Vad är en tjänstespecifikation?

Betydelse för tjänstespecifikation i företag

En tjänstespecifikation är ett juridiskt bindande affärsavtal mellan två parter som gör det möjligt för arbetsgivare att anlita externa konsulter med specialiserade kompetenser för att slutföra specifika uppgifter. Den beskriver ett projekts omfattning, tidslinje, kostnad och nyckeltal. Det kan även täcka andra aspekter av ett projekt, till exempel resursåtkomst och teamanpassning, och representerar ofta en viktig del av en förfrågan om förslag (RFP) mellan kunder och leverantörer.

Det finns tre huvudtyper av tjänstespecifikationer:

1. Design- eller detaljtjänstespecifikation
   En typ av tjänstespecifikation som beskriver alla uppgifter, processer och föreskrifter som ska följas för att slutföra ett projekt eller utveckla en produkt eller tjänst. Eftersom köparen levererar alla krav för hur arbetet ska slutföras tar de större risk om utfallet blir bristfälligt. Denna variation används ofta inom den offentliga sektorn, tillverkningsindustrin och byggbranschen.
2. Insatsnivå
   Kallas även tjänstespecifikationer för "tid och material" eller "enhetspris". Denna variant av tjänstespecifikation anger de enheter eller den tid som tillbringats plus material som behövs för att slutföra ett projekt. Den används ofta i korttidskontrakt och är populär bland frilansare, konsulter och entreprenörer.
3. Prestationsbaserad tjänstespecifikation
   En ofta använd tjänstespecifikation som fokuserar på resultat. Den definierar ett projekts syfte, vilka resurser som ska tillhandahållas, förväntad kvalitet och leverabler. Hur arbetet utförs lämnas dock över till uthyrande företag, vilket gör det till den valda tjänstespecifikationen för många företag. Risk i denna typ av tjänstespecifikation brukar delas mellan uthyrande företag och kund.

Oavsett vilken typ av tjänstespecifikation du väljer är det viktigt att ställa in specifika förväntningar för varje part. Eftersom många intressenter i en organisation kan konsultera en tjänstespecifikation – inklusive projekt- och kontraktsansvariga, leverantörer och inköp – spelar tydligt definierande ansvar en viktig roll när det gäller att minimera tvister, förhindra onödiga förhandlingsrundor och hålla kostnaderna i schack.

Fördelarna med en välutformad tjänstespecifikation

En tydligt definierad tjänstespecifikation hjälper till att minimera risker, förhindra krypning av omfattning och samordna intressenter från början av ett projekt. Ännu viktigare är kanske att en bra tjänstespecifikation ökar förtroendet för att ett projekt kommer att levereras i tid och inom budgeten.

Här är några andra fördelar med en tjänstespecifikation för företag som skapar relationer med externa tjänsteleverantörer och projektanställda:

• Projektets öppenhet och effektivitet. Med en tydlig omfattning av arbete, leverabler och tidslinjer vet teammedlemmarna exakt vad som förväntas och när, vilket hjälper alla att hålla sig på rätt spår och arbeta mer effektivt. Detta slösar mindre tid – och pengar – på att försöka räkna ut nästa steg och vem som ska ta dem vidare.
• Minimerad risk. Med adekvat planering och erfarenhet som tar hänsyn till arbets-, skatte- och lagkrav hjälper en tjänstespecifikation till att skydda mot skulder och stämningar eftersom allt är noggrant genomarbetat i förväg.
• Flexibilitet i budgeten. Tjänstespecifikationer betalas ofta ut ur projektbudgetar istället för lön, vilket gör det möjligt att leverera projekt som kräver specialiserade tjänster utan att påverka befintliga löne- eller personalbegränsningar.
• Bättre arbetsrelationer. Med tydliga förväntningar kan intressenterna fokusera på lagarbete för att uppnå de mål som anges i en tjänstespecifikation.
• Förhindrar kryptering av omfattning. Med en noggrant definierad åtgärdsplan som täcker alla projektelement gör en tjänstespecifikation det enklare att förhindra spiralerande ändringar av ett projekts räckvidd efter att det har påbörjats.
• Synlighet för outsourcade projekt. Via centraliserad hantering av tjänstespecifikationer kan chefer spåra och rapportera förlopp och till och med ändra tjänstespecifikationen som förhandlad med inmatning från alla relevanta parter.

Checklista för tjänstespecifikation: Nyckelkomponenter för en tjänstespecifikation

En effektiv tjänstespecifikation definierar hur framgångsrikt det kommer att se ut med hjälp av tydligt språk, mätetal och definitioner för branschspecifik terminologi. Även om tjänstespecifikationer varierar så innehåller de vanligtvis vissa kärnelement.

Så om du inte är säker på hur du ska skriva en tjänstespecifikation kan du börja med att definiera:

• Projektets syfte, inklusive bakgrund och förväntade resultat
• Omfattning av arbete som ska slutföras, inklusive alla tjänster och uppgifter som måste uppfyllas innan projektet anses vara slutfört
• Arbetskrav, inklusive vilka verktyg, färdigheter eller andra resurser som kommer att behövas och vem som ska tillhandahålla dem, samt tillgång till anläggningar och system
• Förväntade tidsfrister och leverabler för varje fas i arbetsprojektet
• Acceptanskriterier som anger de villkor som måste uppfyllas för att ett projekt, en produkt eller en tjänst ska accepteras
• Prestandabaserade standarder som ska uppfyllas under resans gång
• Betalningsvillkor som säkerställer att alla betalningar som är knutna till leverabler betalas vid slutförande av uppgiften och att förhandlade återkommande betalningar betalas enligt schema

Fyra sätt för VMS att hantera engagemang för tjänstespecifikation

Det finns fyra viktiga sätt som ett leverantörshanteringssystem (VMS) kan hjälpa dig att hantera dina åtaganden för tjänstespecifikation:

Leverantörsaggregering

Företag använder vanligtvis en mängd externa talangleverantörer – men ofta hanteras de inte inom en systematisk ram. Det är inte heller ovanligt att talanger som behålls av en tjänstespecifikation klassificeras felaktigt. Detta leder till dubbelarbete, liknande arbetstagare som utför liknande arbeten med olika lönenivåer och i slutändan högre kostnader och risker. En VMS kan samla alla leverantörer under ett paraply – för att säkerställa att tjänsteleverantörer är kvalificerade, kontrollerade och anpassade till affärsmål. Den kan hjälpa till med uppläggning och hantering av kontrakt, transparens i betalningar och löpande stöd för efterlevnadsbeslut för att säkerställa korrekt klassificering av arbetstagare till projekt.

Resursadministration

En tjänstespecifikationsmetod med bästa praxis inkluderar effektiv resurshantering, vilket en VMS har stöd för. Att välja rätt VMS-teknikrådgivare och system kan hjälpa till med omfattande onboarding (inklusive bakgrundskontroll och klassificering), hantera tillgång till alla nödvändiga system och anläggningar samt strukturerad och kompatibel offboarding.

Projektuppföljning och milstolpehantering

Dokument för tjänstespecifikation beskriver projektomfattning, förväntade resultat, milstolpar och tidsramar. VMS-programvaran stöder projektspårning, liksom mätning och godkännande av alla milstolpar och leverabler. Det kan också förenkla fakturering och avtalskostnadshantering – och säkerställa att den externa konsulten får korrekta betalningar för arbete som utförs i hela projektet.

Rapporter och analys

Dessa VMS-verktyg ger bevis på milstolpar för projekt för tjänstespecifikation, slutförda uppgifter och framgångar – samt transparent utgifts- och tillgångshantering – så att du kan hålla allt på rätt spår och i budgeten.

Tips för hantering av tjänstespecifikationer och processer

Effektiv hantering av tjänstespecifikationer hjälper till att informera om inköpsbeslut och tillhandahåller spårning och rapportering för viktiga projektdetaljer som krypning av lösningsomfattning, ändringar efter kontrakt och tillägg. För att hjälpa dig att skapa en solid tjänstespecifikation – och sedan använda rätt teknik för att organisera den – följer du följande bästa praxis för tjänstespecifikation:

Skapa tydliga tjänstespecifikationer för att minimera risk

Bra hantering börjar med en omsorgsfullt skriven tjänstespecifikation. Det är viktigt att alla parter är samordnade, att ansvarsområden definieras och att den information som tillhandahålls är korrekt och specifik, inklusive faktorer som antalet förväntade revideringar.

Använda ett VMS-system och relaterade verktyg

Tekniska lösningar, som VMS-programvara som är utformad för att lagra och spåra tjänstespecifikationer centralt, gör det enklare för företag att hantera leverantörer och relaterade tjänster – och hålla alla på frammarsch med tillförsikt. VMS-programvaran hjälper också till med påmönstring/offboarding av leverantörer, stöder rapportering och analys, säkerställer att betalningar görs baserat på utfört arbete och möjliggör efterlevnad av lokala arbetslagar. Detta är ännu viktigare för globala organisationer med många projekt i olika regioner, språk och valutor.

Integrera med HR-system och leverantörssystem

Vid kombination med rätt programvara leder denna integration till bättre synlighet och en grund för avancerade analys- och rapporteringsfunktioner. Den möjliggör även automatisering och spårning som förbättrar efterlevnad av tjänstespecifikation – en faktor som många organisationer anser vara kritisk vid hantering av workflows för anskaffning av tjänster.

Tjänstespecifikation kontra anskaffning av tjänster

Upphandling av tjänster är processen för att anställa och hantera tjänsteleverantörer från människobaserade företag som advokatbyråer, marknadsföringsbyråer och konsulter. Tjänstespecifikationsavtal hjälper till att definiera och styra förväntade servicenivåavtal för dessa tjänsteleverantörsavtal.

Det kan finnas otaliga tjänstespecifikationer som hanteras under ett företags tjänsteupphandlingsparaply, vilket gör att många rörliga delar som modern teknik kan hjälpa till att orkestrera. En VMS används vanligtvis för att hantera anskaffning av tjänster och alla tjänstespecifikationer som följer av det.

Relaterade termer och definitioner

Följande termer är nära relaterade till tjänstespecifikationer:

Begäran om förslag (RFP)

Som första steg i leverantörsurvalsprocessen är en RFP ett dokument som kommunicerar affärsbehov till potentiella leverantörer och samlar in information om deltagarnas kvalifikationer och prissättning.

Ramavtal om tjänster (MSA)

Det övergripande affärsavtalet som specificerar de berörda parternas villkor och ansvarsområden.

Servicenivåavtal (SNA)

Ett avtal mellan en tjänsteleverantör och en kund eller kund som beskriver den förväntade servicenivån. Den innehåller mätvärden för att mäta dessa tjänster och vad som kommer att hända om överenskomna nivåer inte kan uppnås.

Förbättra uppläggning av tjänstespecifikation och synlighet

Upptäck hur du spårar alla dina serviceaktiviteter, kostnader och prestationer på ett och samma ställe.

Se demo

Vanliga frågor