Översikt

Hur fungerar ditt ERP-system för dig? Är det dags för en ERP-uppgradering? Du har förmodligen inte fått de frågorna direkt (om du inte har pratat med säljare), men du kanske har ställt dig den frågan, om inte uttryckligen. Finns det ett litet mått av tvivel om att ditt system är bättre på något sätt? Möjligen har du hört några moderna ERP-framgångssagor. Eller kanske är det mer uppenbart än så – kanske finns det nya saker du behöver göra för dina kunder eller för att hänga med i konkurrensen som ditt gamla system inte kan hantera utan mycket tid och pengar för uppgraderingar eller modifieringar. Oavsett vilket är det god förvaltningssed att kontinuerligt bedöma systemprestanda och identifiera områden för förbättring eller framväxande problem som kan bli problem inom överskådlig framtid.

Finns det ett perfekt ERP-system?

Det korta svaret är ”nej”. Och även om det perfekta systemet fanns för dina specifika behov vid en viss tidpunkt, förändras dessa behov kontinuerligt. Så det är bra att hålla koll på saker, veta hur väl din ERP stöder dina nuvarande behov och identifiera trender som kan leda till problem.

Det är på modet att hänvisa till installerade system som "äldre ERP", vilket innebär gammal teknik och föråldrade system. Det är orättvist eftersom många installerade system regelbundet underhålls, ständigt uppgraderas och är fullt kapabla att växa och anpassas till förändrade behov och krav. Som sagt, ERP-uppgraderingar är valfria, om än starkt uppmuntrade av mjukvaruleverantörer. Det är viktigt att hålla dig uppdaterad med korrigeringar och förbättringar som tillhandahålls av din lösningsleverantör. Om du upptäcker problem eller ogynnsamma trender är det första du bör göra att se till att ditt system har alla uppdateringar och releaser, sedan ta reda på om din leverantör har ytterligare tillägg eller förbättringar tillgängliga som kan åtgärda eventuella brister du har hittat.

Håller din nuvarande ERP-programvara på att släppa ner dig?

Sammanfattningsvis, håll ditt gamla ERP-system uppdaterat. Men håll också ett vakande öga på systemets prestanda. Behov och krav kommer att förändras och du måste vara säker på att ditt system verkligen stöder ditt företags och kundernas behov.

Den självbedömning som nämns ovan kan bidra till att identifiera brister och problemområden, bland annat följande:

• Ditt system kan inte uppfylla nya krav eller begränsar nya initiativ.
• Det stöder inte ny teknik eller nya krav, eller gör det bara med svårighet, höga kostnader och förseningar. Leverantören är långsam med att införliva nya funktioner.
• Funktionerna är svåra att lära sig och använda, och hämmar snarare än stödjer effektivitet.
• Svarstiden är försvårande långsam. Lagring och hämtning av information är otillräcklig, besvärlig eller helt enkelt inte upp till dagens ständigt växande behov.
• Systemet är dyrt och svårt att underhålla och stödja, och stöds inte tillräckligt av din leverantör.
• Om ditt system verkligen är ett gammalt affärssystem med minskande support från säljaren, eller en krympande pool av teknisk support, kommer kunniga programmerare och analytiker utan tvekan att bli dyrare och svårare att hitta när systemet blir mer föråldrat och opålitligt.

Det är den typen av problem som kan utvecklas långsamt och gå okända under lång tid. Då blir det plötsligt tydligt att systemets brister orsakar allvarliga affärsproblem – och något behöver göras.

Hur mycket spenderar du på ERP?

Många företag blir förvånade när de gör analysen och tar reda på vad det verkligen kostar att behålla sitt befintliga affärssystem på plats och i drift. Det kan låta märkligt när medelstora företag vanligtvis bevakar utgifterna mycket noga som en del av sitt ordinarie förvaltningsansvar. Men det är inte alltid lätt att separera de direkta och indirekta kostnaderna i samband med ERP.

Utöver månads- och årsavgifter till mjukvaruleverantören/mjukvaruleverantörerna och hårdvaruleverantörerna kommer det att finnas löpande kostnader för service och support från dina olika tjänsteleverantörer (till exempel hårdvarutjänst, konsulttjänster eller nätverk). Se till att inkludera kostnaderna för att uppdatera saker och ting om du har upptäckt (eller misstänker) att uppdateringar eller förbättringar kan behövas för att lösa befintliga eller förväntade problem som nämnts ovan.

Beakta också de direkta kostnaderna för den interna IT-avdelningen, inklusive löner och förmåner, utrymme, försörjningstjänster och förnödenheter. Försök att skilja ut dem som direkt stöder din ERP-lösning. Tänk på att åtminstone några av dessa kostnader kommer att finnas kvar efter att du uppgraderat och implementerat ett nytt system, särskilt om du ersätter ett traditionellt on-premise-system med ett annat on-premise-system. Kostnadsstrukturen för molnbaserad mjukvaru-as-a-service (SaaS) är annorlunda, men du behöver fortfarande en jämförelsepunkt för att fatta ett försvarbart beslut om du vill stanna kvar i ditt befintliga system, starta en ERP-uppgradering eller eftersträva en ersättning av ett gammalt system.

Hur mycket skulle ett nytt system kosta?

Har du oro över den potentiella kostnaden för att byta till ett nytt ERP-system? Det är förståeligt. Ett nytt ERP-system är sannolikt en av de större utgifterna för icke-produktionsutrustning som ett företag kommer att göra under ett visst år. När de ses mot bakgrund av de tillgängliga fördelarna och i jämförelse med det belopp som för närvarande används för att upprätthålla det nuvarande systemet anser de flesta företag dock att kostnaden är helt rimlig och motiverad. Kom ihåg att tänka i termer av livscykelkostnader – den totala kostnaden över en tidsperiod, som fem till sju år.

När du tittar på kostnaden för att förvärva och implementera ett ersättningssystem, var medveten om att hårdvaru- och mjukvarulicenskostnaderna bara är en del av ekvationen. Du bör även inkludera följande i din bedömning:

• Nätverks- och kringutrustning som streckkodsskannrar, fjärrstationer, mobila enheter och klientprogramvara plus support.
• Datakonvertering och dataregistrering till det nya systemet samt reservering för arkivering och åtkomst till historiska poster.
• Katastrofberedskap, inklusive säkerhetskopierings- eller felhanteringssystem, resurser för dataåterställning, redundant uppkoppling och kommunikation.
• Utbildning och utbildning för ERP-implementeringsteamet och alla framtida användare. (Detta är mycket viktigt. Skimpa inte här.)
• Ny workflow-utveckling och dokumentation.
• Genomförandestöd. Sannolikt kommer en viss nivå av assistans att inkluderas i paketet från den primära systemleverantören, men du kanske vill anlita ytterligare hjälp från leverantören/leverantörerna, externa konsulter, ditt redovisningsföretag eller andra för vissa eller alla av posterna i listan ovan.
• Ytterligare belastning på dina anställda under implementeringen i form av övertid, anställa frestelser att hjälpa till med regelbundna arbetsuppgifter så att de hinner arbeta med implementeringen, eller bonusar och andra incitament för att hålla arbetstagarna motiverade.

Var medveten om att kostnadsstrukturen för molnbaserade SaaS-system skiljer sig ganska mycket från den traditionella inköps- och implementeringsmetoden. Med SaaS finns det lite eller ingen initial kostnad för hårdvara eftersom det i huvudsak är en abonnemangssituation. Men ett SaaS-kontrakt inkluderar vanligtvis en hel del av underhålls- och supportkostnaderna också, så dina pågående, interna IT-kostnader kommer att minskas kraftigt. De flesta företag anser att den totala kostnaden för SaaS under fem till sju år sannolikt kommer att vara lägre än den totala kostnaden för att köpa och stödja internt.

När du väger beslutet att behålla ditt befintliga system eller titta på en ersättare, överväga avvägningarna. Med en ny ERP-lösning får du ett modernt användargränssnitt, ytterligare funktioner och förbättrar din konkurrensfördel, medan om du behåller ditt gamla system begränsar du din förmåga att förbli flexibel, produktiv och konkurrenskraftig. Även om du inte i första hand letar efter kostnadsbesparingar, visar moderna ERP-framgångssagor att fördelarna med att flytta till ett nytt system ofta kostar mindre och väger tyngre än kostnaderna för att implementera en uppgradering.

Hur motiverar man ekonomiskt ett nytt ERP-system?

Vid beslut av denna storlek kräver de flesta företag en kostnads-nyttoanalys i form av en avkastning på investeringen (ROI). Kostnadssidan är enkel – lägg ihop de förväntade kostnaderna enligt ovan. På förmånssidan kan det mycket väl finnas direkta besparingar i IT-kostnader, men att räkna upp de stora ERP-fördelarna kräver att företaget ser på hur systemet kommer att förändra arbetsplatsen och möjliggöra högre prestanda, förbättrad produktivitet och bättre kundservice.

Förbättrad prestanda

Många ERP-systemprojekt är i hög grad motiverade med förväntade effektivitetsförbättringar (direkta arbetsminskningar) och kostnadsbesparingar (inklusive, men inte begränsat till, lagerminskningar), och med rätta eftersom detta är enorma återbetalningsfördelar i många framgångsrika ERP-implementeringar. Tänk dock på att systemet inte skapar dessa fördelar enbart genom att det finns i ditt företag. Systemet organiserar, analyserar och presenterar data på ett sådant sätt att chefer bättre kan utnyttja människor och fatta bättre beslut, vilket är vad som kommer att generera de stora fördelarna. Tänk på det när du budgeterar för användarutbildning och genomförande av förbättrade rutiner.

Bättre kundservice

Dessa fördelar är mindre direkta men ännu mer värdefulla. Genom att betjäna kunderna bättre kan du teoretiskt öka försäljning och vinst, öka marknadsandelen och kanske till och med öka marginalerna eftersom bra kundservice tillför värde för kunden utan att lägga till kostnad för själva produkten. I vissa fall blir förbättringar av kundservice överlevnadskrav eftersom när en ny eller god kund förväntar sig funktioner som elektronisk beställning eller förbättrad elektronisk rapportering måste ditt ERP-system leverera.

Arbetsplatsändringar

Dagens system är utformade för användbarhet (UX eller användarupplevelsen är det nuvarande buzzword) för snabb och enkel tillgång till information. Eftersom varje användares jobb och arbetsflöde är unikt är dagens system mycket skräddarsydda för att ge varje användare de mest effektiva och bekväma arbetsskärmarna och processerna. Tänk på kostnadsundvikande snarare än kostnadsminskning för denna förmån. Den ökade effektiviteten kommer att hjälpa nuvarande medarbetare att göra mer och hantera en högre affärsvolym utan nyanställning. Det är inte tillrådligt att rättfärdiga systemet baserat på minskat antal anställda – det kommer förmodligen inte att hända, och risken för förlorade arbetstillfällen kommer inte att motivera arbetstagarna att anamma systemet och hjälpa det att lyckas.

ERP-urval är bara början

Medan du följer tips för att utvärdera ERP-system, tänk på att ersättning av äldre system är en inte en enkel eller snabb process – men det är väl värt investeringen eftersom det kan ge avsevärda fördelar när det väljs och implementeras korrekt.

En fråga som de flesta företag har högst upp på sin lista vid denna tidpunkt i processen är ”Hur lång tid tar det att välja ut och implementera en gammal systemersättning?” Det finns inget enda svar på den frågan – det beror på organisationens storlek och komplexitet, oavsett om antingen eller båda systemen (gamla och nya) är molnbaserade, företagets dynamik och implementeringsteamet, nivån på ledningsengagemanget för projektet och mängden samarbete eller motstånd bland användargruppen … för att bara nämna några av variablerna. Vissa implementeringar kan slutföras på några månader; andra tar ett år eller mer. En erfaren implementeringspartner kan hjälpa dig att utveckla en uppnåelig tidslinje när du lägger ut din projektplan i ett tidigt skede av implementeringsplaneringen.

Vi behöver inte tala om för dig att det kommer att bli störande att ersätta ditt företags strategiska informationshanteringsstomme. Det kan inte helt undvikas, men störningar kan minimeras med en välplanerad och -hanterad implementeringsinsats.

Läs mer i denna serie