Vad är upphandling? En omfattande guide

Upphandlingsfunktionen tas ofta för given – tills något hindrar den. Ansvarar för att hålla ett företags hjul i rörelse, upphandling säkerställer att rätt material och material finns till hands när det behövs. Operativt i fokus har upphandling vanligtvis inte ansetts vara en strategisk disciplin – förrän nu.

Att begränsa kostnaderna fortsätter att vara en prioritering, särskilt med tanke på inflationen och de stigande kostnaderna för leveranser. Kostnadskontroll är dock bara ett av de tryck som påverkar upphandlingen i dag. Upphandling mellan hotet om försörjningsbrist och kostnaden för att lagerhålla extra lager måste på något sätt stödja försörjningskedjans motståndskraft, även när klimathändelser eller andra störningar hindrar leverans. Behovet av att anskaffa hållbara varor och uppfylla de växande regelkraven innebär att företagen måste lägga till ett extra lager av datainsamling och kontroll i sina upphandlingsprocesser. Lägg till geopolitiska tryck och risk till ekvationen – med resulterande materiell brist – och anskaffningen är plötsligt vid stormens öga.

I dag är upphandlingschefens roll inte längre en backoffice-funktion som främst sysslar med kostnadsreduktion och efterlevnad.

Anskaffningsdefinition

Upphandling är en viktig affärsfunktion som ansvarar för att säkra alla varor och tjänster som en organisation behöver. För tillverkande företag är tillgången särskilt viktig eftersom det är omöjligt att skapa färdiga varor utan de nödvändiga materialen. Upphandlingsavdelningarna måste samarbeta med interna intressenter för att samla sina prognoser och krav och sedan anskaffa de bästa leverantörerna till bästa pris.

Tack vare papyrusrullar som registrerar leverans- och transportdetaljer kan upphandlingsfunktionen spåras tillbaka till byggandet av pyramiderna. Med tiden har upphandlingen genomgått många omvandlingar – från en enkel dokumentationsuppgift till en disciplin som kräver strategiskt tänkande och förhandling.

Under den industriella revolutionen fick upphandlingen betydelse som spirande tillverkningsoperationer som behövdes för att anskaffa, köpa in och transportera material. I mitten av 1900-talet, när ekonomin blomstrade, bidrog möjligheter och konkurrensutsättning till att omdefiniera praxis igen. Individer utbildades i olika aspekter av försörjningskedjehantering, vilket fick professionell status. Upphandlingen betraktades som en ledningsfunktion snarare än en kontorist.

I dag genomgår upphandlingen återigen en dramatisk omvandling – förmodligen lika betydelsefull som någon av skiftningarna i det förflutna.

Varför är upphandling så viktig i näringslivet idag?

Det som har varit en funktion för backoffice-hantering är nu i centrum – en strategisk partner i komplexa beslut om C-svitstrategier.

Upphandling kontrollerar också en stor del av ett företags kostnader – 40–80 % enligt vissa uppskattningar – så det är viktigt av budgetskäl. Men effektiva upphandlingsrutiner förbättrar också riskbedömningen, leverantörstillsynen och potentialen för värdeskapande inom försörjningskedjan.

Här är några viktiga sätt som upphandling är viktigt i näringslivet:

• Kostnadsbesparingar: Upphandling är den första försvarslinjen för att minska kostnader och stabilisera kassaflödet i ett företag, vilket påverkar vinstmarginaler och slutresultatet. Konkurrenskraftig produktupphandling och kontraktsförhandlingar kan ge betydande kostnadsbesparingar. Dessutom kan rationaliseringen av inköpsprocesserna få en verklig inverkan på de finansiella resultaten.
• Kvalitet: Att anskaffa rätt råmaterial vid rätt tidpunkt är avgörande för tillverkning av högkvalitativa produkter. Kvaliteten omfattar alla aspekter av anskaffningsprocessen, eftersom valet av material och leverantörer direkt påverkar produkt- och tjänstekvaliteten. Att prioritera kvalitet är avgörande för att minska riskerna i samband med anseende, produktion och juridiska problem.
• Riktning av mål: Strategisk bestämning av leveranskälla anpassar inköpsinköp till ett företags mål. Om till exempel ökad flexibilitet och motståndskraft är ett kärnvärde för din verksamhet bör verktyg för att uppfylla dessa mål integreras i din anskaffningsprocess. En detaljerad analys av marknaden och dina interna krav kan hjälpa dig att identifiera leverantörer som bäst passar dina behov.
• Riskreducering: Risk kan uppstå i varje steg i anskaffningsprocessen – från felaktig behovsanalys till leverantörsleveransproblem. Ytterligare risk kommer från ineffektiva svar på efterlevnadskrav, oklara etiska standarder, väderrelaterade incidenter, globala störningar och liknande utmaningar. Dagens teknikdrivna anskaffningsprocesser kan ge den synlighet som behövs för att proaktivt identifiera, utvärdera och minska risker.
• Hållbarhet och etik: Upphandlingsteamet måste anpassa sig till företagets värderingar kring miljöpåverkan, etisk anskaffning, miljö-, social- och styrningsåtaganden (ESG) och mer för att säkerställa efterlevnad och skydd mot risker, skador på anseendet och onödiga kostnader. Att hantera hållbara inköp och regelefterlevnad är ett centralt ansvar för anskaffningsfunktionen.

Hantering av anskaffningsrisker är av största vikt

Utforska resultat från en ny studie om riskhantering och motståndskraft i upphandlingsfunktioner.

Läs mer

Typer av anskaffningshantering

Det finns fyra huvudtyper av upphandling:

1. Direkt anskaffning: Detta inkluderar anskaffning av allt som direkt stöder produktionen av de varor som ett företag säljer, inklusive råmaterial, komponenter, delar, tjänster och grossistartiklar. Alla dessa påverkar intäkter, tillväxt och rykte, så leverantörsrelationer är avgörande vid direktanskaffning.
2. Indirekt upphandling: Allt som inte har ett direkt samband med produktion, inklusive material, varor och tjänster för internt bruk och daglig verksamhet, omfattas av indirekt upphandling. Detta inkluderar poster som kontorsmaterial, verktyg och resekostnader.
3. Varuupphandling: Både direkt och indirekt upphandling kan omfattas av varuupphandling, vilket inkluderar anskaffning av alla materiella föremål, oavsett om de är färdiga eller ofärdiga – allt från utrustning till råmaterial till kontorsstolar.
4. Upphandling av tjänster: Professionella, människobaserade tjänster såsom konsultföretag, byråer, advokatbyråer, utkontrakterad IT, säkerhetstjänster, leverans av programvara som tjänst (SaaS) och reparation av anläggningar omfattas av upphandling av tjänster. Dessa är nödvändiga för ett effektivt arbetsflöde och för att fylla i eventuella personalbrister.

12 steg i anskaffningsprocessen

Anskaffningsprocessen kan variera från företag till företag, men inkluderar vanligtvis följande 12 steg:

1. Identifiera behov: Det första steget i en anskaffningsprocess är att identifiera de specifika material, produkter, programvaror eller tjänster som behövs på grund av brister, nya projekt eller regelbundna operativa krav. I den här fasen ingår prognostisering och prognostisering.

2. Källeverantörer: Undersökning och bedömning av de bästa potentiella leverantörerna för dina affärsbehov sker tidigt i anskaffningsprocessen. Att utveckla alternativa leverantörer kan hjälpa till med riskhanteringen genom att ge dig alternativ vid brist eller störningar.

3. Skicka en beställningsanmodan: När en beställningsanmodan skickas med specifikationer som pris, tidsram och kvantitet för intern granskning och godkännande initieras inköpsprocessen.

4. Utvärdera och välj leverantörer: Att välja den bästa leverantören genom en konkurrensutsatt budgivningsprocess som att lägga ut en anbudsförfrågan (RFP), e-auktioner eller ”tre bud och ett köp” innebär att bedöma leverantörer på kostnad samt kvalitet, rykte, tillförlitlighet, snabbhet och hållbarhet.

5. Förhandla pris och villkor: När en leverantör har valts förhandlar inköpsteamet om olika inköpsvillkor, inklusive pris, kvantitet, leveranstidslinjer och betalningsvillkor.

6. Skapa en beställning: När en leverantör har valts och villkoren har slutförts utfärdar företaget en formell inköpsorder till leverantören med information om de exakta varorna, tjänsterna och villkoren i beställningen.

7. Ta emot varor och kontrollera kvalitet: När varorna har tagits emot är nästa steg att se till att deras kvalitet och kvantitet överensstämmer med vad som beställdes genom att noggrant inspektera dem för skador eller fel.

8. Bearbeta faktura och uppfylla betalningsvillkor: Vid bekräftelse av en leverans av varor har klarat kvantitets- och kvalitetskontrollen kan leverantörens faktura bearbetas via leverantörsreskontra för att säkerställa punktlig betalning. Beroende på avtalsvillkoren kan rabatter vid tidig betalning gälla och en rad olika betalningsmetoder kan användas.

9. Upprätta och hantera goda leverantörsrelationer: Det är strategiskt för inköpsteamet att bygga upp positiva löpande relationer med leverantörer. Fördelarna inkluderar bättre leverantörsprestation, villkor, rabatter, samarbete och tillförlitlighet.

10. Hantera kontrakt: Hantering av anskaffningskontrakt omfattar övervakning av kontrakt, säkerställande av efterlevnad och omförhandlande av villkor efter behov. Det är viktigt att identifiera och ta itu med potentiella problem, för att säkerställa att förhandlade besparingar förverkligas – och nå ditt resultat.

11. Hantera risker: En del av det som gör inköpsteamet så integrerat i en organisation är deras roll i riskhanteringen. Det är viktigt att förutse och hantera potentiella problem som brister, avbrott i försörjningskedjan och genomförandeåtgärder för att mildra dem. Att hålla sig ovanpå regelverk och krav – och upptäcka eventuella hot om bristande efterlevnad – är också en viktig del i riskhanteringen.

12. Granska och analysera: Det här sista steget i anskaffningsprocessen pågår. Att granska och analysera nyckeltal för inköp för att identifiera luckor och upptäcka nya möjligheter till besparingar och riskreducering spelar en viktig roll för företagets framgång.

Dessa 12 steg betraktas ofta som anskaffningens livscykel – eftersom uppgifterna överlappar varandra och processen är kontinuerlig. En framgångsrik livscykel för anskaffning kräver integration med andra nyckelaffärsområden, till exempel budgetering, prognostisering och försörjningskedjehantering.

Anskaffning jämfört med inköp och andra relaterade arbetsflöden

Många organisationer använder termerna "inköp", "inköp", "bestämning av leveranskälla" och "försörjningskedjehantering" utbytbart, men de är inte samma sak. Så här skiljer de sig åt:

Anskaffning kontra inköp: Inköp är den del av anskaffningsprocessen som fokuserar på transaktioner. Det inkluderar förhandling, beställning av produkter, mottagning av varor och tjänster samt inlämning av betalningar. Inköp är en viktig del av upphandlingen, men den övergripande upphandlingsprocessen är mycket bredare.

Anskaffning kontra bestämning av leveranskälla: Bestämning av leveranskälla är en viktig del av den övergripande anskaffningsprocessen, som täcker identifiering av behov, hitta leverantörer, utfärda inköpsanmodanden, utvärdera och välja leverantörer samt förhandla om priser och villkor. Upphandlingsfasen är där starka leverantörsrelationer kan byggas.

Anskaffning kontra försörjningskedjehantering: Anskaffning är den del av den övergripande försörjningskedjehanteringsprocessen som fokuserar på att anskaffa de varor och tjänster som behövs för att tillverka produkter och underhålla interna operationer. Anskaffning interagerar dynamiskt med andra försörjningskedjesegment, till exempel logistik, lagerhållning och prognostisering.

Hållbar anskaffningshantering

Hållbar upphandling, som integrerar ESG-kriterier i upphandlingspraxis och beslutsfattande, är inte bara en upphandlingstrend; det är ett kritiskt övervägande.

Hållbara upphandlingsutmaningar omfattar komplexitet och transparens i leveranskedjan, mätning av prestanda, säkerställande av efterlevnad av standarder och kapacitetsuppbyggnad. Det är redan svårt att källkoda material med låg utsläppsintensitet, som grönt stål och återvunnet aluminium och plast, och det kommer bara att bli hårdare. Dessutom vill kunderna i allt högre grad köpa från varumärken som kan bevisa sin hållbara ärlighet, vilket gör hållbar upphandling till en integrerad del för verksamheten.

Ta bara en aspekt av hållbar upphandling – att minska utsläppen från försörjningskedjan. Processen kan ta flera år, så om man inleder övergången nu kommer företag att bli mer konkurrenskraftiga och motståndskraftiga i framtiden.

Här är några exempel på hållbar upphandling:

• Grön upphandling eller grön upphandling: Grön upphandling innebär strategiskt inköp av produkter och tjänster med mindre miljöpåverkan. Grön upphandling omfattar eliminering av engångsplast och andra engångsartiklar, som innehåller återvunna eller återanvända råvaror samt användning av ren teknik eller bränsle. Grön upphandling kan minska produktionskostnaderna, bidra till företagets initiativ för socialt ansvar och till och med öka försäljningen genom att tilltala miljömedvetna konsumenter.
• Etiskt anskaffade material: Hållbar upphandling bygger på etiska inköp. Det innebär att köpa produkter från företag som garanterar en levnadslön, erbjuder goda arbetsvillkor, inte ägnar sig åt barnarbete, bidrar positivt till de samhällen de är en del av och uppfyller andra etiska normer.
• Minskat koldioxidavtryck och energiförbrukning: Att minska ditt företags koldioxidutsläpp och energiförbrukning handlar inte bara om att minska de utsläpp som skapas direkt från din dagliga verksamhet från fabriker och transporter; det handlar också om att minska utsläppen längs hela leveranskedjan.

AI i upphandling: Smartare automatisering och insikter

AI vid anskaffning kan automatisera och effektivisera komplexa uppgifter som utgiftsanalys, kontraktshantering, strategisk bestämning av leveranskälla och konformitetshantering. Det kan också stödja smartare analyser och beslutsfattande, hjälpa dig att upptäcka möjligheter, potentiella kostnadsbesparingar och avvikelser och göra det enklare att identifiera nya leverantörer – samtidigt som det hjälper till att eliminera inköpsbedrägerier och minska felen.

AI kan också användas för att skapa affärsvärde genom att dekonstruera vad verksamheten verkligen behöver, utmana etablerade processer, utnyttja kunskap från nya referenspunkter och utforma försörjningskedjan på nya och olika sätt.

Generativ AI har också en enorm potential för upphandling. Dess förmåga att automatisera uppgifter, ge insikter och förbättra transparensen stöder effektivitet, produktivitet och bättre val och administration av leverantörer. Generativ AI kan också bidra till att minska riskerna och minska utgifterna.

Att använda AI för att stödja inköp för att fatta bättre beslut, identifiera nya möjligheter, automatisera uppgifter och förbättra operativ effektivitet innebär att ditt inköpsteam kan fokusera på var deras mänskliga expertis är mest värdefull.

AI i upphandling: En omfattande guide

AI ger spännande nya möjligheter och förändrar sedan länge etablerade processer och rutiner inom upphandling.

Läs guiden

Vad du ska leta efter i anskaffningsprogram

När du väljer anskaffningsprogram prioriterar du verktyg som inte bara digitaliserar och effektiviserar dina inköpsprocesser utan också förbättrar ditt strategiska beslutsfattande. Idealisk programvara ska stoltsera med robust molnbaserad infrastruktur och artificiell intelligens, vilket förenklar komplexa anskaffningsuppgifter. Viktiga funktioner inkluderar sömlös integration med befintliga finans- och försörjningskedjesystem, användarvänliga gränssnitt och omfattande analyser för djupgående utgiftsanalys.

Välj lösningar som ger insikter och rapportering i realtid och underlättar proaktiv hantering av anskaffningsaktiviteter. Se till att programvaran är skalbar, kan utvecklas i takt med din verksamhet och bidrar aktivt till ditt företags tillväxtbana.

Vanliga frågor