Översikt över informationssystem för personalresurser

HRIS-system – eller personalinformationssystem – var en av de första kommersiella programvarulösningarna som utvecklades på 1980-talet. Varför? HR var då – och förblir idag – en av de mest admintunga avdelningarna i någon organisation. Personalresurser belastas inte bara med enorma mängder pappersarbete och journalföring, utan de är också förvaltare av några av de mest värdefulla och sårbara uppgifterna om sin arbetskraft och sina sökande.

Tekniken har utvecklats sedan dess. Moderna HRIS-system automatiserar arbetsflöden, integrerar feedback, justerar rapporteringsstrukturer i realtid och aktiveras i allt högre grad av AI för att leverera intelligenta rekommendationer, upptäcka oegentligheter och anpassa användarupplevelser. Och genom att leverera användarupplevelser i konsumentklass och flexibla funktioner är moderna HRIS-system lika effektiva och användarvänliga som kraftfulla och smidiga.

Den bästa HRIS-programvaran levereras i molnet, vilket ger ett ännu bredare utbud av fördelar, inklusive mer datalagring, starkare säkerhet och smidigare integration med kompletterande applikationer som lönekörning, sökandespårning och andra HR-system.

Idag transformerar AI i HR HRIS-funktionerna genom att möjliggöra prediktiva insikter, intelligent automatisering och gränssnitt som effektiviserar uppgifter som onboarding, prestationsutvärderingar och medarbetarservice.

HRIS-definition

HRIS står för Human Resources Information System, en programvarulösning som hjälper företag att hantera och automatisera grundläggande HR-processer och stödja förmånsadministration, tid och närvaro, lönekörning och andra arbetsflöden, samt lagring av personaldata, såsom personlig, demografisk och ersättningsinformation.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM är ett brett begrepp som omfattar praxis, policyer, processer och programvara som en organisation använder för att hantera sin personal, från anställning till pensionering. En HCM-svit kallas ofta personalhanteringssystem (HRMS), och inkluderar HRIS-programvara.

Ett HRIS-system använder en medarbetardatabas för att stödja grundläggande HR-processer som är mer linjära och kvantitativa till sin natur, till exempel bearbetning av lönekörning eller hantering av tid och närvaro. HRMS syftar i jämförelse på en mer övergripande programvarulösning som innehåller en HRIS, men som också innehåller mer kvalitativa och komplexa funktioner som är involverade i talanghantering.

En HRIS kan till exempel hjälpa till att automatisera och effektivisera processer som personaltidtagning, och när dessa data integreras i ett HRMS-system kan tidsplaneringsdata analyseras för att förbättra produktivitet och planering – och i sin tur – även för att hjälpa till att automatisera uppgifter inom HRIS på ett effektivare sätt.

Att veta vilken av dessa programvarulösningar som är bäst för dig är faktiskt inte så förvirrande som det kan låta. Det gäller helt enkelt att ta en osmidig titt på var ditt företag ligger nu, och var du skulle vilja vara på längre sikt. Och sedan välja HR-lösningar som kan hjälpa dig idag och skala med dig i morgon.

Vad gör HR-informationssystem?

De bästa molnbaserade HRIS-lösningarna stöder olika HR-processer och interaktioner. Tekniken ger smart automatisering av arbetsflöden i hela verksamheten, inklusive:

Förmånsadministration

• Automatiserad förmånsadministration
• Självbetjäningsfunktioner som anställda kan använda för att komma åt, redigera och lära sig mer om förmåner

Tid och närvaro

• Korrekt hantering av anställdas frånvaro
• Öka den administrativa effektiviteten med tidsprofiler för att bestämma anställdas helgdagar, arbetsscheman och påslag.
• Automatiska beräkningar av tid och lön per medarbetarprofil

Inbyggd lokalisering

• Anpassa sig till landsspecifika affärsmetoder och lagar med automatiska lag- och lagändringar
• Omfattande inventering av globaliserings- och lokaliseringskrav för enskilda länder

Självbetjäning för anställda

• Självbetjäningsfunktioner som ökar personalens produktivitet
• Integrerade HR-data på en enda plattform
• Spårbar viktig HR-information baserad på landsspecifika krav
• Ge anställda en personanpassad profilsida där de kan hantera och visa förmåner, begära ledighet med mera

Organisationsstrukturer

• Analys för insyn i realtid för hela personalen
• Identifiera kritiska positioner och gör snabbt personaljusteringar för att åtgärda luckor
• Visualisera organisationsstrukturer

Fördelar med ett HRIS-molnsystem

Förutom den grundläggande funktionaliteten hos en modern HRIS är molnbaserade system lättare integrerade med dina befintliga system. De är skalbara och kan lättare utökas med nya innovationer och säkerhetsfunktioner.

Nedan följer bara några av de gemensamma fördelarna med ett integrerat HRIS-molnsystem:

• Gör personaladministrationen snabbare och mer korrekt: När man hanterar människors försörjning finns det ingen risk för fel. Med sin förmåga att automatisera och effektivisera administrationsuppgifter kan HRIS-programvaran frigöra HR-team från förseningar och felaktigheter som orsakas av manuella och pappersbaserade system.
• Förbättrar medarbetarnas upplevelse: Arbetsgivare glömmer ibland hur viktigt det är för deras team att kunna se status för sina förmåner, betalningar och ledighet. HRIS-verktyg gör det möjligt för anställda att direkt komma åt sin personliga information, producera rapporter och utfärda begäranden – allt utan de besvär och den tid det tar att gå via HR-avdelningen.
• Förbättrar effektiviteten: HRIS-lösningar erbjuder ett brett utbud av självbetjäningsverktyg som kraftigt minimerar behovet av e-post- och pappersbaserade formulär och godkännandeprocesser. Scheman, arbetsflöden, ledighetsansökningar med mera – kan automatiseras och hanteras i realtid och i farten.
• Stödjer efterlevnadsarbetet: Med ett ökat distansarbete och ett kulturellt skifte mot större känslighet och rättstvister måste företag vara säkra på att de är på rätt sida av globala arbets- och anställningsregler. Cloud HRIS hjälper till att säkerställa att alla HR-aktiviteter faller inom gränserna för regelefterlevnad och hjälper till att stödja deras personal.
• Håller saker och ting säkra: I HR-filer är några av de mest känsliga och värdefulla uppgifterna i ditt företag – inklusive anställdas medicinska och ekonomiska register och detaljer. Tidigare, när dessa uppgifter lagrades på bärbara datorer eller osäkrade databaser, fanns det en ständigt närvarande risk för kompromisser. Dagens integrerade HRIS-system har avancerade säkerhetsprotokoll inbyggda för att minimera cybersäkerhetsrisker.

Hur HRIS-integration i molnet stöder grundläggande HR-processer

Medan HRIS-system bidrar till att centralisera och effektivisera HR-processer och administration, finns det många andra kärnfunktioner som pågår samtidigt såsom rekrytering, utbildning och planering. Och du behöver inte vara HR-specialist för att se hur användbart det kan vara för alla dessa viktiga funktioner att vara enhetlig och centraliserad. Men när organisationer arbetar med gamla system och bortkopplade HR-program tvingas de använda manuella processer för att söka efter verktyg och information över organisatoriska silor.

De bästa HRIS-molnsystemen möjliggör inte bara integration med din kärn-ERP, de är byggda för det. Till exempel hanterar ett affärssystem i molnet ett brett utbud av dagliga affärsaktiviteter och är byggt för att integrera en mängd olika affärsprocesser. Genom att sammanföra affärsövergripande data utgör de en enda källa till sanning och säkerställer tillförlitlig dataintegritet. Så när dina grundläggande HR-processer och HRIS är integrerade med snabbheten och analyskapaciteten hos en modern AI-driven ERP – får du det bästa av två världar.

HRIS-exempel i praktiken

För bara några år sedan var det mest de största organisationerna som utnyttjade HRIS-lösningar. Men i takt med att integrerade molnbaserade system ökar i popularitet blir det allt mer genomförbart för mindre – och växande – organisationer att utnyttja fördelarna och effektiviteten hos en HRIS.

Här är några exempel på företag som har effektiviserat HR-processer med hjälp av en HRIS:

• Sun Community, ett av världens största fastighetsinvestmentbolag, omvandlade sin HR-verksamhet med SAP SuccessFactors för att stödja över 3 800 anställda i över 670 fastigheter. Företaget effektiviserade onboarding, förbättrade regelefterlevnaden och skapade en mer uppkopplad och motiverad personal.
• Volkswagen, en global fordonsledare, harmoniserade sina HR-processer över ett fragmenterat landskap på en enhetlig plattform. Mer än 40 länder stöds nu med lokaliserad grundläggande HR och regelefterlevnad.

Utforska HRIS-programvaran idag

Moderna företag letar efter en enhetlig, global, grundläggande HR-lösningsom erbjuder användarupplevelser i konsumentklass och stöder dataanalys och automatisering i realtid. I takt med att personalen blir mer distribuerad måste HRIS-programvaran globaliseras tillsammans med dem genom att ge djup lokalisering och efterlevnad i flera länder. När affärsmodeller förändras och utvecklas kräver företagen smidighet och enkelhet tack vare ett brett utbud av verkligt relevanta och kraftfulla förkonstruktioner som hjälper dem att implementera nya processer och applikationer på ett tillförlitligt och snabbt sätt.

Vanliga frågor om HRIS