Ein ERP-System kann jedoch nicht die Schwachstellen zwischen Ihren Prozessen und denen Ihrer Lieferanten beseitigen.

Laut einer aktuellen Studie des Analystenhauses IDC sind E-Mails nach wie vor der am häufigsten genutzte Kanal für die Zusammenarbeit mit externen Handelspartnern und Lieferanten. Selbst einige der weltweit größten Unternehmen versenden Dokumente wie Bestellungen, Bedarfsprognosen, Rechnungen und Versandbestätigungen noch regelmäßig per E-Mail. E-Mails sind zwar ein gutes Mittel für die reguläre Geschäftskommunikation, aber für kritische Geschäftsvorgänge, bei denen direktes Feedback und Transparenz erforderlich sind, eignen sie sich weniger.

Stellen Sie sich vor, Sie senden eine Bestellung mit mehr als 100 Positionen per E-Mail an einen Lieferanten. Der Zweck dieser Bestellung ist es, wichtige Direktmaterialien für Ihren Fertigungsprozess zu beschaffen.

Was passiert, wenn an der Bestellung Änderungen vorgenommen werden? Oder wenn Ihr Kontakt beim Lieferanten im Urlaub ist und die E-Mail über längere Zeit unbeachtet im Posteingang bleibt? Wie erfahren Sie, dass sich die Lieferung bestimmter Artikel verzögert bzw. diese nicht vorrätig sind? Und wie schnell können Sie auf Änderungen reagieren, bevor diese sich negativ auf Ihr Unternehmen und Ihre Kunden auswirken?

Ein Geschäftsnetzwerk erweitert die Möglichkeiten Ihres ERP-Systems und ermöglicht eine nahtlose, digitale Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten und anderen Handelspartnern. Durch die Integration in Ihr ERP-System entsteht ein durchgängig digitaler Prozess. Darüber hinaus unterstützt ein Geschäftsnetzwerk Sie dabei, Ihre Effizienz, Transparenz und Compliance zu verbessern.

1. Automatisierung der Workflows für die Zusammenarbeit von Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung

Steigern Sie Ihre operative Effizienz durch digitale Zusammenarbeit in nahezu Echtzeit. In Ihrem ERP-System erstellte Bestellungen können über ein Geschäftsnetzwerk digital an Ihre Lieferanten übermittelt werden. Die Lieferanten können die Bestellung bestätigen und eine Vorab-Versandbenachrichtigung senden, sodass Sie wissen, dass die Bestellung eingegangen ist und wann die Lieferung eintreffen wird. Bei Änderungen an der Bestellung werden automatisch die zugehörigen Dokumente aktualisiert, wodurch ein vollständiger Prüfpfad für die gesamte Transaktion entsteht. Die folgende Abbildung zeigt den Dokumentenfluss zwischen Einkäufern und Lieferanten über ein Geschäftsnetzwerk.

Über ein digitales Online-Dashboard für Bestellungen können Ihre Lieferanten die Bestellungen einfach und ortsunabhängig verwalten. Ist ein Kontakt nicht verfügbar, können andere Teammitglieder die Bearbeitung problemlos übernehmen. Gleichzeitig können Einkäufer jederzeit den aktuellen Status ihrer Bestellung einsehen und den Fortschritt im Prozess nachverfolgen.

2. Vereinfachung der Ausgaben-Compliance

Ein Geschäftsnetzwerk ist weit mehr als ein digitales Hilfsmittel für den Dokumentenaustausch. Es lässt sich umfassend konfigurieren und bietet mehr als 100 Geschäftsregeln, die an Ihre individuellen Prozesse angepasst aktiviert werden können. Diese Regeln ermöglichen die automatische Validierung eingehender Dokumente von Lieferanten und reduzieren dadurch den Aufwand für manuelle Prüfungen und die Behandlung von Ausnahmen. So können Sie z. B. festlegen, dass Lieferanten nur tatsächlich versendete Mengen in Rechnung stellen dürfen oder dass sie Steuerwerte ausschließlich aus einer vorgegebenen Liste gültiger Optionen auswählen können.

3. Transparenz des Rechnungsstatus

Lieferanten können über einen Selfservice-Bereich im Geschäftsnetzwerk auf Rechnungs- und Zahlungsinformationen zugreifen. Dadurch sehen sie sofort, ob es Probleme mit einer Rechnung gibt, und können Maßnahmen ergreifen, um die Klärung und Zahlung zu beschleunigen. Gleichzeitig entfallen viele Anfragen per Telefon oder E-Mail an die Kreditorenbuchhaltung zum Status von Rechnungen und Zahlungen. Dadurch werden Ressourcen frei, die für strategisch wichtigere Aufgaben eingesetzt werden können.