Churchill Downs: Mit intelligentem Ausgabenmanagement zu Effizienz, Skalierbarkeit und Wachstum
Der Weg von Churchill Downs zur cloudbasierten Beschaffung
Churchill Downs Incorporated, der berühmte US-amerikanische Betreiber von Pferderennbahnen, sah sich im Zuge seines rasanten Wachstums mit einem neuen Wettlauf konfrontiert: dem gegen Ineffizienz. Denn die Ausgabendaten verteilten sich zunehmend über mehrere Systeme. Mithilfe von SAP-Ariba-Lösungen, die in SAP S/4HANA Cloud Public Edition integriert sind, wurden Prozesse vereinheitlicht und Kontrolle zurückgewonnen – so bleibt dieses legendäre Unternehmen auf Erfolgskurs.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Medien, Sport und Unterhaltung | Louisville, Kentucky | 10.000 Beschäftigte |
kleinere Lieferantenbasis – für eine zuverlässigere Lieferkette
zentrales System zur Optimierung von Ausgabendaten und Beschaffung
Vice President of Sourcing, Churchill Downs Incorporated
Überwindung der Grenzen isolierter Systeme und Prozesse
Churchill Downs, bekannt als Heimat des Kentucky Derby, ist mehr als nur eine Pferderennbahn für „die schnellsten zwei Minuten im Sport“. Mit dem Ziel, in allen seinen Objekten außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten, hat sich das Unternehmen zu einem landesweiten Betreiber von Casinos, Hotels und Unterhaltungsstätten entwickelt. Dieses Wachstum hat sowohl spannende Chancen als auch komplexe Herausforderungen mit sich gebracht, insbesondere im Bereich Ausgabenmanagement und Beschaffung.
Da Churchill Downs in den letzten Jahren rasant – und nahezu auf dreifache Größe – gewachsen ist, hatten die bestehenden Systeme Mühe, mit den Anforderungen eines modernen Ausgabenmanagements Schritt zu halten. Die Einsicht in die Ausgaben war fragmentiert, da die Daten über mehrere Systeme verstreut waren. Das machte es schwierig, sich ein klares Bild von den Kosten zu verschaffen.
„Unsere Daten waren an vielen verschiedenen Orten gespeichert. Sie zusammenzuführen erschien uns einfach, entpuppte sich aber als äußerst schwierig“, erzählt John Westbrook, Senior Director of Organizational Change Management bei Churchill Downs. Diese mangelnde Integration und Kontrolle über die Ausgaben bei Tausenden von Lieferanten wurde untragbar, wollte das Unternehmen doch seine Ressourcen optimieren und seine bekannte Exzellenz wahren.
Senior Director of Organizational Change Management, Churchill Downs Incorporated
Vereintes Ausgabenmanagement – mit Respekt vor der Tradition
Um seine Herausforderungen im Ausgabenmanagement zu bewältigen, entschied sich Churchill Downs für Lösungen von SAP Ariba und SAP Business Network. Diese vereinheitlichten die fragmentierten Beschaffungsprozesse des Unternehmens und ermöglichten eine Rundumsicht auf die Ausgaben für Lieferanten und Kategorien.
„Zu Beginn der Einführung haben wir uns auf Funktionen konzentriert, die unsere Einkaufs- und Rechnungsstellungsprozesse, den Lieferantenlebenszyklus und die Lieferantenleistung sowie die Beschaffungsaktivitäten verbessern würden, um eine solide Grundlage zu schaffen“, sagt Robert Weaver, Vice President of Sourcing bei Churchill Downs.
Diese Initiative ist jedoch nicht nur eine technische Verbesserung der Beschaffungsprozesse – sie stellt einen Wandel in der Unternehmenskultur dar. Zur Vorbereitung absolvierte das Team umfassende Schulungen und organisierte Roadshows, um die Funktionen von SAP Ariba und dem SAP Business Network vorzustellen – und gleichzeitig die gesamte Belegschaft für das neue System zu begeistern. Sowohl für erfahrene als auch für neue Beschäftigte bot diese Umstellung einen klaren, intuitiven Weg zu einer effizienteren und wirkungsvolleren Beschaffung.
„Der Übergang von überhaupt keinem System zu einem erstklassigen Tool erfordert praktische Schulungen, offene Kommunikation und regelmäßige Roadshows, um alle mit diesen leistungsstarken neuen Ressourcen vertraut zu machen“, betont Westbrook. „Diese Bemühungen tragen dazu bei, dass alle diese Veränderungen als positive Schritte betrachten, die endgültige Vision verstehen und sich letztendlich durch die ihnen zur Verfügung stehenden Tools gestärkt fühlen.“
Mit der Implementierung von SAP S/4HANA Cloud Public Edition erreicht Churchill Downs die Ziellinie. Durch die Verbindung von Beschaffung, Finanzwesen und Personalwesen in einem Cloud-ERP-System kann das Unternehmen seine Wachstumsziele erreichen und gleichzeitig seiner auf Exzellenz beruhenden Tradition treu bleiben.
Umsatz steigern und Kosten senken – in einer skalierbaren, datengestützten Umgebung
Durch diese Transformationsinitiative erzielte Churchill Downs Verbesserungen, die über die Effizienz der Beschaffung hinausgehen und zum Kern dessen vordringen, was das Unternehmen so einzigartig macht.
„Nach dem Derby ist vor dem Derby“, erklärt Westbrook und unterstreicht damit das ganzjährige unermüdliche Engagement, das diese Veranstaltungen so unvergesslich macht. „Mit SAP Ariba und SAP Business Network sind wir in der Lage, selbst kleinste Details zu berücksichtigen – von der Verwaltung von Lieferantenverträgen bis zur Koordination von Ressourcen –, und verfügen über einen integrierten 360-Grad-Überblick über die Geschäftsabläufe.“
Innerhalb von acht Monaten hat Churchill Downs zudem sein Lieferantennetzwerk deutlich reduziert – um mehr als 40 %. „Die Verkleinerung unseres Lieferantenpools von 5.000 auf 3.000 Lieferanten bedeutet, dass wir mit zuverlässigeren Partnern zusammenarbeiten“, erklärt Weaver.
Diese Veränderung in der Zusammenarbeit mit Lieferanten hat die Lieferkette des Unternehmens gestärkt und Ressourcen für wichtige Investitionen in Technologie- und Investitionsprojekte freigesetzt. Darüber hinaus haben Echtzeit-Datenanalysen über alle Ausgabenkategorien hinweg die Beschäftigten in die Lage versetzt, datengestützte, effiziente Entscheidungen zu treffen und sich so schnell an ein sich ständig veränderndes Umfeld anzupassen.
Außerdem verfügt Churchill Downs nach Abschluss der Umstellung auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition nun über eine vernetzte Suite, die Beschaffung, Finanzwesen und Personalwesen zusammenführt. Weaver ergänzt noch: „Mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition können wir detaillierte Ausgabenanalysen durchführen, den Cashflow genau prognostizieren und vollständige Transparenz über alle Finanzdaten gewinnen.“
Vice President of Sourcing, Churchill Downs Incorporated
Eine agilere, wettbewerbsfähige Basis für zukünftiges Wachstum
Die Weiterentwicklung der Beschaffungsprozesse mit SAP-Lösungen ist für Churchill Downs nur der erste Schritt. Weil das Unternehmen eine weitere Expansion anstrebt, werden integrierte SAP-Lösungen auch in Zukunft die entscheidende Grundlage für das Ausgabenmanagement und die Lieferantenoptimierung bilden.
„Wir haben uns für SAP als Partner entschieden, um die Disziplin, das Kostenmanagement und die Kontrolle zu fördern, die wir benötigen, um eine dynamischere Organisation zu werden“, betont Westbrook. „Diese strategische Partnerschaft wird unsere Geschäftstätigkeiten weiter vereinheitlichen und unseren raschen Wachstumskurs stützen.“
Mit Fokus auf Transparenz, Sichtbarkeit und Datengenauigkeit möchte Churchill Downs mithilfe von SAP-Lösungen die Erfahrungen von Kunden und Beschäftigten verbessern und dazu ein einheitliches System schaffen, von dem alle Beteiligten profitieren.
„Wir arbeiten hier bei Churchill Downs auf etwas Größeres hin. Wir sind in den letzten Jahren auf das Dreifache gewachsen, und SAP ist der Technologiepartner, der uns dabei helfen wird, erneut eine Verdopplung oder Verdreifachung zu erreichen“, resümiert Weaver.
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