Personalstrategie sollten Sie den Fokus immer auf Vielfalt legen, auch wenn sie von anderen Prioritäten verdrängt zu werden droht. Die langfristigen Vorteile für die Unternehmenskultur und das Unternehmensergebnis sind zu wichtig, um sie zu ignorieren. Auch wenn jedes Unternehmen versucht, seine Ressourcen zu optimieren und zu verschieben, sind die Fähigkeiten der Beschäftigten nicht der einzige wichtige Aspekt für Unternehmen. Die Fakten sind eindeutig: Unternehmen aller Art und Größe, die sich der Vielfalt bei der Belegschaft verpflichtet haben, erzielen bessere Geschäftsergebnisse.

Unternehmen aller Art und Größe, die sich der Vielfalt bei der Belegschaft verpflichtet haben, erzielen bessere Geschäftsergebnisse.

4. Bei der Mitarbeiterentwicklung und Nachfolgeplanung die Beschäftigten berücksichtigen 

Grob vereinfacht gesagt: Es ist seit Langem bekannt, dass es kostengünstiger ist, seine Beschäftigten langfristig zu binden als neue einzustellen. Es gibt Momente und Situationen, in denen eine Neueinstellung zur Schließung einer Qualifikationslücke, die bei der Entwicklung der Personalstrategie ermittelt wurde, die beste und einzige Option ist. Durch die immens gewachsene Bedeutung der Gig Economy sind Neueinstellungen sogar noch wirtschaftlicher geworden, vor allem bei kurzfristigem Bedarf. Wenn es jedoch um langfristige Unternehmensziele und den Aufbau von Kompetenzen geht, um diese Ziele zu erreichen, spielt die Nachfolgeplanung mithilfe der Weiterentwicklung von Beschäftigten und Führungskräften eine wichtige Rolle. Gerade bei knappen Ressourcen auf dem Arbeitsmarkt und im Talentpool ist es für die meisten Beschäftigten wichtig, die Möglichkeit zu haben, ihre eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und das Unternehmen in turbulenten Zeiten zu unterstützen.

 

HR-Führungskräfte sollten sich bei der Entwicklung einer Personalstrategie für bestehende Beschäftigte als die wichtigsten Erfolgsfaktoren – und als Stakeholder – einsetzen, wenn es darum geht, Ihre Strategie umzusetzen. Um die Unternehmenskultur zu fördern und zu erhalten, sollten sie zudem keine Kompromisse bei der Bindung und Weiterbildung der Teammitglieder eingehen. Dies ist in der Ära der Remote-Arbeit eine besondere Herausforderung.  

 

5. Kultur des Lernens schaffen und Beschäftigte an Weiterbildungen und Umschulungen beteiligen 

Die Personalabteilung mag zwar letztendlich die Entscheidungen treffen, wer eingestellt, entlassen oder umgeschult wird, aber die Beschäftigten, die tagtäglich produktiv an den Unternehmensprozessen beteiligt sind, sind am nächsten an den Erfolgen und Misserfolgen dran und wissen am besten, was an neuen Fähigkeiten benötigt wird und wer intern in der Lage ist, neue Herausforderungen anzunehmen. Deshalb ist es wichtig, dass die Beschäftigten bei der Ermittlung von Qualifikationslücken im Rahmen der Personalstrategie involviert werden. Mit anderen Worten: Die Förderung einer Umgebung des kontinuierlichen Lernens sollte nicht immer dem Top-down-Ansatz folgen. Es ist Aufgabe der Personalabteilung, eine Kultur des Lernen zu schaffen, und dann die Beschäftigten bestimmen zu lassen, welche Arten von Fähigkeiten sie entwickeln möchten und sollten. So wird sichergestellt, dass die Weiterbildung nicht nur ein kurzfristiges Projekt ist, das bei Bedarf umgesetzt wird, sondern ein ständiger, tief verwurzelter Bestandteil der Unternehmenskultur. Langfristig bedeutet dies weniger eklatante Qualifikationslücken. Wenn Ihre Beschäftigten ihre Lernprozesse selbst steuern können – mithilfe von HR-Tools, die kontinuierliches Lernen erleichtern und auf die individuellen Zeitpläne und Lernstile angepasste Lernpläne bieten –, nutzen Sie Ihre Investition optimal. 

 

 

Umschulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen sind weitaus weniger wirksam und bieten weniger Vorteile für Unternehmen, wenn sie nicht von einer umfassenden Personalstrategie getragen werden. Ebenso wenig sinnvoll ist es, eine Personalstrategie zu entwickeln, wenn sie nur angewandt wird, um Menschen hin und her zu schieben, ohne die kurz- und langfristigen Unternehmensziele oder Qualifikationslücken zu berücksichtigen.  

Das klingt für Sie nach einer Transformation oder Neuausrichtung des Personalwesen? Das ist es auch. Und diese ist dringender nötig denn je. HR-Fachkräfte, die die Definition einer Personalstrategie als wichtig erachten – insbesondere im Hinblick auf Weiterbildung, Nachfolgeplanung und Vielfalt als Schlüsselelemente, wenn Veränderungen und kostensparende Projekte wie eine Automatisierung anstehen –, sind diejenigen, die die Stabilität und das Wachstum ihres Unternehmens langfristig fördern. Und je mutiger HR-Fachkräfte das Personalwesen dahingehend umgestalten, desto schneller werden Führungskräfte und andere Mitarbeitende inspiriert, es ihnen nachzutun. 

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