Översikt över spårningssystem för sökande

Ett sökandespårningssystem (ATS) är ett program för personaladministration (HR) som hjälper organisationer att hantera rekryterings- och anställningsuppgifter digitalt. Den fungerar som central databas för arbets- och sökandeinformation där befattningsrekvisitioner, annonseringar och ansökningar hanteras och sökande kontrolleras och väljs.

En ATS stöder utförandet av vanliga uppgifter som att skapa arbetsbeskrivningar, publicera jobb på karriärsajter och anslagstavlor, skanna résumé, schemalägga intervjuer, samla in feedback, utföra bakgrundskontroller och generera erbjudandebrev med elektroniska signaturer.

Systemet hanterar också erfarenheten för arbetssökande. Detta inkluderar sökning efter jobb, ansökan online, kontroll av status för en ansökan samt generering av meddelanden till sökande.

Vad gör ett spårningssystem för sökande?

En ATS fungerar som en databas för jobbsökande och automatiserar och hanterar de arbetsflöden som är kopplade till rekryteringsprocessen. Det gör det möjligt för rekryteringschefer och rekryterare att skära igenom volymen av résuméer som tas emot så att de kan fokusera sin tid på de mest kvalificerade sökande.

Med möjligheten att programmera affärsregler till en ATS kan företag säkerställa att de följer bästa anställningspraxis och samtidigt säkerställa att de som ansöker om personuppgifter lämnar in dem.

Vem använder ett spårningssystem för sökande?

Företag av alla storlekar och branscher använder sökandes spårningssystem för att organisera, söka och kommunicera med jobbsökande och hantera deras jobbansökningsprocess. Medan det tidigare var domänen för större Fortune 500-företag på grund av tillhörande kostnader och infrastrukturkrav, kan idag mindre organisationer dra nytta av kostnadsbesparingarna för SaaS-erbjudanden (software-as-a-service) i molnet.

Varför är en ATS viktig?

En ATS påskyndar anställningsprocessen. Genom att gå från offline- och pappersbaserade processer till en automatiserad digital process effektiviseras rekryterings- och anställningsuppgifter, vilket frigör tid och säkerställer rättvisa och bäst anpassade anställningsrutiner.

Här är några exempel på hur ett sökandespårningssystem kan gynna en organisation:

• Fler sökande: En ATS gör det lättare för arbetssökande att söka jobb och ansöka på nätet, vilket ökar det totala antalet ansökningar.
• Snabba rekryteringscykler: Rekryterare kan snabbt söka i hela sökandepipelinen, välja ut kandidater av intresse och investera sin tid i arbete med högre värde såsom screeningintervjuer, referenser och erbjudanden.
• Större samarbete med intressenter: Under intervjufasen granskar och ger rekryteringsansvariga feedback på kandidater inom ATS. Affärsregler kan konfigureras för att automatisera kandidaternas utveckling genom urvals- och rekryteringsfaserna.

Utvecklingen av spårningssystem för sökande

Före internet annonserades lediga jobb i hemligstämplade tidningar och branschpublikationer. Processen var pappersbaserad, vilket gjorde det tidskrävande och svårt att hantera. Jobbsökande kunde inte enkelt avgöra status för en ansökan. Rekryterare och rekryteringsansvariga kunde inte identifiera de mest kvalificerade sökandena på grund av den stora mängden papperskopior.

Med digital och online-teknik blev det mycket enklare att söka jobb. Globala sysselsättningswebbplatser främjade arbetstillfällen för människor runt om i världen. Plötsligt hade rekryteringen blivit en volymverksamhet.

De första sökandespårningssystemen utvecklades i slutet av 1990-talet och inhystes i lokaler. Systemen fokuserade på bearbetning och lagring av det stora antalet mottagna résuméer samtidigt som man säkerställde efterlevnad och enhetlighet i anställningsförfarandena. Rekryterare och rekryteringsansvariga kände också av effekterna av en så stor mängd applikationer och snart utvecklades dessa system för att stödja förhandsgranskning, résuméskanning, parsning, automatiserade meddelanden och analyser.

Idag implementeras sökandespårningssystem främst i molnet och erbjuds som en programvara-som-tjänst, eller SaaS, lösning, med AI-funktioner. En molnbaserad ATS eliminerar höga implementeringskostnader och ineffektiva processer, vilket minskar beroendet av IT.

ATS-tekniken har utvecklats för att stödja moderna rekryteringskrav, vilket kan omfatta:

• AI-stödda arbetsflöden: Effektivisera rekrytering med AI-driven matchning, automatiserad screening, intervjuplanering och digital erbjudandehantering för att påskynda beslut och stödja personalplanering.
• Virtuell rekrytering: Stödja distansarbete och rekryteringsinsatser, såsom karriärplatser, kandidatkommunikation, erbjudanden och intervjuer.
• Massrekrytering: Attrahera, screena och anlita stora volymer av sökande snabbt för specifika branscher, såsom sjukvård, dagligvaror, e-handel och teknik.
• Höga ansökarvolymer: Skärm stora volymer av sökande för specifika öppningar.
• Intern rekrytering: Identifiera medarbetare för att främja intern befordran.
• Mångfald och inkludering: Säkerställ anpassning till ett företags rekryteringsinitiativ och icke-partiska rekryteringsmetoder.

En ATS stöder rekryteringsprocessen från att publicera en jobböppning till presentationen av ett erbjudandebrev. Eftersom rekryteringsdata är personuppgifter hjälper sökandespårningssystem även företag att fortsätta följa dataskyddslagstiftning som GDPR.

Användningsfall för en ATS

Rekryterare är de mest aktiva användarna av en ATS. De använder systemet dagligen för att hantera befattningsrekvisitioner, publicera lediga befattningar, utvärdera sökande och hantera kandidaters fortskridande genom rekryterings- och rekryteringsfaserna.

Rekryteringsansvariga använder en ATS för att delta i rekryteringsprocessen. Systemet ger dem direktåtkomst till aktiva befattningsrekvisitioner för att granska arbetsbeskrivningar, sökande och résuméer samt för att se status för varje kandidat. Information genereras från ATS för att förbereda och genomföra intervjuer, samt för att lagra kvantitativ och kvalitativ feedback efter en intervju.

Jobbsökande använder ATS för att söka och söka jobb, kontrollera en ansökningsstatus och acceptera jobberbjudanden.

Vad man ska leta efter när man överväger en ATS

Sökande spårningssystem erbjuds som fristående lösningar eller kan inkluderas som en del av en komplett plattform för rekryteringsprogramvara som innehåller funktioner för kandidatrelationshantering (CRM).

CRM-mjukvara används ofta parallellt med en ATS. Men till skillnad från en ATS används dessa system för att locka talanger och bygga relationer med sökande som har övergått till kandidatstatus. Kandidatrelationshanteringssystem fokuserar på kandidatengagemang och skapar en övergripande positiv rekryteringserfarenhet.

Vissa organisationer föredrar enkelheten i en fristående ATS-ansökan för kandidatdatahantering. Detta alternativ har dock vissa begränsningar. Även om dessa system är tillräckliga för att behandla aktiva kandidater ger de inte den kapacitet som krävs för att engagera och vårda passiva talanger.

Rekryteringsprogram som inkluderar ATS- och CRM-funktioner ger den största flexibiliteten och effektiviteten under hela resan mellan sökande och kandidat. Kombinerade fördelar inkluderar:

• Tillgång till avancerade karriärwebbplatser
• Skräddarsydda landningssidor
• Marknadsföringskampanjer via e-post
• Större talangpooler
• Större intresse och engagemang från kandidater på slutlistan
• Snabbare anställningscykler
• Ökat samarbete med interna intressenter

En komplett rekryteringslösning minskar kostnaderna och eliminerar komplexiteten i att hantera flera system parallellt.

Ytterligare överväganden omfattar följande:

• Skalbarhet: En organisations anställningsbehov kommer att fluktuera, så programvaran måste vara smidig och skalbar.
• Integration: Bestäm i förväg hur tekniken ska integreras med annan rekryteringsprogramvara samt den övergripande mänskliga resurstekniska infrastrukturen. Dessa integrationer kommer att stödja elimineringen av manuella dataprocesser och möjligheten att kombinera rekryteringsdata med personaldata.
• Användarkrav: Tänk på alla användare – sökande, rekryterare, rekryteringschefer – och se till att ATS kan leverera en effektiv och positiv upplevelse för alla.

Vilka funktioner har en komplett rekryteringsplattform som inkluderar ATS och CRM?

Här är en översikt över de kombinerade funktionerna som du kan dra nytta av med en omfattande rekryteringslösning:

Boka en befattning

• Skapa arbetsbeskrivningar som framhäver föredragna kompetenser.
• Identifiera könspartiskhet och lönenivåer med hjälp av automatiserade skanningar.
• Skapa en webbplats för arbetssökande.
• Skapa och hantera annonser på karriärwebbplatser och anslagstavlor.
• Använd konfigurerbara applikationer per rekvisition (mobilansökan, snabbansökan, flerstegs).

Utvärderar sökande

• Sök i externa och interna applikationer med hjälp av en enda databas.
• Konfigurera frågor för förhandskontroll för varje anslag.
• Automatisera lagring och analys av résumé-data, inklusive parsning.
• Få automatiserade aviseringar och aviseringar anpassade för varje roll.
• Tillhandahåll säker åtkomst för tredjepartsagenturer.
• Generera realtidsrapporter och analyser över hela rekryteringsprocessen.

Intervjuar kandidater

• Schemalägg intervjuer och spåra progression.
• Samla in kommentarer och konsolidera kandidatbedömningar automatiskt.
• Ger säker åtkomst till en kandidatportal för aktuell information och status.

Rekrytering och onboarding

• Få åtkomst till varumärkesmallar och formulär med förifyllda data.
• Skapa och presentera brev med elektroniska signaturer för snabbare vändning.
• Automatisera onboarding-processen.

När ska en organisation implementera ett ATS?

En ATS-implementering bör övervägas av organisationer som växer snabbt och har ambitiösa rekryteringsmål som korrelerar med den övergripande affärsstrategin. Ytterligare krav kan vara att rikta en specialiserad kompetensuppsättning eller roll som är i hög efterfrågan, stödja massrekryteringsinsatser eller lösa betydande ineffektiviteter inom HR där en centraliserad datamodell och automatiserade arbetsflöden skulle spara tid och pengar. Dessa ineffektivitetsvinster skulle kunna vara följande:

• Inhyrningsinsatser spåras i ett kalkylblad.
• Samma jobbannonsering måste lämnas in manuellt till flera anslagstavlor.
• Tiden går åt till att granska en stor mängd irrelevanta applikationer.
• Det är svårt att få feedback och beslut från rekryteringsteamet.
• Interna resurser är inte tillgängliga för att bygga, underhålla eller förbättra en befintlig karriärwebbplats.
• Att mäta värdet av rekrytering är svårt och inkonsekvent.

När ska jag uppgradera min ATS?

Många organisationer väljer att uppgradera från en befintlig ATS till en end-to-end plattform för rekryteringsprogram, inklusive kandidatengagemangsfunktioner i ett CRM.

En inaktuell ATS kan leda till följande HR-ineffektivitet:

• Samma jobbansökan betjänas för varje ledig tjänst.
• En stor avlämningskvot inträffar inom anställningsprocessen.
• Att vårda kandidater och engagera sig är svårt och ineffektivt.
• Förekomsten av omedvetna bias är okänd.
• Specifika anställningsstrategier, såsom massrekrytering, intern progression och virtuell rekrytering, är svåra om inte omöjliga.

Spårningssystem för sökande, särskilt när de integreras i kompletta rekryteringslösningar, ger en modern, säker plattform för HR för att attrahera, identifiera, engagera och anställa de allra bästa kandidaterna. En ATS eliminerar tidskrävande manuella processer så att rekryteringsarbetet kan synkroniseras perfekt med företagets prognostiserade tillväxt.