Finansiellt avslut är en process som länge förknippas med tråkiga, felbenägna uppgifter, understödda av intensiva påtryckningar att stänga böckerna så snabbt som mänskligt möjligt. Och även om avgörande affärsbeslut ofta hänger i balansen är de bokslut och rapporter som de bygger på bara så bra som deras noggrannhet och tillförlitlighet.

I dag står medelstora företag inför intensiv konkurrens och måste kunna pivotera och anpassa sina affärsmodeller i snabb takt. Effektiva och pålitliga bokslutsprocesser hjälper till att skapa förtroende och snabbhet i företagets planering och beslutsfattande – och hjälpa investerare och aktieägare att känna igen en bra sak när de ser det.

Vad är bokslut?

Bokslut avser en återkommande gransknings- och avstämningsprocess som leder till leverans av de bokslut och rapporter som behövs för en detaljerad översikt över företagets finanssituation. Bokslut är med andra ord summan av alla ekonomihanteringsaktiviteter som redovisningsgrupper åtar sig att ”stänga bokföringen” under en viss tidsperiod, till exempel en månad, ett kvartal eller ett räkenskapsår. Slutmålet med ett bokslut är att leverera detaljerade och omfattande rapporter, inklusive:

• Balansräkning eller rapport över finansiell ställning
• Resultaträkning eller resultaträkning
• Likviditetsanalys

Vad är skillnaden mellan ”bokslut” och ”bokslut”?

Även personer som känner till skillnaden mellan dessa två termer, använder dem ofta något omväxlande. Men ur operativ synvinkel finns det en skillnad mellan bokslut och bokslut – och en som blir allt viktigare när medelstora företag försöker bättre integrera sina redovisningsprocesser i ett enda molnsystem, som ERP (Enterprise Resource Planning).

Här är definitionen av dessa nyckelbegrepp:

• Bokslut är ett paraplybegrepp som refererar till alla redovisningsprocesser som går in på att stänga böckerna – inklusive handlingen att faktiskt stänga böckerna. Resultatet är de finansiella rapporter och redogörelser som ger intressenter och chefer en korrekt redovisning av företagets finanspolitiska situation. Detta sker regelbundet, vilket kan vara månadsvis, kvartalsvis, årligen eller annat.
• Bokslut är steget i bokslutsprocessen när huvudboken eller "böckerna" stäms av och stängs för perioden. Efter det här steget tas rapporterna fram för att visa företagets räkenskapssituation under den specifika tiden.

Viktiga steg i bokslutsprocessen

Det finns i princip fem steg i bokslutsprocessen: registrera, analysera, stäng, konsolidera och rapportera. När förfallotidpunkten för bokslut har fastställts måste saldot för alla balans- och resultaträkningar stämmas av så att bokföringen kan stängas och processen startas igen för nästa räkenskapsperiod.

Registrera, analysera, konsolidera

• Vid uppläggning av finanstransaktioner registreras tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och utgifter från hela verksamheten för den specifika räkenskapsperioden.
• Redovisning inkluderar ytterligare uppgifter som kontoanalys och avstämning, intäktsredovisning, beräkning av avskrivning och periodiserad redovisning.

Stäng

• Enhetsbokslut är den punkt där du har slutat registrera och stämma av transaktioner och är redo att stämma av och stänga böckerna.
• Bokslut sker efter bokslut och inkluderar ytterligare steg som behövs för finansiell konsolidering över verksamhetsgrenar och juridiska enheter, inklusive mappning till en gemensam kontoplan, för viss omräkning till en gemensam valuta, elimineringar mellan företag och beräkning av investeringar. I takt med att medelstora företag växer kommer de att behöva automatisera och integrera vissa av dessa aktiviteter och få snabbare tillgång till kontroller och valideringskontroller.

Rapport

• Utföra redovisning är det sista steget i bokslutsprocessen. I takt med att rapporteringen blir mer komplex och krävande känner finansteamen press att leverera snabbare, mer flexibla rapporter. Mobila enhetsgränssnitt och kraftfulla ekonomistyrningssystem är ett idealiskt svar för att köra personanpassade realtidsrapporter var som helst, när som helst.

ERP bokslut mjukvara kan visa dig en ögonblicksbild av de uppgifter som är kvar att slutföra för att stänga böckerna.

De fem största utmaningarna i samband med bokslut

Många medelstora företag står inför allt mer komplexa globala redovisningsutmaningar, men de måste förlita sig på mindre team för att få saker gjorda. För dem är det viktigt att effektivisera och automatisera sin redovisningspraxis och möta dessa utmaningar direkt.

Här är de största utmaningarna för finansteam:

1. Brist på struktur och redovisning SOP: Bokslutsprocessen är ”redovisning 101” för ekonomiledare. I medelstora företag innebär detta ofta att ett par seniora personer – som känner till bokslutsprocessen i detalj – inte känner något behov av att införa mer formella, detaljerade standardrutiner (SOP). I takt med att företagen blir mer komplexa behöver de starka standardiserade handelssystem, men det kan vara en utmaning att få buy-in för mer rigorösa operativa förfaranden, så alla föreslagna nya finansiella system eller lösningar måste snabbt kunna visa fördelar och användarvänlighet.
2. Tidspress i månadsbokslutet: Från C-sviten till aktieägarna beror viktiga strategiska beslut – till och med hänger på – historien som bokslutsrapporterna måste berätta. Så hastigheten blir motivatorn. Ibland är det bra när det resulterar i större effektivitet och tidshantering. Men allt för ofta leder det till tvivelaktiga genvägar eller silor, där de snabbaste får i uppdrag att stänga böckerna istället för att ta sig tid att sprida och automatisera dessa uppgifter över hela teamet och bidra till att säkerställa en bättre förståelse för vanliga finansiella bokslutsprocesser i hela verksamheten.
3. Felaktiga och sena finansdata: Allt som krävs är felaktiga eller ofullständiga data från ett område i verksamheten för att störa hela bokslutet. Varje avdelning producerar fakturor, utlägg och inköpsorder, men i många företag – särskilt midmarket företag som har vuxit snabbt – finns det en brist på procedurmässig konsistens kring finansiell rapportering. Frantiska förfrågningar om saker i slutet av månaden leder till frustration och misstag. Många företag utmanas av brist på verktyg och lösningar för att stödja konsekvent och kontinuerlig redovisning och avdelningsrapportering – hela månaden lång.
4. Silon och dålig integration av finansiella data: Tillsammans med felaktiga och försenade avdelningsdata, har ekonomiteamen också svårt för olika rapporteringssystem i hela verksamheten, ofta med olika metadata eller datastrukturer för namn och antal konton, namn och antal produkter, kunder, divisioner och så vidare. Detta innebär att revisorerna inte bara måste stämma av och förstå olikartad information, de måste också ofta använda manuella, felbenägna processer för att säkerställa att data är i en konsekvent struktur.
5. Brist på automatiserad redovisning: I takt med att medelstora företag växer, så ökar också komplexiteten i deras böcker, för att inte tala om behovet av att genomdriva allt mer utmanande företagssäkerhet och de minimala styrningsstandarderna. Genom att klamra sig fast vid processer som redan finns på plats försöker många företag skruva fast på dessa extra objekt som manuellt utförda uppgifter. Detta ökar inte bara risken för fel, utan begränsar även skalbarhet och dataintegration. Utan kraften i artificiell intelligens (AI)-drivna affärssystem för affärssystem kommer medelstora företag att nå en kritisk redovisningsmassa, utöver vilken de inte längre kan växa med manuella processer.

Bästa praxis för smidigare redovisning och bokslut

Rapporter och insikter som levereras av bokslutsprocessen är några av de mest avgörande för tillväxten och driften av din verksamhet – men på grund av deras komplexitet och detaljer är de ofta bland de mest fruktade av företagsaktiviteter. Men genom att standardisera rutiner, utveckla bra kommunikationsstrategier och utnyttja kraftfulla redovisningsprogramvarulösningar kan företag utveckla processen mycket enklare och mycket effektivare.

• Identifiera ineffektivitet och redovisningsprocesser med risk för fel. Samtidigt som de digitaliserar och moderniserar sin redovisningspraxis bygger många av de bästa mellanmarknadsföretagen en arbetsgrupp med representanter från alla avdelningar. Finansteamet ger dem en uppsättning risker och problem att leta efter och dessa resultat konglomereras sedan och bedöms för att få en god känsla av var det finns möjligheter till förbättring.
  
  Denna process löser vanligtvis upp flaskhalsar och förseningar, men uppmärksammar också de otaliga aktiviteter som fortfarande utförs på fristående, manuella kalkylblad. Denna process sätter grunden för utvecklingen av SOP och införandet av mer sammankopplade och automatiserade redovisningsverktyg.
• Utveckla god praxis för förändringshantering för att skapa och driftsätta SOP. Redovisningsteamet är ytterst ansvarigt för ett smidigt bokslut, men de är beroende av varje avdelning för att få detta gjort – från anskaffningskostnader för C-suite till lunchkostnader för säljteamet. Om avdelningar förväntas leverera med snabbhet och noggrannhet, då åligger det företaget att se till att alla i hela verksamheten sjunger från samma låtblad.
  
  I de bästa medelstora företagen börjar detta ofta med en bra förändringsstrategi för att hjälpa till att kommunicera vikten av att standardisera uppgifter och cementera protokoll för vem som äger vad, och när och hur de behöver slutföra och skicka in sina finansiella uppgifter. Och i takt med att SOP skapas och rullas ut är detta den idealiska tiden för att introducera och stödja användningen av smarta ekonomistyrningsverktyg, till exempel en ERP-lösning.
• Implementera och stödja en kontinuerlig redovisningsprocess. ”Kontinuerlig redovisning” innebär bara att istället för att alla avdelningar springer runt i panik den 29 ^:e varje månad, etableras arbetsflöden för att fördela finansiella avslutsuppgifter jämnare under rapporteringsperioden.
  
  Användningen av automatiserade ekonomiverktyg kan i hög grad bidra till att effektivisera processen med exempelvis mobilappar och mallar – allt via molnet för att samla in och integrera dagliga avdelningsövergripande data i realtid. Detta hjälper till att undvika panik i månadsslutet och ger även team möjlighet att upptäcka (och åtgärda) fel tidigt. Slutligen, när böcker hålls aktuella, kan företag utföra ett ”mjukt avslut” under vilken period som helst under månaden, för att undvika chocker eller upptäcka möjligheter.
• Automatisera och digitalisera bokslutet. Med ett AI-drivet affärssystem som tillhandahåller molnbaserade finansiella lösningar kan medelstora företag omfördela värdefull tid. I stället för att ägna timmar åt att utföra manuella uppgifter och få reda på röriga data kan ekonomiteamen ägna mer tid åt strategiska och kompetenta aktiviteter som hjälper deras företag att växa och snabbt utvecklas på den snabbt föränderliga marknaden.
  
  Molnsystem levererar instrumentpaneler i realtid som gör det möjligt för chefer att anpassa rapporter och få djupa insikter när som helst under månaden – från sin enhet, sitt skrivbord eller var som helst. Det ger också bokföringsteamet öppen tillgång till information över hela verksamheten, med hjälp av verktyg som automatiskt integrerar och standardiserar olikartade dataset och ger dem en kommandobas från var och en för att aggregera och analysera data från hela verksamheten.
• Kom samman efter varje bokslut. Detta är särskilt viktigt för medelstora företag som växer och snabbt flyttar sina affärsmodeller– särskilt när de försöker implementera och cementera nya digitala verktyg och SOP. Alla procedurutmaningar och epifanier som pågick under det sista avslutet kommer aldrig att bli fräschare i lagets sinne än en dag eller två efter det är gjort.
  
  Många företag drar nytta av denna tillfälliga post-close breather för att inrätta regelbundna finansiella nära debriefing möten där team kan gå utanför platsen, kanske äta en måltid, och ta en stund att analysera och dela med sig av sina idéer för att förbättra och effektivisera processen.

Automatisering och uppgiftsplaner förbättrar bokslutsprocessen, vilket visas här i listan över godkännanden.

Kom igång med programvara för bokslut

Legenden säger att president Kennedy när han besökte NASA kom på en vaktmästare som arbetade in på kvällen. När Kennedy frågade honom varför han var där så sent svarade mannen: ”Eftersom jag hjälper till att sätta en man på månen”. Även om den gamla historien kan verka lite kornig idag, är dess budskap ändå extremt kraftfullt.

För att vara agila och motståndskraftiga på dagens snabba och konkurrenskraftiga globala marknader måste medelstora företag sträva efter att – i alla sina team – ingjuta en känsla av gemensamt syfte och förståelse för företagets mål. Och det kan inte lätt ske mitt i interna silor, ineffektiva processer och felbenägna manuella arbetsflöden. Finansiell digital omvandling behöver inte ske över en natt. Det kan vara enklare än du tror att komma igång med de bästa bokslutsverktygen i molnet. Nå ut till programvaruleverantören för att lära dig mer om alternativ och lösningar som är anpassade för dina unika affärsbehov.