Vad är en digital arbetsplats?
En digital arbetsplats är en virtuell arbetsmiljö som samlar teknik, människor och affärsprocesser för att underlätta kommunikation, samarbete och produktivitet inom en organisation.
Digital arbetsplats jämfört med digital arbetsplats
Även om termerna ”digital arbetsplats” och ”digital arbetsplats” ofta används omväxlande, handlar den gemensamma tråden i båda fallen om att leverera en positiv personupplevelse för att öka engagemang och produktivitet. Med hjälp av ”digital arbetsplats” genomgående utforskar den här artikeln kärnfunktioner, fördelar och användningsfall av samma slag och ger rekommendationer om hur ett växande företag kan forma sin digitala arbetsplatsstrategi för att driva den övergripande affärssmidigheten.
Förstå den digitala arbetsplatsen
Att förstå den digitala arbetsplatsen kräver fokus på kärnfunktioner, affärspåverkan, påverkan på talent management och framväxande trender.
Kärnfunktioner
Distansarbete: Digitala arbetsplatser utgör grunden för ett framgångsrikt och produktivt distansarbete. Genom konvergens av avancerad teknik, samarbetsplattformar och molnbaserade lösningar underlättar digitala arbetsplatser en gränslös miljö där anställda kan utföra sina uppgifter från vilken plats som helst. Genom att integrera cybersäkerhet bidrar de också till att skydda känslig information och ta itu med problem som rör datasäkerhet. Målet är inte bara att stödja distansarbete utan även att förbättra det genom att främja flexibilitet, samarbete och produktivitet i det moderna professionella landskapet.
Kommunikation och samverkan: Digitala arbetsplatser är utformade för att underlätta kommunikation och samverkan. Digitala arbetsplatser är molnbaserade plattformar som fungerar som delade digitala utrymmen med tillgång till snabbmeddelanden, videokonferenser och sociala nätverk. Dokument och projekt är tillgängliga och redigerbara för teammedlemmar i realtid, vilket gör det möjligt för teammedlemmar över olika geografiska områden och tidszoner att arbeta tillsammans sömlöst, oavsett fysisk plats, vilket främjar en känsla av enhet och gemensamt syfte.
Automatisering: Automatisering är en nyckelfunktion som innefattar användning av programvara för att hantera rutinuppgifter, från schemaläggning av möten till hantering av arbetsflöden. Automatiseringsverktyg hjälper till att öka arbetseffektiviteten och minska bördan av administrativa uppgifter, vilket gör det möjligt för anställda att fokusera på mer strategiskt och kreativt arbete.
Mobil flexibilitet: Digitala arbetsplatser tillgodoser behoven hos den arbetsfria arbetskraft som arbetar i framkant av ditt företag. Fältarbetare som utför utrustningsinstallationer, underhåll och uppgraderingar på en kundplats är ett bra exempel. Med tillgång till en digital arbetsplats kan sådana arbetstagare få tillgång till den information de behöver på en bärbar dator, surfplatta, telefon eller annan mobil enhet för att slutföra arbetsorder, leta upp relevant information, kommunicera med front office och uppdatera status för jobb när de är slutförda.
Konsekvenser för verksamheten
Affärsflexibilitet: Digitala arbetsplatser gör det möjligt för företag att vara mer flexibla, snabbt anpassa sig till marknadsförändringar och kundbehov. Användningen av digitala verktyg möjliggör snabbt beslutsfattande och genomförande, vilket är viktigt i ett snabbt företagsklimat.
Datadrivet beslutsfattande: Digitala arbetsplatser erbjuder tillgång till högkvalitativa, enhetliga data som ger insikter om allt från medarbetarnas produktivitet till kundens preferenser. Med hjälp av dessa data kan företag fatta välgrundade, strategiska affärsbeslut och anpassa sina tjänster och produkter mer effektivt till marknadens behov.
Effektivitet med självbetjäning: Digitala arbetsplatser ger tillgång till information och resurser till arbetstagarna, så att de snabbt kan hitta lösningar på affärsproblem och hantera sitt arbete på det sätt som bäst passar deras behov.
Påverkan på talent management
Kompetensutveckling: Den digitala arbetsplatsen kräver kontinuerlig inlärning och kompetensutveckling, särskilt inom digital kompetens och mjuka färdigheter som kommunikation, samarbete, arbetsproduktivitet och effektivitet. Kompetenshöjning inom dessa områden är avgörande för karriärutveckling i dagens digitalt drivna arbetsmiljö.
Arbetstillfällen: Utbyggnaden av digitala arbetsplatser öppnar upp för ett bredare spektrum av arbetstillfällen, särskilt avlägsna och flexibla roller. Yrkesverksamma kan komma åt positioner globalt, inte längre begränsade av geografiska gränser, vilket avsevärt diversifierar karriärvägar och möjligheter till tillväxt.
Utökade talangledningar: Digitala arbetsplatser gör det möjligt för företag att kasta ett bredare nät när det gäller att fylla talangledningar. Med möjligheten att anställa och kontraktera med människor som kan arbeta var som helst har företag den globala räckvidden att hitta rätt arbetstagare för rätt jobb.
Framväxande trender
Artificiell intelligens (AI): AI integreras alltmer i digitala arbetsplatser, från chattrobotar som hjälper till med kundservice till algoritmer som analyserar data för strategiska insikter. AI:s förmåga att automatisera komplexa uppgifter och tillhandahålla djupa lärandeinsikter förändrar hur företag verkar i den digitala sfären.
Automatisering: Automatiseringsverktyg kan integreras med digitala arbetsplatser så att företagsanvändare kan ta emot meddelanden om processuppdateringar och utföra uppgifter direkt. Robotisk processautomatisering (RPA) eller programvaru “bots”, till exempel, används nu för att automatisera repetitiva uppgifter och processer som utförs på den digitala arbetsplatsen. Scenarier sträcker sig från datainmatning och fakturabearbetning till godkännande-workflows och leverans av IT-tjänster.
Integration: Digitala arbetsplatser fungerar som en gemensam åtkomstpunkt till viktiga affärsapplikationer och företagsdata. Genom att hjälpa till att integrera applikationer och data för projektledning, kommunikation och samarbete möjliggör digitala arbetsplatser sömlös dataåtkomst från olika system så att informationen är konsekvent och uppdaterad i hela organisationen.
Hur fungerar en digital arbetsplats?
En digital arbetsplats arbetar genom en kombination av teknisk infrastruktur, arbetsflöde och processer samt AI och automatisering.
Teknisk infrastruktur
Molntjänster: Molntjänster utgör stommen i den digitala arbetsplatsen och erbjuder skalbara och flexibla resurser för värdapplikationer, dataanalys med mera. De underlättar lagring, åtkomst och hantering av data på distans, vilket gör det möjligt för team att samarbeta och arbeta från alla platser.
SaaS-plattformar: SaaS-plattformar (Software as a Service) är avgörande på den digitala arbetsplatsen och erbjuder säkerhet, skalbarhet och tillgång till en rad applikationer för videokonferenser, teamkommunikation, IT-tjänster, effektivisering av verksamheten och samarbete på begäran.
Anpassad programvara: Många organisationer investerar i anpassad programvara som är skräddarsydd för sina arbetstagares specifika behov, särskilt fältarbetare och arbetare utan skrivbord. Denna programvara är utformad för att sömlöst integrera med befintliga system och tillhandahålla unika funktioner som programvara som inte finns på hyllan kan erbjuda, vilket gör att företag kan få en konkurrensfördel.
Arbetsflöde och processer
Digitaliserade processer och verksamheter: Företag behöver kontinuerligt förbättra processer och verksamheter för att hänga med i utvecklingen av marknadens krav. Företagsanvändare behöver i allt högre grad anpassa, förbättra och slutföra uppgifter snabbare. Digitala arbetsplatser erbjuder tillgång till verktyg och teknik som gör det möjligt för företag att förenkla processer så att arbetstagarna kan utföra uppgifter snabbare.
Teamsamarbete: Projektteam använder ofta digitala arbetsplatser för att aktivt engagera teammedlemmar och diskutera levererbar status och deadlines med varandra. Verktyg för projektstyrning hjälper till att ställa in tidslinjer för projekt, allokera resurser och spåra förloppet under ett projekts varaktighet.
Feedbackmekanismer: Återkopplingsmekanismer på digitala arbetsplatser underlättas genom verktyg som medarbetarnas engagemangsplattformar och prestationshanteringssystem. De ger kontinuerlig feedback, prestationsutvärderingar och medarbetarundersökningar, vilket är avgörande för att upprätthålla öppna kommunikationslinjer och främja en kultur av förbättring och erkännande.
Roll för artificiell intelligens och automatisering
Automatisering av uppgifter: AI-drivna verktyg används för att automatisera repetitiva uppgifter, som schemaläggning, datainmatning och till och med vissa aspekter av kundservice. Dessa verktyg minskar avsevärt den tid som läggs på rutinuppgifter, vilket frigör medarbetarna från att fokusera på mer komplext och kreativt arbete.
Dataanalys: Artificiell intelligens spelar en viktig roll vid analys av stora datamängder för att extrahera användbara insikter. AI-algoritmer kan identifiera trender, förutsäga resultat och hjälpa till att fatta datadrivna strategiska beslut.
Förbättrad kundservice: Inom kundservice revolutionerar AI och automatisering hur företag interagerar med sina kunder. Chatbots, copilots, virtuella assistenter och automatiserade supportsystem ger snabb och effektiv kundservice, förbättrar kundupplevelsen och minskar arbetsbelastningen på den mänskliga personalen.
Komponenter i en digital arbetsplats
Komponenter i en digital arbetsyta inkluderar teknikstacken, arbetskulturen och övergången till virtuell.
Teknikstack Teknikstacken på en digital arbetsplats inkluderar vanligtvis data, processer, innehåll, applikationer, analyser, användarhantering, livscykelhantering, säkerhet och styrning. Dessa funktioner möjliggör fjärrarbete, samarbete i realtid och en högre nivå av datakonsistens och säkerhet
Arbetskultur Digitala arbetsplatser främjar en kultur av flexibilitet, autonomi och kontinuerligt lärande. De betonar resultat framför processer, uppmuntrar innovation och smidighet. Denna kultur bygger på en förtroendebaserad strategi där de anställda har befogenhet att sköta sitt arbete självständigt, ofta asynkront.
Skift till virtuell På en digital arbetsplats är det fysiska kontoret inte längre arbetets centrala nav. Istället blir det virtuella rummet, som kännetecknas av digitala verktyg och plattformar, det primära arbetsområdet, vilket leder till högre förväntningar på att kommunicera och samarbeta i realtid, som när medarbetarna arbetar tillsammans på samma kontor. Denna förändring understryker betydelsen av digital kompetens och anpassningsförmåga för både arbetstagare och arbetsgivare.
Vikten av en digital arbetsplats
En digital arbetsplats är viktig för verksamhetens kontinuitet, konkurrensfördelar och bättre upplevelser.
Kontinuitet
Anpassningsförmåga och motståndskraft: Som framgår av covid-19-pandemin spelade digitala arbetsplatser en avgörande roll för att göra det möjligt för företag att fortsätta sin verksamhet. Detta visade på den digitala infrastrukturens förmåga att stödja distansarbete och säkerställa kontinuitet i verksamheten. Digitala arbetsplatser stöder ökad anpassningsförmåga och motståndskraft och kan på ett effektivare sätt navigera i förändringar samtidigt som produktivitet och leverans av tjänster upprätthålls.
Krishantering: Digitala arbetsplatser erbjuder robusta lösningar för olika krisscenarier, från naturkatastrofer till ekonomiska nedgångar. De gör det möjligt för företag att snabbt anpassa sin verksamhet, vilket garanterar minimala störningar. Smidigheten och flexibiliteten på de digitala arbetsplatserna gör det möjligt att fatta snabba beslut och kommunicera i realtid, vilket är viktigt i krishanteringen.
Konkurrensfördel
Marknadsledarskap: Att anta en digital arbetsplats kan driva företag till marknadsledande positioner. Den smidighet och innovation som främjas av digitala verktyg och metoder gör det möjligt för företag att snabbt reagera på marknadstrender och kundbehov. Denna lyhördhet är ofta en viktig faktor i konkurrensutsatta branscher.
Innovation: Digitala arbetsplatser är hotbeds för innovation. Genom att bryta ner geografiska och logistiska hinder främjar de en kultur där idéer fritt kan flöda och samarbete kan ske spontant. Denna miljö främjar innovation och driver företag att utveckla nya produkter, tjänster och lösningar som håller dem steget före på sina respektive marknader.
Kostnadsbesparingar: Digitala arbetsplatser minskar drastiskt kostnaderna för påmönstring av nya arbetstagare, samtidigt som de möjliggör en avlägsen arbetskultur som kan minska behovet av kontorsutrymme.
Bättre människor upplever
Balans mellan arbete och privatliv: En av de viktigaste kulturella konsekvenserna av en digital arbetsplats är balansen mellan arbete och privatliv. Flexibiliteten i arbetstider och platser kan leda till en mer balanserad livsstil för de anställda. Men det innebär också utmaningar, som att sudda ut gränserna mellan arbete och privatliv, vilket kräver noggrann förvaltning och kulturell känslighet.
Flexibilitet: Med tillgång till digitala arbetsplatser får arbetstagarna fler möjligheter att arbeta på ett sätt som bäst passar deras behov. Genom att centralisera arbetsverktyg för affärsanalys, uppgiftsutförande, samarbete och teamhantering ger digitala arbetsplatser arbetstagarna flexibilitet att arbeta när som helst, var som helst. De tillgodoser också arbetstagarnas behov av snabb tillgång till de verktyg de behöver för att förbli produktiva och självförsörjande.
Fördelar och fördelar med en digital arbetsplats
Fördelarna och fördelarna med en digital arbetsplats är kostnadsbesparingar, flexibilitet och produktivitet samt person- och teamengagemang.
Kostnadsbesparingar
Indirekta kostnader: En av de mest påtagliga fördelarna med en digital arbetsplats är minskade omkostnader. Detta inkluderar besparingar på kontorslokaler, allmännyttiga tjänster och kontorsmaterial. Med fler anställda som arbetar på distans kan företagen minska sin fysiska kontorsyta eller använda en hybridmodell, vilket leder till betydande kostnadsminskningar.
Resursoptimering: Digitala arbetsplatser möjliggör bättre resursoptimering. Molntjänster och SaaS-plattformar minskar behovet av dyra inköp av hårdvara och programvara. Dessutom hjälper digitala verktyg till att optimera bemanningshanteringen och se till att resurserna används effektivt och effektivt.
Flexibilitet och produktivitet
Distansarbete: Den digitala arbetsplatsen underlättar distansarbete, vilket ger de anställda flexibilitet att arbeta från platser som passar dem bäst. Denna flexibilitet leder ofta till ökad arbetstillfredsställelse och kan leda till högre produktivitetsnivåer.
Asynkront samarbete: Asynkront samarbete, ett kännetecken för digitala arbetsplatser, gör det möjligt för teammedlemmar i olika tidszoner att samarbeta effektivt. Detta ökar produktiviteten samtidigt som man respekterar de anställdas individuella arbetsrytmer och livsstilar, vilket bidrar till en mer inkluderande arbetskultur.
Verkliga användningsfall och exempel
Verkliga användningsfall och exempel för digitala arbetsplatser spänner över ett brett spektrum av möjligheter, av vilka några undersöks nedan.
Användningsfall
Global teamintegration: Digitala arbetsplatser erbjuder en självbetjäning för arbetare var som helst i vilken tidszon som helst för att hitta information, utföra komplexa processer och dela innehåll och kunskap. Genom att använda digitala självbetjäningsverktyg för kommunikation, samarbete och projektledning kan globala organisationer mer effektivt hantera olika team över hela kontinenten.
Aktivering av mobila fältarbetare: Digitala arbetsplatser är idealiska för fältarbetare som kan få tillgång till information och resurser för att påskynda slutförandet av jobb, samarbeta med huvudkontoret för att lösa problem, dokumentera allt utfört arbete och uppdatera systemet för registrering av framsteg och analys av prestanda.
Mobil för arbetare utan skrivbord: Digitala arbetsplatser är idealiska för arbetstagare som alltid är på språng, till exempel slutkundsanställda som roterar stora lådbutiker, hälso- och sjukvårdspersonal på sjukhus eller byggnadsarbetare på arbetsplatsen. Tillgång till informations- och samarbetsverktyg hjälper till att hålla dessa arbetstagare uppkopplade och produktiva under hela dagen.
Leverantörsportaler: Digitala arbetsplatser kan utökas för att bygga leverantörsportaler som stöder centraliserad leverantörskommunikation och samarbete, dokumentdelning och dokumenthantering, åtkomstkontroller och säkerhet, analys och rapportering samt automatisering utformad för att effektivisera leverantörsinteraktioner.
Krishantering: Digitala arbetsplatser har visat sig vara avgörande för krishanteringen, vilket ses vid naturkatastrofer och pandemin. De gör det möjligt för organisationer att upprätthålla verksamheten trots fysiska hinder. Företag har använt digitala verktyg för att samordna hjälpinsatser och hantera fjärrteam under kriser.
Kundupplevelsehantering: Digitala arbetsplatser ger arbetstagare tillgång till viktig företagsinformation var som helst. Detta gör det möjligt för företag att använda globalt spridda team för att ge kundsupport 24x7. Organisationer kan också använda digitala arbetsplatser för att automatisera kundorienterade processer och personanpassa kundengagemang med riktade kampanjer, personanpassad kommunikation och skräddarsydda erbjudanden baserat på kundens önskemål.
Branschspecifika exempel
Högteknologi: Inom teknikbranschen är digitala arbetsplatser nästan standard. Företag använder en rad digitala verktyg för samarbete, innovation och kommunikation. Vissa teknikföretag ser sina arbetsplatser som modeller för effektivitet och kreativitet och utnyttjar ofta sina egna produkter för att underlätta arbetsprocesser.
Sjukvård: Telemedicin, digitala journaler och fjärrövervakning av patienter är exempel på hur digitala arbetsplatser har revolutionerat vården. Sjukhus och kliniker förlitar sig nu på digitala system för patientvård och administrativa funktioner medan vårdsystemmedlemmar kan ställa in virtuella läkarbesök eller telefontider från sina stationära datorer eller telefoner. Detta förbättrar både effektivitet och patientresultat.
Utbildning: Övergången till digitala arbetsplatser inom utbildningen har varit dramatisk, särskilt med ökningen av e-lärande och virtuella klassrum. Vissa institutioner erbjuder onlinekurser och digitala samarbetsplattformar som möjliggör distansundervisning och global tillgång till utbildning. Denna övergång har inte bara utvidgat utbildningsinstitutionernas räckvidd utan också diversifierade inlärningsmetoder.
Typer av digitala arbetsplatser
Typer av digitala arbetsområden beror dels på funktionsfrågor, dels på storlek och komplexitet.
Funktion
Helt avlägset: Helt avlägsna digitala arbetsplatser är organisationer där alla anställda arbetar från platser utanför ett traditionellt kontor. Dessa arbetsplatser är starkt beroende av digitala kommunikations- och samarbetsplattformar som bidrar till att öka produktiviteten och hålla medarbetarna nöjda utan en fysisk kontorsyta.
Hybrid: Digitala hybridarbetsplatser kombinerar arbete på kontoret och på distans. Anställda har flexibiliteten att arbeta hemifrån eller komma in på kontoret, ofta baserat på personliga preferenser eller jobbkrav. Denna modell blir allt mer populär, särskilt i högteknologiska företag som erbjuder flexibilitet samtidigt som de behåller fysiska kontorsytor för samarbete och möten.
Medlokaliserad men digitalt beroende: På samlokaliserade men digitalt beroende arbetsplatser arbetar medarbetarna främst från kontoret men är starkt beroende av digitala verktyg och plattformar för sin dagliga verksamhet. Denna inställning är vanlig i branscher där fysisk närvaro är nödvändig, men uppgifter förstärks med digitala medel. Som exempel kan nämnas designstudior och teknikföretag som använder digitala verktyg för design, planering och samarbete.
Storlek och komplexitet
Startups: Startups använder ofta digitala arbetsplatser för att hålla sig agila och kostnadseffektiva. De drar nytta av den flexibilitet och skalbarhet som digitala verktyg erbjuder, vilket gör att de kan växa och anpassa sig snabbt. Användningen av molntjänster och samarbetsverktyg är vanligt förekommande i startups på grund av deras effektivitet och enkel integration.
Små och medelstora företag: Små och medelstora företag kan utnyttja digitala arbetsplatser för att skapa lika villkor med större företag. Genom att använda digitala verktyg kan små och medelstora företag öka sin operativa effektivitet, nå en bredare marknad och förbättra kundengagemanget, ofta med relativt låga investeringar.
Stora företag: Stora företag använder digitala arbetsplatser för att hantera komplexa verksamheter och en global arbetskraft. De integrerar avancerade digitala lösningar som erp (enterprise resource planning) och kundrelationshantering (CRM) för att effektivisera processer och förbättra beslutsfattandet. Dessa företag har ofta dedikerade team för att hantera och optimera sin digitala arbetsplatsinfrastruktur.
Hur organisationer kan dra nytta av en digital arbetsplats
För att fullt ut utnyttja fördelarna med digitala arbetsplatser är det viktigt att anta en strategisk och holistisk strategi som omfattar teknik, kultur och organisatoriska processer. Här är några viktiga överväganden för att maximera fördelarna med digitala arbetsplatser:
Investera i utbildning: Utbildning i digital kompetens, workshoppar med samarbetsverktyg och kompetenshöjning inom områden som är relevanta för det digitala landskapet kan hjälpa organisationer att bygga upp en arbetskraft som är beredd att maximera fördelarna med en digital arbetsplats.
Främja en kultur av samarbete och kommunikation: Företag som uppmuntrar öppen kommunikation, kunskapsdelning och samarbete kan dra full nytta av sina digitala arbetsplatser för att underlätta realtidskommunikation, dokumentdelning och projektsamarbete.
Fokus på stark användarförsörjning och åtkomstkontroll: En av de viktigaste fördelarna med en digital arbetsplats är att information och verktyg är tillgängliga för användaren. Åtkomst måste dock kontrolleras med konsistent identitetshantering för att hantera autentisering, identitetshantering och rolltilldelning. Single Sign-On kan stödja detta krav, vilket gör att organisationer kan spåra och bevilja åtkomstbehörigheter utan att användare behöver logga in separat för varje åtkomst till resurser, vilket ger en bättre användarupplevelse.
Prioritera cybersäkerhet: I takt med att digitala arbetsplatser involverar användning av molntjänster, SaaS-plattformar och andra onlineverktyg blir cybersäkerhet ett kritiskt övervägande. Företag bör prioritera robusta cybersäkerhetsåtgärder för att skydda känsliga data, säkerställa säker kommunikation och skydda mot cyberhot. Detta inkluderar implementering av krypteringsprotokoll, multifaktorsautentisering och regelbundna säkerhetsrevisioner för att upprätthålla en säker digital miljö.
Leta efter automatiseringsmöjligheter: Framgångsrika företag identifierar och automatiserar kontinuerligt repetitiva och tidskrävande uppgifter på sina digitala arbetsplatser för att frigöra medarbetare att fokusera på arbete med högre värde. Idag, med kraften i AI på spel, kan organisationer automatisera snabbare och effektivare än någonsin tidigare. Resultatet är snabbare innovation på begäran och förmågan att utveckla och integrera nya applikationer och verktyg för att öka användarnöjdheten.
Spåra framsteg och uppmuntra feedback: Oavsett om fokus ligger på kostnadsbesparingar, förbättrat samarbete eller förbättrade kundupplevelser är det viktigt att tydligt definiera mål, spåra framsteg genom nyckeltal (KPI:er), uppmuntra feedback och göra ändringar i enlighet med detta. Detta kan hjälpa företag att förstå hur framgång ser ut och maximera fördelarna med sin digitala arbetsplatsstrategi.
Sök efter robusta och beprövade erbjudanden: När du utvärderar digitala arbetsplatserbjudanden på marknaden, leta efter robusta lösningar som stöder omfattande funktioner för att öka användarnas produktivitet, öka engagemanget och leverera en positiv helhetsupplevelse för både användare och företag.
SAP Build Work Zone
Distribuera en digital arbetsplats för din organisation med SAP Work Zone och ge dina konsulter en enhetlig, intelligent arbetserfarenhet var som helst på alla enheter.