Britvic: Einfaches und transparentes Beschaffungs- und Lieferantenmanagement
Der gemeinsame Weg von Britvic und SAP
Beschaffung und Lieferkette sind für Britvic plc, den größten Anbieter von Marken-Erfrischungsgetränken in Großbritannien, entscheidende Komponenten des operativen Betriebs. Um sein Gesamtkonzept zu unterstützen und den Einkauf und die Rechnungsstellung einfacher und präziser zu gestalten, setzte Britvic auf SAP-Ariba-Lösungen.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Konsumgüter | Hemel Hempstead, England | 3.800 Beschäftigte |
generierter Pipeline-Wert, plus 26 Mio. GBP Umlaufvermögen
an indirekten Ausgaben (38 %), inzwischen katalogbasiert
der Bestellanforderungen jetzt per Selfservice
CFO, Britvic plc
Beschaffungsprozesse und ‑daten vereinheitlichen und standardisieren
Als größter Hersteller von Erfrischungsgetränken in Großbritannien und exklusiver Abfüllpartner von PepsiCo ist Britvic plc für den reibungslosen Ablauf der weltweiten Geschäftstätigkeit auf die Beschaffung angewiesen.
Allerdings bremsten veraltete Systeme, Prozesse und Daten die Beschaffung aus. Oft wussten die Mitarbeitenden auch nicht, welchen Prozess und Lieferanten sie einsetzen sollten. Bei Führungskräften im Warengruppenmanagement führten fehlende Dateneinblicke zu Unzufriedenheit. Die Kreditorenbuchhaltung lehnte regelmäßig ungenaue Rechnungen von Lieferanten ab. Und die Finanzteams bezogen ihre Daten aus so vielen Systemen, dass eine konsolidierte Sicht auf die Leistungszahlen nur schwer zu erhalten war.
Um Prozesse zu optimieren und die Beschaffung an der Gesamtgeschäftsstrategie auszurichten, benötigte Britvic eine einheitliche Lösung für den gesamten Beschaffungsprozess.
Procurement Transformation Director, Britvic plc
Den Source-to-Pay-Prozess neu gestalten
Um die Herausforderungen in der Beschaffung zu bewältigen, hat Britvic mit SAP-Ariba-Lösungen den gesamten Source-to-Pay-Prozess neu gestaltet.
Das Projekt, dessen Fokus auf Großbritannien und Irland lag, umfasste 2.100 Mitarbeitende, 1.700 Lieferanten und Ausgaben in Höhe von 650 Millionen Pfund. Die Implementierung nach der SAP-Activate-Methodik wurde innerhalb von 18 Monaten und in drei Phasen abgeschlossen: Source-to-Contract, Procure-to-Pay und schließlich die Zusammenarbeit in der Lieferkette. Mit der Lösung SAP Analytics Cloud wurden Berichte zum neuen Source-to-Pay-Prozess erstellt und der Gesamtnutzen des Projekts gemessen.
Entscheidend für den Erfolg des Projekts war das Änderungsmanagement bei Britvic, und es wurden Stakeholder aus den Bereichen IT, Recht, Finanzwesen, Bedarfsmanagement, Beschaffung, aus den Werken sowie externe Lieferanten einbezogen. Darüber hinaus wurden Beschaffungsrollen für Nachhaltigkeit und das Rohstoffrisikomanagement hinzugefügt und ein neuer Governance-Prozess für die Bezugsquellenfindung eingeführt. Shared Services für Einkauf und Beschaffung sowie ein Center of Excellence waren weitere Neuerungen.
Business Process Lead, Britvic plc
Einfachere und transparentere Beschaffung
Britvic hat mit SAP-Lösungen den Beschaffungsprozess optimiert und vereinfacht.
Durch das neue Beschaffungsmodul konnte nicht nur ein Pipeline-Wert von mehr als 15 Millionen Pfund, sondern auch ein Umlaufvermögen in Höhe von 33 Millionen Pfund generiert werden. Zudem verbessert eine neue Klauselbibliothek die Vertragseinhaltung und ermöglicht Vorabgenehmigungen, die den Prozess beschleunigen und die Abhängigkeit von der Rechtsabteilung verringern.
38 % der indirekten Ausgaben von Britvic sind jetzt auf den geführten Einkauf mit Katalogen zurückzuführen. Dadurch lassen sich Ausgaben besser kategorisieren und Einkaufsfachkräfte ganz unkompliziert zu bevorzugten Lieferanten leiten. Auch der Prozess der Bestellanforderungen wurde beschleunigt: Inzwischen werden 86 % der Bestellungen per Selfservice bearbeitet und die indirekten Bestellungen nicht mehr per E-Mail, sondern über SAP Business Network ausgestellt und abgerechnet. Dadurch kann sich die Beschaffung auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Auch für die Lieferanten ergeben sich Vorteile: Die durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit soll von elf auf fünf Tage reduziert werden, sodass sie früher über ihr Geld verfügen und ihren Cashflow verbessern können.
CPO, Britvic plc
Der Blick nach vorn: verbesserte Governance und automatisierte Analysen
Inzwischen sind 88 % der Lieferanten eingebunden und Britvic blickt auf die nächste Phase der digitalen Transformation der Beschaffung.
Neben der Verwaltung von Lieferantenverträgen mithilfe standardisierter Workflows und digitalem Dokumentenmanagement läuft ein Pilotprojekt, in dessen Rahmen alle Lieferpläne für die Zusammenarbeit in der Lieferkette und die Bestellkooperation auf SAP Business Network übertragen werden sollen. Britvic verspricht sich davon noch mehr Transparenz, da E-Mails in den Hintergrund treten und die Zusammenarbeit mit Lieferanten über ein zentrales System erfolgt. Dabei werden Preise über Lieferpläne und Bestellungen ausgetauscht, Bestellwerte angepasst und Lieferavise verwendet, um Versandmengen und Wareneingänge zu bestätigen. Bei etwa 100 Großlieferanten geht Britvic von einer Integration von SAP Business Network mit eigenen Backend-Systemen aus, sodass keine Bestellungsumwandlungen mehr erforderlich sind.