Översikt över prestationshanteringssystem

Ett resultatstyrningssystem spårar medarbetarnas prestationer på ett sätt som är konsekvent och mätbart. Systemet bygger på en kombination av teknik och metoder för att säkerställa att människor i hela organisationen är i linje med – och bidrar till – verksamhetens strategiska mål.

Systemet är samarbetsinriktat, med chefer och anställda som arbetar tillsammans för att ställa upp förväntningar, identifiera medarbetares mål, definiera resultatmått, dela medarbetares prestationsutvärderingar och utvärderingar samt ge feedback.

När det är korrekt definierat och konsekvent tillämpat ökar ett Performance Management-system personalens totala produktivitet. Medarbetarna investeras mer i sitt arbete och omsättningen minimeras samtidigt som intäkterna per anställd maximeras.

Vilka är nyckelelementen i ett resultatstyrningssystem?

Programvara för prestationshantering kan implementeras i molnet, lokalt eller i en hybridmiljö.

En molnplattform eller ett HR-moln ger en rad fördelar, inklusive större datalagringskapacitet, starkare säkerhet och enklare integration med kompletterande applikationer, såsom lärande och utveckling, kompensation och andra personcentrerade system.

Ett prestationshanteringssystem bygger på tre nyckelprocesser:

1. Planera och agera med målstyrning

   • Anpassa anställdas prestationer till organisationens mål.
   • Tilldela arbete som är meningsfullt och uppfyllande för att öka medarbetarnas engagemang.
   • Snabbt anpassa målen när affärsprioriteringarna ändras.

2. Övervaka med kontinuerlig prestationshantering

   • Övervaka målen för varje anställd för att säkerställa kontinuerlig koppling till organisationens mål.
   • Ge feedback och vägledning för att förbättra prestanda.
   • Uppmärksamma goda resultat när de sker.

3. Utvärdera och känna igen genom prestationsbedömningar

   • Bedöm prestanda konsekvent och korrekt.
   • Erkänna och belöna starka utförare.
   • Använd datadrivna insikter från systemet för att kvantifiera det värde som din personal levererar till verksamheten.

Utvecklingen av resultatstyrningssystem

Företag har skött individernas prestationer i århundraden. Men en av de första formaliserade modellerna introducerades under första och andra världskrigen när militären behövde förstå styrkorna och förmågan hos varje medlem att informera stridsstrategier.

I mitten av århundradet användes prestationsbedömningar av företag för att bedöma enskilda arbetstagares prestationer och tilldela belöningar.

Under 1960-talet började fokus att övergå till utveckling av anställda, där diskussioner hölls mellan en anställd och deras chef för att granska prestationer och – där det var befogat – att införa undervisning och utbildning för att hjälpa medarbetaren att förbättra och/eller avancera i sin karriär.

Under de mellanliggande åren har vissa aspekter av traditionell programvara för prestandahantering utvecklats på grund av bättre teknik, såsom molntjänster, förbättringar av användargränssnitt och artificiell intelligens (AI) och maskininlärning. De flesta system fortsätter dock att betona utvärdering och belöning av anställda på kvartalsbasis eller årsbasis.

Erkännande är fortfarande en viktig del av resultatstyrningen, men företag går över till en mer holistisk strategi som ger kontinuerlig feedback och vägledning till anställda för att hjälpa dem att uppnå sina mål.

Vem använder programvara för prestandahantering?

Alla företag med personalbas – oavsett bransch eller storlek – kommer att dra nytta av ett prestationshanteringssystem.

Även om varje anställd kommer att interagera med systemet i något skede, är kraftanvändaren teamledare eller chef med direkt underställda.

• Anställda arbetar tillsammans med sina chefer för att definiera mål för anställda. De skapar sina individuella medarbetares prestationsutvärderingar i systemet och deltar i 360-graders granskningscykler om modellen används.
• HR-personal definierar de HR-processer och -system som stöder prestationshanteringscykeln. De samarbetar med chefer och anställda för att säkerställa att processerna är rättvisa och att varje steg utförs i rätt tid.
• Chefer är kraftanvändare i systemet och måste se till att alla anställda aktivt deltar i processen. Chefer är också ytterst ansvariga för hur deras team presterar.

Varför är ett prestationshanteringssystem viktigt?

Tillsammans med ökad personalproduktivitet, större medarbetarengagemang, lägre omsättning och maximerade intäkter per anställd kan ett prestationshanteringssystem som är korrekt integrerat med angränsande affärssystem ge värdefulla insikter som kommer att ligga till grund för bredare beslut om personalförvaltning.

Ett Performance Management-system lagrar och kvantifierar till exempel data från interaktioner mellan anställda och chefer, inklusive individuella karriärmål, lämpliga kompetensuppsättningar och övergripande lämplighet för successionsplanering. Med dessa insikter kan utbildnings- och utvecklingsfinansiering investeras på ett sätt som bäst stöder verksamhetens och medarbetarens behov.

Programvara för prestationshantering ger en korrekt överblick i realtid av personalen som hjälper till i personalplanering och strategi.

Vad är bästa praxis för resultatstyrning?

Konsekvens och transparens är nyckeln till att optimera prestationshanteringsprocessen. Cykeln av målstyrning, kontinuerlig prestationshantering och bedömning pågår. När cykeln är klar identifieras befintliga och nya mål och cykeln börjar igen.

Bästa praxis omfattar också tillhandahållande av fortlöpande, interaktiv feedback under hela året jämfört med endast under resultatbedömningsfasen. Prestandakonversationer ska vara avslappnade och öppna. Anställda och chefer måste ta sig tid att skärpa dessa färdigheter om de vill förbättra sitt samspel.

För att säkerställa att en konsekvent metod tillämpas på bedömningar av arbetstagare med liknande roller i hela företaget bör en kalibreringsprocess genomföras.

Framsteg och trender inom prestationshantering

Kontinuerlig prestationshantering

Organisationer övergår från traditionell performance management till en kontinuerlig performance management (CPM) modell. CPM-processen är mindre formell och anställda och chefer engagerar sig oftare. Regelbundna enskilda diskussioner och löpande feedback hjälper arbetstagarna att hålla sig på rätt spår. För chefer gör en CPM-strategi det enklare att spåra en anställds arbetsprestationer och svagheter genom att åtgärda problem när de uppstår. Målen kan justeras i takt med att företagets mål förändras för en flexibel och lyhörd arbetsmodell. Anställda får mer aktuell feedback jämfört med att vänta var 6:e till 12:e månad på ett formellt möte som kan förbise prestationer som inträffade tidigare under prestationsperioden. CPM-modellen eliminerar också överraskningar och påskyndar förbättringscykler.

Skrivbordslösa och fältarbetare

Arbetstagare utan arbetsbord, även kända som fältarbetare, är anställda som utför uppgifter borta från ett skrivbord eller ett företags huvudkontor och har inkonsekvent tillgång till interna system och kommunikationskanaler, till skillnad från distansarbetare som behåller tillgång till dessa system när de arbetar hemifrån. Exempel är personer som arbetar inom besöksnäringen, naturresurser, tillverkning och sjukvård. Med tanke på arten av deras arbete passar inte Deskless arbetare ofta lätt in i befintliga system. Organisationer måste se till att deras prestationshanteringssystem effektivt kan stödja detta viktiga segment av personalen.

Dynamiska team

Moderna prestationshanteringssystem måste vara tillräckligt flexibla för att anpassas till förändringar i verksamheten, inklusive teamdynamik. Ett skifte pågår från traditionella och smidiga lagmodeller till en dynamisk modell:

Vanliga frågor om prestationshanteringssystem