HR-Compliance und HR-Risikomanagement für die globale Belegschaft
Was genau ist ein moderner Arbeitsplatz? Ist es die Kabine im Großraumbüro oder der Küchentisch? Befindet er sich in derselben Stadt wie die Geschäftsstelle oder in einer anderen Region – oder sogar in einem anderen Land? Angesichts einer wachsenden hybriden und dezentralen globalen Belegschaft müssen Unternehmen neue und innovative Wege finden, um Wohlbefinden, Gesundheit und Sicherheitsstandards im privaten Zuhause der Beschäftigten sicherzustellen.
Zudem bewegen sich Unternehmen in einem Umfeld mit wachsenden rechtlichen Risiken. Im Jahr 2021 erreichten die Vergleiche bei den beim Arbeitsgericht eingereichten Sammelklagen ein Allzeithoch, das laut Forbes „… Justiziare und Führungskräfte nachts nicht schlafen lässt“. Darüber hinaus werden Unternehmen durch den zunehmend weltweiten Fokus auf Diskriminierung sowie Geschlechter- und Lohngleichheit näher unter die Lupe genommen.
Von der Vorstandsebene bis zur Fabrikhalle erwarten Unternehmen auf der ganzen Welt von ihren HR-Teams, dass sie sich auf der richtigen Seite der gesellschaftlichen und gesetzlichen Erwartungen bewegen. Die gute Nachricht ist, dass es bei den Maßnahmen bezüglich HR-Compliance und HR-Risikomanagement im Personalwesen im Wesentlichen darum geht, die Mitarbeitenden zu schützen – um sie zu motivieren, vor Schaden zu bewahren, respektvoll zu behandeln, zu belohnen und zufriedenzustellen. Wenn also intelligente HR-Lösungen und -Technologien dazu beitragen können, HR-Compliance zu gewährleisten und gleichzeitig ein sichereres und erfüllenderes Mitarbeitererlebnis zu schaffen, ist das eine Win-Win-Situation.
Was ist HR-Compliance?
Unabhängig davon, wo sich die Beschäftigten aufhalten oder welche Rolle sie im Unternehmen haben, soll HR-Compliance sicherstellen, dass komplexe Standards konsequent eingehalten werden.
In der Regel müssen Unternehmen mit drei verschiedenen Arten von HR-Compliance vertraut sein, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Branche.
- Gesetzliche Bestimmungen
In den meisten Fällen werden gesetzliche Bestimmungen und Gesetze von der Regierung des jeweiligen Landes festgelegt und durchgesetzt. Bundesgesetze beziehen sich in der Regel auf sehr weit gefasste Themen wie Mindestarbeitsalter, Diskriminierung oder Mindestlohn. Gegebenenfalls müssen bei der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen auch das internationale Arbeitsrecht und die unterschiedlichen regionalen Gesetze der einzelnen Staaten oder Verwaltungsbezirke innerhalb des Landes berücksichtigt werden. Mitunter können internationale oder regionale Gesetze von den Landesgesetzen abweichen. Die Personalabteilung muss wissen, welches Gesetz Vorrang hat, und stets über Änderungen dieser Bestimmungen auf dem Laufenden sein. Bei der Einhaltung von Gesetzen steht viel auf dem Spiel, und die Nichteinhaltung kann in manchen Fällen zu strafrechtlicher Verfolgung und ernsthaften Reputationsrisiken führen. - Behördliche Vorschriften
Die Regeln für die Einhaltung behördlicher Vorschriften werden von bestimmten (oft staatlichen) Regulierungsbehörden in der jeweiligen Region oder dem jeweiligen Land festgelegt. So kann beispielsweise die Health and Safety Executive im Vereinigten Königreich verschiedene nicht verhandelbare Vorschriften für die Sicherheit am Arbeitsplatz festlegen. Andere Behörden können Regeln für obligatorische Schulungen für bestimmte Tätigkeiten oder branchenspezifische Richtlinien festlegen. Weitere Vorschriften können von unabhängigen Gremien wie Gewerkschaften stammen oder auf Gesetzen zur Technologie-Governance wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) basieren, die beispielsweise die Rechte und die Nutzung von Mitarbeiterdaten regeln. - Vertragliche Vereinbarungen
Vertraglich geregelte Compliance-Bestimmungen sind in der Regel eine Mischung aus unternehmensspezifischen Regeln und Richtlinien sowie vertraglich festgehaltenen gesetzlichen und behördlichen Compliance-Bestimmungen. Wenn beispielsweise die Arbeitsgesetze eines Landes eine längere Arbeitszeit als eine bestimmte Anzahl von Stunden verbieten, können die Arbeitsverträge des Unternehmens entsprechende Klauseln enthalten, denen auch die Beschäftigten zustimmen müssen. Im Grunde können Unternehmen in ihre vertraglichen Vereinbarungen schreiben, was sie möchten, solange es nicht gegen die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften und Bestimmungen in den Regionen, in denen sie tätig sind, verstößt.
Zentrale Probleme der HR-Compliance
Heute entstehen und verändern sich Compliance-Probleme in Unternehmen in einem rasantem Tempo. Die Personalabteilungen müssen in der Lage sein, sowohl die übergreifenden Unternehmensziele im Blick zu behalten als auch die Beziehungen am Arbeitsplatz zu kontrollieren und verschiedene, im Arbeitsalltag auftretende Probleme zu lösen.
- Cybersicherheit und Datenschutz. Remote-Arbeit stellt ein einzigartiges Datenschutz- und Sicherheitsrisiko dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie eine Arbeitsumgebung bieten können, die sowohl die Privatsphäre der Beschäftigten schützt als auch die Unternehmenssicherheit gewährleistet. Darüber hinaus erfordern neue IoT- und Cloud-Netzwerke, über die Beschäftigte mit den Geräten und Anlagen verbunden sind, dass die Beschäftigten spezielle Schulungen und Sicherheitsprotokolle durchlaufen und verstehen.
- Sicherheit am Arbeitsplatz. Während der Coronapandemie arbeitete plötzlich ein Großteil der weltweiten Belegschaft von zu Hause aus, und Richtlinien- und Compliance-Änderungen, deren Einführung sonst Jahre gedauert hätte, mussten innerhalb weniger Tage umgesetzt werden. Das hatte zur Folge, dass die Personalverantwortlichen u. a. nicht genau wussten, welche Standards für Remote-Arbeit gelten und wie mit Schadenersatzansprüchen von Beschäftigten im Homeoffice umzugehen ist.
- Einstufung von Beschäftigten. In der Vergangenheit haben sich HR-Teams selten um die Beauftragung von Vertragspartnern und Auftragnehmern gekümmert, sondern dies den Abteilungsleitungen überlassen, die mit den spezifischen Anforderungen am besten vertraut sind. Durch die zunehmende Komplexität und die Zunahme von Rechtsstreitigkeiten wenden sich Unternehmen jedoch immer öfter an ihre Personalabteilung, um sicherzustellen, dass die Einstufung und Beschäftigung der Vertragspartner einheitlich und rechtskonform erfolgt. Die falsche Einstufung von Vertragspartnern hat zunehmend schwerwiegende Folgen für Unternehmen, nicht nur in den Vereinigten Staaten, sondern auch in der EU und anderen Regionen der Welt.
- Dezentrale Arbeitsorte der Beschäftigten. Der Trend zu Remote-Arbeit und hybriden Arbeitsmodellen führt auch dazu, dass die Beschäftigten immer häufiger weit entfernt vom Geschäftsstandort arbeiten. Dadurch müssen sich die HR-Teams mit regionalen Unterschieden in den Bereichen Gesundheitsfürsorge, Lohngleichheit, Ruhestandsregeln und anderen örtlich geltenden Beschäftigungsstandards auseinandersetzen. Außerdem wird es schwieriger, obligatorische Schulungen und andere Einarbeitungs- und Weiterbildungsmaßnahmen umzusetzen, die früher eventuell vor Ort stattgefunden haben.
- Lohngleichheit, Vielfalt und Arbeitnehmerrechte. Der Begriff der „Great Resignation“, also der großen Kündigungswelle, beschreibt den Wandel bei Einstellungen und Prioritäten von Arbeitnehmenden im Nachgang der Pandemie und hat in vielen Regionen der Welt zu einer noch nie dagewesenen Fluktuation auf dem Arbeitsmarkt geführt. Wo früher die arbeitgebenden Unternehmen den Ton auf dem Arbeitsmarkt angaben, sind die Angestellten von heute sensibler, was eine Vielzahl von Arbeitsbedingungen und soziale Themen angeht. Das hat dazu geführt, dass viele der größten arbeitgebenden Unternehmen der Welt ihre bisherige Politik überdenken mussten – sowohl freiwillig als auch aufgrund des höheren Drucks oder sich ändernder politischer, gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und Standards.
Den Datenprozess automatisieren
Flexible, cloudbasierte HR-Lösungen vereinfachen Compliance-Aufgaben für Personaldaten, da sie die im Rahmen der Datenverwaltung erforderlichen Aufgaben und Services auf einer zentralen globalen Plattform im Rahmen eines dreistufigen Prozesses automatisieren.
1. Die Daten bereitstellen
Die Daten müssen an verschiedene Aufsichtsbehörden übermittelt werden, um Vorschriften wie Meldung von geschlechtsspezifischen Gehaltsunterschieden oder CEO-Quoten zu erfüllen.
2. Die Daten analysieren
Verschiedene Datensätze müssen analysiert werden, um sicherzustellen, dass in allen Bereichen des Unternehmens die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften wie Mindestlohn, vorgeschriebene Schulungen oder die Einhaltung von Bestimmungen zu Arbeitgeberleistungen und Rente eingehalten werden.
3. Die Daten schützen
Mitarbeiterdaten müssen sowohl vor Sicherheitsverletzungen als auch vor Missbrauch geschützt werden. Sicherheitsmaßnahmen und -standards werden regelmäßig angepasst, und gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO erfordern eine sorgfältige Implementierung und ständige Aktualisierung.
Die Kosten bei einer Nichteinhaltung – und die Vorteile, wenn man es richtig macht
Seit fast 20 Jahren erfasst der jährliche Seyfarth Workplace Class Action Litigation Report arbeitsplatzbezogene Sammelklagen auf der ganzen Welt und gibt einen informativen Überblick über Trends und Veränderungen in diesem Bereich. Die Ergebnisse zeigen, dass das Jahr 2021 ein Rekordjahr war, was die Anzahl an arbeitsrechtlichen Streitigkeiten anging. Es wurden die höchste Anzahl von Sammelklagen und größten Geldsummen in der Geschichte des Berichts verzeichnet. Im Jahr 2020 gab es die drei teuersten beim Arbeitsgericht eingereichten Klagen in der Geschichte. Hierbei ging es um Fälle von Fehlverhalten oder Belästigung durch Führungskräfte, bei denen die gezahlten Entschädigungen so hoch waren, dass sie den Unternehmen erheblich schadeten.
Bei den am häufigsten verhandelten und beigelegten Verfahren geht es nach wie vor um Fragen der Lohngleichheit und der Einstufung von Beschäftigten, wie z. B. Bezahlung nach Tarifvertrag oder auf Stundenbasis sowie Überstunden. In den letzten Jahren verzeichneten die Unternehmen jedoch einen starken Anstieg von Klagen wegen verschiedener Formen der Diskriminierung, wobei es auch um Gender-Fragen geht. Zwar ist jede arbeitsrechtliche Streitigkeit für alle Beteiligten schädigend und unangenehm, aber in der Regel führen vor allem Fälle von Diskriminierung oder ungleicher Behandlung zu einem erheblichen Imageschaden, von dem sich Unternehmen nur schwer erholen.
Natürlich können sich die Personalabteilungen angesichts der sich verändernden Compliance-Landschaft überfordert fühlen, aber diese Trends und diese Haltung sind weltweit zu beobachten und wir sitzen alle im selben Boot. Es gibt auch gute Nachrichten: Noch nie standen Unternehmen so viele intelligente Technologien und leistungsstarke Tools zur Verfügung, die ihnen dabei helfen, die Einhaltung von HR-Vorschriften zu überwachen, sich vor Risiken zu schützen und – wichtiger noch – dafür zu sorgen, dass ihre Beschäftigten geschützt und gut betreut werden und sich so auf Innovation und Wachstum konzentrieren können.
Intelligente Technologien verändern das HR-Risiko
- Im gesamten Unternehmen sind relevante Daten integriert. Insbesondere bei einer Integration in moderne ERP-Systeme bieten zentrale, intelligente HR-Technologien Zugriff auf präzise Echtzeitberichte, unabhängig davon, welcher Abteilung die Beschäftigten angehören oder an welchem Ort der Welt sie sich befinden. Unabhängig davon, ob es darum geht, eine Compliance-Frage aus dem IT-Bereich zu beantworten oder zu ermitteln, wer im Produktionsbereich eine Sicherheitsschulung benötigt: Die HR-Teams benötigen für ihre Arbeit geräteunabhängige Tools, die sie nach Bedarf anpassen können. Und sie müssen ohne Verzögerung und „blinde Flecken“ auf relevante Datensätze in den Abteilungen zugreifen können.
- Compliance-Aktualisierungen werden in Echtzeit automatisiert. Um HR-Compliance sicherzustellen, müssen Unternehmen in Bezug auf Änderungen des Mitarbeiterstatus sowie Änderungen bei gesetzlichen, behördlichen und vertraglichen Vorschriften auf dem neuesten Stand sein. Moderne HR-Technologien unterstützen Unternehmen bei folgenden Aufgaben:
- Automatisierung der Suche nach und Umsetzung von neuen oder sich ändernden Vorschriften im gesamten globalen Geschäftsumfeld einschließlich entsprechender Benachrichtigungen
- Nutzung von Lokalisierungs-Frameworks im globalen Geschäftsumfeld und Zusammenarbeit mit regionalen Fachkräften für Software, die die länderspezifischen und regionalen Vorschriften kennen
- Automatische Erkennung des Mitarbeiterstatus und Benachrichtigung der arbeitgebenden Unternehmen
- Pflege von Kalendern und Teilnahmebescheiden in Bezug auf obligatorische Schulungen und weitere Zertifizierungen für Beschäftigte
Verbesserte Einhaltung von Vorschriften und geringeres rechtliches Risiko durch die Automatisierung von Compliance-Schulungen
- Datenschutz für Beschäftigte. Die Datennutzungs- und Datenschutzrechte von Beschäftigten variieren je nach Region, und Compliance-Anforderungen können bei diesem Thema eine große Herausforderung sein. Darüber hinaus wissen gute Unternehmen, wie wichtig es ist, ihre Beschäftigten zu schützen und eine Kultur des Vertrauens aufzubauen. Passende HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeiterdaten vollumfänglich zu schützen, Transparenz zu fördern und aktuelle Compliance-Standards einzuhalten. Zudem bietet sie eine Möglichkeit zur Audit-Kontrolle, um Vertrauen und Sicherheit zu schaffen.
- Globale Standardisierung und Automatisierung der Personalabrechnung. Stellt sicher, dass alle Gesetze, Regeln und Compliance-Kriterien in den Regionen, in denen das Unternehmens tätig ist, standardisiert umgesetzt und automatisch aktualisiert werden. Globale, durchgängige Kontrollen in der Personalabrechnung und bei Audits tragen zur Senkung der Risiko- und Betriebskosten bei. Personalabrechnungssysteme sind mit dem Finanzwesen über ein zentrales System verbunden, was den manuellen Aufwand bei Austausch und Erfassung von Daten für die Personalabrechnung reduziert, den Prozess beschleunigt und die Fehlerquote senkt. Das sorgt für eine solidere Datenbasis und eine umfassendere Sicht auf die Abrechnungs- und Leistungsdaten.
- Weltweit einheitliches HR-Experiences für die Beschäftigten. Vernetzte HR-Lösungen sorgen dafür, dass die Employee Experience standardisiert wird, und stellen die Unterstützung der Beschäftigten unabhängig von ihrem Arbeitsplatz sicher. Das sind wichtige Aspekte, um Beschäftigte zu binden und zu motivieren sowie das Risiko für Unzufriedenheit und Rechtsstreitigkeiten zu senken.
Die nächsten Schritte in Richtung globale HR-Compliance
Der Einsatz intelligenter Technologien kann zweifellos dazu beitragen, das Risiko einer Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verringern und ein konstant positives Arbeitsumfeld in Unternehmen sicherzustellen. Aber wir alle wissen natürlich, wofür das „H“ in HR steht: für die Menschen. Und im Fokus der Personalabteilung stehen immer die Beziehungen, die Kommunikation und die Interaktionen mit den Beschäftigten. Im Rahmen der Transformation und Modernisierung Ihrer Belegschaft ist es wichtig, zunächst erstklassige Change-Management-Strategien zu entwickeln und diese anschließend klar und deutlich in der gesamten Belegschaft zu kommunizieren. Beginnen Sie damit, die Silos bei Menschen und Systemen aufzulösen, und sprechen Sie mit den Teamleitungen in allen operativen Bereichen, um die kritischsten Risikobereiche und die interessantesten Möglichkeiten für kurz- und langfristiges Wachstum und Optimierungen zu ermitteln.
Wenn Sie bereit für den nächsten Schritt sind, suchen Sie nach Cloud-HR-Lösungen, die nicht nur benutzerfreundlich sind, sondern vollständig in Ihre Unternehmenslandschaft integriert werden können, unabhängig von Standort, Klassifizierung der Beschäftigten oder Abteilung.
HR-Compliance: Sind Sie bereit?
Erfahren Sie, wie Sie mit SAP SuccessFactors Ihr Unternehmen vor Risiken schützen können.
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