American Eagle Outfitters: Neugestaltung der Beschaffungsprozesse und Lieferantenbeziehungen mit digitalen Lösungen
Umgestaltung des Einkaufs und des Lieferantenmanagements im Einzelhandel
American Eagle Outfitters (AEO) ist ein weltweit führendes Fachhandelsunternehmen, das über sein Markenportfolio hochwertige und trendige Kleidung, Accessoires und Körperpflegeprodukte anbietet. Weil das Unternehmen so schnell wächst, sollten die indirekten Beschaffungsprozesse und die Lieferantenbeziehungen überprüft und Änderungen vorgenommen werden, um möglichst effizient zu werden. SAP Business Network for Procurement und SAP-Ariba-Lösungen halfen dabei, die Prozesse zu vereinfachen und unternehmensweit konforme Einkaufsprotokolle bereitzustellen.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Einzelhandel | Pittsburgh, Pennsylvania (USA) | > 40.000 Beschäftigte |
Compliance bei Bestellungen (5 % über dem Zielwert)
Rechnungs-Compliance, für 48.000 Rechnungen jährlich (Zielwert)
an Ausgaben werden über das SAP Business Network abgewickelt.
Senior Manager Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Gestrafftes Beschaffungs- und Lieferantenmanagement im Einklang mit dem Geschäftswachstum
AEO verfügt über ein Portfolio einzigartiger, beliebter und langlebiger Marken mit einem Warensortiment, das aus hochwertiger, trendiger Kleidung, Unterwäsche, Sportbekleidung, Accessoires und Körperpflegeprodukten für Frauen und Männer besteht. Das Unternehmen betreibt Geschäfte in den USA, Kanada, Mexiko und Hongkong sowie Online-Shops in 80 Ländern. Darüber hinaus sind American-Eagle- und Aerie-Artikel in mehr als 260 internationalen Geschäften erhältlich, die von Lizenznehmern in rund 30 Ländern betrieben werden.
Da es keine zentrale Einkaufsorganisation gab, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, um das hohe Volumen an Lieferanten und Rechnungen zu verwalten. Für den Einkauf waren verschiedene Geschäftspartner zuständig, die jeweils genaue Aufzeichnungen und Bestellungen führen und gleichzeitig die Einreichung von Rechnungen und deren Abgleich verfolgen sollten.
AEO wollte auch neue Lieferanten in seine IT-Systeme integrieren. Das Unternehmen beabsichtigte zu steuern, wie die Fachanwender an den indirekten Einkauf und die Lieferantenbeziehungen herangehen – mit der Erkenntnis, dass Veränderungsmanagement und Schulung der Nutzer die Eckpfeiler des Erfolgs sein würden.
Senior Manager Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Maßgeschneiderte Zusammenarbeit und Aktivierung von Lieferanten durch digitale Lösungen
Um dem beträchtlichen Wachstum des Geschäfts- und Transaktionsvolumens von AEO gerecht zu werden, wurde eine digitale Transformation der Beschaffungsprozesse erforderlich. Das Unternehmen entschied sich für SAP Business Network for Procurement und SAP-Ariba-Lösungen. Dabei setzte es auf die Vielseitigkeit des Produktangebots und die reibungslosen Beschaffungskanäle, bei denen die Zusammenarbeit mit den Lieferanten und die intuitive Nutzererfahrung im Vordergrund stehen. Implementiert wurden SAP Ariba Contracts, SAP Ariba Sourcing und SAP Ariba Spend Analysis sowie die Funktion für den geführten Einkauf.
Durch die Kombination des Geschäftsnetzwerks mit diesen Lösungen kann AEO nun indirekte Ausgaben über mehrere Kategorien hinweg verwalten, z. B. Inventar, Betriebsmittel, Technologie, Logistik und Marketing. Das reicht von Büroklammern und Glühlampen bis hin zu Marketingkampagnen und digitalen Softwareprodukten. AEO war in der Lage, komplexe Transaktionsregeln und eine länderbezogene Logik für die Fakturierung zu erstellen. Das Serviceteam von SAP Business Network unterstützte das Unternehmen, die periodische Lieferantenaktivierung zu planen und robuste Standardverfahrensweisen für die Aktivierung zu definieren. So konnte AEO beispielsweise von einem Drei-Wege- auf ein Zwei-Wege-Abgleichsverfahren für Belege und Rechnungen umstellen. Außerdem kooperierte AEO eng mit dem Network Enablement Lead hinsichtlich der Regeln und Anforderungen für internationale Transaktionen und für das Einreichen der Umsatzsteuer in Mexiko. Das Unternehmen überarbeitet regelmäßig die Workflows in den Bereichen Bestellungen, Rechnungen, Berichte und transaktionale Verträge in SAP Business Network for Procurement.
AEO arbeitet mit internen und externen Teams zusammen, um mit der Lösung SAP Ariba Spend Analysis individuelle Taxonomien und Ausgabenanalysen zu konfigurieren. Sieben Quellsysteme fließen in die Lösung ein, um die Daten an einem zentralen Ort klar darzustellen. Durch die Integration der Lösung Concur Travel & Expense, die das Unternehmen für Online-Buchungen und Reisekostenabrechnungen einsetzt, mit SAP Ariba Spend Analysis fließen die Reiseausgaben in ein übersichtliches Tool ein. Darüber hinaus nutzt das Unternehmen die KI-Funktionen von Audit Services, um Spesenabrechnungen und Belege zu überprüfen.
Um Kurzanleitungen für wichtige Prozesse wie Rechnungsabgleich und ‑eingang, Bestellanforderungen und Änderungsaufträge zu entwickeln, setzte das Unternehmen den Service SAP Ariba Education and Training ein. Erfahrene und sachkundige Berater:innen von SAP Services and Support unterstützten bei der Gestaltung und Konfiguration der Benutzungsoberfläche, bei Best Practices und der Verfolgung von Leistungsindikatoren (KPI).
AEO konzentrierte sich auf die Einhaltung und Durchsetzung von Richtlinien für das Änderungsmanagement und die Compliance bei Bestellungen, um alle Transaktionen im Geschäftsnetzwerk durch den Service SAP Ariba Change Management zu steuern. Mithilfe detaillierter Berichte ermittelte das Unternehmen, was auf Kostenstellen- oder Abteilungsebene eingekauft wurde, und legte strenge Parameter dafür fest, was für eine Rechnung mit oder ohne Bestellung erforderlich ist.
Senior Manager Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Wertvolle Einblicke in die Ausgaben und verbesserte Compliance
Durch die Implementierung der Lösungen SAP Business Network for Procurement und SAP Ariba kann AEO seine Ausgaben über sieben verschiedene Integrationen verwalten, die sich an der eigenen Taxonomie orientieren. Dank der Integrationen mit mehreren Quellsystemen erhält das Unternehmen einen schnellen Zugriff auf Ausgabendetails aus diesen Systemen und eine robuste und umfassende Berichterstattung nach Lieferanten und Abteilungen in einem Tool. Die als „bahnbrechend“ bezeichneten Ausgabeneinblicke und Analysen ermöglichen es dem Team für den strategischen Einkauf, Beschaffungs- und Einsparmöglichkeiten zu ermitteln. Auf der Transaktionsebene kann das Team auf sich abzeichnende Trends reagieren, sei es bei der Aktivierung des Katalogs oder bei der Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen für bestimmte lieferantenspezifische Branchen. Dies hilft dem Unternehmen, fundiertere Entscheidungen im Beschaffungsprozess zu treffen.
Die Automatisierung von Bestell-, Rechnungs- und Vertragstransaktionen für Lieferanten und interne Partner erhöht die Bandbreite für das breitere Beschaffungsteam. Es kann sich so auf strategische Initiativen konzentrieren, die relevante Ergebnisse für AEO liefern, beispielsweise Beschaffungs- oder Einkaufsprogramme wie Concur Travel & Expense und Arbeitgeberprogramme, die ebenfalls SAP-Technologie nutzen. Die nachgelagerte Komponente der SAP-Ariba-Lösungen ermöglicht es dem Unternehmen, die Compliance mit weniger Aufwand zu verbessern. Die Zielvorgabe von 80 % oder mehr für die Compliance der Bestellungen wird durchweg erreicht, was sich in Kosteneinsparungen niederschlägt. Für die Aktivierung wird eine Rechnungs-Compliance von 75 % angestrebt. Bei den mehr als 62.000 jährlichen Rechnungen liegt AEO in der Regel bei oder knapp über dieser Quote.
Dies wirkt sich positiv auf die Beziehungen zu den Lieferanten aus, da sie nach der Einbindung ein gewisses Maß an Vertrautheit mit dem SAP Business Network als zentraler Anlaufstelle entwickeln. Sie brauchen sich nicht mehr mit Geschäftspartnern in Verbindung zu setzen oder PDF-Rechnungen zu verschicken, und sie können die Zahlungspläne über das Netzwerk verfolgen. E-Mails und Telefonanrufe werden reduziert, da Fragen und Mitteilungen zentral an die richtigen Ansprechpartner:innen gelangen. AEO nutzt das Lieferanteninformationsportal, um den Lieferanten wichtige Nachrichten und Lieferketteninformationen zukommen zu lassen. Parallel dazu stärken Lieferantentreffen, Softwareschulungen und regelmäßige Aktualisierungen des Schulungsmaterials durch SAP zur Anpassung an neue Releases und Funktionen ebenfalls die Beziehungen zu den Lieferanten.
Das Unternehmen führt eine Mischung aus großen und Ad-hoc-Lieferantenaktivierungswellen durch – eine große Welle pro Quartal und eine regelmäßige wöchentliche Welle. Dabei wird AEO vom Serviceteam von SAP Business Network unterstützt, indem es eine „Hyperfokussierung“ bei der Implementierung einer neuen Region ermöglicht. So führte das Unternehmen beispielsweise in Mexiko eine Kampagne zur Aktivierung und Compliance von Bestellungen durch, als es Lieferanten im asiatisch-pazifischen Raum integrierte. Bei der Messung von Aktivierungs-KPIs auf der Grundlage der Anzahl von Rechnungen, die über das SAP Business Network laufen, liegt der Anteil an den Gesamtrechnungen in Mexiko konstant bei rund 91 %. Der Compliance-Wert liegt hier bei 90 %. Mit anderen Worten: 90 % der Ausgaben werden über eine Bestellung getätigt – dank der Fähigkeit, sowohl alle erforderlichen Unterlagen für das Land elektronisch zu erfassen als auch die Bestellungen über das Netzwerk zu übermitteln.
Senior Manager Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.