Urvalsprocess för ERP

Det finns bokstavligen hundratals ERP-system att välja mellan, med ett brett utbud av funktioner, styrkor, svagheter, tillämplighet och pris. Även om valet av system kan verka skrämmande, kan en systematisk ERP-systemjämförelseprocess leda ditt team till ett bra beslut inom rimlig tid.

Den tidsprövade metodik som beskrivs här kan hjälpa dig att nollställa den lösning som bäst uppfyller ditt företags specifika behov. Metoden kan låta grundläggande, men företag som väljer ERP-leverantörer utan att följa dessa logiska steg stöter ofta på förseningar, ytterligare kostnader och onödig anpassning. Å andra sidan har företag som tillämpar bästa praxis för ERP-bedömning oftast smidigare urvalsprocesser och efterföljande implementeringar. Som ett resultat kan de dra nytta av ett modernt affärssystem tidigare och konkurrera mer effektivt i en digital värld.

Femstegsmetodik för utvärdering av ERP-system

När ett företag har beslutat att ersätta sitt gamla ERP-system måste du sammanställa ett projektteam för att driva processen med jämförelse, urval och implementering av ERP-mjukvara. Teamet inleder sitt arbete med att ta fram en inledande plan – som egentligen är mer av en allmän strategi i detta skede.

Processen för val av ERP-leverantör kan beskrivas i dessa fem steg:

1. ERP-behovsdefinition
2. Förslagsbegäran (RFP)
3. Utvärdering av första skärningen
4. ERP-jämförelse och detaljerad utvärdering
5. Slutligt beslut: ERP-urval och kontrakt

1. ERP-behovsdefinition

Du måste informera dina potentiella ERP-leverantörer om din organisation och dess behov för att de ska kunna konfigurera, paketera och prissätta rätt lösning. Börja med att identifiera viktiga online-resurser, till exempel produktdemonstrationer och bloggar, som berättar ditt företags historia.

Beskriv din verksamhet och dess processer på ett allmänt sätt i stället för att skapa långa listor över specifika krav och processer. Berätta för potentiella leverantörer om storleken på din verksamhet, aktivitetsvolym och transaktioner, komplexiteten i olika processer och eventuella unika egenskaper eller faktorer. Fokusera på de processer och krav som ger ditt företag konkurrensfördelar. Det är dessa saker som kommer att skilja de potentiella systemen från varandra och där du kommer att titta närmare på hur väl varje system kan konfigureras för att stödja dessa unika processer och funktioner.

Beskriv de saker du gillar med ditt nuvarande system – du kommer att vilja att ditt nya system hanterar dem minst lika bra. Inkludera de saker som ditt befintliga system inte gör (eller inte gör bra). Ange eventuella anpassade tillämpningar, funktioner eller modifieringar som behöver åtgärdas genom standardfunktionalitet eller enkel anpassning (inte modifiering) i det nya systemet. Fokusera med andra ord på de saker som är unika för din verksamhet och utgå från att rutinsakerna ska ta hand om sig själva. (Du kommer att verifiera detta antagande i demonstrationerna och de slutliga bedömningarna närmare beslutspunkten).

Viktiga tips för att definiera dina ERP-behov

Var försiktig när du använder checklistor för ERP-krav. Checklistor har länge varit ett standardverktyg i branschen, men de lyfter ofta inte fram meningsfulla skillnader mellan lösningarna. Många objekt på dessa listor är grundläggande funktioner som nästan alla system erbjuder, vilket leder de flesta leverantörer att helt enkelt kontrollera "ja", även när funktionerna varierar kraftigt. Istället för att förlita sig på allmänna checklistor, anpassa dem för att återspegla ditt företags unika behov. Skräddarsydda checklistor kan hjälpa dig att jämföra leverantörer mer effektivt och fokusera på vad som verkligen är viktigt för din organisation.

Få rätt personer i ditt projektteam. Specifikationen av kraven är hårt arbete. Det behöver teammedlemmar som är dedikerade till organisationen, känner företaget väl och har tid att ägna sig åt projektet. Undvik frestelsen att packa teamet med entusiastiska men oerfarna människor.

Se till att din RFP innehåller denna information:

• Beskrivningen av ditt företag och dess processer
• Vad ditt nuvarande system gör bra
• Vad det inte gör så bra som du skulle vilja
• Vad mer du vill att det nya systemet ska göra (rangordnad efter betydelse)

2. ERP RFP

Nästa steg är att skicka inbjudningar till svar till en utvald grupp leverantörer. Antalet inbjudningar du ska skicka ut varierar – men kom ihåg att du kommer att behöva göra en detaljerad granskning för var och en som du distribuerar. Erfarenheten har visat att ju mindre antal potentiella leverantörer och mer detaljerad information de får, desto bättre svar. Det är bäst att identifiera ett dussin (eller färre) av de bästa kandidaterna för din korta lista.

Som svar bör ERP-leverantörerna föreslå ett system som levererar nödvändiga funktioner och funktioner för att uppfylla de krav som du har identifierat. Förslagen kommer också att innehålla information om deras företag, produkter, erfarenhet av verksamheten, resurser de kommer att förbinda sig till din implementering och annan information som är avsedd att vinna ditt förtroende (och därmed ditt företag).

Så hur identifierar man de dussin (eller färre) kandidaterna att fokusera sina urvalsinsatser på? Hur förbereder du listan från hundratals ERP-leverantörer till bara några få? Börja med branschpublikationer som innehåller ”ERP-framgångshistorier”. (Observera att dessa publikationer förmodligen inte kommer att berätta om svårigheter eller misslyckanden, så sätt denna information i perspektiv). Använd dina branschkontakter – till exempel föreningar och affärsgrupper – för att identifiera andra yrkesverksamma som kanske har erfarenhet av att välja och implementera ERP på senare tid.

Det finns också många online-kataloger, urvalsverktyg och systemurvalstjänster som kan hjälpa dig att identifiera programvara som har de funktioner du behöver och/eller har erfarenhet inom din bransch.

För personlig rådgivning kan du ingå avtal med ditt kontoföretags konsultkontor eller hitta en oberoende konsultresurs i ditt lokala område och/eller i din bransch. Se till att kontrollera deras bakgrund och tillhörigheter för att vara säker på att de är verkligt oberoende och inte associerade med en eller flera ERP-leverantörer.

Du kan välja att inkludera vissa ERP-systemleverantörer som är av intresse av andra skäl. Kanske använder en eller flera av dina större och viktigare kunder ett affärssystem och har uppmuntrat dig att använda samma system. Eller så är ditt företag en del av en större företags- eller branschgrupp som har ”standardiserat” på en viss ERP-plattform. Få ett förslag från den rekommenderade leverantören och ge alla förslag en rättvis och opartisk utvärdering när du fattar ditt beslut.

Viktiga tips för din ERP-RFP

Se till att alla berörda parter identifierar sina krav. Din RFP bör inkludera synpunkter från alla intressenter – annars riskerar du att välja ett ERP-system som endast betjänar några av dina affärsfunktioner, vilket kräver att andra områden investerar i fristående system. Utvärdera system som fungerar för hela verksamheten och använd implementeringsschemat för att leverera prioritetsmoduler först.

Observera kravrangordning. Ofta delas RFP upp i funktionsområden med avsnitt för varje avdelning att fylla i. Varje område – oavsett om det handlar om HR eller verksamhet – gör vanligtvis en bra arbetsklassificeringsfunktion för sin affärsenhet, men deras prioriteringar kanske inte stämmer överens med de övergripande affärsmålen. Det är upp till din projektutvärderingsgrupp att justera prioriteringar ur ett bredare perspektiv. Vilka krav är livsviktiga, viktiga eller helt enkelt trevliga att ha?

Kontrollera faktisk funktionstillgänglighet. Mjukvaruföretag har stora marknadsföringsavdelningar; en del säljer produkter som inte har utvecklats och testats helt. Gör forskningen om funktioner ”kommer i en framtida release” kontra de som används av referenser idag. Det är helt okej att överväga funktioner i utvecklingen – men satsa inte ditt projekt på kommande funktioner om de är nödvändiga för ett framgångsrikt projekt.

Utvärdera dina processer. Processer inbyggda i paketerad ERP-programvara anses vara ”bästa praxis”. Erfarna ERP-konsulter och implementerare kommer att tala om för dig att det nästan alltid är bättre att ändra proceduren så att den passar mjukvaran (som känner igen ”bästa praxis”-aspekten) än att ändra programvaran så att den passar den befintliga proceduren. Detta beslut är dock ditt att fatta. Men kom ihåg att nya processer kan driva de förbättringar och fördelar du får från ett nytt system. Kom också ihåg att all modern ERP-programvara är anpassningsbar, så du har stor flexibilitet att ändra skärmlayouter och flöde, procedurer, dataegenskaper och behandling med mera – utan att ändra koden.

Beakta din ERP-ROI. De flesta företag kräver analys av avkastning på investerat kapital som en förutsättning för att godkänna och finansiera större projekt. Som namnet antyder är detta en summering av kostnaderna för inköp och implementering av det nya systemet plus skillnader i driftskostnader jämfört med det befintliga systemet. ROI tar också hänsyn till fördelar utöver direkta kostnadsbesparingar, inklusive förbättrad prestanda, bättre kundservice och produktivitet på arbetsplatsen.

3. Förstklassig ERP-utvärdering

Utvärderingen sker i två faser. I den här första fasen utvärderas alla förslag för att se hur väl de passar din miljö och dina krav enligt beskrivningen i din RFP. (Den här fasen inkluderar inte leverantörsjämförelse – det steget faller i den andra fasen av utvärderingen).

Målet i detta skede är att eliminera dem som inte uppfyller dina kriterier och att rangordna de som verkar passa räkningen. Resultatet är en kort lista över de bästa förslagen. Dessa, och endast dessa, kommer att bli föremål för en detaljerad utvärdering som leder fram till det slutliga urvalet.

Om du har många svar att granska, kommer detaljer tenderar att suddas ut, vilket gör det svårt att komma ihåg vilka RFP-svar som är särskilt starka (eller svaga) och inom vilka områden. En numerisk bedömningsskala kan hjälpa dig att hålla det hela rakt och dokumentera din beslutsprocess.

Här är några fler tips som kan hjälpa dig under det här dokumentationssteget:

• Ställ in ett formulär eller kalkylblad så att granskare kan bedöma varje förslag enligt de huvudkriterier som du har angett i din RFP. Låt varje granskare tilldela ett numeriskt betyg (skalan kan vara en till tio, en till fem, en till tre, eller vilken nivå av granularitet du tycker är lämplig) för varje utvärderingskriterium. Man kan ha så många eller så få recensenter som man önskar.
• Lämna plats för anteckningar och eventuella frågor om svaret för uppföljning. Du kanske vill be om klargöranden i det här skedet eller vänta tills den detaljerade utvärderingen av förslagen på slutlistan har gjorts. Allokera en viktning till varje kriterium baserat på hur kritisk funktionen eller processen är för din verksamhet.
• Multiplicera den poäng som ges av varje granskare med vikten för varje kriterium och beräkna en totalpoäng för varje leverantör. Oftast blir det flera som rankar nära toppen av skalan, ett kluster av svar lite längre i rankingen, och några få som inte gör klippningen. Du bör nu ha din korta lista över finalister – helst tre till fem kandidater – för slutlig bedömning.
• Odds är bra att du kommer att kunna identifiera de bästa kandidaterna, men om det inte är så entydigt, gå tillbaka till de individuella utvärderingarna och diskutera med laget.

Viktiga tips för dina preliminära ERP-bedömningar

Behandla alla potentiella leverantörer lika. Acceptera inga livedemos, speciella personliga möten eller besök på plats, om du inte är villig att erbjuda samma tillgång till alla leverantörer – det är viktigt att hålla lika villkor. En vanlig teknik är att vara värd för en ”budgivarkonferens” på din anläggning för att visa alla potentiella leverantörer runt och svara på deras frågor (framför alla).

Kom ihåg att ett förslag är ett försäljningsdokument. Svaren kommer att innehålla den information du begärt med mera. Anta att varje påstående är sanningsenligt; du kan verifiera de flesta, om inte alla, påståenden under utvärderingsprocessen. Men förstå att förslagskribenterna kommer att svara på dina frågor på ett sätt som sätter sina produkter i det mest gynnsamma ljuset.

Leta efter avvikande värden. Var särskilt uppmärksam på alla kriterier där betygen uppvisar en stor variation. Om en granskare betygsätter ett förslag mycket högt för ett kriterium och en annan granskare betygsätter det mycket lågt, är det värt en diskussion. Frågar båda recensenterna på ett konstruktivt, icke-hotfullt sätt att ta reda på vad var och en tänkte. Sannolikt märkte den ena eller båda något som de andra recensenterna missade eller inte ansåg viktigt. Som ett resultat av dessa diskussioner kanske du vill justera bedömningarna för ett specifikt kriterium – och det kan ändra den övergripande rangordningen.

4. ERP-jämförelse och detaljerad utvärdering

När du har identifierat tre till fem finalister är det dags att börja arbeta för att verifiera deras anspråk och validera referenser.

Så här startar du ERP-utvärderingar

Ta kontakt med var och en av de potentiella leverantörerna och ge dem de goda nyheterna: de gjorde den korta listan! (Det är okej att berätta för dem hur många andra finalister det finns och även låta dem veta vilka företag de konkurrerar mot, om du är bekväm med att göra det).

• I vissa fall kan ni också be dem att förfina sina förslag.
• Prata med (eller besök) befintliga användare av systemet, helst i din bransch (eller på en liknande marknad) och i närheten av ditt företags storlek.
• Säkra referenser om leverantörerna inte redan har tillhandahållit dem. (Leverantörer kan vara tveksamma till att ge referenser på grund av konkurrensproblem. Men du bör insistera. Försäkra dem om att du kommer att underteckna och följa sekretessavtal).

Hantering av ERP-systemdemonstrationer

Det är också dags att bjuda in de utvalda kandidaterna att utföra detaljerade demonstrationer av sina system – men du måste kontrollera dessa demos.

• Ge varje kandidat ett skript eller en lista med funktioner som du vill se i god tid före den schemalagda demonstrationen. Alla potentiella leverantörer bör få samma lista.
• Tillåt dem att visa upp specialfunktioner som de vill lyfta fram först efter att de har visat dig de funktioner och processer som beskrivs i RFP.
• Se till att ditt skript eller din lista innehåller de unika krav som identifierades i steg ett. ERP-system hanterar normala processer på ungefär samma sätt; det är undantagen från normala processer som utgör utmaningen. (Till exempel möjligheten att registrera order för artiklar som inte finns i lager, kravet att sälja grupper eller artiklar i paket, kit eller set eller stöd för en unik fakturamatchningsprocess).
• Under demon kommer du att vilja se hur programvaran kan ställas in och skräddarsys för att stödja dina unika processer och procedurer. Med detta sagt, håll dig öppen i den utsträckning att du kan upptäcka några bästa praxis i de standardfunktioner som skulle förbättra verksamheten och resultatet i ditt företag.
• Helst kommer demonstratorn att kunna visa systemfunktion med hjälp av egna data. Detta är inte alltid möjligt, men när det är, kommer det att ge dig en mycket bättre demonstration av hur systemet skulle fungera i din miljö.

Viktiga tips för din detaljerade ERP-bedömning

Låt dig inte bländas av demonstrationerna. De proffs som demonstrerar programvara är typiskt mycket erfarna och har stora personligheter. Deras mål är att vinna dig över och sälja deras programvara. Bli inte distraherad av personen eller säljplanen, oavsett hur underhållande. Fokusera på hur affärsprocesserna uppfyller dina behov.

Få ut så mycket som möjligt av referensbesök för handelsenhet. Välj noga vem du planerar att besöka. Ring en kort stund till din värd för att se till att de har implementerat programvaran och har insett de utlovade fördelarna. Håller med om vad de kommer att visa dig och de människor som du kommer att träffa under besöket. Väl på plats, noga bedöma om deras framgång kan replikeras i din miljö. Ställ också de hårda frågorna: ”Vilka var dina största överraskningar?” och ”Om du var tvungen att göra om det igen, vad skulle du göra annorlunda?”

Fortsätt att ställa frågor. Uppmuntra ditt urvalsteam att ställa frågor, om så bara för att klargöra svaren. Gör detta i RFP översyn samt under demonstrationerna; detta kommer att avsevärt minska chansen för framtida överraskningar. Nu är det dags att upptäcka eventuella svar som du inte gillar – innan förhandlingarna inleds. Tänk också på att du får dina svar gratis i detta skede, så lär dig så mycket som möjligt. När du börjar implementera produkten kan du behöva vänta på support eller till och med betala för svar på dina frågor.

5. ERP-urval och kontrakt

När du har slutfört de detaljerade utvärderingarna kommer du sannolikt att upptäcka att du har två eller tre leverantörer som uppfyller dina kriterier. Välj den som du tror bäst uppfyller dina nuvarande och framtida behov – men avfärda inte de andra. Låt dem i stället veta att de är lämpliga men inte ditt första val. Detta lämnar dörren öppen om dina förhandlingar med toppkandidaten inte fungerar som planerat.

Nu kan du börja förhandla fram kontraktsdetaljer med toppkandidaten. De flesta företag vet hur detta steg är ”tänkt att fungera”. Men precis som alla andra steg i ERP-utvärderingen och urvalsprocessen kan du stöta på några överraskningar här.

Makten står på din sida i förhandlingarna. Det är dock bäst att betrakta leverantören som en partner i ditt företags framtida framgång, inte en motståndare i förhandlingar. Sträva efter en rättvis affär som ger båda parter incitament att få systemet på plats effektivt och effektivt.

Varje aspekt av systemimplementeringen och det löpande stödet bör diskuteras och dokumenteras – med detaljer om priset, vem som är ansvarig och i vissa fall den tid som krävs. Det finns många aspekter av avtalet, inklusive (men inte begränsat till):

• Inledande inköp, leasing eller licens för hårdvara och mjukvara
• Genomförande av hårdvara och programvara (specificera vad som ”implementerar”)
• Kostnad och tidpunkt för piloten i konferensrummet (före eller efter programbetalning)
• Initiala och löpande utbildningskostnader
• Löpande underhållsstöd för hårdvara och mjukvara (och på vilken nivå)
• Datakonvertering och integration med andra system
• Nätverk och säkerhet
• Kundanpassningar (initiala och med kommande releaser)

Viktiga tips för ditt slutliga ERP-programvaruval

Meddela inte ditt slutliga val före förhandlingar. I slutet av det detaljerade utvärderingsskedet kan teamet vilja utropa en ”vinnare”. Att informera den ledande kandidaten om att de är den ”valda” ligger dock inte i företagets intresse. Det är inte ovanligt att det finns överraskningar i förhandlingsprocessen och du kan behöva se över ditt val.

Planera långsiktigt. I rusningen för att komma igång, se till att du noggrant granskar de långsiktiga kostnaderna så att dina uppskattningar är korrekta och du inte skuttar ERP ROI-numren. Vissa leverantörer tillhandahåller mer kostnadsfria tjänster under en längre period och vissa kan lägga ut sitt långsiktiga stöd till ett företag som erbjuder betalning för support. Vissa leverantörer har ett tak för hur mycket de kommer att höja den årliga underhålls- eller abonnemangskursen, och många gör det inte. Andra säljer ett abonnemang med låg programvara-som-tjänst (SaaS) och efter några års start höja det rejält. Vissa leverantörer tillhandahåller en årlig uppdatering men inget betydande stöd i uppdateringsprocessen. Ställ frågor och få svaren skriftligen för att se till att du fullt ut förstår dina långsiktiga kostnader.

Det krävs en by (eller åtminstone ett lag)

Den viktigaste faktorn för att utvärderingsprocessen för ERP-systemet ska lyckas är projektteamet. Denna grupp bör inrättas mycket tidigt och bör vara drivkraften i utvecklingen, distributionen och utvärderingen av RFP och valet av det nya ERP-systemet.

Enligt vår erfarenhet, när team är mitt uppe i detaljerad utredning och utvärdering, tas genvägar ofta. Men om ditt projektteam följer dessa fem steg och uppmärksammar lärdomarna kommer de att kunna hitta den optimala lösningen för att uppfylla ditt företags krav, nu och för framtiden.

Läs mer i denna serie