Går längre än transaktionsspecifika anskaffningsmetoder

Anskaffning har utvecklats från transaktionsinköp och registerföring till en mångfacetterad ledningsdisciplin. Idag kräver det taktiska, analytiska och mellanmänskliga färdigheter. Anskaffning fortsätter att undersöka, anskaffa, köpa in, ta emot, inspektera och godkänna betalning för alla varor och tjänster som ett företag behöver för att fungera. Från råmaterial och maskiner till konsultavgifter och konferensbord är denna viktiga grupp involverad.

Förutom kostnadsbegränsningsprioriteringar spelar upphandlingen i allt större utsträckning en större roll i en organisations intäktsstrategi. Samtidigt har detta upptagna team ytterligare möjligheter och krav på en global försörjningskedja att navigera, tillsammans med kundernas förväntningar på snabbhet och transparens. Detta får företagen att söka nya sätt att effektivisera processer och skydda företagsdata.

Definition och fördelar för samverkande inköp

Samordnad anskaffning avser strategisk anpassning och integration av anskaffningsaktiviteter mellan interna avdelningar, leverantörer och externa partner. Metoden kan dra nytta av kollektiv köpkraft och hjälpa företag att minska kostnaderna, förbättra effektiviteten, öka synligheten och stärka efterlevnaden.

I stället för att arbeta i silor delar deltagarna information för att förenkla upphandling, kontrakt, inköp, leverantörshantering och betalningar. I samband med affärssystem (Enterprise Resource Planning) kan samverkande anskaffning integreras via digitala plattformar som SAP Business Network. Dessa molnbaserade lösningar fungerar som en hubb för att koppla samman köpare och leverantörer i realtid, automatisera transaktioner och främja samarbete. Detta resulterar i mindre friktion även om köpare, partners och leverantörer kanske driver verksamhet på olika mjukvaru- och hårdvarulösningar.

Varför förhandlad anskaffning inte längre är valfritt

Anskaffningspersonal pressas mellan den osäkra tillgången på material och kostnaden för att lagerhålla extra lager på grund av stigande kostnader. Upphandlingsteam måste dock se till att allt fungerar samtidigt som de följer reglerna och inom budgeten. Plötsligt påverkar en historiskt operativ roll nu direkt affärsresultaten. För att lyckas söker de nya verktyg och processer för att hjälpa interna team att göra mer varje dag utan att spendera för mycket.

Traditionella anskaffningsmodeller kämpar för att hålla jämna steg med globala störningar, regeländringar och stigande kundförväntningar. De kännetecknas av manuella processer, gamla verktyg och fragmenterade kommunikationsmetoder.

Även organisationer som kör moderna molnbaserade ERP-system kan utmanas av bristande transparens i leverantörernas processer och tidslinjer. Resultatet är en begränsad möjlighet att effektivt visa lager och status för bland annat order eller betalningar.

För att överbrygga klyftan utökar inköpsteam världen över sina ERP-lösningar för att på ett säkert sätt dela med leverantörer och automatisera data på molnplattformar som är dedikerade till samverkande inköp och andra försörjningskedjefunktioner. Detta tar itu med gemensamma utmaningar och ger fördelar, till exempel:

• Ökad synlighet genom att alla parter kan se status för varje transaktion.
• Minska cykeltiderna genom att automatisera inköpsorder, fakturor och betalningar.
• Förbättra leverantörsrelationer via delade mål och resultatspårning.
• Riskreducering genom proaktivt samarbete och beredskapsplanering.

Dessa nya funktioner gör det möjligt för team att övergå från transaktionsrelaterad till strategisk verksamhet, vilket gör gemensam anskaffning inte bara fördelaktig utan nödvändig.

Viktiga roller, processer och intressenter i upphandlingssamarbetet

Innan du budgeterar en lösning för upphandlingssamarbete, ändrar arbetsflöden eller engagerar IT-support är det viktigt att bedöma vem som behöver vara med och den föreslagna tidpunkten.

Att bygga en affärsidé för upphandlingssamarbete drivs av flera faktorer: företaget inser sitt behov av att modernisera, en satsning på e-fakturering för operativ effektivitet, skatteregler som kräver e-fakturering och långsiktiga besparingar som kan återinvesteras i ett annat område i verksamheten.

Diskussion och introduktion sker vanligtvis efter att ett primärt molnmigreringsprojekt har löpt smidigt under en period. Det är användbart att forska och presentera positiva nyckeltal när man träffar intressenter för att illustrera värdet av nyligen genomförda moderniseringsuppgraderingar.

Utöver upphandlingsavdelningen kan detta omfatta följande:

• Finans som spårar anskaffningsutgifter, prognostiserar budgetering, säkerställer ekonomisk konformitet och stöder kostnads-nyttoanalyser.
• Lagstiftning och efterlevnad som granskar avtal för alla frågor som rör uppfyllande av lagstadgade krav och interna policystandarder.
• Operationer och Supply Chain Management som koordinerar logistik, lager, leveransdetaljer och anskaffningsmetoder.
• IT- och systemanalytiker ska väga in den lösning som är bäst lämpad för företagets behov och övervaka dataintegration med en leverantör av inköpsplattformar.

Verktyg för upphandlingssamarbete: Funktioner och ekosystem

De senaste verktygen för inköpssamverkan är molnbaserade, API-aktiverade arkitekturer som stöder skalbarhet, interoperabilitet och datautbyte i realtid. Men företag som fortfarande kör lokala miljöer eller hybridmiljöer kan också dra nytta av dessa moderna verktyg via middleware och kontakter.

Medan upphandlingsplattformar är relativt nya, är de funktioner som de möjliggör att få uppmärksamhet från yrkesverksamma inom ekonomi- och leveransadministration. SAP Business Network kan till exempel hjälpa mer än tre miljoner företag att utföra transaktioner och samarbeta med varandra. Användare gillar tidsbesparande processautomatisering och uppskattar att plattformen löser kompatibilitets- och integrationsproblem. Deltagare konfigurerar sina affärsmiljöer för att skicka och ta emot data med alla andra i nätverket, oavsett vilket ERP-system de använder. Om ett företags leverantörer eller leverantörer inte redan finns på nätverket kan inbjudningar skickas för att enkelt gå med – ofta gratis.

Detta är en markant förbättring jämfört med äldre processer som elektroniskt datautbyte (EDI) och att skicka kalkylblad fram och tillbaka via e-post. EDI gör det möjligt för leverantörer och köpare att utbyta inköpsorder och fakturor elektroniskt, men dess stela arkitektur tillåter inte automatisering eller efterlevnadskontroller. Det måste ske manuellt av både avsändare och mottagare, vilket tillför tid och introducerar möjlighet till fel. EDI-system kan inte heller utföra analys av data i dokumenten eller skapa insiktsfull rapportering. Samverkande anskaffningsmöjligheter löser många av dessa smärtpunkter.

Värdeskapande funktioner att söka efter i en lösning för inköpssamverkan inkluderar:

• Dokumentdelning: Aktivera automatiska elektroniska inköpsorder, fakturor, betalningar och bekräftelser.
• Nätverksupptäckt: Sök efter nya leverantörer som uppfyller vissa kriterier eller betyg, efter behov av bestämning av leveranskälla, ta emot bud med mera.
• Leverantörsportaler för självbetjäning: Tillåt leverantörer att hantera profiler, svara på offertbegäranden, omvandla inköpsordrar till fakturor och skicka fakturor samt spåra beställningar.
• Dashboards för analys: Tillhandahåll insikter om utgifter, leverantörers prestationer och processeffektivitet.
• Workflow-orkestrering: Automatisera attesteringar, eskaleringar och undantagshantering.
• Skyddsräcken för efterlevnad: Matcha inköpsorder och fakturor, se till att beställningar och fakturor följer köparens parametrar och kontrakt, använd godkända leverantörer efter land och uppfylla lagstadgade krav.
• Integration med ERP-system: Säkerställ datakonsistens och eliminera de flesta manuella inmatningar i ERP-miljöer.

Samarbetsplattformar för inköp möjliggör säkra, beröringsfria transaktioner och samordning i realtid. De ingår i ett bredare ekosystem som inkluderar nätverk för inköp, logistik och tillgångsinformation – att skapa en enhetlig digital försörjningskedja.

Gemensamma fallgropar för gemensam upphandling för att undvika

Trots de många fördelarna med plattformar för upphandlingssamarbete kan det fortfarande vara en utmaning att få buy-in. Detta är vanligtvis av flera skäl: transformationströtthet, timing, leverantörsmotstånd eller brist på ROI-data. Detta är förståeligt med tanke på antalet inblandade team, teknisk planering och inledande investeringar.

Kunniga upphandlingsansvariga kan dock ta itu med dessa problem genom att utbilda intressenter med hjälp av påtagliga smärtpunkter och positiva resultat. Exempel på detta är:

Brist på integration: Frånkopplade system hindrar dataflöde och synlighet.
Lösning: Använd en ERP-nativ plattform för att säkerställa sömlös integration.

Begränsat leverantörsdeltagande: Leverantörerna kan vara långsamma med att införa digitala plattformar.
Lösning: Erbjud onboarding-support och belysa ömsesidiga fördelar som snabbare betalningar och färre fel. De kanske upptäcker att många av deras leverantörer och kunder redan är med i nätverket.

Säkerhets- och efterlevnadsrisker: Att dela data mellan organisationer introducerar sårbarheter.
Lösning: Välj en plattform med robusta säkerhets-, revisionskedjor och efterlevnadscertifieringar.

Brist på synlighet: Diskreta system kräver flera steg, manuella anskaffningsprocesser.
Lösning: Möjliggör samtidig redigering av avtal, e-fakturering och prestandaspårning i ett delat system.

Ytterligare kostnader: Ledarskap kanske inte är benäget att tilldela ytterligare budget.
Lösning: Kör ett pilotprogram och ge validerad ROI-statistik för att sälja ytterligare investeringar.

Om ledarskapet fortfarande inte är övertygat kan rapporter från tredje part dämpa deras tveksamhet. Enligt vitboken IDC Business Value, "SAP Business Networks affärsvärde – för köparorganisationer"¹ kan kunder förvänta sig positiva ROI-returer i form av:

• Snabbare lanseringshastighet.
• Snabbare produkt- och orderleverans.
• Snabbare onboarding av ny partner.
• Snabbare dokumentleverans.
• Ökad användning av elektroniska inköpsorder.
• Minskning av godkännandecykeltider för faktura.
• Fler fakturor har bearbetats utan undantag.

Andra resurser från tredje part som kan vara till hjälp är IDC:s ^kalkylator2 och vitboken IDC Business Value, "SAP Business Networks affärsvärde – för försäljningsorganisationer."³ När inköpet har bekräftats är det dags att skapa en färdplan för att gå från etablerade processer till tidsbesparande arbetsflöden.

Utveckla en samverkansplan för upphandlingsledare

Även om integration av en lösning för inköpssamarbete är ett mindre åtagande jämfört med en företagsövergripande molnmigrering, rekommenderas att du bygger en strategisk färdplan för att uppnå optimala resultat. Denna övning gör det möjligt för alla parter att tänka igenom sina behov, krav och förväntningar. Det är också rätt tid att planera för eventuella förändringshanteringssteg eller utbildning. Anställda är då redo att använda de nya upphandlingssamarbetsverktygen så snart de är tillgängliga. Föreslagna åtgärder är:

1. Bedöm aktuell mognad: Utvärdera befintliga upphandlingsprocesser, system och intressenters engagemang. Vad kämpar ditt lag med mest? Vilka steg är mest benägna att fel eller felaktig kommunikation? Vad vill teamet inte ha ändrat?
2. Definiera samarbetsmål: Anpassa till affärsprioriteringar som kostnadsbesparingar, smidighet eller hållbarhet. Vilka är era prioriteringar? Hur definierar du framgång? Snabbare fakturering? Färre fel? En mer motståndskraftig försörjningskedja?
3. Välj rätt plattform: Välj verktyg som integrerar med ditt ERP-system och stöttar dina samarbetsbehov. Använder några leverantörer eller leverantörer redan en inköpsplattform? Om inte, se till att de lätt kan gå med, så adoptionen är mer sannolik.
4. Engagera intressenter: Involvera inköp, finans, IT och leverantörer tidigt i processen för att få deras synpunkter, svara på frågor och säkra inköp. Välj den inköpsplattform som bäst uppfyller allas behov.
5. Pilot och iterate: Börja med en liten grupp av leverantörer eller kategorier, mäta resultat och förfina. Om en nyckelleverantör till exempel redan finns i det nätverk du väljer kan du integrera med dem först. Skapa arbetsflöden, utbilda teamet och utvärdera förbättringar under en fastställd period, till exempel tre månader.
6. Skala och optimera: Om fördelarna och avkastningen är övertygande, rulla ut till resten av dina partners, leverantörer och köpare. Utöka samarbetet för att förfina processer med hjälp av analyser som driver på kontinuerliga förbättringar.

Börja utforska inköpssamverkan idag

Dagarna för manuella och isolerade transaktionsprocesser fasas ut med hjälp av molnbaserade nätverk som gör det möjligt för företag att handla med mindre friktion. Upphandlingsteam som använder dessa nya verktyg kan lättare:

• Upptäck nya leverantörer och kom snabbt till kontraktsvillkor
• Svara snabbare på förändrade förhållanden i försörjningskedjan
• Få bättre insyn i alla steg i inköps- och försäljningsprocessen
• Följa alla interna och externa bestämmelser och policyer

Genom att använda en gemensam anskaffningsplattform får du insyn, effektivitet och regelefterlevnad i din försörjningskedja. Rätt lösning är klar när du är det och det finns många tillgängliga alternativ för att stödja ditt företags transformation.