HR-avdelningen håller på att utvecklas till en strategisk affärspartner. HR ägnar sig inte bara åt att handlägga jobbansökningar och svara på frågor om personalförmåner, numera bidrar HR till företagets övergripande framgång. HR-avdelningens verktygsuppsättning utvecklas också, och artificiell intelligens (AI) är den mest anmärkningsvärda utvecklingen i en pågående digital omvandling. Faktum är att 38 % av personalcheferna har utforskat eller implementerat AI-lösningar för att förbättra processeffektiviteten inom organisationen.

AI-teknik kan påskynda HR-processer och förbättra interaktionen med personalen när den implementeras på ett effektivt sätt. Ändå är det många handläggare och chefer som inte riktigt inser hur pass nyttig AI kan vara för HR-strategin. Läs mer om själva definitionen av AI för HR, hur den förbättrar HR-funktionerna och vad du ska undvika när du implementerar den.

Vad är AI för HR?

Artificiell intelligens (AI) är teknik som gör det möjligt för maskiner att uppvisa närmast mänskliga resonemang och förmågor, såsom autonomt beslutsfattande. Genom att assimilera stora mängder träningsdata kan AI känna igen tal, upptäcka mönster och trender, proaktivt lösa problem och förutsäga framtida förhållanden och händelser.

Inom personaladministration – ibland kallad humankapitalförvaltning (HCM)– använder man ett snabbt växande utbud av AI-verktyg för att automatisera rutinmässiga, strukturerade och processorienterade arbetsuppgifter. AI förändrar arbetsmetoderna för att attrahera, anställa, behålla och utbilda personal.

AI-teknik för HR-uppgifter

Bästa sättet att börja på är att sätta sig in i de olika typer av AI-teknik som används för att driva företags-AI för HR. Även AI ofta beskrivs som ett enda holistiskt verktyg finns det i själva verket flera separata tekniker, som var och en lämpar sig för specifika arbetsuppgifter inom HR.

AI-applikationer för HR

Genom att implementera AI för HR kan du förbättra många av HR-funktionerna, från rekrytering och utbildning till ökat engagemang och kvarhållning av medarbetare. Kundcasen för användning av AI för optimering av HR-funktioner, särskilt då generativ AI, bara fortsätter att växa. Här följer några exempel på hur HR-proffs kan använda artificiell intelligens inom HR för att hantera de största personalutmaningarna.

Effektivisera rekryteringen

Det går att förbättra nästan hela rekryteringsprocessen med AI – att attrahera och anställa rätt personal och samtidigt korta ner den totala rekryteringstiden med flera veckor:

• Använd ett gemensamt kompetensramverk för att attrahera, hitta och anställa talanger på global nivå med automatiserade processer, personanpassad kommunikation och arbetsflöden mellan olika applikationer

• Förenkla rekryteringsprocessen för rekryterare och personalchefer med AI-baserad rekryteringsmjukvara som automatiserar repetitiva uppgifter, inklusive generering av neutrala intervjufrågor och arbetsbeskrivningar som skräddarsys för den aktuella befattningen

• Gå ett steg längre än bara matchning av nyckelord i CV:n och profiler genom att använda smarta rekryteringsanalyser som identifierar relevanta färdigheter som eftersöks och lyfter fram lämpliga CV:n

• Genomför kompetens- och lämplighetstester för att rangordna potentiella kandidater efter lämplighet för det specifika jobbet

• Ge fördomsfri feedback på intervjuer vid utvärderingar av jobbsökande

• Driftsätt konversationsgränssnitt, t.ex. chattrobotar, som kan kommunicera direkt med kandidaterna dygnet runt, alla dagar, och interagera med dem under hela rekryteringsprocessen

• Upptäck ”dold personal” med hjälp av AI-verktyg som söker i olika externa datakällor – t.ex. platsbanker, sociala medier och professionella nätverk – för att hitta potentiella kandidater med rätt kompetens och uppmana dem att söka lediga jobb hos er

Automatisera onboardingen

När en kandidat väl har anställts kan HR-avdelningen använda AI för att få till en smidig onboarding-process – något som är särskilt praktiskt när det gäller distansarbetare och projektanställda där det är svårt att ordna traditionella möten på plats:

• Tillhandahåll onboarding-tjänster 24/7 över hela världen med hjälp av HR-chattbottar, något som minskar behovet av mänskliga hembesök, e-post och möten

• Skapa personanpassade och engagerande möten för nyanställda

• Automatisera data- och arbetsflöden under hela onboarding-processen med automatisk leverans av anställningsavtal, företagspolicyer, inloggningsinformation och jobbspecifika behörigheter

Skräddarsydd talanghantering

Att hålla kompetensutvecklingen och företagets rekryteringsstrategi på rätt spår är viktigt för att medarbetarna ska stanna kvar och utvecklas tillsammans med verksamheten. Men med hundratals, eller till och med tusentals arbetare, är det nästan omöjligt för HR-avdelningen att se helheten – varje individs fulla kapacitet och ambitioner.

Så här kan AI hjälpa HR-avdelningen med talanghanteringsprocesser som framtidssäkrar personalstyrkan:

• Kompetensramverk: Sammanställ heltäckande kompetensramverk (s.k. färdighetsontologier) som identifierar anställdas kompetenser, matchar dem med jobbkraven och hittar utvecklingsområden i form av närliggande färdigheter

• Exakta kompetensbedömningar: Använd maskininlärning och naturlig språkbehandling för att bedöma komplexa mänskliga färdigheter såsom kreativitet och emotionell intelligens på ett mer objektivt sätt

• Personlig kompetensutveckling: Skapa skräddarsydda utbildningar, mentorer, uppdrag och karriärvägar utifrån en medarbetares specifika färdigheter, intressen och ambitioner

• Fortbildning och omskolning: Rekommendera individuella utbildningsprogram som förbereder medarbetarna för nya möjligheter och möjliggör inlärning när och var som helst

• Talangmobilitet: Identifiera och utveckla interna talanger genom att uppmärksamma färdigheter hos medarbetarna som enkelt kan användas inom andra roller eller projekt, något som uppmuntrar till karriärutveckling inom företaget

• Prestandaanalys i realtid: Utför resultatutvärderingar för löpande databaserad feedback som gör det möjligt för chefer och anställda att förbättras i realtid

• Strategisk talangplanering: Använd kraftfull prediktiv analys för att prognostisera framtida personalbehov och hjälpa HR-avdelningen att planera för den talangrekrytering som krävs för att möta framtida affärsutmaningar

Förhöj medarbetarupplevelsen

Förmågan att hålla kvar och engagera topptalanger är en stor konkurrensfördel för vilket företag som helst, men det finns mer du kan göra än att bara peka ut interna karriärmöjligheter för dina anställda. HR-avdelningen kan använda AI för att tillhandahålla tillfredsställande interaktioner på flera olika sätt.

• Personanpassade medarbetarresor: Anpassa stöd och resurser efter individens preferenser, behov och arbetsmönster för att få arbetstagarna att känna att de har ledningens uppskattning och stöd i varje skede av karriären
• Förbättrad tillgänglighet och effektivitet: Driftsätt verktyg som t.ex. AI-assistenter för att hjälpa anställda att få tillgång till information, slutföra arbetsuppgifter och lösa problem snabbare – genom att minska friktionen i det dagliga arbetet kan de anställda fokusera på mer meningsfulla och tillfredsställande arbetsuppgifter
• Proaktiv friskvård: Använd IoT-sensorer som söker efter tecken på stress, negativa känslotillstånd och hög arbetsbelastning för att främja medarbetarnas mentala och fysiska hälsa – något som kan minska utbrändhet, sjukfrånvaro och andra hälsoproblem

• Feedback och support i realtid: Skapa löpande återkopplingsloopar som ger medarbetarna vägledning och uppmuntran i realtid och hjälper dem att ligga i fas med sina mål

• Tillfredsställande självbetjäningsalternativ: Minska behovet av manuella mänskliga svar med självbetjäningsfunktioner som kan komma åt och hantera grundläggande HR-information i realtid. Arbetstagarna kan själva initiera enkla aktiviteter som att ändra personaluppgifter, visa information från andra anställdas profiler och interagera med funktioner för tidrapportering, lönekörning och belöningar/beröm.

Generativ AI hjälper arbetstagarna med mer komplexa självbetjäningsuppgifter. Den kan läsa in företagets policy- och metoddokument för att sedan besvara personalfrågor i konversationsform. Ett praktiskt exempel är att personalen då kan använda en assistent eller chattbot för att svara frågor om förmåner eller förtydliga lönebesked. Den kan också hjälpa chefer att skriva arbetsbeskrivningar och skapa nya roller.

Fördelar med att använda AI inom HR

I takt med att AI-tekniken mognar blir den ett alltmer sofistikerat verktyg för HR-organisationer, vilket avsevärt förändrar HR-avdelningens sätt att arbeta och betjäna verksamheten.

Här är några exempel på hur AI-verktyg för HR skapar mervärde för arbetsgivare och anställda:

• Påskyndar HR-processer och frigör resurser genom att minska den tid och arbetsinsats som krävs för arbetsuppgifter som rekrytering, onboarding och prestationsutvärderingar

• Ökar effektiviteten och produktiviteten genom att automatisera arbete som har lågt värde eller innehåller många manuella moment

• Avlägsnar omedveten bias i HR-avdelningens platsannonser, jobbeskrivningar, intervjufrågor, prestationsutvärderingar och lönerevisioner

• Förbättrar helhetsupplevelsen för både anställda och jobbsökande med personanpassade interaktioner

• Ger anställda och chefer möjlighet att arbeta snabbare och smartare med generativ AI som kan assimilera och sammanfatta komplex information och sedan snabbt generera resultat eller utmatningar

• Analysera stora mängder indata snabbt, vilket gör det möjligt för HR-avdelningen att tryggt fatta datadrivna beslut

• Ansluter till andra system och förser människor med operativa data så att de kan fatta beslut utifrån större underlag

• Förutser och förbereder affärsdrivna personalförändringar med kompetensanalys och scenarioplanering

Utmaningar och farhågor kring AI inom HR

Både HR-avdelningen och personalen gillar idén att använda AI för saker som talangrekrytering, kompetensutveckling och självbetjäningsalternativ. Människor är däremot mindre bekväma med att använda AI till uppgifter såsom hantering av känsliga data, prestationsutvärderingar och övervakning av anställdas aktiviteter.

De anställda är också bekymrade över transparensen. De vill veta hur arbetsgivarens AI-teknik fungerar, precisionen och rättvisan i de förslag som den genererar samt de källor och utdata som AI-verktyget arbetar med.

Här nedan listas några av de utmaningar som företag som använder AI-baserad HR-teknik kan stöta på, samt tips om hur man hanterar dem.

AI-styrning och implementering

Ny forskning visar att AI-styrning är en viktig faktor som hindrar företag och HR-proffs från att använda AI. Två tredjedelar (67 %) av alla organisationer som intervjuades hade ingen styrningsmodell alls. Medan de flesta av dessa organisationer var i färd att utveckla en modell var andra organisationer inte lika proaktiva. De hade för avsikt att hantera AI som vilket annat teknikinköp som helst eller förlita sig på extern styrning på regional eller federal nivå .

Men AI är inte vilken teknik som helst utan kräver ett unikt förhållningssätt. En dedikerad AI-styrningsmodell är avgörande för att säkerställa att företag utvecklar, väljer, implementerar och använder AI på ett ansvarsfullt och etiskt sätt (se nedan). De goda nyheterna är att det finns hjälp att få. I den detaljerade rapporten om AI-användning redovisas tio av de främsta åtgärderna man kan överväga för att uppmuntra personalen till att börja använda nya AI-verktyg.

AI-kunskaper på jobbet

Medarbetarnas förståelse för AI varierar betydligt. Ny forskning utförd av SAP – med mer än 4 000 chefer över hela världen som respondenter – visar att anställdas AI-kunskaper i hög grad påverkar deras uppfattningar om tekniken och människor som använder tekniken på jobbet. Respondenterna kände sig dessutom kluvna kring AI-användningens roll i viktiga personalbeslut.

För att ta lösa detta måste företagen prioritera och investera i AI-kunskaper för att säkerställa att de anställda förstår och effektivt kan navigera i denna nya teknik.

Etiska hänsyn och bias

När algoritmerna i AI-baserade djupinlärningsmodeller inte används på ett ansvarsfullt sätt kan de ibland upprätthålla bias. Företagen måste därför leta efter teknikleverantörer som förser HR-avdelningen med AI-verktyg som upprätthåller principerna om transparens, förklarbarhet och rättvisa.

I samband med t.ex. talangrekrytering kommer ett ansvarsfullt hanterat AI-verktyg att ha inbyggda biaskontroller som identifierar och tar bort subjektiva formuleringar, vilket säkerställer att arbetsbeskrivningar skrivs på ett rättvist sätt och bygger på jobbrelevanta utvärderingskriterier.

Problem med uppgifternas precision, integritet och säkerhet

Som alla datadrivna verktyg är AI underkastat principen ”garbage in, garbage out”. Om modellen bygger på data som är bristfälliga, ofullständiga eller meningslösa kommer precisionen i resultaten att återspegla detta. Företag som vill utnyttja kraften hos AI inom HR behöver verktyg som använder interna data av hög kvalitet. Detta för att säkerställa att resultaten är relevanta för den specifika kontexten.

När det gäller HR och AI måste man också tänka på dataskyddet och säkerheten. AI-bottar av standardtyp har redan varit inblandade i flera dataintrång som berodde på sårbarheter i koden, särskilt då i verktyg med öppen källkod. Sådana farhågor blir påtagliga för anställda som måste dela sina personuppgifter med HR-avdelningens AI-verktyg, t.ex. när en chattbot ställer frågor av privat natur för att kunna administrera förmåner. Undvik risker genom att använda en AI-leverantör av HR-funktioner som inte delar företagsdata med externa stora språkmodeller (LLM).

Risker med alltför stort beroende

HR jobbar i första hand med människor. Ett alltför stort beroende av AI inom utförandet av HR-funktionerna ger upphov till en robotliknande känsla som saknar mänsklig touch och gör personalen ointresserad. Detta gäller särskilt i situationer där det krävs en hög grad av medkänsla. Att använda AI i sådana fall skulle reducera beslutsfattandet till en matematisk formel.

Det kan också leda till rättsliga följder för företaget. En del statliga myndigheter omfattas av särskilda regelverk, t.ex. EU:s GDPR, som förbjuder användning av maskinell intelligens för att fatta beslut som påverkar anställning, befordran eller lönesättning.

Att t.ex. använda ChatGPT för att skriva en arbetsbeskrivning är i princip riskfritt. Men om man däremot förlitar sig för mycket på tekniken i samband med arbetsintervjuer eller prestationsutvärderingar – där emotionell intelligens och medmänsklighet spelar en avgörande roll – kommer man aldrig få fram den information man vill ha. Sannolikt kommer man även alienera potentiella jobbsökande och nuvarande personal.

Oron för att bli ersatt av AI

Enligt American Psychological Associations (APA) Work in America-enkät 2024 känner 41 % av de amerikanska arbetstagarna oro över att AI kommer att ta över några av eller alla deras arbetsuppgifter i framtiden.

Här kan personalcheferna lindra oron genom att tydligt avgränsa vilka uppgifter som ska automatiseras av AI. Vanligtvis flyttas mekaniska och repetitiva uppgifter över till AI:n medan mer komplexa och strategiska arbetsuppgifter som är knutna till affärsmålen förblir i mänskliga händer.

Framtiden för AI inom HR

I takt med att möjligheterna för AI inom HR växer kommer fokus för HR-avdelningen att skifta mot mer strategiska funktioner som t.ex. talanghantering, ledarskapsutveckling, personalvård och positiv arbetsplatskultur. När AI:n sköter rutinuppgifterna kan HR-avdelningarna ägna mer tid åt områden med stor betydelse. Här nedan beskriver vi två trender inom AI för HR som kommer att bli allt viktigare under de kommande åren.

Ändrade roller och jobbeskrivningar

AI kommer att i allt högre grad förändra rollstrukturen inom företagen. Eftersom rutinuppgifter automatiseras kommer befattningarna att förändras och kräva mer strategiskt tänkande, kreativitet och flera parallella färdigheter. Personalcheferna kommer att behöva stöpa om jobben och slå samman specialiserade arbetsuppgifter till bredare, mer flexibla befattningar som förlitar sig på AI-verktyg. Detta paradigmskifte kommer också att ge upphov till nya jobb som kombinerar affärskunskap med AI-användning och teknisk expertis.

Ger cheferna möjlighet att använda AI på ett effektivt sätt

AI kommer också att förändra sättet på vilket cheferna överser sina team genom att ta fram dataunderlag som hjälper dem att fatta mer välgrundade beslut om medarbetarnas utveckling, mål och arbetsbelastning. För att detta ska bli möjligt måste cheferna fatta beslut om att integrera AI-verktyg i prestationshanteringen – givetvis med hänsyn tagen till den oro som anställda kan känna kring att bli utvärderade på det här sättet.

Utmaningen ligger i att se till att cheferna förstår vilken nivå av AI-användning som är lämplig, och att de kan kombinera AI-baserade insikter med mänskligt omdöme på ett effektivt sätt. I takt med att AI:n blir alltmer integrerad i den dagliga verksamheten kommer det bli viktigt att utbilda chefer i ansvarsfull och effektiv användning av tekniken.