PostNL: Transformation der Employee Experience durch intelligente Automatisierung der Personalabrechnung und KI
Seit 225 Jahren im Dienst besonderer Momente – Tendenz steigend
PostNL verbindet die Menschen in den Niederlanden seit mehr als zwei Jahrhunderten und bringt Pakete, Briefe und besondere Momente bis an jede Haustür im Land. Als vertrauenswürdiger nationaler Postdienst bewältigt PostNL an jedem Werktag durchschnittlich 1,2 Millionen Pakete und 6,3 Millionen Briefe. Mit SAP-SuccessFactors-Lösungen und KI-Funktionen durch den Copiloten Joule transformiert PostNL die Unterstützung der vielfältigen Belegschaft. Dies entlastet die Personalverantwortlichen von manuellen Aufgaben und ermöglicht eine personalisierte Employee Experience in Echtzeit.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Post- und Paketdienste | Den Haag, Niederlande | 32.400 Beschäftigte |
Zeitersparnis bei der Personalabrechnung – von fünf Tagen auf vier Stunden
erwartete Kostensenkung bei der Bearbeitung von Anfragen zur Personalabrechnung durch Joule
bis zum Abschluss der Cloud-Migration – termingerecht und über den Erwartungen
Solution Consultant, PostNL N.V.
Schluss mit fragmentierter Personalabrechnung: Präzision für eine vielfältige Belegschaft
Täglich bewegt PostNL weit mehr als Post und Pakete – hier werden Momente geliefert, die zählen. Ob ein Paket unter dem Weihnachtsbaum, ein Geburtstagsgeschenk oder eine handgeschriebene Karte von der Oma – jede Zustellung steht für eine wertvolle Verbindung zwischen Menschen. Hinter diesen Augenblicken steht ein komplexer Betrieb, getragen von tausenden Mitarbeitenden in den Niederlanden und darüber hinaus.
Menschen durch solche Momente zu verbinden, ist für PostNL weit mehr als reine Logistik – es ist die Essenz des Unternehmens. Bei der Modernisierung der Unterstützung für die 32.400 Mitarbeitenden stieß das Unternehmen jedoch auf eine Hürde: eine fragmentierte Personalabrechnung. Über 15 separate Anwendungen steuerten die Abrechnungsprozesse und resultierten in einem gespaltenen und wartungsintensiven System. Die Abwicklung der Personalabrechnung nahm monatlich fünf volle Tage in Anspruch – wertvolle Zeit, die die Personalabteilung lieber strategisch genutzt hätte.
Zeitweise bewältigten weniger als fünf Personalverantwortliche die monatliche Gehaltsabrechnung für 32.400 Mitarbeitende, von Zustellkräften und Lagerteams bis hin zur Verwaltung, mit individuellen Arbeitsverträgen, Zeitplänen und Vergütungsstrukturen. Die Erfassung von Mitarbeiterdaten, der Umgang mit ständiger Fluktuation und die Sicherstellung einer präzisen Gehaltsabrechnung für eine so vielfältige Belegschaft erwiesen sich als zunehmend schwierig.
Präzision war für PostNL ein Muss. Jeder Fehler in der Personalabrechnung hätte das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen erschüttern können. Das Unternehmen benötigte eine agile, skalierbare Lösung für eine effiziente Personalabrechnung, um jedem Mitarbeitenden Wertschätzung, Unterstützung und eine punktgenaue Vergütung zu garantieren.
Solution Consultant, PostNL N.V.
Bündelung der Personalabrechnung in der Cloud für Schnelligkeit und Präzision
PostNL traf die strategische Entscheidung, die fragmentierte Personalabrechnung mithilfe von SAP-SuccessFactors-Lösungen zu konsolidieren. Als Kunde von SAP SuccessFactors seit 2013 begann das Unternehmen seine Reise mit den Lösungen SAP SuccessFactors Learning und SAP SuccessFactors Talent, bevor die Entscheidung fiel, auch die zentralen Personal- und Abrechnungsprozesse in die Cloud zu verlagern.
PostNL startete die Transformation des Personalwesens mit dem Wechsel von der lokalen Lösung SAP ERP Human Capital Management hin zu SAP SuccessFactors Employee Central als zentrales Personalsystem. Anschließend vollendete das Unternehmen den Wandel mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, wobei 500.000 Personaldatensätze und 200 Gigabyte an Daten wie geplant in nur 20 Wochen migriert wurden.
Ergänzt durch die Funktionen des Payroll Control Centers bietet das neue System dem schlanken Personalteam von PostNL eine beispiellose Transparenz und Kontrolle über die Gehaltsabrechnung. Das System verarbeitet Mitarbeiterdaten aus SAP SuccessFactors Employee Central automatisch in Abrechnungsläufen, während die Erweiterung des Control Centers eine bessere Einsicht in Ausnahmen, Fehler und offene Aufgaben ermöglicht.
Steigerung der Effizienz in der Personalabrechnung und Stärkung der Mitarbeitenden durch KI
Die Cloud-Transformation von PostNL hat messbare Ergebnisse erzielt. Die Bearbeitungszeit der Personalabrechnung sank um 90 % – von fünf vollen Tagen auf nur vier Stunden. Das Cloud-Fundament bietet zudem die entscheidende Skalierbarkeit für das Geschäftsmodell von PostNL: Saisonale Spitzen bei hohem Paketaufkommen, etwa zur Weihnachtszeit, werden mühelos bewältigt, während sich das System flexibel an die stetigen Veränderungen des Personalbedarfs anpasst.
Das Team vollzog den Wandel vom reaktiven Berichtswesen zur proaktiven Problemlösung: Fehler werden nun direkt im System identifiziert und behoben, anstatt tagelang Berichte auszuwerten. Diese Zeitersparnis verschaffte der Personalabteilung den nötigen Freiraum, um sich auf strategische Schwerpunkte der Belegschaft und kontinuierliche Verbesserungen zu konzentrieren.
PostNL testete KI-Funktionen in SAP-SuccessFactors-Lösungen mit dem Copiloten Joule, um die tausenden jährlichen Anfragen zur Personalabrechnung zu bewältigen. Das Unternehmen wählte die Funktion „Explain Pay“ als ersten KI-Anwendungsfall aus. Damit können Mitarbeitende personalisierte Antworten auf Fragen zur Abrechnung erhalten, etwa zu Gehaltsschwankungen, Abzügen, Boni oder Unternehmensrichtlinien. Das erste Echo darauf zeigte, dass die Mitarbeitenden von der Klarheit und Schnelligkeit beeindruckt sind.
Von der Einführung von Joule erwartet PostNL eine Senkung der Supportkosten für die Personalabrechnung bei gleichbleibender Präzision und Vertrauen. Gleichzeitig hilft die Funktion der Belegschaft gleichzeitig dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: landesweit für ein Lächeln zu sorgen.
Solution Consultant, PostNL N.V.
Ausbau der KI-Funktionen für mehr Effizienz und Engagement
Aufbauend auf dem Erfolg der Cloud- und KI-Transformation plant PostNL, den Einsatz von SAP-SuccessFactors-Lösungen und Joule zu erweitern, um noch intelligentere, besser vernetzte Personalprozesse zu schaffen. Das Ziel ist es, KI-gestützte Erkenntnisse zu nutzen, um die Personalplanung zu optimieren, die Employee Experience zu verbessern und sicherzustellen, dass sich das Personalteam weiterhin auf das Wesentliche konzentrieren kann – die Unterstützung der Belegschaft.