Vad är ett lönesystem?

Ett löneadministrationssystem används för att beräkna anställdas löner, arbetade timmar, avdrag och innehållen skatt per löneperiod. Det är ofta nära integrerat med tids- och närvarosystem för att säkerställa korrekt lön för arbetade timmar.

En organisation kan hantera lönekörning manuellt, använda specialiserad mjukvara eller lägga ut funktionen på en tredjepartsleverantör. Ett lönestyrningssystem är en central del av humankapitalförvaltningen (HCM).

Varför är lönehantering viktigt?

Ett lönesystem kan hjälpa företag att minska komplexiteten, hantera risker och skala effektivt. Dessutom ger avancerade löneprogram människor möjlighet att generera viktiga rapporter, samla in insikter om trender och integrera data med avdelningsövergripande system.

Korrekt lönehantering är avgörande för avdelningar som personalavdelningen (HR). HR och lönekörning behöver tillgång till information om lön, förmåner och anställds status för att korrekt underhålla företagets register och säkerställa efterlevnad av skatteregler och arbetslagstiftning.

Och att bli efterlevnadsfel kan vara dyrt. År 2023 bedömde IRS amerikanska arbetsgivare omkring 8,5 miljarder dollar i civilrättsliga påföljder för felberäkning eller uteblivna betalningar, och 2021 ledde en ”name and shame”-kampanj och stämningsansökan till miljontals pund i böter och reparationskostnader för hundratals brittiska arbetsgivare. Även mindre misstag kan leda till offentlig pinsamhet, en förlust av trovärdighet och låg moral, varför det är viktigt för företag att få rätt lönehantering.

Vad är vissa metoder för lönehantering?

Företag av alla storlekar måste hantera och underhålla korrekt lönekörning för att kunna betala anställda i tid och följa reglerna. Det finns olika alternativ samt fördelar och nackdelar för var och en. Här är de tre huvudsakliga metoderna för löneadministration:

1.     Manuell löneadministration

Denna typ av löneadministration innebär att man manuellt anger löner, avdrag och lönekörningsskatter i ett kalkylblad eller ett enkelt redovisningsprogram. Små företag och nystartade företag kan frestas att använda manuell lönehantering för att spara på kostnaderna. Denna metod är dock tidsintensiv och potentiellt sårbar för säkerhetshot, dataförlust och mänskliga fel.

2.     Programvara för lönehantering

Denna typ av specialiserad programvara finns på en dator eller i molnet och kan hjälpa ett företag att organisera och effektivisera löneautomatisering. Programvara för lönehantering hanteras i allt större utsträckning i molnet, tar i allmänhet ut en avgift och är prenumerationsbaserad. Det kan hjälpa organisationer att undvika kostsamma lönekörningsfel, hålla koll på efterlevnadsuppdateringar, skala över regioner när operationer expanderar till nya områden och hålla anställdas data organiserade och säkra.

3.     Outsourcing av lönekörning

Företag som inte har lust eller resurser att köra intern lönehantering kan anlita en extern tjänsteleverantör för att hantera den här processen. Även om ett tredjepartsföretag kan ta bort en del av den administrativa bördan kan det bli dyrt och kräver att man ger upp en del direkt kontroll över processen.

Vilka är faserna i löneadministrationsprocessen?

Lönekörning har definierat steg som organisationer måste följa för att säkerställa att systemet fungerar korrekt och effektivt som det är tänkt. När allt kommer omkring kan ett enda felsteg resultera i en försenad löneutbetalning eller böter. Här är de tre huvudfaserna i löneadministrationen:

1. Fas före lönekörning

Det handlar om att samla in viktiga uppgifter om anställda, till exempel anställningsstatus, tim- och övertidsersättning, lön, tidsspårningsinformation, eventuella bonusar, övertid eller provisioner, betald ledighet eller ledighet samt avdrag. Organisationer måste också se till att deras lönesystem är uppbyggt med de senaste data-, arbetspolicy- och efterlevnadsföreskrifterna.

2. Beräkningsfasen

Det handlar om att beräkna bruttolön och sedan tillämpa avdrag för att få den anställdes netto, eller take-home, lön. Det är viktigt att få nödvändiga interna godkännanden för att skingra medlen i tid och hålla lönekörningen i tid.

3. Efter-lönekörningsfasen

Det handlar om att fördela lön till anställda, göra socialförsäkrings- och pensionsavgifter, föra korrekta ekonomiska register och lämna in erforderliga blanketter och rapporter till myndigheter. Beroende på var företaget befinner sig måste arbetsgivarna inneha uppgifter om anställda under ett bestämt antal år. IRS uppger till exempel att amerikanska företag ska föra register över anställningsskatter i minst fyra år. Interna grupper bör också regelbundet se över interna processer för att säkerställa korrekthet och ta itu med områden som behöver förbättras.

Vilka funktioner har ett lönesystem?

Genom att gräva djupare i detaljerna i lönehanteringen kan ett modernt lönesystem hjälpa företag med följande:

• Beräkna anställdas löner: Automatisera och beräkna bruttolön, avdrag och nettolön och se till att skatteplikt och arbetslagstiftning efterlevs. Skatter och avdrag inkluderar lokala, statliga, provinsiella, regionala, federala eller landskatter, pensions- eller sjukförsäkringsförmånsbelopp och andra innehållna belopp från bruttolön.
• Bearbetning av lönekörningsskatter: Beräkna och skicka avdrag till myndigheter.
• Efterlevnad av kraven för lönekörningsregistrering: Underhåll kvartalsvisa och årliga skatterapporter och årsslutsformulär för anställda och kontraktsanställda.
• Ge anställda lönebesked: Ge anställda en uppdelning av sina inkomster och avdrag per löneperiod och år hittills via pappersutdrag eller elektroniska utdrag. Vissa lönekörningssystem gör det också möjligt för anställda att välja att skicka e-post eller sms om sina lönebesked.

Vilka är fördelarna med att använda ett molnbaserat lönesystem?

Lönesystemen bidrar till ökad effektivitet och hjälper företag att spara in på tidskrävande HR-uppgifter. Och med molnbaserad programvara för lönekörning och dess gränssnitt för åtkomst var som helst har lönekörningsteamen responsiva och kraftfulla verktyg nära till hands. Lönekörningen erkänns också i allt högre grad som en strategisk funktion. Som påpekas i Forbes hjälper AI-drivna lönelistesystem organisationer att förbättra transparensen, minska antalet fel och leverera mer personliga medarbetarupplevelser – att omvandla lönekörningen till en drivkraft för förtroende och transformation.

• Korrekta beräkningar: Automatiserade beräkningar hjälper företag att undvika fel vid bearbetning av lönekörning, vilket säkerställer punktliga och korrekta betalningar.
• Efterlevnadshjälp: När nya lagar antas eller befintliga lagar ändras är programvaran för lönehantering mycket bättre positionerad för att införliva dessa ändringar i regelverket, vilket säkerställer att företag ligger före kritiska tidsfrister och undviker påföljder. För företag som är verksamma i flera regioner och länder inkluderar avancerad molnbaserad lönekörning globala lokaliseringsfunktioner för att hålla dem kompatibla.
• Tillgång till skatteformulär: Anställda kan enkelt komma åt sina skatteformulär på egen hand, vilket minskar personalbördan.
• Flexibla betalningsalternativ: Anställda kan välja om de vill betalas via direktinsättning eller check, eller genom ett annat företagsalternativ.
• Detaljerad registerföring: Team kan konsolidera lönekörningsdetaljer baserat på realtidsdata och generera anpassade rapporter med en knapptryckning. Användning av analys av lönekörningsdata för att upptäcka trender och mönster hjälper HR och företagsledare att fatta bättre affärsbeslut.
• Självbetjäning för anställda: Anställda kan komma åt sina lönebesked, med en uppdelning av betalningar och avdrag, vilket ökar transparensen.
• Minskade lönekörningsfel: Mjukvarubaserad lönekörning eliminerar behovet av manuell datainmatning och beräkningar och medföljande möjlighet till fel.
• Automatiska varningar: Lönelisteadministratörer kan aktivera varningar i programvaran för att uppmärksamma potentiella problem och ställa in påminnelser om viktiga datum, deadlines och efterlevnadsuppdateringar.

Lönelistans utveckling

Lönekörning har länge betraktats som en backoffice-funktion – väsentlig, men ofta förbisedd. I dag förändras den uppfattningen. Som framhävts i en artikel i Forbes nyligen av SAP SuccessFactors President Dan Beck, blir lönekörningen en strategisk drivkraft för förtroende, transparens och transformation över hela personalstyrkan.

”Lönekörning handlar inte bara om beräkningar; det är ett engagemang för ditt folk”, skriver Beck. ”När det är korrekt, lägligt och transparent bygger det förtroende, stärker din kultur och håller medarbetarna engagerade.”

AI påskyndar denna förskjutning. Från personanpassade lönebesked till bedrägeridetektering och strategiska insikter om anställda hjälper intelligenta lönesystem organisationer att gå längre än till transaktioner för att leverera meningsfulla medarbetarupplevelser. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll använder till exempel AI för att:

• Öka lönetransparensen med funktioner som Explain My Pay, vilket förenklar komplexa lönebeskedsdata.
• Öka effektiviteten och minska felen genom att identifiera avvikelser innan de påverkar lönekontrollerna.
• Identifiera bedrägerier och säkerställa efterlevnad genom realtidsanalys av mönster.
• Upptäck strategiska insikter om ersättning och personalkostnader för att informera planering och budgetering.

Hur man väljer ett lönesystem

När det gäller att välja rätt lönestyrningssystem är det viktigt att företagsbeslutsfattare utvärderar sina behov och vill innan de väljer ett system. När de har bestämt vad de kan spendera och sina måste-funktioner kan de ta itu med följande frågor:

1. Vad är leverantörens rykte och erfarenhetsnivå?

Kolla in granska webbplatser, läs kundupplevelser och fallstudier och titta på för- och nackdelar med en leverantör. Registrera dig också för en live-demo eller gratis testversion för att provköra programvaran innan du gör ett åtagande.

2. Hur säkert är systemet?

Ta reda på om leverantören använder kryptering, följer dataskyddsbestämmelserna och erbjuder anpassningsbar användaråtkomst. Lär dig mer om processer för säkerhetskopiering och återställning av data.

3. Stödjer leverantören länder och territorier där affärsverksamhet bedrivs?

Ta reda på vilken lokaliseringsnivå som anges för platser där företaget är verksamt eller planerar att expandera. Detta inkluderar stöd för språk, valuta, datum och tidszon och går mycket längre i specifika fält, beräkningar och rapporter som kan vara olika i varje land.

4. Hjälper leverantören företag att följa ändrade regler?

Bestäm om leverantören övervakar lagstiftning som påverkar lönekörningen och tillhandahåller uppdateringar i rätt tid för att underlätta efterlevnaden. Ta även reda på om en leverantör stöder de rapporter som krävs för att skicka in rapporter till olika agenturer och för vilka länder och områden.

5. Integrerar programvaran med andra system?

Leta efter en leverantör som erbjuder integration med befintliga system som HCM-programvara för att hålla viktig information konsistent, undvika duplicering av datainmatning och förhindra potentiella fel. Ett lönekörningssystem som ger API-åtkomst kan göra det möjligt för organisationer att anpassa sin plattform och ansluta till andra verktyg, men detta kommer också med behovet av att säkerställa att dessa integrationer håller sig uppdaterade med eventuella ändringar som gjorts i alla anslutna system.

6. Vilka rapporteringsfunktioner finns?

Ta reda på vilka typer av rapporter en leverantör kan generera, till exempel en analys av pensionsavgifter eller skatteplikt. Se även om det finns analytiska funktioner som hjälper till med prognostisering och beslutsfattande.

7. Passar kostnaden budgetar eller förväntad tillväxt?

Bestäm hur många licensieringsplatser som behövs och de totala kostnaderna från initiala till återkommande avgifter. Ta reda på om plattformen kan skala i takt med att verksamheten växer i storlek och komplexitet. Balansera dessa kostnader mot de potentiella kostnaderna för felaktig lönekörning eller bristande efterlevnad av rättsliga bestämmelser.

Användningsfall för löneadministration per bransch

Här är exempel på företag i tre branscher som implementerat molnbaserade system och framgångsrikt förbättrat sin personal- och löneverksamhet.

Fastigheter

Efter att ha expanderat från 450 till 670 anställda under två år behövde en av Australiens största fastighetsgrupper bättre teamsupport och operativ effektivitet. Lär dig hur en konsoliderad HR-plattform med lönekörning inbyggd i kärnan hjälpte den här organisationen med noggrannhet, snabbhet och efterlevnad. Läs GPT-gruppens berättelse.

Sport och underhållning

Ett stort sport- och nöjesföretag ville förbättra medarbetarupplevelsen och beslutsfattandet på arbetsplatsen. Lär dig hur en enda datakälla hjälpte den här organisationen att automatisera HR-processer, minska bearbetningstiden för onboarding, effektivisera lönekörningen och fatta mer välinformerade personalbeslut. Läs Sharks Sports & Entertainments berättelse.

Konsumentprodukter

Ett av världens största livsmedelsföretag behövde uppgradera sina processer för att förbättra medarbetarnas upplevelse och kultur. Lär dig hur ett molnbaserat lönehanteringssystem hjälpte den här organisationen att ge anställda i Mellanöstern tillgång till självbetjäningsverktyg och andra data. Läs BRF:s berättelse.

Utforska löneadministrationssystem

Tillväxtfokuserade företag av alla storlekar kan dra nytta av förfinade processer och förbättrad lönehantering. Här är en användbar checklista för HR och lönekörning för företag för att säkerställa att deras organisation är utrustad för att stödja sina affärsmål, möta framtida utmaningar och möta medarbetarnas behov.

Lär dig hur SAP SuccessFactors Employee Central Payroll kan hjälpa företag att förenkla lönekörningsprocesserna för sin globala personal. Utför säkert lönelistor som följer landspecifika och regionala bestämmelser på ett snabbt, säkert och effektivt sätt.