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Professor, der zwei Studenten zeigt, wie man Laborgeräte anwendet

University of Toronto: 
Modernisierung des Personal-wesens für ein besseres Mitarbeitererlebnis

Der gemeinsame Weg der University of Toronto und SAP

Als die University of Toronto ihre digitale Transformation begann, war den Verantwortlichen klar, welchen Wert die Modernisierung des Personalwesens hat. Die Universität führte SAP S/4HANA und SAP-SuccessFactors-Lösungen ein, um ihre Talentmanagement-Suite zu aktualisieren und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Mit SAP-Lösungen für HR-Kernfunktionen, Forschung und Finanzwesen sparen die Mitarbeiter jetzt viel Zeit und Aufwand.

50

%

Zeitersparnis beim Monatsabschluss

25

%

schnellere Batchverarbeitung

< 1

Minute für benutzerdefinierte Berichte – früher mehr als 15 Minuten

Durch die Umstellung auf SAP S/4HANA hat unsere Universität ein robustes digitales Fundament für die Zukunft. Wir haben uns für SAP-SuccessFactors-Lösungen entschieden, weil wir ein intelligentes Unternehmen mit einem optimalen Mitarbeitererlebnis und einer integrierten Plattform schaffen wollten.

Cathy Eberts
Director – Enterprise Applications und Deputy CIO
University of Toronto

Die Herausforderung

Neuausrichtung des Talentmanagements und Entscheidungsfindung für die Zukunft

Die University of Toronto wurde im Jahr 1827 gegründet und hat sich seitdem zur größten Universität Kanadas entwickelt, die beim Lernen, Entdecken und Schaffen von Wissen eine Vorreiterrolle einnimmt. Mit starkem Fokus auf Innovation bietet sie vielfältige und umfassende Studienbereiche, die um vertraute Lerngemeinschaften herum organisiert sind.

Um ein so dynamisches Netzwerk von Studierenden, Wissenschaftlern und Alumni zu fördern, unterhält die Technologieabteilung der Universität Kerngeschäftsprozesse und ‑systeme in der Finanz-, Personal- und Forschungsverwaltung, die etwa 33.000 Nutzern Zugang zu vielen Services gewähren. Dazu gehören Mitarbeiter-Self-Services und Online-Anwendungen für Forschungsverwaltung, Personalabrechnung sowie Finanz- und Beschaffungsentscheidungen.


Nach der Einführung des Plans „Towards 2030“ zur Stärkung ihrer Position als weltweit führendes Forschungszentrum musste die Universität ihre Technologiegrundlage an dieser Vision ausrichten.


Da die Unterstützung für die alte Softwareumgebung auslief, begann die University of Toronto mit einem umfassenden Validierungsprozess. Externe Berater informierten sich bei Mitarbeitern und Akademikern aus der Leitungsstruktur der Universität genau über deren Bedürfnisse. Auf Grundlage dieser Anforderungen beschloss die Universität, ihre Verwaltungsmanagementsysteme von der SAP-ERP-Anwendung auf SAP S/4HANA zu migrieren und SAP-SuccessFactors-Lösungen einzuführen.  

Die Einführung der SAP-SuccessFactors-Lösungen war für uns ein entscheidender Wendepunkt, weil sie die Employee Experience drastisch verbessert und die Personalabteilung zu einem strategischen Partner in unserer Organisation gemacht hat.

Cherilyn Nobleza
Executive Director, HR Transformation and Analytics, Division of HR and Equity
University of Toronto

Die Lösung

Verbesserung der Leistung und Wegbereiter für weitere Modernisierungen

Im Rahmen ihres drei- bis fünfjährigen Modernisierungsprogramms zur Umgestaltung der zentralen Personal-, Forschungs- und Finanzsysteme sowie der gesamten Talentmanagement-Suite migrierte die Universität von Toronto diese Systeme auf Microsoft Azure, bevor sie auf eine intelligente ERP-Infrastruktur umstieg.

 

Für die Systemumstellung auf SAP S/4HANA nutzte die Universität das Programm SAP Early Adopter Care, das den Einsatz eines Projektcoaches vorsah. Der Coach ermittelte die genauen Schritte zur Vorbereitung der Konvertierung und Integration und konnte auf diese Weise das Projektrisiko minimieren.

 

Um ihren Plan „Towards 2030“ zu realisieren, musste die Universität auch die Rolle des Personalwesens neu ausrichten. Zu diesem Zweck wurden Transaktionen automatisiert, die unnötig Personalressourcen beanspruchten. Diese Ressourcen standen dann für die Gewinnung und Entwicklung von Talenten zur Verfügung, was wiederum den Geschäftszielen zugute kam.

 

Papiergebundene Aufgaben wie die Bearbeitung von 116.000 Urlaubsanträgen pro Jahr und andere routinemäßige HR-Prozesse wie die Verwaltung von Arbeitszeitblättern erforderten einen erheblichen Personalaufwand. Um diese und andere Talentmanagement-Prozesse zu digitalisieren, führte die Universität das SAP-SuccessFactors-Portfolio ein. Dazu gehörten auch die Lösungen SAP SuccessFactors Performance & Goals, SAP SuccessFactors Learning und SAP SuccessFactors Recruiting.

Das Ergebnis

Im Wettbewerb gut aufgestellt – positives Mitarbeitererlebnis von der Einstellung bis zum Ausscheiden

Seit dem Wechsel zu SAP S/4HANA wird der Monatsabschluss der Universität Toronto in der Hälfte der Zeit erledigt. Die Batchverarbeitung wird 25 % beschleunigt, und einige benutzerdefinierte Berichte sind jetzt um mehr als 90 % schneller als zuvor verfügbar. Nicht weniger als zehn Systeme wurden stillgelegt, um eine optimierte Landschaft zu schaffen und Kosten zu senken. Gleichzeitig bietet die Universität nun ein konsistentes, intuitives und optimiertes Nutzererlebnis für alle Hire-to-Retire-Prozesse – über einen zentralen Zugriffspunkt auf die leistungsstarken Talentmanagement-Lösungen.

 

Durch die Konsolidierung unterschiedlicher Lernanwendungen in einem einzigen, einheitlichen Lernmanagementsystem mit SAP SuccessFactors Learning kann die Universität nun Mitarbeiterschulungen und Compliance-Anforderungen besser unterstützen. Mit diesem modernen Lernmanagementsystem ist die Universität auch führend bei der Schulung ihrer Mitarbeiter für den digitalen Arbeitsplatz und bei der Ermittlung der Fähigkeiten, die künftige Führungskräfte brauchen. Dieser Ansatz steht im Einklang mit der Geschäftsstrategie der Universität und den persönlichen Lernzielen der Mitarbeiter und macht die Personalabteilung zu einem strategischen Geschäftspartner.

 

Mit SAP SuccessFactors Performance & Goals haben Leistungsbewertungen an der Universität an Aussagekraft und praktischem Nutzen gewonnen. Mit dieser intuitiven Lösung verschaffen sich die Mitarbeiter einen Überblick über ihre jährlichen Leistungen und finden andere Kollegen und Führungskräfte, die im Rahmen der Leistungsbewertung konsultiert werden sollten. Ein automatisierter Workflow kommuniziert mit diesen Kollegen. Dadurch wird das Anfordern und Übermitteln von Feedback bei Abschlussbeurteilungen beschleunigt und manueller Aufwand komplett eliminiert.

 

Die Universität genießt seit jeher den Ruf eines attraktiven Arbeitgebers und zieht jedes Jahr mehr als 150.000 Bewerber aus aller Welt an. Mit dem Einsatz von SAP SuccessFactors Recruiting wird die Personalbeschaffung durch die direkte Integration in das Personalinformationssystem der Universität besser unterstützt. Zudem bietet die Lösung eine unkomplizierte und reaktionsschnelle Oberfläche für Recruiter und Einstellungsverantwortliche sowie einen vereinfachten Bewerbungsprozess für Bewerber.

Ausblick

Planung für ein Universitätsleben nach der Pandemie

Die University of Toronto blickt voraus auf die künftige Belegschaft und die akademische Struktur nach der Pandemie und setzt bei ihren strategischen Prioritäten auf mehr Automatisierung und digitale Zusammenarbeit.

 

Die Universität plant die Einführung der Lösung SAP SuccessFactors Employee Central und deren Integration in ihre Suite bestehender SAP-SuccessFactors-Lösungen. Dadurch entsteht ein zentraler Datenpool für alle Mitarbeiterdaten und eine intuitive Plattform für Personalanalysen und ‑berichte.

 

Außerdem steht ein Projekt zur Einführung der Lösung SAP SuccessFactors Succession & Development an. Der Plan sieht vor, die Entwicklung von Personen und Talentpipelines zu beschleunigen, die auf bestimmte Funktionen abgestimmt sind und die Prioritäten Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration unterstützen.

 

In einer Welt, in der viele Recruiting-Prozesse weiterhin virtuell und online abgewickelt werden, wird die Einführung elektronischer Signaturen immer wichtiger. Die Universität hofft, die Anwendung SAP Signature Management by DocuSign integrieren zu können, um den Kandidaten über SAP SuccessFactors Recruiting ihre Angebote mit E-Signatur zu unterbreiten.

 

Mit der Umstellung ihrer Kernsysteme auf SAP S/4HANA, mit den höheren Geschwindigkeiten und besseren Berichtsfunktionen für ihre zentralen Personal- und Forschungsinformationssysteme, hat die University of Toronto eine solide Grundlage für die Zukunft. Sie wird dadurch in der Lage sein, Innovationen mit modernen Technologien zu entwickeln und von datengestützter Entscheidungsfindung zu profitieren.

SAP hilft der University of Toronto, mehr zu erreichen

Wichtigste Geschäftsergebnisse und ‑vorteile

  • Schaffung einer Grundlage für die Modernisierung der operativen Kernprozesse, Abschaffung manueller Prozesse und papiergestützter Systeme
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter und Verwaltungspersonal für alle Prozesse von der Einstellung bis zum Ausscheiden mit integrierten HR-Lösungen in der Cloud
  • Harmonisierte und optimierte Mitarbeitererlebnisse mit fortschrittlichen und integrierten digitalen HR-Lösungen
  • Einsparungen in Höhe von voraussichtlich 1,5 Millionen Dollar durch Automatisierung von Urlaubsantragsverfahren

Eingesetzte Lösungen und Services

  • SAP-SuccessFactors-Lösungen verbessern die Employee Experience mit mitarbeiterorientierten Lösungen, die auf die Bedürfnisse und Ziele einer individuellen Belegschaft zugeschnitten sind.
  • SAP S/4HANA bietet eine Grundlage für die digitale Transformation mit einem intelligenten ERP-System, das in zentrale Unternehmenslösungen und intelligente Technologie integriert ist.

Über die University of Toronto

Die University of Toronto ist die größte Universität Kanadas und nimmt seit dem Jahr 1827 eine Vorreiterrolle in den Bereichen Lernen, Forschung und Wissensaufbau ein. Mit mehr als 560.000 erfolgreichen Alumni auf der ganzen Welt hat die Universität einen bedeutenden Einfluss auf lokaler und globaler Ebene.

Branche Region Unternehmensgröße
Hochschulen und Forschungseinrichtungen Nordamerika 22.000 Mitarbeiter
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