Vad är en kontinuitetsplan? SAP:s globala HR-värderådgivare, Chiara Bersano, har ett unikt perspektiv på frågan. 1999 arbetade hon för ett globalt företag som drev en fabrik i Izmir i Turkiet, när en förödande jordbävning till slut lämnade mer än 17 000 döda och 250 000 hemlösa. Hennes företags anställda klarade sig dock bättre än de flesta.

Företaget reagerade snabbt och stödde och hjälpte arbetstagare och deras familjer under svåra förhållanden. Detta säkrade långsiktigt förtroende och lojalitet mellan företaget och dess anställda. Men det väckte också ett tidigt intresse för beredskapsplanering i en tid då teknik för att stödja en sådan ansträngning bleknade i jämförelse med dagens förmågor. Två decennier senare arbetar ändå många av dessa anställda på företaget – inte bara för den bättre lönen eller löftet om karriärtillväxt, utan för att de vet att företaget har ryggen i en tid av kris.

Så vad är beredskapsplanering? Om du frågar Bersano är det att skapa ett ramverk för nödsituationer som resulterar i att behålla en hälsosam, motiverad, engagerad arbetskraft under och efter kriser.

”Styrkan i relationsbygget från en kris är extrem”, säger Bersano. ”Det är att bygga upp en relation som bygger på förtroende med medarbetarna.”

Enkelt uttryckt: att investera i medarbetarnas hälsa och säkerhet genom omsorgsfull krisplanering resulterar först i motståndskraft, smidighet och verksamhetskontinuitet – och senare i bättre affärsresultat. Men mer holistiskt är beredskapsplanering nyckeln till överlevnaden för alla företag, lokala eller globala, på kort och lång sikt.

Perception lika mycket som förberedelse

Även om det finns otaliga andra exempel på beredskapsplaner utöver Bersanos, är den fullständiga definitionen av en kontinuitetsplan för HR-funktionen redo att flytta och anpassa människor och resurser som svar på alla olyckliga händelser så att företaget kan återuppta verksamheten helt eller delvis så snabbt som möjligt.

Det föranleder följande fråga: När nyheterna om covid-19-pandemin började spridas under Q4 2019, hur kunde bättre beredskapsplaner ha hjälpt både företag och länder då, och hur kan sådana planer hjälpa dem nu? För att svara på den andra delen av frågan har företagen mer att vinna ju tidigare de skapar en beredskapsplan inriktad på att bevara verksamhetens kontinuitet. Faktum är att det är något som HR-organisationer bör göra hela tiden som en del av jobbet, oavsett de makroekonomiska eller affärsspecifika förutsättningarna.

Efteråt 2020: Hur beredskapsplaner kan ha hjälpt i början av covid-19

E-handelsföretag som hade planer på att snabbt anställa för inköp och expedieringsroller var väl förberedda. Och serviceorganisationer som redan hade beväpnat anställda med bärbara datorer och uppdaterad samarbetsprogramvara kunde snabbt och smidigt övergå till ett avlägset sätt att arbeta. Generellt sett var den mer framtidsförberedda och tekniskt möjliggjorda verksamheten, desto bättre utrustad var den – antingen avsiktligt eller av misstag – att hålla verksamheten stadig som pandemin satte i gång.

Men beredskapsplanering handlar om mycket mer än att se till att varje anställd har en bärbar dator och en snabb internetuppkoppling. Det handlar om att flytta resurser eller till och med hela avdelningar för att fokusera på omedelbara affärsbehov, hantera den externa uppfattningen av företaget och verkligen ta itu med vad medarbetarna vill ha och behöver bli framgångsrika. Tycker man att de låter som tre saker som behöver skötas i normala tider så har man rätt. Hur effektivt HR har förberett sig kommer att göra hela skillnaden i hur mycket affärer som påverkas, om det alls är det.

Därför bör, även efter att covid-19-pandemin avtar, en konstant och konsekvent beredskapsplanering vara den nya normen för HR-proffs. Om beredskapsplanering är en alltid påslagen aspekt av HR-funktionen har den makten att driva verksamheten till det bättre.

Gå och prata

Lika mycket som en handlingsplan för nödsituationer på arbetsplatsen handlar om att strategiera på skalor stora som små, är djupet och effektiviteten i eventuella beredskapsplaner, i sin kärna, en återspegling av företagets värderingar. Visst, varje företags webbplats har ungefär samma uppsättning ideal som uttrycker en kund-först-tänkesätt och placerar de anställdas hälsa och säkerhet framför allt. Men handlingar talar mycket högre än kopieringsplistrade ord.

Det är där beredskapsplaneringen stämmer överens med affärsmålen. HR-proffs måste ta hänsyn till både affärsspecifika scenarier och makroekonomiska faktorer som påverkar alla i organisationen, och sedan närma sig dessa mot bakgrund av de olika typer av nödsituationer och prioriteringar som kan uppstå. Ett företags mest värdefulla tillgång är dess anställda, och att ta hand om dem är en moralisk och rättslig skyldighet. Om VD:n och CHRO håller med om att arbetstagarnas hälsa och säkerhet är av största vikt i både goda och utmanande tider, kommer kundnöjdhet och ekonomisk framgång säkert att följa efter – även i den tjocka krisen som hotar att höja alla aspekter av verksamheten.

Strategierna för beredskapsplanering måste vara heltäckande och ta hänsyn till ett brett spektrum av responsiva åtgärder som, även under normala omständigheter, skulle vara svåra att genomföra på en gång. Men det är också därför krisberedskap och beredskapsplanering är så viktiga – svarstid är av yttersta vikt i vilken kris som helst. Rätt plan spelar ingen roll om det kommer för sent.

Med tanke på vad världen har upplevt och hur många organisationer och hela branscher som har påverkats bör HR-proffs fråga sig nu: hur kan vi vara förberedda på bästa möjliga sätt inför morgondagen, nästa månad och nästa år?

Läs mer i denna serie