ERP-integration är inget nytt koncept. Anledningen till att det nyligen hamnat på tapeten igen har med utvecklingen att göra. Molnbaserade ERP-system har utvecklats bortom sin traditionella roll som ekonomi- och kärnprocessystem. De moderna ERP-systemen bygger på AI och kraftfulla databaser, och blir i allt större utsträckning det centrala navet för företagets alla verksamhetsprocesser. Precis som ERP har även andra affärsprogram vidareutvecklats – och fortsätter att växa på daglig basis i både antal och sofistikering. Man ska heller inte glömma att personal och chefer troligen laddar ner och använder affärsspecifika appar utan att berätta det för IT-avdelningen. Den typen av appar är inte integrerade med ERP-lösningen, övervakas inte och har heller inte genomgått någon riktig säkerhetsprövning.

Traditionella metoder för appintegrering är långsamma och kräver en hel del manuell kodning (med alla fel som det kan medföra). Det här är en rejäl utmaning för moderna företag som vill ha den säkerhet och transparens som följer i spåren på app- och ERP-integration, men som ändå inte vill tappa konkurrensfördelar genom att fastna i tidskrävande manuella processer. Den goda nyheten är att de bästa ERP-molnsystemen är startklara redan från början med färdiga integrationer som erbjuder snabb och enkel anslutning till de vanligaste affärsprogrammen – och underhålls av mjukvaruleverantören. Allt eftersom företagets mjukvaru- och applikationsmiljö blir alltmer komplex finns det alltid en integrationsplattform som tjänst (iPaaS) redo att tas i bruk – skräddarsydda lösningar som passar ihop med marknadens bästa ERP-molnsystem.

Vad är ERP-integration?

ERP-integration är den metod med vilken ett företag kopplar samman sin ERP-mjukvara med andra specialiserade applikationer och processer i hela företaget.

I en nyligen genomförd Deloitte-enkät riktade till höga inköpschefer angavs drygt hälften av respondenterna ”dålig integration mellan applikationer” som en av de ”topp 3-problem” de stod inför i dagsläget. Det finns dock en enhetlig och kraftfull metod som bygger på ERP och molnbaserade appintegrationslösningar: Du kan kombinera de operativa funktionerna hos en smart ERP-lösning med en integrationsmjukvara som är särskilt utformad för att kunna automatisera, effektivisera och skala upp viktiga aktiviteter.

Cloud ERP-integration och API-hantering

För några år sedan fanns det bara en handfull essentiella affärsappar. Då var det möjligt att manuellt installera ett Application Programming Interface eller API – en mjukvara som gör det möjligt för systemen att ”prata” med varandra – för att koppla ihop applikationer med ett gammalt ERP-system. Men i takt med att antalet essentiella appar växte ledde manuella API-hanteringsmetoder till alltmer komplicerade system och ”spagettikod” som var svår att hantera och nysta upp.

Som ett svar på det växande behovet av förenklad integration har dagens bästa ERP-system nu utrustats med ett antal färdiga konnektorer, API:er och integrationsverktyg. Vanligtvis klarar de färdiga API:erna i ett modernt Cloud ERP-system av att hantera flera applikationer, men utan dedikerad integrationsmjukvara måste du ändå förlita dig på IT-avdelningen för anpassning av API:er, mappning och kodning.

Vanliga prioriterade områden vid integrering av ERP-system

I takt med att ERP- och SaaS-lösningarna utvecklas uppstår hela tiden nya möjligheter till företagsintegration. Men för de flesta företag kommer exemplen nedan att utgöra de vanligaste integrationsområdena.

CRM

CRM är ett av de bästa verktygen för säljare och marknadsföringsteam då CRM ger tillgång till information och historik om enskilda lead. Tack vare detta kan företagen anpassa sina interaktioner med kunderna, leverera en bättre upplevelse och öka konverteringschansen. En CRM-/ERP-integration förbättrar processen genom att leverera marknadsinsikter i realtid, efterfrågan i siffertal och dataanalys. Med korrekt och relevant information blir marknadsföringsmeddelanden mer riktade och exakta, vilket underlättar för säljare som försöker konvertera leads.

Business intelligence

Business intelligence-mjukvara (BI) används till att förstå data. Den börjar med att välja ut och samla in data från de bästa källorna. BI-verktygen använder sedan AI-driven teknik för att utföra specifika analyser av dessa data med slutmålet att generera utförbara insikter. Ofta leder BI-lösningar till implementering av nya processer eller arbetsflöden – och ibland helt nya affärsmöjligheter! Med molnbaserade BI/ERP-integrationer kan insikterna centraliseras och snabbare delas med de personer som är bäst lämpade att agera på dem.

Personaladministration

Komplexiteten inom HR och HCM (Human Capital Management) har förvärrats i snabb takt. Utöver den plötsliga och omfattande störning som pandemin medförde har det nu tillkommit extra press på HR-avdelningen med förväntningar om att de ska bli datadrivna resultatenheter. Tack vare HCM/ERP-integrationer kan företagen fortsätta dra nytta av en rad olika inbyggda HR-applikationer och -system. De kan dessutom utöka systemen med Cloud ERP-funktioner. Med ERP-integrationerna kan du informera om och automatisera aktiviteter som rekrytering, kvarhållande och pensionering på en mycket krävande och föränderlig avdelning.

Projektledning

Anledningen till att klichéer överlever är att de ofta visar sig vara sanna. Ett lysande exempel är det gamla talesättet: ”Du planerar inte att misslyckas, du misslyckas med att planera.” Trots att planeringsverktyg är så viktiga hamnar projektledningslösningar ofta i silor. De är ibland svåra att lära sig, men när de väl är etablerade är personalen ofta ovillig att sluta använda dem. Den goda nyheten är att en projektlednings-/ERP-integration innebär att de bästa projektledningssystemen nu kan integreras separat med ett centraliserat ERP-system. Personalen kan fortsätta använda verktyg som de är vana vid, men det finns ändå en överblick över alla projekt och team – inklusive konsekventa rapporteringsmallar och informationsutbyten inom en och samma databas.

E-handel

E-handelsapplikationer är vanligtvis något av det första som integreras i företaget. Men dagens e-handel handlar om så mycket mer än att bara ta betalt för grejer. För tillfället är den största konkurrensfördelen möjligheten att utnyttja POS-data. Smarta hyllor och kundvagnar kan anslutas till lagret och i slutändan även till leveranskedjan – allt detta kan göras i syfte att effektivisera tillgång och efterfrågan. Marknadsföringsteam och säljare kan också dra nytta av realtidsdata och rapporter om inköp i flera olika kanaler. Med e-handels-/ERP-integrationer kan du ansluta dina e-handelsapplikationer och -processer till ett större och kraftfullare dataekosystem.

Enterprise asset management (EAM)

Företag som använder maskiner, tung utrustning eller fordonsflottor i sin verksamhet var bland de första att se den fulla potentialen hos EAM- och IoT-teknik. Med ERP-integration kan IoT-data jobba ännu hårdare. Visst är det toppen när dina apparater varnar om att de behöver service, men tänk om de kunde berätta hur du ska göra för att bygga arbetsflöden som gör dem svalare och effektivare? Tänk om du kunde använda dina IoT-data till att ändra din produktdesign och göra tillverkningsprocesserna smidigare och mer ergonomiska? Tänk om din fordonsflotta kunde optimera laster och rutter automatiskt för att minimera bränsleförbrukning och slitage? EAM-/ERP-integrationer bidrar till att sammanföra de smartaste leveranskedjorna och tillverkningslösningarna med den analytiska kraften hos Cloud ERP-systemen.

Kundservice

Det pratas mycket om omnichannel-shopping och hur dagens konsumenter förväntar sig en sömlös upplevelse i alla online- och offlinekanaler. Och med det följer en ökad förväntan på att det ska finnas en omnichannel-service. För tillfället är kundernas efterfrågan hög, lojaliteten låg och konkurrensen hård på både B2C- och B2B-marknaderna. AI-driven teknik som t.ex. chattrobotar med naturligt språk och rekommendationsmotorer hjälper företagen att sätta en personlig touch på sina automatiserade aktiviteter. Men en riktigt enastående kundservice kräver att de olika avdelningarna har förmågan att samarbeta i realtid. Oavsett om det rör sig om en service-/reparationsbegäran, en reklamation eller en faktureringsfråga kan kundservice-/ERP-integrationerna hjälpa dig att koppla samman en mängd olika appar och centralisera kunddata i en enda informationskälla för flera verksamhetsområden.

Fördelar med smidig Cloud ERP-integration

Fördelarna med affärssystem i molnet är sedan länge välkända inom flertalet affärsområden – t.ex. ökad produktivitet, förbättrad synlighet och en enda informationskälla för hela organisationen. ERP-integration innebär i princip att företagen kan dra fördel av allt detta, men på ett bredare och mer djupgående sätt i hela verksamheten.

• Realtidsdata. Förmågan att samla in och hantera komplex information och ”big data” är en viktig funktion i alla moderna affärssystem. Men om du inte kan förstå och agera snabbt på informationen kan du heller inte maximera nyttan av data. Dataanalys och rapportering i realtid ger företagen en konkurrensfördel då detta möjliggör ett välgrundat och säkert beslutsfattande här och nu.
• En enda informationskälla. Bland effektivitetens värsta fiender hittar vi silor. Med en enda informationskälla i molnet kan du inte bara optimera verksamheten utan även reducera säkerhetsrisker och fel i samband med manuellt handhavande.
• Regelefterlevnad. De senaste åren har företag varit tvungna att betala rekordhöga skadestånd för bristande efterlevnad av olika HR-bestämmelser. Genom att integrera kraften hos Cloud ERP-system i samtliga lagstadgade processer kan du säkerställa konformiteten i hela verksamheten.
• Agilitet och snabbare beslutsprocess. På grund av föränderliga affärs- och kundkrav måste företagen ha förmågan att agera snabbt och responsivt. När människor och processer väl är integrerade i hela organisationen får du den snabbhet och smidighet du behöver för att fatta välgrundade beslut och göra operativa optimeringar.
• Optimering av leveranskedjan. Samtliga delar av leveranskedjehanteringen – allt från råmaterial och tillverkningsprocesser till leverans vid dörren – kan optimeras för att uppnå den heltäckande transparens och analytiska kapacitet som Cloud ERP-lösningar är gjorda för att kunna tillhandahålla.
• Snabbare avkastning på investeringen. Förmågan att förstå ROI, värde och vinstmarginaler hänger ihop med förmågan att samla in och analysera rätt data samt att leverera snabba och flexibla rapporter. Det här är en nyckelfunktion i Cloud ERP – du kan till och med använda din Cloud ERP-lösning för att räkna ut avkastningen på dina egna investeringar i ERP-integration.
• Visuella arbetsflöden. Innan du kan optimera och automatisera arbetsflöden måste du först kunna se och kartlägga dem från en central punkt. ERP-integration hjälper dig att ta fram sådana vyer på ett snabbt och flexibelt sätt som möjliggör åtgärder.
• Mobil åtkomst. Statistiken visar föga förvånande en kraftig uppgång av hybrid- och distansarbete sedan pandemin. De bästa Cloud ERP-systemen tillhandahåller mobila enhetsoberoende funktioner som stöttar personalen lika bra oavsett om de jobbar på kontoret, hemma eller på resan.

ERP-integration och fyra API-hanteringsmetoder

Det är svårt att få en överblick över integrationsmarknaden. Det finns mer än 800 olika integrationsverktyg och -system på marknaden – allt från kostnadsfria API-hanteringsverktyg med öppen källkod till sofistikerade iPaaS-lösningar. P2P (point-to-point) och ESB (enterprise service bus) tillhör de äldre modellerna, och även om vissa företag fortfarande förlitar sig på API-integrationer har molnbaserade och skalbara iPaaS-integrationslösningar blivit den nya standarden.

Här listas några av de vanligaste metoderna för ERP-integration och deras respektive för- och nackdelar.

Vad är iPaaS och hur funkar det?

Lösningar med integrationsplattform som en tjänst (iPaaS) använder sig av fördefinierade konnektorer och affärsregler för att definiera interaktioner i miljöer med flera tenanter. De är med andra ord utformade för att effektivisera och påskynda utvecklingen av integrationsflöden inom vitt skilda verksamhetsområden.

Idag är detta särskilt relevant för företag som har sina viktigaste applikationer i molnet. Ett modernt Cloud ERP-system har en mängd olika standard-API:er och grundläggande integrationsfunktioner redan från början. Färdiga API-hanteringsverktyg kan räcka gott och väl för företag som bara behöver en handfull kärnapplikationer och API:er. De flesta moderna företag har emellertid en mycket mer komplex applikationsmiljö och behöver kraften från en integrerad iPaaS-plattform för att hjälpa dem att effektivisera och smidigt hantera mer komplexa behov av applikationsintegrationer. Det här innebär att användare kan ange vilka typer av applikationer de behöver och så finns det en molnintegrationslösning som hanterar den underliggande API-konfiguration, protokoll och fördefinierad kod som behövs för att snabbt integrera appen med ERP och göra driften smidig och säker.

Din ERP-integrationsresa: Checklista

Dina affärsprocesser kommer knappast att bli mindre komplexa över tid. Kundernas föränderliga förväntningar kommer heller inte att stabiliseras över en natt. För att få ut mesta möjliga av företagsmjukvaran ska du välja lösningar som är byggda för att kunna växa och skalas upp i takt med dina behov. Ett Cloud ERP-system utgör själva kärnan i företagets verksamhet. När företagsintegration blir en prioritet vill du sannolikt investera i en molnbaserad iPaaS-lösning som backas upp med den support och service du förväntar dig, och som dessutom är specifikt byggd för att integreras med ditt Cloud ERP-system.

Varje företag har sina unika mål och utmaningar, men här nedan hittar du en checklista med saker som du kan ta upp med din mjukvaruleverantör redan i början av din ERP-integrationsresa.

När du inleder din ERP-integrationsresa ska du söka efter lösningar som kan göra följande:

• Integrera olika system och applikationer med de senaste säkerhetsprotokollen med hjälp av säkerhetskorrigeringar som uppdateras automatiskt i molnet
• Effektivisera kritiska affärsprocesser och affärsövergripande ERP-funktioner
• Ansluta flera applikationer och datasilor
• Förenkla integrationen mellan tredjepartsappar och datakällor
• Tillhandahålla en robust uppsättning fördefinierade integrationer
• Tillåta utformning, publicering och hantering av API:er
• Underlätta utveckling, tillgänglighet och livscykelhantering av API:er
• Använda fördefinierade integrationer för att minimera arbetet med integrationsimplementering och underhåll
• Tillhandahålla ett AI-baserat gränssnitt och funktioner utan kod utan kod för att underlätta API-utvecklingen
• Tillhandahålla en AI-baserad utvecklingsmiljö för moln och hybridintegration som minskar komplexiteten och ger smarta rekommendationer
• Tillhandahålla stöd för flera affärspartner och B2B-integration med flera handelspartner