Vid implementering av ny ERP-mjukvara lägger företag ofta mycket tid på att identifiera sina krav men relativt lite monterar det team som ska driva implementeringen. Ändå är ERP-projektteamet utan tvekan den största framgångsfaktorn, en som kan göra skillnad mellan målinriktad implementering och ett projekt som går i sidled.

Förvånansvärt enkelt, här är formeln för ett framgångsrikt genomförande: rätt personer, med rätt kompetens, följer rätt steg. Se till att du startar din ERP-planering tillsammans med teamurvalsprocessen. Dessa åtta steg hjälper dig att strukturera ditt projektteam, skapa din plan och sätta rätt åtgärder på plats.

Formeln för en lyckad implementering: rätt personer, med rätt kompetens, följer rätt steg.

1. Inse att det inte är ett IT-projekt

Eftersom ERP-system bygger på informationsteknologi utgår man ofta från att ERP-implementeringar är IT-projekt. Inte så. Ett ERP-system är ryggraden i ditt företags hela verksamhet så du behöver engagemang och engagemang från varje avdelning. Utan tillräckligt organisatoriskt stöd kommer en IT-driven implementering sannolikt att leda till dyra förseningar, användarmotstånd, missnöje eller till och med direkt misslyckande.

Din IT-avdelning kommer att ta hand om installation av hårdvara och programvara (om det nya systemet är installerat på plats). IT kommer också att ansvara för kompatibilitet och integration med andra databeroende system och utrustning – både inom och ansluten till företaget. Ansvaret för att definiera de nya affärsprocesser som ska driva systemkonfigurationen faller dock helt på systemanvändarnas axlar.

2. Säkert verkställande åtagande

Medan din CIO eller CTO utan tvekan stödde implementeringsprojektet, slutar inte deras engagemang där; signering av ERP-investeringen är bara början. Chefer måste förstå effekten av ett stort ERP-implementeringsprojekt, vara villiga att göra nödvändiga avvägningar för att låta människor ägna tid och energi åt projektet och ge synliga bevis på sitt stöd.

Cheferna bör uttrycka sitt engagemang från de tidigaste kickoff-mötena. De bör förbli delaktiga, följa gruppens framsteg och erbjuda uppmuntran när och där så är lämpligt. De måste också fungera som slutlig myndighet när konflikter eller problem uppstår som inte kan lösas utan verkställande engagemang.

I alla projekt kommer det att finnas tillfällen då andra prioriteringar stör projektåtaganden. Kundkrav, utbildningstillfällen eller konkurrerande projekt kan enkelt dra iväg teammedlemmar. Anställda kommer att vara hårt pressade att motstå dessa distraktioner utan synligt verkställande engagemang och ”tillstånd” att hålla fokus.

3. Välj rätt projektteamledare

Ett effektivt projektteam, som leds av en smart och dedikerad projektledare, krävs för att driva ett ERP-projekt till framgångsrikt slutförande, i tid och med budget. Teamledaren ska komma från verksamhetens sida och vara den person som de flesta vänder sig till när de har en fråga eller ett problem, någon som känner till företagets verksamhet, internpolitik och hur saker och ting fungerar i din organisation. Projektledaren skulle kunna vara avdelningschef men i många fall blir det inte. Om möjligt, identifiera denna person så tidigt som möjligt för att möjliggöra deltagande i urvalsprocessen.

Teamledaren måste vara – eller bli – skicklig på att använda projektledningsprogram för att spåra uppgifter, schema och kostnader. Tidigare erfarenhet av projektledning är till hjälp men behövs inte; det finns gott om resurser tillgängliga för att utbilda den utsedda individen i projektledningstekniker och verktyg.

4. Få rätt personer i ditt ERP-implementeringsteam

Din implementeringsteamstruktur bör återspegla din organisation. Medlemmarna i projektteamet bör företräda alla större operativa avdelningar, särskilt de som är de huvudsakliga användarna och förmånstagarna av systemet. Avdelningar kan vara konstruktion, försäljning och kundfältservice, anskaffning, ekonomi och redovisning, IT, fysisk anläggning och underhåll, personaladministration eller annat beroende på hur verksamheten är organiserad och hur brett ditt system är.

Teamet är ansvarigt för att planera och organisera projektet och bör träffas regelbundet för att granska framsteg och ta itu med eventuella problem som uppstår. Varje teammedlem kommer att ansvara för att samordna verksamheten inom sitt funktionsområde, och ofta etablera och leda enskilda uppgiftsteam för att utföra olika uppgifter. Medlemmarna kommer att rapportera tillbaka till projektgruppen när dessa uppgifter utförs och slutförs.

I de flesta fall kommer projektgruppen att träffas varje vecka – eller oftare under kritiska eller höga aktivitetsperioder. Chefer på chefsnivå förväntas inte delta i teammöten, men de bör hållas medvetna om alla implementeringsaktiviteter och beslut genom regelbunden rapportering från teamledaren. Företagsövergripande statusrapportering rekommenderas också för att hjälpa till att hålla entusiasmen och intresset högt.

5. Följ en strukturerad och inkluderande planeringsprocess för implementering

Planeringen måste starta tidigt, när projektet först föreslås eller identifieras. Projektplanen uppdateras kontinuerligt i takt med att ny information blir tillgänglig, men den ska ”låsas in” i början av varje fas. Även om ytterligare ändringar kan bli nödvändiga efter det tillfället bör ändringar i halvtidsprocessen undvikas om det över huvud taget är möjligt. "Omfattningskrypning", tendensen att fortsätta att lägga till eller ändra projektets mål, är förmodligen det största hotet mot framgångsrikt slutförande av projekt. Goda idéer kommer sannolikt att dyka upp under processen, men även till synes små förändringar kan sakta ner eller spåra ur ditt projekt. Lägg dessa idéer åt sidan för fas två.

Se till att den (framtida) användargruppen är involverad i den tidiga planeringsprocessen. Varför är detta så viktigt? De är den huvudsakliga informationskällan för beskrivningen av verksamheten och dess processer. Du behöver detta i kravdefinitionsdelen av din ERP-begäran för förslag (RFP). Du vill att de ska vara delaktiga i urvalsprocessen så att de kan berätta om systemet verkligen uppfyller deras behov inom ramen för deras dagliga processer. Viktigast av allt är att tidigt och kontinuerligt engagemang i specifikations- och urvalsprocessen kommer att bidra till att övervinna eventuella motstånd mot förändringar som ofta förekommer bland användargruppen när något nytt tänks på dem.

Dessa och andra bästa metoder för implementering och planering av affärssystem kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av din investering.

Se till att den (framtida) användargruppen är involverad i den tidiga planeringsprocessen.

6. Spåra din projektplan

Använd projektstyrningsverktyg för att schemalägga och spåra projektet och dess förlopp. Det finns många relativt billiga programvarupaket för projektledning att välja mellan. Programvaran hjälper till att fastställa schemat, identifiera resursbehov och upptäcka potentiella konflikter. När hela projektplanen har lästs in hjälper den dig att spåra varje uppgift och de övergripande framstegen mot planen, samt identifiera effekten av eventuella avvikelser – förseningar som orsakas av att uppgifter som kan påverka andra tidslinjer slutförs sent. Verktygen kommer också att spåra utgifter jämfört med budget och hålla den verkställande ledningen informerad om finansierings- och resursbehoven.

Eftersom avvikelser från projektplanen identifieras måste projektteamet snabbt ta itu med dem. Små slips blir stora problem om de inte löses medan de fortfarande är små. Varje uppgiftsteamledare bör rapportera aktuell status för aktiva projekt till resten av projektgruppen vid veckomötet. Projektteamet kan sedan räkna ut hur du återställer försenade eller störda uppgifter enligt schemat. Schemat är av största vikt – låt inte någon planerad aktivitetslista eftersom det kommer att finnas andra effekter nedströms. (Det är okej att bygga in lite kudde i kritiska uppgifter och faser i planen. Du kan överväga att anta några av projektledningsprinciperna från Eli Goldratts kritiska kedja, inklusive sätt att göra dessa buffertar mer effektiva.)

7. Se till att användarna ”äger” systemet

Denna punkt är upprepad: framgången med din implementering vilar på att användargruppen känner en känsla av ägarskap av systemet. Om användarna är en del av processen från början, kommer de att känna en större känsla av ansvar för dess framgång – eftersom det var deras idé, åtminstone delvis, att välja just detta system och konfigurera det som du gjorde.

I varje genomförande kommer det att finnas stunder när tider blir tuffa eller oförutsedda hinder dyker upp. Om användarna inte känner att det är deras system är det lätt att skylla på någon annan – chefer, chefer, IT eller själva systemet – snarare än att gräva in och åtgärda problemet. Nyckeln till att få egenansvar är tidigt deltagande i projektplanering och målsättning.

”Vad finns i det för mig?” Faktorn är också viktig för att få denna känsla av ägande. Varje användare måste se fördelar med det nya systemet – oavsett om det är enkelt att använda, bekvämlighet, mer tro på informationens riktighet, förmågan att åstadkomma mer och ha en större inverkan på organisationen, eller minskning av stress, övertid och frustration. Några av dessa ”mjuka” fördelar är viktiga för att motivera användarna att införa systemet och göra det till en framgång. Utbildning är nyckeln till att hjälpa användarna att förstå hur systemet kommer att förbättra deras arbetsliv och arbetsprestation.

Framgången med din implementering beror på att användargruppen känner en känsla av ägarskap i systemet.

8. Mät ditt ERP-projektteams framgång

Den ultimata mätningen av projektgruppens effektivitet är naturligtvis ett framgångsrikt genomförande, slutfört i tid och på budget. Mellanliggande åtgärder är dock lika viktiga. Projektplanen består av ett antal inbördes beroende uppgifter som anges på en tidslinje, med resurser tilldelade för varje uppgift. Teamets ansvar är, efter att planen har godkänts, att hantera slutförandet av alla uppgifter som planerat.

Enskilda uppgifter fungerar som milstolpar när de har slutförts. Varje vecka bör enskilda uppgiftschefer rapportera om uppgiftsförlopp, inklusive tids- och resursutnyttjande samt eventuella utmaningar, konflikter eller problem som ska åtgärdas – så att projektteamet som helhet kan besluta om korrigerande åtgärder eller resursomallokering som behövs för att hålla uppgifterna i mål. Det framgångsrika slutförandet av alla uppgifter på vägen fungerar som en mätning för både uppgiftsledarnas och den större projektgruppens prestationer.

Att uppnå avkastning på investerat kapital (avkastning på investerat kapital) är också ett mått på teamets prestation, särskilt om dessa ROI-förväntningar har varit realistiskt tidsenliga för att visa framsteg eller kontinuerliga förbättringar.

Och slutligen är projektgruppens kommunikation, medan en mindre direkt åtgärd, en annan indikator på prestation. Hur väl kommunicerade teamet projektstatus till företaget i stort och uppåt i kedjan till avdelningschefer och företagsledare? Stark kommunikation är en viktig beståndsdel i ett framgångsrikt projekt.

Sammanfattning

ERP-implementering kräver företagsövergripande deltagande och stöd. Projektteamet står i centrum för implementeringen trots att de inte riktigt ”gör” själva implementeringen. Teamets främsta uppgift är att planera och hantera projektet, att ta emot stöd och att hålla företaget motiverat och gå vidare mot att utföra alla planerade uppgifter och aktiviteter – tills projektet är slutfört.