Processen för att beräkna avkastningen på företagets resursplanering (räntabilitet på investerat kapital) verkar enkel nog: summera kostnaderna, summera fördelarna och jämför de två siffrorna. Det finns dock ett antal faktorer som måste beaktas för att säkerställa att dina resultat är giltiga – och användbara. Det är viktigt att ha en fullständig bild av både kostnader och fördelar, nu och i framtiden, för både det befintliga systemet och det nya systemet som utvärderas. Nedan följer experttips baserade på dussintals ERP-implementeringar.

Förberedelse för ERP-ROI-analys

Använd en rimlig tidsram för ROI-analys. För att säkerställa att din analys täcker hela livscykeln för både kostnader och fördelar, överväga en tidsram på minst fem år.

Leta efter kostnadsskillnader mellan det gamla systemet och det ersättande ERP-systemet. För att göra detta måste du räkna upp aktuella kostnader för att underhålla ditt gamla system och framtida ERP-uppgraderingskostnader. Kom ihåg att en viktig drivkraft för att byta system är att lägga till nya funktioner för att förbli konkurrenskraftiga – så inkludera en realistisk uppskattning av uppgraderingskostnaderna för det gamla systemet.

Var noggrann. Se till att du har samlat varje kostnadsuppskattning: för att få det nya systemet, få det implementerat och driva det effektivt. I många fall kommer driftskostnaderna för nya system att vara lägre än de befintliga systemkostnaderna. Tänk också på de beräknade fördelarna när du beräknar avkastningen på din investering i affärssystemet och inser att dessa fördelar kommer att realiseras över tid.

Tänk positivt men realistiskt. Om ditt företag är produktbaserat (till exempel en distributör eller tillverkare) kan du se en betydande lagerminskning – men gör läxorna för att förstå vilket resultat som är typiskt. Tänk också på att besparingar inte kommer att ske automatiskt, inte heller direkt.

Varför detta mycket detaljerat arbete? ROI krävs ofta för finansplaneringsändamål. Det är också viktigt att förstå de totala projektkostnaderna och fördelarna för att motivera din ERP-investering och utvärdera systemets prestanda mot förväntningarna när de väl har implementerats. Kalkylbladet för ERP-ROI nedan kan hjälpa dig att exakt identifiera dina kostnader – samtidigt som du erbjuder tips och råd för att göra processen smidigare.

Använda detta kalkylblad

Den här sidan vägleder dig genom en serie tabeller som ska slutföras. Varje steg kommer att ge information för att hjälpa till att fylla i dessa tabeller.

När du går igenom processen kan du skapa egna kalkylblad baserat på dessa tabeller. Vi har också skapat ett nedladdningsbart kalkylblad med ERP-ROI-mallar som hjälper dig.

Det finns tre viktiga steg för att beräkna ROI för en ERP-uppgradering:

• Beräkna kostnader
• Uppskatta fördelarna
• Beräkna avkastning på investering

1. Beräkna ERP-kostnader

Hur kommer ditt ERP-system att distribueras?

Hur ERP-systemet implementeras påverkar kostnadsuppskattningarna avsevärt. Det finns flera alternativ:

• On-premise (on-prem): On-premise-implementering är det traditionella sättet som gamla ERP-system har implementerats på i årtionden. Maskinvaran och programvaran köps och installeras på ett företags egna servrar, och systemet underhålls och uppgraderas av företaget.
• Moln: I en molndistribution körs systemet över internet med hårdvara och mjukvara som vanligtvis ägs och stöds av en tredjepartsleverantör. Företag abonnerar på tjänsten – en licensmodell som kallas SaaS (software-as-a-service) ERP.
• Hybrid: I den här modellen kan element av on-premise-implementering och moln kombineras för att skapa ett hybridmoln. Detta ger företaget den ultimata flexibiliteten men kräver betydligt mer IT-personalengagemang.

Vilka implementeringsalternativ kommer du att jämföra?

Beräkna ERP-kostnaden för båda systemen

Det här avsnittet av kalkylbladet är utformat för att beräkna total ägandekostnad (TCO) för både det befintliga gamla ERP-systemet och det nya ersättningssystemet. Det finns vanligtvis fyra investeringsområden:

• Infrastruktur
• Mjukvara
• Implementering
• Löpande personalkostnader

För den ursprungliga projektmotiveringen kommer det att bli nödvändigt att uppskatta dessa kostnader (innan du går ut på förslag och offerter). Många eller de flesta av de artiklar som listas här kan inkluderas i en paketoffert men räkna med att betala för ytterligare tjänster, utbildning, hårdvara och programvara för att slutföra jobbet.

Tillväxt- och supportkostnader kommer att bli betydligt högre om ditt befintliga system är gammalt, inte välstött av utvecklaren, eller om det är ”down-level”, det vill säga inte aktuellt med utvecklarkorrigeringar och releaser.

ERP-infrastrukturkostnader

Utöver de initiala kostnaderna, uppskatta kostnaden för uppgraderingar och expansion efter det ursprungliga köpet. Eftersom detta är en tidsorienterad uppskattning – alla kostnader kommer att kopieras (och eskaleras) genom de fem åren (åtminstone) av livscykeln – placera dessa uppgraderings- och expansionskostnader under kommande år eftersom det är osannolikt att du kommer att behöva uppgradera eller expandera under det första året eller så.

• Initial hårdvara: Inköps- eller leasingkostnad för t.ex. datorer, servrar och skrivare. I jämförelsetabellen ska utlägget redan ha använts för "gammalt system".
• Pågående uppgraderingar och underhåll: Fortsatta kostnader för ovanstående infrastruktur. Det blir inga eller låga underhållskostnader för infrastruktur med SaaS.
• Systemprogramvarulicens: Inkluderar operativsystem, databas, verktyg, till exempel.
• Uppgradering och underhåll av systemprogramvara: Pågående kostnader för ovanstående systemprogramvara. Förvänta dig inga eller låga underhållskostnader för infrastruktur med SaaS.
• Nätverksutrustning och avgifter: Initial budget för nätverksutrustning och -tjänster.
• Användarenheter: Kostnad för att köpa, ersätta och underhålla de olika datorerna, surfplattor, skannrar och så vidare.
• Avgifter för infrastrukturanläggningar: Beräknade kostnader för t.ex. det utrymme och de allmännyttiga tjänster som systemet kräver.

ERP-programvarukostnader – affärs- och produktivitetsprogram

Här vill du budgetera för kostnaden för uppgraderingar och expansion utöver det ursprungliga köpet. Årsavgifterna kan stiga över tid då ytterligare användare eller applikationer läggs till, beroende på en leverantörs prissättningsstrategi.

• Inledande kostnad för permanent licensavgift: Förskottskostnader särskilt för on-premise plus vissa värdbaserade och hybridlicensieringsalternativ. Detta har redan spenderats för det gamla systemet.
• Kontinuerlig licens löpande årsavgift: Detta täcker uppdateringar och viss nivå av support. För ett ERP-system är det vanligtvis 16-20 % av listpriset årligen. Vid 20% per år är licensen ”återköpt” vart femte år.
• Årsabonnemang (SaaS): Använd offererade eller beräknade årliga prenumerationskostnader för molnapplikationer.
• Årliga underhållsavgifter (SaaS): Ytterligare supportavgifter som kommer att behövas på programvaran som inte ingår någon annanstans. De flesta SaaS mjukvaruunderhållsavgifter ingår i prenumerationen.

ERP-implementeringskostnader

Därefter måste du uppskatta kostnaderna för att implementera både det ursprungliga systemet och de planerade uppgraderingarna under femårsperioden. De flesta mjukvaruleverantörer har en eller två större releaser under ett år. Varje release är i själva verket en miniimplementering. Projektteamet måste först granska releasen för att fastställa den totala effekten på den aktuella affärsprocessen. Därefter laddas och testas releasen. Före driftsättning bör användarna vara tillräckligt utbildade på den nya programvaran. Potentiella kostnader att beakta är bland annat:

• Bemanna projektteam: Faktor i budgeterad tid (inklusive övertid) för IT-personal och användare.
• Konsultavgifter: Bestäm vilken initial assistans du kan behöva utöver vad leverantören kommer att inkludera.
• Datakonvertering, inmatning och testning: Använd personal eller temps för datainmatning, testning eller andra grundläggande uppgifter som du behöver. (Detta är ofta under budgetering, vilket kan leda till datakvalitetsproblem.)
• Användarutbildning: En del inledande utbildning av slutanvändare kommer att inkluderas av leverantören, men för att få ut mesta möjliga av ditt systems vidareutbildning rekommenderas starkt.

Pågående ERP-personalkostnader

Uppskatta de ”normala” driftskostnaderna för att hålla ditt nya affärssystem i drift. När du överväger löpande (återkommande) kostnader, var så realistisk som möjligt och inkludera en rimlig förväntan för upptrappning eller inflation från år till år. De viktigaste punkterna kommer att vara en blandning av intern IT-personal och konsulters tid och utgifter, såsom:

• Kostnader för infrastrukturstöd: Detta täcker tid som budgeterats för stöd utöver vad leverantörens rekommendation inkluderade. Med SaaS blir det antingen inga infrastrukturunderhållskostnader eller minimala kostnader.
• Säkerhetskopiering och katastrofåterställning: Inkludera outsourcad eller intern praxis.
• Stöd för nätverk och enheter: Uppskattat stöd krävs till exempel för nätverket, datorn och mobilen.
• Periodiska buggfixar: Detta är för IT-personal att tillämpa strömmen av buggfixar.
• Mjukvaruintegreringar: Förvänta dig att underhålla regelbundet i takt med att mjukvaruprodukter uppdateras.
• Mjukvaruanpassningar: Uppdateras eller tillämpas på nytt i mjukvarurevisionscykler.
• Användarens stöd för mobila enheter: Insats krävs för apputveckling och support.

Bestäm den totala kostnaden för ditt gamla ERP-system kontra nya ERP-system

Från de fyra tabellerna ovan överförs summan för varje investeringsområde, liksom delsummorna för de nya systemkostnaderna, till tabellen nedan. Du kommer nu att kunna se de totala besparingarna eller merkostnaderna för att gå till ett nytt system. Räkna med en blandning av negativa och positiva delsummor för "5-årsdifferensen".

Vad du ska göra med denna information

• Om den totala ”5-årsskillnaden” är positiv innebär det att det är dyrare att behålla sitt gamla system då för att ersätta det. Beloppet är en direkt fördel och måste läggas till i tabell 8: Sammanfattning av fördelarna med ERP (nedan).
• Om den totala ”5-årsdifferensen” är negativ innebär det att det nya systemet blir dyrare att implementera då för att underhålla ditt befintliga system. De ytterligare fördelarna kommer att behandlas i nästa avsnitt.
• Summan av det nya systemets 5-årskostnader kommer att användas nedan i ROI-beräkningen som ”investeringen”.

2. Uppskatta fördelarna med ERP

Om den femåriga kostnaden för det nya systemet är mer än kostnaden för att underhålla det gamla systemet, då kommer du att behöva tillräckliga ytterligare fördelar för att motivera ändringen – annars, varför göra bytet?

Om du till exempel förväntar dig mer intäkter och högre marginaler till följd av uppgraderingen till ett nytt affärssystem – eller om systemet kommer att leverera mer värde och en högre nivå av kundsupport – kan dessa fördelar hjälpa dig att rationalisera uppgraderingen till ett nytt affärssystem.

En del av det nya systemets fördelar är till sin natur lite svårare att separera och tilldela det nya systemet men väl värt mödan att göra det. I de flesta fall kommer det att finnas gott om direkta fördelar för att mer än motivera införandet av det nya systemet. Men att dokumentera och uppskatta de indirekta fördelarna kommer att bidra till projektplanering, prioritering och mätning av resultaten av ERP-implementeringen på organisationen. Även om du inte kan allokera ett penningvärde till dessa förmåner kan du lista dem i arbetsbladet för avkastning på investerat kapital och i projektplanen.

Exempel på ERP-fördelar

För det här arbetsbladet har exempel på ERP-fördelar organiserats i fem förbättringsområden:

• Personers produktivitet
• Beslutsfattande
• Ekonomi och redovisning
• Drift
• Business technology

Listorna nedan är exempel på fördelar. Det kommer att finnas många fler som du och ditt team kommer att upptäcka när du granskar kundframgångshistorier, analytikerrapporter, affärskrav, mjukvarualternativ och ny teknik. Lista möjliga fördelar och fånga upp initiala uppskattningar för processförbättringar och deras finansiella värde.

Personers produktivitet

• Stöd mobila enheter så att du kan arbeta var som helst när som helst.
• Förbättra effektiviteten och noggrannheten vid datainmatning på grund av besvärliga procedurer och långsam systemrespons i samband med äldre ERP-system som inte är ”användarvänliga”.
• Minska tiden till produktivitet med ett rollbaserat, modernt användargränssnitt (UI) som minskar den träningstid som krävs för att användare ska komma igång.
• Hjälp till att etablera en kontrollerad, hanterad miljö för att minska variationer i standardprocesser.

Beslutsfattande

• Konsolidera system för att minska felaktigheter i data och eliminera överflödiga data.
• Centralisera och hantera information (en enda informationskälla) för att effektivisera kommunikationen mellan företag och bidra till att undvika missförstånd och förvirring.
• Få tillgång till Big Data med moderna analysverktyg för att ge insikter för bättre beslutsfattande.
• Tillhandahåll användarvänliga verktyg som varningar och instrumentpaneler för att möjliggöra snabba och korrekta självbetjäningsfrågor.

Ekonomi och redovisning

• Effektivisera finans- och redovisningsprocesser i hela företaget.
• Snabba på månadsbokslutet och förbättra noggrannheten i den finansiella rapporteringen.
• Förbättra kundreskontra genom att minska återbetalningstiden för försäljning (DSO).
• Minska stressen av revisioner eftersom data är organiserade och lättillgängliga, samt korrekta och fullständiga.
• Underlätta regelefterlevnad.

Drift

• Förbättra företagsövergripande affärsverksamhet och modernisera föråldrade processer.
• Integrera e-handel i kund- och orderhantering.
• Minska de operativa arbetskostnaderna genom bättre planeringssystem.
• Öka kundnöjdheten med en fast produkt eller leveransdatum vid tidpunkten för offerten.
• Hjälp upphandlingen att bli proaktiv och kontrollerad snarare än kaotisk och beroende av påskyndande.
• Minska lagersaldot utan att öka förekomsten av underskott, eftersläp eller kundbesvikelse genom bättre lagerplanering och kontroll.

Business technology

• Ersätt föråldrad infrastruktur som håller företaget tillbaka.
• Förbättra interaktionen mellan de olika avdelningarnas affärssystem.
• Konsolidera fristående äldre program och minska användningen av Excel-kalkylblad och manuella lösningar.
• Få tillgång till ny teknik som artificiell intelligens (AI), maskininlärning och sakernas internet (IoT).
• Ge en väg till skalbarhet med moderna system som är utformade för att växa i takt med att en verksamhet växer.
• Upprätthålla datasäkerhet med uppdaterade system och kontroller.
• Lindra problemet med att hitta support för gamla system som inte längre stöds av leverantören.

Dokumentera ERP-förbättringarna

Kalkylbladet nedan är ett exempelkalkylblad för dokumentation av dina observationer och uppskattningar av processförbättringar och deras ekonomiska värde. Kom ihåg att fylla i varje kolumn i ditt eget kalkylblad.

• Skapa ett kalkylblad för vart och ett av de fem förbättringsområden som listas ovan.
• Registrera processerna under varje som kommer att förbättras.
• Uppskatta de årliga direkta och indirekta beloppen.
• Beräkna det totala femårsvärdet.
• Ange förmånen, även om dollarbeloppet inte kan fastställas.

Identifiera direkta och indirekta fördelar för varje avdelning i din organisation. Nedan följer ett exempel på fördelar inom ekonomi- och redovisningsområdet. Du behöver en sådan här tabell för varje avdelning i din organisation.

Sammanfatta alla ERP-fördelar

När alla förbättringsområden har beaktats, lägg till summan av femårssumman från varje avdelning för att fastställa den totala nyttan.

Dessutom, om du fann att "Total 5-års skillnad" från tabell 6: Kostnadssammanfattning i var positiv, då kommer det helt klart att bli dyrare att underhålla ditt gamla system sedan ersätta det. Besparingsbeloppet är ett direkt förmånsbelopp och bör läggas till i tabellen nedan i rad 6. Om det antalet var negativt (det nya systemet kostar mer än det befintliga), lägg en nolla (0) på rad 6.

3. Beräkna ERP-ROI

Du behöver inget kalkylblad för den här fasen.

Nu bör du ha all information du behöver för att beräkna avkastningen på din ERP-investering med hjälp av den här formeln:

ROI = (fördelar – investering)/investering

Här hittar du informationen:

• ”Investering” är ”Det nya systemets totala femårskostnader”, som är summan från tabell 6: Sammanfattning av ERP-kostnaderna
• "Fördelar" är "Total Project ERP förmåner" från tabell 8: Sammanfattning av ERP Fördelar

I de flesta fall kommer förmånen att vara större än investeringen och du kommer att sluta med en kvot större än 1.

Om den femåriga förmånen till exempel är 2 000 000 USD och den femåriga investeringen är 575 000 dollar skulle kvoten vara ($2.000,000 – $575,000) / $ 575,000 = 2,479 och det avrundas till 2,5.

Multiplicera detta förhållande med 100 för att få den ROI-procent som följer av uppgraderingen av ditt ERP-system. I vårt exempel motsvarar förhållandet 2,5 en avkastning på 250 %.

Nästa steg

Om fördelarna och ROI är sunda är nästa steg att utöka arbetet för att matcha ditt företags planerings- och budgetprocess. Eftersom programvara påverkar både drifts- och kapitalbudgetar kan du behöva involvera fler intressenter.

• Kommunicera med de sponsrande cheferna och teammedlemmarna som skapade uppskattningarna.
• Tillhandahåll stödjande försäljning, kostnader och annan dokumentation.
• Skapa specifika försäljnings- och kostnadsprognoser per år.
• Förbered data för finansiell analys för total ägandekostnad (TCO), återbetalningsperiod och andra beräkningar.