CITIC Pacific Mining: Intelligente Compliance-Prozesse auf Basis von SAP BTP sorgen für die Sicherheit der Mitarbeitenden
Der gemeinsame Weg von CITIC Pacific Mining und SAP
Um für die Sicherheit seiner Mitarbeitenden zu sorgen und die Validierung und Pflege von Compliance-Dokumenten zu optimieren, plante CITIC Pacific Mining Management Pty Ltd. eine Erweiterung der bestehenden SAP-SuccessFactors-Lösungen. In Zusammenarbeit mit DalRae Solutions und dem Cloud-Success-Services-Team wurde ein dediziertes Dokumentenmanagementsystem auf Basis von SAP Business Technology Platform (SAP BTP) entwickelt.
| Branche | Region | Unternehmensgröße | Partner |
| Bergbau | Perth, Australien | >5.000 Mitarbeiter | DalRae Solutions |
jährliche Einsparungen bei der Mitarbeiterproduktivität
Zeitersparnis in der Schulungsadministration durch Automatisierung
bis zur Amortisation erwartet
Superintendent of Learning Systems, CITIC Pacific Mining Management Pty Ltd.
Automatisierung des Dokumentenmanagements zur Vereinfachung von Compliance-Erklärungen und Verbesserung des Arbeitsschutzes
CITIC Pacific Mining Management Pty Ltd. und dessen Muttergesellschaft Sino Iron bilden einen vollständig integrierten Konzern mit Sitz an der Küste der westaustralischen Region Pilbara, der Magnetit fördert, verarbeitet und exportiert.
Der Tagebau ist eine komplexe und hochriskante Förderform und erfordert umfangreiche Schulungen sowie eine umfassende Compliance-Dokumentation durch CITIC und dessen Partner. Die Zusammenstellung von Führerscheinen, Genehmigungen für riskante Tätigkeiten und anderen Nachweisen setzt umfangreiche Schulungen für Partner voraus. Diese Herausforderung kann dazu führen, dass Mitarbeitende die erforderlichen Nachweise vor Ort nicht vorlegen können.
Selbst wenn alle Compliance-Dokumente korrekt sind, kosten manuelle Erklärungen und Überprüfungen – ebenso wie Aufzeichnungen, Aktualisierungen und Berichte – viel Zeit und bergen das Risiko menschlicher Fehler. Darüber hinaus kann die Gültigkeit von Compliance-Dokumenten unbemerkt ablaufen, wodurch zusätzliche Sicherheitsrisiken für die Belegschaft entstehen. Die Nutzung unverschlüsselter E-Mails erhöht zudem das Risiko für die unerwünschte Offenlegung personenbezogener Daten.
Bei CITIC Pacific Mining sollte die Software für das Personal- und Schulungsmanagement zu einem dedizierten Dokumentenmanagementsystem weiterentwickelt werden. Die Lösung sollte eine integrierte Self-Service-Anwendung zum Hochladen von Dokumenten sowie einen automatisierten Workflow zum Aufzeichnen, Speichern und Aktualisieren von Compliance-Datensätzen enthalten.
Superintendent of Learning Systems, CITIC Pacific Mining Management Pty Ltd.
Gemeinsame Innovation von SAP und DalRae Solutions zur Entwicklung eines sicheren Compliance-Dokumentenmanagementsystems
CITIC nutzte bereits SAP-SuccessFactors-Lösungen zur Verwaltung seiner internen und externen Mitarbeitenden. In Zusammenarbeit mit DalRae Solutions und dem Cloud-Success-Services-Team wurde ein dediziertes Dokumentenmanagementsystem auf Basis von SAP Business Technology Platform (SAP BTP) entwickelt und implementiert. In einer Reihe von Design-Thinking-Workshops wurden die Anforderungen und der Entwicklungsplan festgelegt.
Cloud Success Services unterstützte bei der Konfiguration der Lösung SAP SuccessFactors Learning, bei deren Integration in SAP BTP und bei der Umsetzung von Änderungen am Identity-Authentication-Service, der auf SAP BTP ausgeführt wird.
SAP SuccessFactors Learning stellt die Struktur für die Verwaltung von Compliance-Dokumenten als Schulungselemente bereit, sodass keine Änderungen an Kerngeschäftsprozessen erforderlich waren. SAP BTP ermöglichte die Automatisierung und Digitalisierung der Dokumenten-Compliance mithilfe der Lösung SAP Build Process Automation und des Service SAP Document Management. SAP BTP bietet außerdem eingebettete Integrationen, Entwicklungstools und mobile Funktionen sowie die Widerstandsfähigkeit gegen Cyberangriffe, die CITIC zum Schutz von Compliance- und Personaldaten benötigte (siehe Abbildung).
Die neue Anwendung bietet Mitarbeitenden und Auftragnehmern eine einfache, schnelle und bequeme Möglichkeit zur Dokumentation der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung, Eingabe und Validierung von Informationen. Alle Daten werden an einem Ort gespeichert, und das System ist immer auf dem neuesten Stand. Dadurch ist die Compliance jederzeit sichergestellt. Darüber hinaus sorgt eine durchgängige Verschlüsselung für die Sicherheit der Mitarbeiterdaten und für Datenschutz.
Produktivitätssteigerung, Kosteneinsparung und mehr Sicherheit für die Belegschaft durch verbesserte Compliance
Mit der neuen Compliance-Anwendung sparen die Administratoren von CITIC Zeit und Aufwand, indem sie die Verantwortung und Kontrolle beim Einreichen von Nachweisen auf die Mitarbeitenden und Auftragnehmer übertragen. Sie verfügen jetzt über eine einfache, schnelle und bequeme Möglichkeit, Compliance- und Sicherheitsdokumentation über ein benutzerfreundliches Self-Service-Portal hochzuladen. Der Abruf relevanter Informationen wie Geburtsdatum oder Ausstellungs- und Ablaufdatum von Dokumenten erfolgt automatisch ganz ohne manuelle Extraktion. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch menschliche Fehler. Auch die Weiterleitung von Dokumenten an die entsprechenden Mitarbeitenden zur Prüfung und Genehmigung wird anhand strukturierter Workflows und Geschäftsregeln automatisiert. Dadurch entsteht ein überprüfbarer digitaler Datensatz, und unverschlüsselte E-Mail-basierte Prozesse gehören der Vergangenheit an. Erinnerungen zur Aktualisierung von Compliance-Dokumenten werden ebenfalls basierend auf dem extrahierten Ausstellungsdatum, dem Ablaufdatum und anderen vorab eingerichteten Geschäftsregeln ausgelöst, sodass externe Mitarbeitende an das Hochladen neuer Dokumente erinnert werden, bevor die aktuellen Dokumente ablaufen.
Durch rollenbasierte Zugriffskontrolle hat nur das erforderliche Personal Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten, während eine vereinfachte Single-Sign-On-Architektur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung die Anmeldung von Mitarbeitenden und Auftragnehmern vereinfacht und sicherer gestaltet.
Da die Compliance nun einfacher und effizienter sichergestellt werden kann, hat CITIC rund 300.000 Australische Dollar und rund 200 Tage in der Schulungsadministration eingespart. Tatsächlich erwartet CITIC eine vollständige Amortisation seiner Investition schon innerhalb der ersten sechs Monate. Berücksichtigt man zudem auch strengere Compliance- und Sicherheitsvorgaben für die Mitarbeitenden von CITIC, erweist sich das neue Dokumentenmanagementsystem als äußerst nützlich.
SAP-Partner im Fokus
Der SAP-Partner DalRae Solutions brachte umfangreiches Fachwissen über SAP-Technologie und insbesondere SAP BTP sowie eine äußerst engagierte und qualifizierte Belegschaft in das Projekt für die Compliance-Dokumentenverwaltung bei CITIC Pacific Mining ein. Die Berater von DalRae arbeiteten eng mit dem Cloud-Success-Services-Team zusammen, um gemeinsam eine passgenaue Lösung zu entwickeln, mit der CITIC einerseits Sicherheit und Arbeitsschutz verbessern, andererseits aber auch Zeit und Geld einsparen kann und so weiterhin von der Zusammenarbeit mit SAP profitiert.