Ditt nästa stora beslut när du överväger ett nytt ERP-system? Hur den kommer att sättas in. Det finns flera sätt att välja mellan, bland annat traditionell on-premise, molndistribution eller en hybridkombination av båda. Du kommer att vilja ta hänsyn till ekonomiska skillnader och titta på varje ERP-implementeringsstrategis styrkor och attraktioner, samt eventuella unika begränsningar eller utmaningar.

Innan du börjar överväga ERP-driftsättningsalternativ, se hur – och varför – molnet har blivit en viktig miljö för affärsframgång i den digitala ekonomin.

Varför allt intresse för molndistribution?

Vi ser alla med stort intresse på när datatekniken fortsätter att utvecklas i en ständigt ökande takt. De tidigaste affärssystemen och de första ERP-systemen fanns på stora stordatorer och mellanklassdatorer med ”stumma” terminaler för användarinmatning – efter att de hade ersatt punchkort och nyckel-till-disk-inmatning, det vill säga! Nästa ”state-of-the-art”-teknik var klient-/serverarkitektur där de stumma terminalerna ersattes av datorer (numera kallade klienter) som kunde hantera en del av arbetsbelastningen. Detta minskade mängden data som måste skjutas fram och tillbaka med serverdatorn.

Runt årtusendet förändrade två viktiga utvecklingar datorvärlden och ERP: Internet och molnet. Inte längre var det nödvändigt att köpa och stödja hårdvara och programvara för att driva ditt företag. Alla eller större delar av tekniken kunde nu ”hyras” eller läggas ut på entreprenad i ett paket som omfattade allt underhåll och en stor del av den tekniska verksamheten. Det allmänt förekommande Internet tillhandahöll den kommunikationsinfrastruktur som behövs för att göra molnet praktiskt och tillgängligt var som helst i världen.

Men företag migrerade inte omedelbart sina ERP-system till en molndistribution. Det tog lite tid för tekniken och applikationerna att mogna – och för företag att inse att datorn inte behöver vara på plats för att få tillförlitlig åtkomst och säkerhet för affärskritiska applikationer. En del av den evolutionen involverade utvecklare som lärde sig att:

• Dra full nytta av molndistribution
• Skriv eller skriv om applikationer på lämpligt sätt
• Ombygga sin infrastruktur – både teknik och personal – för att stödja molnbaserade system

Och, viktigast av allt, nu levererar molnbaserade ERP-system avancerad teknik som artificiell intelligens (AI) och maskininlärning för att förbättra produktivitet och service, skräddarsydda användarupplevelser för att driva på införandet, och omfattande funktioner och integrerade analyser för att ge en fullständig bild av verksamheten – i slutändan stödja affärsinnovation och tillväxt.

SaaS prissättningsmodell

Tidigare installerades de flesta programvaror i företagets lokaler och det enda licensalternativet var att köpa en evig licens – där applikationen licensieras för ett belopp i förskott plus ett årligt underhållsavtal för uppgraderingar och buggfixar. Mjukvarulicenser prissätts oftast per användare. Årligt underhåll debiteras vanligtvis till 18% till 20% av det då aktuella mjukvarulistpriset. Detta innebär att programvarulicensen i huvudsak ”återköps” vart femte till var sjätte år.

Med on-premise ERP köps all hårdvara och mjukvara in eller leasas och installeras på ett företags plats(er). Företaget ansvarar för underhåll, support och eventuella uppgraderingar eller expansion av hårdvaran, systemen och applikationsprogramvaran – liksom anläggningens utrymme, verktyg, försäkringar, resurser vid fel och säkerhetskopiering utanför plats.

Molnbaserade ERP-system installeras däremot normalt inte på plats och stöds av leverantören som en del av en månads- eller årsavgift. De är licensierade på vad som kallas en mjukvaru-as-a-service (SaaS) basis. SaaS-licenser kan prissättas per användare, per applikation eller per applikationsgrupp (till exempel ERP), baserat på storleken på ditt företag eller andra variationer.

En intressant aspekt av licensiering av molndistribution är dess skalbarhet. Om du licensieras av användaren ”sittplats” kan du lägga till eller minska användare och därefter betala ett högre eller lägre pris baserat på antalet nya användare. Om din transaktionsvolym, lagringskapacitet eller krav på datorkraft ändras är leverantören ansvarig för att uppgradera sina anläggningar för att anpassa sig till ändringen, vilket innebär att du inte behöver köpa och installera fler servrar eller mer disklagring.

Närmaste analogi kan vara kabel-TV. Du betalar för vad du behöver, och det priset inkluderar användning och drift av alla fysiska faciliteter, personal, underhåll och andra kostnader relaterade till kabeltjänsten på din plats. Om du behöver och lägger till fler kanaler, kommer du bara att betala för vad du begärde och inte oroa dig för hur de lyckas tillhandahålla de ytterligare kanalerna.

ERP-implementeringsalternativ

Det finns flera sätt att implementera ett ERP-system:

1. Cloud ERP kallas även SaaS ERP

I affärssystem i molnet är den primära licensmodellen programvara-som-tjänst (SaaS). Systemleverantören kommer att ha ett eget datacenter – eller kan hyra ut utrymme på ett publikt moln för att vara värd för sina applikationer och system. All hårdvara, alla system och supporttjänster tillhandahålls via Internet. Detta gör implementeringen snabbare och enklare för användarföretaget eftersom de, med all hårdvara och alla mjukvarudelar som redan finns på plats, kan börja direkt med dataöverföringen och användarutbildningen.

Med det här driftsättningsalternativet för affärssystem i molnet kommer programvaruleverantören också att ta hand om all installation, underhåll och support – inklusive alla programuppdateringar och uppgraderingar som att lägga till datorkraft eller lagring. Även system, applikationer och resurser kan ”beräknas automatiskt” eller ökas eller minskas automatiskt för att möta föränderliga, kortsiktiga behov. Detta gör att du slipper betala för beräkningsresurser som kan sitta oanvända för det mesta, vilket är fallet med on-premise-ERP-system.

Cloud-based SaaS ERP har liten eller ingen initial kostnad (en "kapitalkostnad") men har en något högre månadskostnad (en "rörelsekostnad"), jämfört med en typisk on-premise-installation. När den totala ägandekostnaden ses under den normala livscykelkostnadsperioden på fem till sju år liknar den totala ägandekostnaden, om inte mindre än, en lokal installation och erbjuder potentiellt bättre service, support och säkerhet.

Cloud ERP erbjuder också den snabbaste vägen till innovation, vilket gör den idealisk för företag som vill aggressivt fullfölja sin digitala omvandlingsstrategi. Med det här implementeringsalternativet kan företag enkelt ändra, optimera och anpassa sina affärsprocesser efter behov – och dra nytta av standardiserad bästa praxis som moderna ERP-leverantörer bör stödja.

2. On-premise ERP-system

On-premise är hur de flesta företag historiskt har implementerat sina affärssystem. I den här distributionsmodellen installeras ERP-mjukvara i ditt datacenter på valfri plats. Installationen och underhållet av hårdvaran och programvaran är personalens ansvar.

Idag anammar företag molnet för sin flexibilitet, förmåga att skala och enkel innovation. För vissa företag, särskilt inom mycket kontrollerade branscher, är lokala lösningar fortfarande att föredra på grund av juridiska, reglerande eller organisatoriska begränsningar.

3. Hybrida ERP-system

Element i en molnbaserad och on-prem ERP-distribution kan kombineras för att skapa ett hybridmoln, vilket ger flexibiliteten att välja optimal distribution för varje applikation. Hybrid cloud ERP kan användas som en språngbräda till molnet, eller för att tillgodose branschregleringsfrågor och särskilda säkerhetskrav som kan diktera behovet av on-prem-applikationer i vissa situationer. Det kan också finnas andra begränsningar eller preferenser som gör on-prem önskvärt för vissa applikationer. Komplexiteten hos ett företag och dess nuvarande miljö samt önskan om en långsammare förändringsfaktor i beslutet att implementera i ett hybridscenario.

En hybridimplementering gör det möjligt för applikationer och data att flytta mellan alternativen baserat på arbetsbelastningsändringar. Det ger molnfördelar från den del av systemet som finns på molnet. Det krävs dock mer lokalt IT-engagemang för att stödja on-prem-delarna, liksom samordningen mellan de två – eller fler – ERP-systemmiljöerna.

4. Tvånivå-ERP

Verkligen en variant av hybridmetoden som implementerats av samma skäl, två nivåer ERP-distribution – ibland kallad hub-and-eker-distribution – använder ett centralt system med mindre satellitsystem som stöder fjärranläggningar. Tänk på företagets affärssystem som hubb, med individuella ERP-system på dotterbolagens produktionsenheter, lager eller kontor, alla matar tillbaka data till hubben. Detta är inte en ny idé; det framkom under 1990-talets distribuerade bearbetningsfas, där företag valde att implementera mindre, enklare och mindre kostsamma system på avlägsna platser samtidigt som de behöll det större, mer kapabla, företagssystemet på företagets huvudkontor. Alla eller alla system i ett nätverk med två nivåer kan vara on-prem eller molnbaserade, köpta eller SaaS-licensierade.

Den totala kostnaden för två nivåer av ERP-driftsättning – med mindre kostsamma system vid noderna i stället för samma företagssystem överallt – kommer att ge en lägre kostnad för det första köpet. Integration och support kan dock leda till en högre totalkostnad eftersom gränssnitten måste byggas upp och underhållas. Och år efter år kommer det att krävas mer IT-stöd för att samordna med flera leverantörer, samt hantera ej koordinerade uppgraderingsscheman och gränssnittsändringar.

Tips för urvalsprocessen

Välj din programvara först genom en noggrann ERP-utvärderingsprocess och överväg sedan driftsättningsalternativen baserat på programvarans driftsättningsmöjligheter och ditt företags behov och potentiella avkastning på investeringen. Vissa ERP-program är endast moln eller SaaS, medan andra leverantörer erbjuder moln, on-prem och hybrid. Tillgängliga distributionsalternativ kan vara ett kriterium för att föras upp på den korta listan, men de bör inte vara den enda avgörande faktorn för val av system.

Snabbväxande företag och de som förväntar sig kommande förändringar i antalet användare (antingen upp eller ner) bör förmodligen fokusera på molnbaserade ERP-system för deras skalbarhet och pay-for-what-you-use prissättning. Se också till att alla medlemmar i urvalsteamet förstår funktionerna och fördelarna med de olika ERP-implementeringsalternativen.

Sammanfattning

Företag kan initialt dras till molnbaserad ERP-installation av ekonomiska skäl – som små eller inga kapitalutgifter och minskade totala livscykelkostnader – men är glada över de tekniska och operativa fördelar som molnet har att erbjuda, inklusive:

• ERP som alltid är uppdaterad med de senaste uppgraderingarna (utan extra kostnad eller ansträngning)
• Praktiskt taget obegränsad skalbarhet
• Lön för framåt-du-behovs-/användningsbasis
• Snabbare implementering
• Bättre säkerhets- och tillträdeskontroller och mer

Och fullständig molndistribution är inte det enda alternativet. Ibland är det mer meningsfullt att hålla några av applikationerna på plats och använda molnet för resten. Lyckligtvis finns en mängd olika konfigurations- och implementeringsval tillgängliga så att du kan välja den distribution som är mest meningsfull ekonomiskt och operativt.

Att övergå till ett nytt ERP-system är en betydande förändring för systemanvändare, IT och hela organisationen. Det är klokt att utforska alla alternativ och välja den systemkonfiguration som ger bästa prestanda till bästa pris. Planera sedan för hur dina interna resurser och strukturer måste förändras för att få ut mesta möjliga av din investering, oavsett konfiguration och implementering.

Läs mer i denna serie