HR:s omfattning utvecklas till en strategisk affärspartners. HR är inte längre begränsat till att behandla ansökningar och svara på förmånsfrågor, utan bidrar nu proaktivt till företagets övergripande framgång. HR-verktygsuppsättningen utvecklas också med artificiell intelligens (AI) som den mest anmärkningsvärda utvecklingen i sin pågående digitala transformation. Faktum är att 38% av HR-ledarna har utforskat eller implementerat AI-lösningar för att förbättra processeffektiviteten inom sin organisation.

När den implementeras effektivt kan AI-tekniken påskynda HR-processer och förbättra medarbetarinteraktionen. Ändå förstår många yrkesverksamma och ledare inte fullt ut hur nyttig AI kan vara i HR-strategin. Lär dig definitionen av AI i HR, hur det förbättrar HR-funktioner och vilka utmaningar som kan undvikas vid implementering.

Vad är AI i HR?

Artificiell intelligens (AI) är teknik som gör det möjligt för maskiner att demonstrera människoliknande resonemang och förmågor som autonomt beslutsfattande. Genom assimilering av stora mängder träningsdata lär sig AI att känna igen tal, upptäcka mönster och trender, proaktivt lösa problem och förutsäga framtida tillstånd och händelser.

För personaladministration – ibland kallad humankapitalhantering (HCM)– innebär AI att använda en snabbt växande uppsättning verktyg för att automatisera rutinmässiga, strukturerade och processorienterade uppgifter. Det förändrar hur företag attraherar, anställer, behåller och kompeterar sina anställda.

AI-teknik för HR-uppgifter

Det bästa stället att börja på är att förstå de olika typer av AI-tekniker som driver företags-AI för HR. Även om många diskussioner behandlar AI som ett enda helhetsverktyg finns det i själva verket flera separata tekniker, var och en lämplig för särskilda HR-uppgifter.

Applikationer för AI i HR

Att implementera AI i HR kan förbättra många HR-funktioner, från rekrytering och utbildning till att öka medarbetarnas engagemang och bibehållande. Användningsfallen för AI, särskilt generativ AI, för att optimera HR-funktioner fortsätter att växa. Här är några exempel på hur HR-proffs kan använda artificiell intelligens i HR för att ta itu med de största personalutmaningarna.

Effektivisera rekrytering

Nästan hela anställningsprocessen kan utökas med AI, vilket bidrar till att attrahera och anställa rätt talanger och samtidigt minska den totala rekryteringstiden med veckor:

• Använd ett gemensamt kompetensramverk för att attrahera, upphandla och anställa talanger på global nivå med automatiserade processer, personanpassad kommunikation och arbetsflöden över hela sviten

• Förenkla anställningsprocessen för rekryterare och rekryteringschefer med AI-rekryteringsprogram som automatiserar repetitiva uppgifter, inklusive generering av opartiska intervjufrågor och arbetsbeskrivningar skräddarsydda för befattningen

• Gå längre än till matchning av meritförteckningar och profilsökord med smart rekryteringsanalys som identifierar relevanta färdigheter som rekryteraren söker och för fram lämpliga meritförteckningar

• Administrera kompetenser och lämplighetstest för att rangordna potentiella anställningar för lämplighet för jobb

• Ge biasfri intervjufeedback efter utvärdering av en sökande

• Distribuera konversationsgränssnitt, till exempel rekrytering av chattrobotar, för att kommunicera direkt med kandidaterna 24x7 och hålla dem engagerade under hela rekryteringsprocessen

• Upptäck den ”dolda personalstyrkan” med AI-verktyg som söker bland olika externa datakällor, till exempel anslagstavlor, sociala medier och professionella nätverk, för att hitta potentiella kandidaters färdigheter och bjuda in dem att ansöka om öppna roller

Automatisera onboarding

När kandidater har rekryterats kan HR använda AI för att bana väg för en smidig onboarding-process – särskilt för dagens mycket avlägsna och projektanställda som inte kan utföra traditionella personliga sessioner:

• Erbjuda 24x7 onboardingtjänster över hela världen med hjälp av HR-chattrobotar, vilket minskar behovet av personal för fältsamtal, e-post och möten

• Skapa personanpassade och engagerande möten för nyanställda

• Automatisera data och arbetsflöden i hela onboarding-processen genom automatisk leverans av anställningsdokument, företagspolicyer, inloggningsinformation och jobbspecifika behörigheter

Skräddarsy talanghantering

Att hålla medarbetarnas utveckling och företagets rekryteringsstrategi på rätt spår är viktigt för att medarbetarna ska vilja stanna kvar och växa vid sidan av verksamheten. Men med hundratals eller till och med tusentals arbetare är det nästan omöjligt för HR-team att förstå varje individs hela jag när det gäller kapacitet och ambitioner.

Så här hjälper AI HR med de processer för talanghantering som stöder en personalstyrka som är redo för framtiden:

• Kompetensramar: Sammanställa omfattande kompetensramar (så kallade kompetenskontologier) som identifierar kompetensuppsättningar för anställda, matchar dem med jobbkrav och identifierar intilliggande färdigheter för att utveckla

• Exakta kompetensbedömningar: Använd maskininlärning och naturlig språkbearbetning för att bedöma komplexa mänskliga färdigheter som kreativitet och emotionell intelligens mer objektivt

• Personaliserade tillväxtmöjligheter: Kartlägg skräddarsydda utbildningar, mentorer, uppdrag och karriärvägar utifrån en anställds specifika färdigheter, intressen och ambitioner

• Kompetenshöjning och omskolning: Rekommendera individuella utbildningsprogram för att förbereda medarbetarna för nya möjligheter och möjliggöra närsomhelst och var som helst

• Talangmobilitet: Identifiera och utveckla interna talanger genom att erkänna medarbetarnas överförbara färdigheter och föreslå nya roller eller projekt, vilket främjar intern rörlighet i karriären

• Prestandaanalys i realtid: Utför prestationsutvärderingar som ger kontinuerlig, databaserad feedback för att hjälpa chefer och anställda att förbättra i realtid

• Strategisk talangplanering: Använd kraftfulla prediktiva analyser för att förutse framtida talangbehov och hjälpa HR planera för den kompetensutveckling som krävs för att möta framtida affärsutmaningar

Förhöj medarbetarupplevelsen

Förmågan att behålla och engagera topptalanger är en källa till konkurrensfördelar för varje företag, men det finns mer än att bara hjälpa anställda att upptäcka karriärutvecklingsmöjligheter. HR kan använda AI för att leverera tillfredsställande interaktioner på flera sätt.

• Personaliserade medarbetarresor: Anpassa stöd och resurser baserat på varje individs preferenser, behov och arbetsmönster, så att arbetstagarna känner sig uppskattade och stödda i alla skeden av sin karriär
• Förbättrad tillgänglighet och effektivitet: Implementera verktyg som AI-copilots för att hjälpa anställda att få tillgång till information, slutföra uppgifter och lösa problem snabbt – genom att minska friktionen i det dagliga arbetet kan anställda fokusera på mer meningsfulla och tillfredsställande uppgifter
• Proaktivt stöd för personalens välbefinnande: Använd IoT-sensorer för att övervaka mönster av stress, känslomässigt tillstånd och arbetsbelastning för att främja mentala och fysiska anställdas välbefinnande – detta kan minska utbrändhet, frånvaro och hälsorelaterade problem

• Feedback och support i realtid: Genomför kontinuerliga återkopplingsloopar som ger medarbetarna vägledning och uppmuntran i realtid för att hålla koll på sina mål

• Tillfredsställande självbetjäningsalternativ: Minska behovet av manuella mänskliga svar med självbetjäningsfunktioner som kan komma åt och hantera grundläggande HR-information i realtid. Arbetare kan själv initiera enkla aktiviteter som att ändra anställningsdata, visa information om andra anställdas profiler och interagera med funktioner för tid, lönekörning och belöningar/erkännande.

Generativ AI hjälper konsulter med mer komplexa självbetjäningsuppgifter. Den kan ta in företagspolicy och procedurdokument och sedan svara på HR-frågor på konversationsspråk, till exempel genom att använda en copilot eller chattrobot för att svara på en förmånsfråga eller förklara en lönebesked. Det kan hjälpa chefer att skapa arbetsbeskrivningar och skapa nya roller.

Fördelar med att använda AI i HR

I takt med att AI-tekniken fortsätter att mogna blir den ett mer sofistikerat verktyg för HR-organisationer, vilket väsentligt förändrar hur HR-team arbetar och betjänar verksamheten.

Här är några sätt HR-verktyg ger mervärde för arbetsgivare och anställda:

• Snabba på HR-processer, frigöra resurser genom att minska den tid och ansträngning som krävs för uppgifter som rekrytering, onboarding och prestationsutvärderingar

• Ökad effektivitet och produktivitet genom automatisering av lågvärdesarbete eller manuellt intensivt arbete

• Ta bort omedvetna fördomar i HR-text för platsannonseringar/beskrivningar, intervjufrågor, prestationsutvärderingar och ersättningsanalyser

• Förbättra de anställdas och kandidaternas övergripande upplevelser med personanpassade interaktioner

• Ge anställda och chefer möjlighet att arbeta snabbare och smartare med generativ AI som kan assimilera och sammanfatta komplex information och sedan snabbt rapportera resultat eller mata ut innehåll

• Känner av stora volymer av input snabbt, vilket gör det möjligt för HR att fatta datadrivna beslut med självförtroende

• Koppla ihop med andra system och kombinera människor och verksamhetsdata för att fatta storbildsbeslut

• Att förutse och förbereda sig för företagsdrivna förändringar i arbetskraften med kompetensanalys och scenarioplanering

Utmaningar och bekymmer med AI inom HR

Både HR-team och medarbetare gillar idén att använda AI för uppgifter som ny kompetens, utvecklingsmöjligheter och självbetjäningsalternativ. De är mindre bekväma med att använda den för uppgifter som hantering av känsliga data, resultatutvärderingar eller övervakning av medarbetaraktiviteter.

De anställda är också oroade över öppenheten. De vill veta hur AI-tekniken som deras arbetsgivare använder fungerar, noggrannheten och rättvisan i de förslag den genererar, och källorna och utdata för data som AI-verktyget arbetar med.

Här är några av de utmaningar som företag som använder AI-aktiverad HR-teknik kan stöta på, samt tips om hur de kan bemöta dem.

AI-styrning och AI-anpassning

Ny forskning tyder på att AI-guvernanace är en viktig faktor som hindrar företag – och HR-proffs – från att anta AI. Två tredjedelar (67 %) av de intervjuade organisationerna hade ingen styrningsmodell alls. Medan de flesta av dessa organisationer vidtog åtgärder för att utveckla en sådan, var vissa organisationer mindre proaktiva, planerade att styra AI som alla andra teknikinköp eller förlitade sig på extern styrning på regional eller federal nivå.

Ändå är AI inte vilken annan teknik som helst och kräver ett unikt förhållningssätt. En dedikerad AI-styrningsmodell är avgörande för att säkerställa att företag utvecklar, väljer, implementerar och använder AI på ett ansvarsfullt och etiskt sätt, vilket diskuteras närmare nedan. De goda nyheterna: det finns vägledning. I den detaljerade rapporten om användning av AI identifieras 10 av de främsta insatserna att beakta när man uppmuntrar en inhyrd att börja använda nya AI-verktyg.

AI-läskunnighet på jobbet

Medarbetarnas förståelse för AI varierar avsevärt. Ny forskning utförd av SAP, som har undersökt över 4 000 chefer och anställda globalt, indikerar att de anställdas AI-kunskaper avsevärt påverkar deras uppfattning om tekniken och de som använder den på jobbet. Dessutom uttryckte enkätdeltagarna blandade attityder kring AI-användningens roll i viktiga personalbeslut.

För att hantera detta måste organisationer prioritera och investera i AI-läskunnighet för att säkerställa att anställda förstår och effektivt kan navigera i denna nya teknik.

Etiska överväganden och partiskhet

Om algoritmerna i AI:s djupinlärningsmodeller inte används på ett ansvarsfullt sätt kan de ibland vidmakthålla bias. Organisationer måste söka upp teknikleverantörer som malar sina HR-AI-verktyg i principerna om transparens, förklarbarhet och rättvisa.

Vid exempelvis talanganskaffning kommer ett ansvarsfullt hanterat AI-verktyg att ha inbyggda partiskkontroller som identifierar och tar bort subjektiva språk, säkerställer att arbetsbeskrivningar är rättvist skrivna och baserade på jobbrelevanta utvärderingskriterier.

Problem med uppgifternas korrekthet, integritet och säkerhet

Liksom alla datadrivna verktyg omfattas AI av principen ”skräp in, skräp ut”. Om de data som används av modellen är felaktiga, ofullständiga eller meningslösa kommer exaktheten för vad den genererar att vara densamma. Företag som hoppas på att utnyttja kraften i HR AI kommer att behöva verktyg som utnyttjar sina egna högkvalitativa interna data för att säkerställa att systemets utdata är relevanta för det specifika sammanhanget.

Det finns också en fråga om dataintegritet och säkerhet när det gäller HR och AI. Mainstream AI-botar har redan varit involverade i flera dataintrång tack vare kodsårbarheter, särskilt i verktyg med öppen källkod. Oron är särskilt nervkittlande för anställda som måste dela personuppgifter med HR-AI-verktyg, till exempel när en chattrobot frågar om personliga omständigheter för att hjälpa till med förmånsfrågor. Undvik denna risk genom att använda en AI-leverantör för HR-funktioner som inte delar företagsdata med externa stora språkmodeller (LLM).

Risker för överdriven tillit

Mänskliga resurser handlar genom sitt namn om människor. Beroende på AI för att utföra för många HR-funktioner kan det resultera i en robotupplevelse som saknar mänsklig beröring och gör att medarbetarna känner sig oengagerade. Detta gäller särskilt i situationer där en hög grad av medkänsla krävs, och att distribuera AI skulle minska beslutsfattandet till ett sifferspel.

Det skulle också kunna lämna företaget öppet för juridiska konsekvenser. Vissa regeringar/myndigheter har särskilda bestämmelser, till exempel GDPR i EU, som förbjuder användning av maskinell intelligens för att fatta beslut som påverkar anställning, befordran eller lön.

Att till exempel använda ChatGPT för att skriva en arbetsbeskrivning innebär liten risk. Att förlita sig på det för att genomföra en arbetsintervju eller prestationsgranskning – där emotionell intelligens och mänsklig känslighet är nyckeln – skulle dock misslyckas med att tillhandahålla rätt information och sannolikt alienera potentiella och nuvarande anställda.

Oro för arbetsförskjutning för HR-roller

Undersökningen American Psychological Association (APA) 2024 Work in America visar att 41 % av de amerikanska arbetarna är oroliga för att AI så småningom kommer att göra några eller alla sina arbetsuppgifter föråldrade i framtiden.

HR-ledare kan hjälpa till att minska teamgripandet genom att tydligt avgränsa vilka uppgifter som kommer att automatiseras av AI. Vanligtvis kan rote, repetitiva sådana gå till AI, medan de komplexa, strategiskt tänkande som är knutna till affärsmål kommer att behöva förbli inom området mänskliga HR-specialister.

Framtiden för AI i HR

I takt med att möjligheterna för AI inom HR fortsätter att utvecklas kommer fokus för HR-proffs att röra sig mer och mer mot strategiska funktioner som talanghantering, ledarskapsutveckling, medarbetares välbefinnande och positiv arbetsplatskultur. Med AI-hantering av rutinuppgifter kan HR-team ägna mer tid åt dessa områden med stor påverkan. Här är två viktiga HR-AI-trender att förvänta sig under de kommande åren.

Flytta roller och omdesigna jobb

AI kommer i allt högre grad att förändra rollstrukturen inom företag. Eftersom rutinuppgifter automatiseras kommer rollerna att övergå till att kräva mer strategiskt tänkande, kreativitet och mångsidiga förmågor. HR-ledare kommer att behöva omdesigna jobb och slå samman specialiserade uppgifter till bredare, mer flexibla roller som utnyttjar AI-verktyg. Detta skifte kommer också att ge upphov till en efterfrågan på nya arbetstillfällen som kombinerar affärskunskap med AI och teknisk expertis.

Ge chefer möjlighet att använda AI effektivt

AI transformerar också hur chefer övervakar sina team och använder data för att fatta mer välgrundade beslut om anställdas utveckling, mål och arbetsbelastning. Chefer måste fatta beslut om att integrera AI-verktyg i performance management – med hänsyn till den oro som anställda har om att utvärderas på detta sätt.

Utmaningen blir att se till att chefer förstår lämplig nivå av AI-användning och effektivt kan blanda AI-drivna insikter med mänskligt omdöme. När AI blir en integrerad del av den dagliga verksamheten kommer det att vara avgörande att utbilda chefer så att de kan använda den på ett ansvarsfullt och effektivt sätt.

Läs mer