Definition av lagerhållning

Lagerhållning är den process som företagen använder för att övervaka varenda litet steg i produktens livscykel – från råmaterial i fabriken till färdiga varor på lagret och produkter som förpackas på försäljningsstället. Målet är att slippa variationer i leveranskedjan, uppnå önskade kundservicenivåer till lägsta rimliga kostnad och ha lagom mycket produkter på lagerhyllan.

Vad är lagerhållning?

Om du ska sätta dig in i hur lagerhållning fungerar måste du först ha en förståelse för vad ett lager är. Konsumenter tänker ofta på lager som färdiga varor. Men för företag är lager alla saker som måste fyllas på. Om ett företag tillverkar soppa kan lagret bestå av allt från tomater till plåtburkar och bränsle till lastbilarna som transporterar soppan till butiken.

Vanligtvis finns det fyra typer av lagervaror:

1. Råmaterial och komponenter: Alla beståndsdelar som hamnar i slutprodukten. I soppexemplet är detta varenda liten ingrediens i varenda liten del av receptet, inklusive mjölet i nudlarna och kryddorna som smaksätter buljongen.

2. Produkter i arbete (PIA): Som namnet antyder är detta alla lagerartiklar som för tillfället färdigställs och förpackas. Genom att tillämpa lageroptimering i det här skedet kan du enklare hitta de mest kostnads- och tidseffektiva processerna.

3. Slutprodukter: Slutprodukterna i produktionsprocessen är redo att distribueras till återförsäljare eller levereras till kunder. Produkterna är färdigmonterade, förpackade, märkta och kontrollerade med avseende på kvalitetsstandarder, vilket gör dem klara att användas.

4. Material för underhåll, reparation och översyn (MRO): Alla hjälpmaterial som behövs vid produktion och leverans av artiklarna, men som inte ingår i själva slutprodukten. I en fabrik kan detta innefatta saker som alltid ska finnas till nära hands, t.ex. smörjmedel, verktyg, reservdelar eller rengöringsmedel som används för att underhålla maskinerna.

Även om det här är de vanligaste typerna av lagervaror kan en del företag ha betydligt fler underkategorier beroende på verksamhetstypen.

Varför är det viktigt med lagerhållning?

Enkelt uttryckt är målet med lagerhållning att hitta en bra balans mellan företagets lagersaldo och köparnas efterfrågan. Lagret är en av företagets största tillgångar, men det kan också bli en stor belastning. Att hålla ett lager kostar pengar, och om det inte sköts på rätt sätt kan balansen rubbas och leda till problem. Företaget kan t.ex. stå där med pengar bundna i överskottslager eller tvärtom tappa intäkter på grund av lagerbrist.

Effektiv lagerhållning avhjälper många av de kostnader och potentiella faror som förknippas med överskottslager, t.ex.:

• Lagring

• Förstörda varor eller stöld

• Avfalls- och hållbarhetsfrågor

• Minskad efterfrågan/värde

• Skattemässiga konsekvenser

Effektiv lagerhållning gör det också enklare att undvika konsekvenserna av det motsatta problemet – att lagerprodukterna tar slut:

• Stopp i tillverkningen

• Utebliven produktion och leverans

• Förlust av kundlojalitet, anseende och marknadsandelar

• Lägre vinst

Att avgöra vad och när man ska beställa är ingen enkel sak, oavsett företagets storlek. Lagerhållning är nämligen en komplex process som tangerar såväl ekonomi som drift, budgetering, planering, leveranskedja och logistik.

Steg i lagerhållningen

Hur pass invecklad lagerhållningen behöver bli beror på verksamhetens storlek och art. Ett litet företag som tillverkar några få produkter eller produkter med få komponenter/ingredienser har t.ex. mer strömlinjeformade processer och en enklare leveranskedja. Å andra sidan har ett stort företag som tillverkar många olika eller komplexa produkter flera processer som överlappar varandra samt en leveranskedja med flera olika nivåer.

Alla lagerhållning har emellertid några grundläggande steg gemensamt:

1. Planering och beställning: Att beställa rätt produkter, råvaror eller komponenter vid rätt tidpunkt kräver mycket data. Processen inleds med att du skapar dig en förståelse för efterfrågan på produkten genom marknadsförings- och försäljningsprognoser som tar hänsyn till olika säsonger och väger in ekonomiska faktorer.

2. Leverans: Varorna levereras till företagets anläggning. För tillverkare handlar det om att ta emot råmaterial och delkomponenter. För grossister och återförsäljare handlar det om att ta emot färdiga varor som är klara att säljas till kunder.

3. Granskning och lagring: Lagerinnehav katalogiseras vanligtvis med ett lageradministrationssystem för enklare spårning med lagerhållningsenheter (SKU:er) och universella produktkoder (UPC:er). Gör det enklare att sortera, hitta och hantera produkter genom att organisera lagerytan på ett logiskt sätt med produktenheter i ett visst mönster och märkning av zoner och hyllor. Med ett ordnat system säkerställer du att äldre lager omsätts först, så att varorna slipper bli slitna eller förstörda på hyllan. Och med avancerade lageradministrationslösningar kan du enklare hitta ledigt utrymme och få hjälp med att utnyttjar det på bästa sätt.

4. Försäljning: När en distributör eller slutkund lägger en order inleds en distributionsprocess som verifierar lagersaldot, reserverar produkter med SKU:er och förbereder artiklar för leverans. Förpacknings- och fraktflöden är nödvändiga för snabb leverans. Genom att lägga in spårning i leveransprocessen kan du tillhandahålla uppdaterade orderstatusar som förbättrar kundnöjdheten.

5. Rapportering, revision och inventering: Med korrekt bokföring kan du hålla ordning på lagret genom varje enskilt steg, från godsmottagning till lagring, hantering och leverans. Regelbunden revision och inventering, antingen manuellt eller via automatiserade system med streckkodsskannrar, säkerställer att antalet fysiska artiklar matchar bokföringsposterna. På så vis blir det enklare att hitta eventuella avvikelser.

6. Återanskaffning: Företaget fastställer beställningspunkter som initierar påfyllning när lagret når vissa tröskelvärden som lagernivåer, försäljningstakt eller cykeltider. Baserat på behov eller positionstyp kan de använda periodiska påfyllningsplaner eller top-off-påfyllningstaktik för att justera lagernivåer baserat på behov.

Typer av lagerhållning

Olika företag har olika produkttyper, efterfrågan och komplexitet i leveranskedjan. Det finns ingen universell lagerhållningsteknik som passar till alla företag eller ens till alla artiklar i ett företags lager – i själva verket finns det mer än ett dussin olika metoder som ofta kombineras med varandra.

Här följer de sex vanligaste metoderna för lagerhållning:

• Segmentering: Prioriterar lagerhållningsarbetet utifrån artiklarnas värde och kriticitet.
  
  En vanlig typ av segmentering är ABC-analys, där:

  • A-artiklar har högt värde, men finns i lågt antal. Sådana artiklar genererar stora intäkter, men kräver noggrann kontroll och frekvent övervakning.
  • B-artiklar har måttligt värde och kräver måttlig kontroll.
  • C-artiklar har lågt värde, finns i stort antal och kräver minimal kontroll.

• JIT-lagerhållning (just-in-time): Varor beställs först när behovet uppstår. Metoden kräver exakta behovsprognoser och tillförlitliga leverantörsrelationer för att säkerställa snabb leverans.

• Säkerhetslager: Det måste alltid finnas ett reservlager till hands för nödsituationer, störningar i leveranskedjan eller oväntade toppar i efterfrågan. Om JIT är en ”just-in-time-metod” är säkerhetslager en ”just-in-case-metod” som till viss del ökar lagerhållningskostnaderna.

• Ekonomisk orderkvantitet (EOK): Uppskattar den mest effektiva orderkvantiteten med hänsyn tagen till faktorer som variationer i efterfrågan, ledtider och lagerhållningskostnader.

• Först in, först ut (FIFO): Säljer äldre lagerartiklar först eftersom kostnaden för sålda varor (CoGS) återspeglar de aktuella marknadspriserna på ett korrekt sätt.

• Sist in, först ut (LIFO): Säljer de senast tillverkade produkterna först. Om priserna stiger kan man reducera de beskattningsbara intäkterna genom att välja att sälja produkter med högre produktionskostnader/CoGS.

Åtta affärsfördelar med lagerhållning

För att hålla jämna steg med snabbt föränderliga kundbehov måste alla företagare ha en korrekt bild av lagerstatusen. Det är mycket viktigt att man implementerar lagerhållningen på rätt sätt – även om det tar tid, extra arbetsinsatser och ekonomiska investeringar i både processer och infrastruktur.

Här listas åtta affärsfördelar med att prioritera lagerhållningen:

1. Ökade intäkter: Öka försäljningen och intäkterna genom att säkerställa att rätt produkter finns tillgängliga vid rätt tidpunkt och på rätt plats för att snabbt möta kundernas efterfrågan.

2. Sänkta kostnader: Sänk kostnaderna för lagring, hantering och inkurans genom att minimera överskottslager med hjälp av noggrann spårning och behovsprognoser.

3. Förbättrad kundservice: Att ha rätt produkter tillgängliga när kunderna behöver dem ökar kundnöjdheten, lojaliteten och varumärkets goda rykte.

4. Ökad effektivitet och produktivitet: Använd automatiserade verktyg för spårning och hantering vilket avsevärt förbättrar effektiviteten, minskar antalet manuella fel och ökar den totala produktiviteten inom organisationen.

5. Friare kassaflöde: Analysera lagernivåerna och förbättra kassaflödet genom att se till att rörelsekapital inte binds upp i stillastående lager.

6. Noggranna prognoser: Genom att hålla sig till effektiva lagerhållningsmetoder uppnås större noggrannhet i behovsprognoserna så att företagen kan förutse marknadstrender och planera lagernivåerna på ett mer effektivt sätt.

7. Riskreducering: Genom att ligga steget före utmaningar som säsongsvariationer, störningar i leveranskedjan och fluktuationer på marknaden kan du reducera riskerna och upprätthålla den operativa stabiliteten.

8. Mindre avfall: Genom att reducera antalet produkter som kan bli föråldrade, utgångna eller skadade minskar du avfallsmängderna, förbättrar hållbarhetsarbetet och ökar den totala lönsamheten. Optimera lagerrotationen genom att implementera strategier som t.ex. FIFO (först in, först ut).

Vad är ett lagerhållningssystem?

Med så många faktorer att ta hänsyn till kan lagerhållningen lätt bli överväldigande om den ska skötas utan tekniska lösningar. Som tur är har lagerhållningssystemen utvecklats en hel del sedan man började notera lagersaldon manuellt i kalkylblad.

Dagens lösningar kan omfatta allt från fristående punktprodukter för små och medelstora organisationer till komplexa SaaS-plattformar (software-as-a-service) som kan integreras med system från hela verksamheten:

• Redovisning

• Försäljning

• Distribution

• Affärssystem (ERP)

• Verktyg för digital leveranskedja (DSC)

De flesta lagerhållningstekniker klarar att övervaka leverans- och lagernivåer, platser, flyttar inne i lagerbyggnaderna samt spåra godsmottagning, plockning, packning och leverans av produkter. Lagerhållningssystem i premiumklass tillhandahåller även automatisering, kostnadsberäkning och realtidsplanering av olika scenarier.

Vissa leverantörer erbjuder till och med anpassning efter specifika affärskrav. Ett livsmedelsföretag kan t.ex. vilja bygga in spårning av utgångsdatum och varningar för att säkerställa rotation av färskvaror och minimera matsvinnet. En återförsäljare kanske vill ha behovsprognoser i realtid och automatiserade beställningspunkter för att kunna hantera säsongsbetonade produkter under hög- och lågsäsong.

Exempel på lagerhållning i olika branscher

Lagerhållning är inte en universallösning. Beroende på nyanserna i den aktuella branschen och verksamheten kommer företagen att ha sina egna smärtpunkter och bästa praxis för att ta itu med dem.

Här följer några kundcase med lagerhållning i olika branscher:

• Detaljhandeln: Både webbutiker och fysiska butiker måste kunna hantera ett brett utbud av produkter och säsongsbetonade variationer i efterfrågan. Många stora återförsäljare har implementerat sofistikerad lagerhållning för e-handeln där man använder dataanalys i realtid för att förutse efterfrågan på ett korrekt sätt. Tekniker som RFID-märkning och automatiserade påfyllningssystem bidrar till att hantera lagernivåer, minska risken för lagerbrist och förbättra kundnöjdheten.

• Tillverkning: Fabriker måste hitta en bra balans mellan att ha nog med råvaror för att klara produktionskraven och att slippa överskottslager som binder upp rörelsekapital. Därför tillämpar många tillverkare JIT-lagerhållning.

• Mat och dryck: Restauranger, kaféer och livsmedelsbutiker står inför helt unika utmaningar på grund av den omfattande färskvaruhanteringen. Många aktörer har lagerhållningsprogram som spårar ingrediensnivåer, utgångsdatum och receptberäkning i realtid för att optimera lagernivåerna och minska matsvinnet.

• Hälso- och sjukvård: Sjukhus, kliniker och apotek är helt beroende av lagerhållning för att kunna säkra tillgången till livsnödvändiga läkemedel och medicinska förbrukningsmaterial. Tack vare automatiserade lagerhållningssystem kan vårdinrättningar följa upp användningsfrekvensen, övervaka utgångsdatum och effektivisera beställningar för att undvika att något tar slut.

Så väljer du lagerhållningssystem

Alla lagerhållningssystem har inte samma funktioner, men å andra sidan finns det också gott om företag med helt unika lagerhållningsbehov. Därför är det så viktigt att företagen identifierar sina viktigaste smärtpunkter innan de köper in en lösning.

Här är några frågor som företagen bör ställa till leverantörerna när de överväger kandidater till ett lagerhållningssystem:

• Integration: Kan lösningen integreras sömlöst med befintlig infrastruktur som t.ex. POS-system, e-handelsplattformar, ERP-mjukvara och andra relevanta appar? Eller tillkommer det dyra anpassningar av gränssnitt?

• Funktioner och egenskaper: Ingår det viktiga funktioner som t.ex. spårning av lagernivåer, streckkodsskanning, automatiserade beställningspunkter, behovsprognoser, spårning av partier och serienummer samt rapportering?

• Skalbarhet: Kan lösningen hantera nuvarande lagerstorlek och komplexitet? Kan den skalas upp för framtida tillväxt?

• Kostnad: Tillkommer det ytterligare kostnader utöver det offererade priset, t.ex. abonnemang eller avgifter för implementering, integration och anpassning?

• Recensioner och rykte: Finns det recensioner och berättelser från befintliga kunder att tillgå, med exempel på lyckade implementeringar och tillförlitlig kundsupport?

• Support och utbildning: Får man tillgång till ett responsivt supportteam och utbildnings-/supportdokumentation som underlättar implementering och användaranpassning?

Trender inom lagerhållning

Lagerhållningen har kommit långt sedan tiden då butiksägare skrev in lagersaldon för hand i dammiga lagerförteckningar. Dagens företag hanterar lagersaldon digitalt – ofta totalsummor för lager på flera olika platser. I framtiden förväntas lagerhållningen förlita sig på revolutionerande teknik i än högre grad.

Här listas några aktuella trender inom lagerhållning:

• Lagerautomatisering och robotteknik: Användningen av Industry 4.0-teknik, inklusive artificiell intelligens (AI), maskininlärningsalgoritmer och IoT har blivit alltmer utbredd. Med tekniska lösningar som dessa möjliggörs avancerad lagerhållning med ökad automatisering, vilket minskar beroendet av riskabel manuell registrering. Ute på lagren har man börjat använda robotteknik för att effektivisera lagerhållnings- och orderhanteringsprocesser med automatiserad sortering, drönare och Robotic Process Automation.

• Avancerade AI-funktioner: I takt med att konkurrensen blir allt hårdare i detaljhandeln och tillverkningssektorn kommer AI-baserade funktioner som avkänning av efterfrågan att bli allt vanligare. AI-drivna lagerhållningsplattformar analyserar historiska inköpsdata och ekonomiska indikatorer för att på ett proaktivt sätt identifiera trender i efterfrågan och finjustera lagerstrategierna.

• IoT och molnanslutning: Integrationen av IoT och molnanslutna enheter, tillsammans med övergången till molnbaserade lagersystem, ökar effektiviteten inom tillverknings-, produktions-, lager- och logistikprocesser. Teknik av den här typen kan tillhandahålla live-uppdateringar och smidig åtkomst till lagerdata från valfri trådlös enhet, så att alla i organisationen alltid har tillgång till den mest aktuella informationen.

• Prediktiv analys och blockkedjor: De stora fördelarna med prediktiv analys håller på att förvandla lagerhållningen genom att förutsäga potentiella störningar i leveranskedjan och prognostisera framtida efterfrågan. Användningen av blockkedjeteknik har dessutom ökat transparensen i leveranskedjan genom att skapa ett skrivskyddat register över alla transaktioner, vilket skapar tillit och reducerar risken.

• Lagerhållning i flera kanaler: Genombrottet för lagerhållning i flera kanaler gör det möjligt för företag att effektivisera lagerhållningen genom att kombinera fjärrlager med lokala fysiska butiker för att skapa bekväma kundupplevelser. Kunderna kan till och med handla online och hämta i butik (BOPIS) eller få snabbare leverans från ett lokalt lager.

• 3D-utskrift på begäran: Att använda 3D-utskriftsteknik vid behov för intern produktion av delar och produkter ute på lagerställena har blivit ett praktiskt alternativ. Fraktkostnaderna och ledtiderna minskar medan möjligheterna till kundanpassning ökar.

• Leverantörsstyrt lager (VMI)/underleverantörsstyrt lager (SMI): VMI/SMI tar ett gemensamt grepp om lagerhållningen och involverar leverantörer/underleverantör som aktivt deltar i övervakning och påfyllning av produkter, minskar arbetsbördan för företagen och ökar lagerhållningseffektiviteten genom delade data och insikter.

• Omvänd logistik: Proaktiv optimering av returprocessen har stor påverkan på lagerhållningen så den sänker kostnaderna, förbättrar kundnöjdheten och minimerar miljöpåverkan tack vare färre returnerade produkter.

• Hållbarhetsintegration: Moderna plattformar för lagerhållning stärker hållbarhetsarbetet och medför verksamhetsförbättringar som främjar återvinning och minskar mängden avfall.

Läs mer om lagerhållning

Gå från att hantera till att optimera lager

Upptäck hur integrerad affärsplanering från SAP kan hjälpa dig att hantera lagermålsättningar i hela leveranskedjan. Uppnå optimal balans mellan lagerinvestering, riskhantering och kundservicenivå.

Mer information

Digital tillverkning i framtidens smarta fabriker

Tillverkning och teknisk innovation går hand i hand, men att uppnå tillväxt kan vara en utmaning för medelstora tillverkare med mer begränsade resurser. Läs denna Oxford-rapport för att hitta forskningsbaserad information om hur teknik och dataintegration kan hjälpa företag att konkurrera med större rivaler.

Mer information

Vanliga frågor

Vad är lagerhållning?

Konsumenter tänker ofta på lager som färdiga varor. Men för företag är lager alla saker som måste fyllas på.

Vad finns det för olika typer av lagersaldon?

På svenska använder vi ordet ”lagersaldo”, men på engelska gör man ändå en liten skillnad mellan ”inventory” och ”stock”. ”Stock” är färdiga varor som är klara att säljas. ”Inventory” omfattar företagets samtliga lagerartiklar, inklusive råmaterial, pågående arbeten och färdiga varor. ”Stock” är egentligen en underkategori till ”inventory”.

Vad är leverantörsstyrt lager (VMI) och underleverantörsstyrt lager (SMI)?

Det är samma sak. Istället för att kunden lägger order kan leverantören/underleverantören övervaka lagernivåerna och själv fatta beslut om påfyllning hos kund utifrån överenskomna villkor. Sådana samarbeten bidrar till att förbättra lagerprecisionen, undvika lagerbrist och förbättra effektiviteten i leveranskedjan.

Vad är skillnaden mellan lagerhållning och lageroptimering?

Lagerhållning handlar om att sätta höga produktivitets- och effektivitetsmål för alla lageroperationer. Lageroptimering är en delmängd av lagerhållningen som mer specifikt avser vinstmarginaler och minimering av förluster. Detta inbegriper strategisk hantering och styrning av artikelnivåer för att maximera effektiviteten, sänka kostnaderna och uppfylla kundbehoven.

Vad är skillnaden mellan lagerhållning och lagerstyrning?

Lagerhållning handlar om den bredare strategiska översikten och lageroptimeringen i syfte att uppfylla kundbehov, sänka kostnader och undvika både överskriden lagernivå och lagerbrist. Lagerstyrning handlar om exakt spårning och noggrannhet på lagernivå för att förebygga avvikelser, förluster och stölder.

Vad är skillnaden mellan SKU och UPC?

En lagerhållningsenhet (SKU) är en alfanumerisk kod som används internt av företag för att hålla ordning på lagersaldot. SKU:er är exklusiva för varje enskilt företag och hjälper dem att hantera och identifiera specifika produkter i lagersystemet. SKU:er kan innehålla information om t.ex. storlek, färg och andra produktvarianter.

En universell produktkod (UPC) är en standardiserad 12-siffrig streckkod som används globalt för att spåra försäljning och lagersaldo samt för att identifiera en produkt i kassan. UPC:er skapas av tillverkaren för att säkerställa att en produkt kan identifieras var som helst i världen med en unik streckkod.

Läs mer