En guide till orderhantering

Vad är ett orderhanteringssystem?

Orderhantering omfattar alla steg i orderlivscykeln, från orderingång och lagerkontroll till leverans, leverans och returer. Ett orderhanteringssystem (OMS) är den teknik och den uppsättning procedurer som underlättar denna process.

Ett modernt OMS integrerar med olika avdelningar och system – t.ex. försäljning, lager, handel, butiksverksamhet, distributionscenter, marknadsplatser, tredjepartslogistikföretag (3PL), redovisning, marknadsföring och kundservice – för att säkerställa att beställningar bearbetas korrekt och effektivt. För stora företag är insatserna för effektiv orderhantering särskilt höga. Därför:

1. Kundens förväntningar: Dagens kunder kräver snabb, korrekt och transparent produkttillgänglighet och uppfyllande. Förseningar eller fel kan leda till missnöje och förlorad lojalitet.
2. Operativ effektivitet: Automatisering och optimering av orderarbetsflöden minskar arbets-, lagerhållnings- och fraktkostnader, minimerar mänskliga fel och förbättrar cykeltiderna.
3. Skalbarhet: I takt med att företag växer blir deras förmåga att hantera högre ordervolymer och mer komplexa orderhanteringsnätverk en konkurrensfördel.
4. Omnikanalskomplexitet: Företag som säljer via flera kanaler, inklusive marknadsplatser, behöver centraliserad synlighet och samordning.
5. Regelefterlevnad: Korrekt dokumentering och spårbarhet gör det lättare att följa branschens standarder och föreskrifter.

Hur fungerar ett orderhanteringssystem?

Att förstå orderhantering kräver en närmare titt på orderns livscykel. De specifika stegen kan variera beroende på bransch och affärsmodell, men dessa är kärnfaserna:

1. Beställningsplacering: Kunden gör beställningar via onlineplattformar, butikssystem, mobilappar eller telefonsamtal. OMS registrerar och validerar orderdetaljer.
2. Orderhantering: Systemet kontrollerar lagernivåer, tillämpar prissättnings- och rabattregler och bekräftar betalning. Om artiklarna är slutsålda kan systemet initiera eftersläp eller föreslå alternativ.
3. Uppfyllande: Beställningar dirigeras till lämpliga lager, distributionscenter, butiker, marknadsplatser eller 3PL-företag. Plockning, packning och distribution utförs baserat på fördefinierade logistik-workflows.
4. Frakt och leverans: Ordern skickas, spåras i realtid och levereras till kunden. Aviseringar skickas ofta för att hålla kunderna informerade.
5. Returer och support efter försäljning: Ett bra OMS hanterar även returer, återbetalningar och kundserviceförfrågningar, vilket bidrar till att förbättra långsiktiga kundrelationer.

Typer av orderhanteringssystem

Orderhanteringssystem finns i olika typer, var och en utformade för att möta olika affärsbehov, operativa komplexiteter och nivåer av teknisk sofistikering. Här är en uppdelning av exempel på orderhanteringssystem:

• Handbok: Traditionella och pappersbaserade, dessa system innefattar kalkylblad, telefonbeställningar, e-postkedjor och manuell datainmatning.
• Fristående: Dessa är dedikerade OMS applikationer som hanterar orderingång, bearbetning och expediering men fungerar separat från andra företagssystem.
• ERP-baserade: Många företagsplattformar erbjuder orderhanteringsfunktioner som en del av en större svit.
• E-handelsplattform: Populära e-handelsplattformar erbjuder inbyggda eller add-on orderhanteringsfunktioner.
• Distribuerad: Dessa avancerade system är byggda för att hantera omnikanaler och fördelat uppfyllande över komplexa nätverk.
• Molnbaserade: Molnbaserade eller molnbaserade orderhanteringssystem är tillgängliga via webben och erbjuder hög skalbarhet och flexibilitet.
• Skräddarsydda: Vissa stora företag utvecklar egenutvecklade OMS-plattformar som är skräddarsydda för deras specifika processer och äldre system.

Rätt orderhanteringssystem för en organisation kommer att variera med tanke på dess storlek, komplexitet, kanalstrategi och tillväxtmål.

dgl

{"id":"SAP1138629","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/10/58dccfde-de7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Upptäck hur SAP Order Management Services, kopplade till SAP ERP-data, kan utgöra en grund för hållbar tillväxt och konkurrensfördelar.

Fördelar med ett orderhanteringssystem

Ett gediget OMS effektiviserar och automatiserar hela orderlivscykeln för alla försäljningskanaler och orderhanteringsplatser. Investeringar i OMS ger både omedelbara och långsiktiga fördelar, såsom:

• Ökad kundnöjdhet: Transparent lagertillgänglighet och snabbare, mer tillförlitliga leveranser leder till bättre kundupplevelser.
• Minskade driftskostnader: Automatisering och processoptimering bidrar till att minska avfalls-, transport- och arbetskostnader.
• Bättre beslutsfattande: Realtidsdata och analyser stöder strategisk planering.
• Ökade intäkter: Bättre lagersynlighet och koordination mellan kanaler möjliggör snabbare, mer exakt orderuppfyllande och maximerar försäljningsmöjligheter.
• Agilitet och motståndskraft: Ett flexibelt OMS kan snabbt anpassas till marknadsförändringar och störningar i försörjningskedjan.

Sammantaget hjälper ett OMS företag att minska driftskostnaderna, förhindra lagerproblem och leverera snabbare och mer tillförlitliga kundupplevelser.

Utmaningar med orderhantering

Orderhantering är inte utan sina hinder. Det kan vara en komplicerad process, särskilt med oorganiserade och föråldrade system. Några vanliga utmaningar är:

• Systemsilor: Frånkopplade system kan leda till dubbelarbete och datainkonsistenser.
• Lageravvikelser: Dålig inventeringsnoggrannhet över fysiska och digitala kanaler kan orsaka expedieringsfel och förlorad försäljning.
• Returhantering: Hantering av returer effektivt utan att erodera marginaler är en komplex uppgift.
• Behovsprognoser: Felaktiga prognoser kan leda till obalanser i utbudet.
• Anpassningsbehov: Företag kräver ofta skräddarsydda arbetsflöden som fördefinierade lösningar kanske inte stöder.

För att möta dessa utmaningar krävs tvärfunktionellt samarbete, processanpassning och rätt teknik.

Hur man väljer rätt orderhanteringssystem

Orderhantering är inte utan sina hinder. Det kan vara en komplicerad process, särskilt med oorganiserade och föråldrade system. Några vanliga utmaningar är:

• Systemsilor: Frånkopplade system kan leda till dubbelarbete och datainkonsistenser.
• Lageravvikelser: Dålig inventeringsnoggrannhet över fysiska och digitala kanaler kan orsaka expedieringsfel och förlorad försäljning.
• Returhantering: Hantering av returer effektivt utan att erodera marginaler är en komplex uppgift.
• Behovsprognoser: Felaktiga prognoser kan leda till obalanser i utbudet.
• Anpassningsbehov: Företag kräver ofta skräddarsydda arbetsflöden som fördefinierade lösningar kanske inte stöder.

För att möta dessa utmaningar krävs tvärfunktionellt samarbete, processanpassning och rätt teknik.

dgl

{"id":"SAP945748","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2023/01/2a82f50e-5d7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Ta reda på hur SAP Order Management Services kan hjälpa företag att optimera processer och försäljning.

Hur man väljer rätt orderhanteringssystem

Att välja ett OMS är ett viktigt beslut – särskilt för stora företag där komplexa verksamheter, omnikanalskrav och globala försörjningskedjor måste synkroniseras för effektivitet och tillväxt. Rätt OMS kan förbättra arbetsflöden, minska kostnader och öka kundnöjdheten. Fel kan skapa operativa flaskhalsar, begränsa skalbarheten och främja misstro hos kunderna.

Företagens beslutsfattare bör göra följande när de handlar för ett OMS:

1. Definiera affärsmål

Förstå företagets mål, som tillväxtmål och mål för kundupplevelsen.

2. Mappa livscykel för order

Dokumentera hur order flödar genom verksamheten – från registrering till uppfyllande till eftermarknadsservice – för att identifiera luckor.

3. Prioritera kärnfunktioner

Utvärdera ett OMS baserat på nyckelfunktioner, inklusive:

• Lagersynlighet
• Operationslista för beställningar
• Kundkommunikation
• Definiera kriterier för orderbeslut
• Korrekt upphandling och reserveringar

4. Säkerställ integrationskapacitet

Ett bra OMS behöver enkelt integreras med en organisations ERP, lagerhanteringssystem, mjukvara för kundrelationshantering, POS-system och andra viktiga plattformar.

5. Välj rätt implementeringsmodell

Bestäm vilken typ av OMS som ska fungera bäst utifrån verksamhetens behov, regelverk och smidighet.

6. Bedöm säkerhet, efterlevnad och tillförlitlighet

Se till att OMS uppfyller företagsstandarder eftersom kunddata och betalningsinformation är involverade.

7. Utvärdera leverantören

Beakta både tekniken och partnern (har de bra recensioner och erbjuder support?) för att säkerställa en smidig OMS utrullning.

8. Beräkna total ägandekostnad

Faktor i avgifter, implementeringskostnader, pågående uppgraderingar med mera.

9. Testa systemet

Innan en fullständig utrullning, testa systemet i en kontrollerad miljö för att minska risken.

10. Engagera rätt intressenter

Engagera nyckelspelare över avdelningar när du väljer ett OMS för att se att det uppfyller tvärfunktionella behov.

Användningsfall för orderhantering

Här är exempel på företag som förbättrade sin orderhantering med SAP-lösningar.

• Ge en konsekvent inköpsupplevelse
  Se hur SAP Order Management Services hjälper återförsäljaren HORNBACH att erbjuda en sömlös upplevelse över flera kanaler från online till butik. Se en video om HORNBACHs berättelse.
• Uppfyll kundernas krav
  Utforska hur återförsäljaren Canac Corporation använder avancerade analyser för flexibelt beslutsfattande med SAP-lösningar. Se en video om Canac Corporations berättelse.

Utforska orderhanteringslösningar

Att investera i moderna, integrerade orderhanteringslösningar är viktigt för att hålla jämna steg och leda på dagens konkurrensutsatta marknad. Genom att centralisera och automatisera orderns livscykel kan företag förbättra effektiviteten, minska kostnaderna och leverera sömlösa kundupplevelser i stor skala.

Rätt OMS kan utgöra en grund för hållbar tillväxt och konkurrensfördelar. Lär dig hur SAP Order Management Services, kopplade till SAP ERP-data, gör det möjligt för organisationer att använda lösningarna på ett mer tillförlitligt, effektivt och till en lägre total ägandekostnad.

Vanliga frågor