Workflow-hantering: En nybörjarguide till arbetsflödesautomatisering och affärsprocesshantering
Översikt över workflow-hantering
Som en affärsterm växte arbetsflödeshanteringen verkligen fram under 1980-talet, precis vid sidan av den tidiga utbyggnaden av e-post, stationära datorer och digitaliserade affärssystem. Människor insåg mycket snabbt hur dessa nya tekniker kunde bidra till att minska fel och effektivisera repetitiva uppgifter. Idag stödjer smart, molnansluten programvara och digitaliserade workflow-hanteringssystem sina mänskliga partners för att uppnå allt bättre effektivitet och smidighet, minskade cykeltider och felfrekvens och bättre efterlevnad.
Vad är ett arbetsflöde?
Ett workflow kan definieras som en sekvens av kopplade aktiviteter eller uppgifter som har slutförts för att uppnå ett visst resultat. Ett strukturerat workflow följer en distinkt sökväg, som kan vara sekventiell eller parallell för att uppfylla specifika beroenden eller behov. Ofta har banan definierade variationer, unika för varje önskat affärsresultat.
Det finns tre typer av arbetsflöden:
- Fullständigt manuellt: Ett manuellt arbetsflöde, till exempel, kan vara pappersbaserat med en docket och manuellt skrivna anteckningar och signaturer, som fysiskt passeras på kontoret eller på verkstadsgolvet.
- Halvautomatiserad: I ett delvis automatiserat arbetsflöde automatiseras delar av processen. Tänk på en e-postkedja, med bifogade filer, kommentarer i e-postmeddelandets brödtext och ändringar i bifogade filer, som överförs när det passar för handläggaren av den aktuella uppgiften.
- Helt digitaliserad eller automatiserad: Automatiserade arbetsflöden körs i en dedikerad affärsapplikation på ett strukturerat och definierat sätt, enligt definierade affärsregler.
Workflow-hantering eller hantering av verksamhetsflöden: Vad är skillnaden?
Ett arbetsflöde är en mer specifik, fristående sträng av steg och uppgifter. Däremot är en affärsprocess en bredare term för en samling uppgifter, arbetsflöden, aktiviteter och riktlinjer, där vissa av uppgifterna kan automatiseras, medan andra aktiviteter kanske inte är det.
Om du till exempel tänker på ett enkelt godkännande-workflow för inköp – med en eller flera definierade varianter kan en affärsregel föreskriva att en inköpsorder behöver godkännande från en andra avdelning om inköpsvärdet överstiger ett visst belopp. Detta workflow är en del av en större affärsprocess för inköp av varor och tjänster inom en organisation och skulle inkludera riktlinjer för val av leverantör, anskaffning och så vidare.
Nedan följer några vanliga exempel på arbetsflöden:
Godkänna en inköpsorder
Auktorisera en semesteransökan
Bearbeta en fakturabetalning
Anställa en anställd
Begär en ersättningsdel
Skicka en faktura till en kund
Varför är programvara för arbetsflödeshantering så viktig?
Workflow-hantering är processen att digitalisera diskreta processer och hantera resultaten. Med workflow-hanteringsprogram kan du bygga, köra och hantera dessa arbetsflöden. Här är några av de viktigaste fördelarna och resultaten att förvänta sig från dedikerade programvarulösningar:
Större effektivitet: Öka automatiseringshastigheten för snabbare och bättre resultat samtidigt som det blir enklare för alla inblandade. Med ett fullständigt digitaliserat arbetsflöde kan till exempel intressenter enkelt komma åt, granska och bearbeta tydligt definierade digitala uppgifter, arbeta var som helst – på kontoret, hemma eller på språng.
Förbättrad smidighet: Anpassa standardarbetsflöden för att möta förändrade operativa behov, skapa processinnovationer för att stödja nya affärsmodeller och åtgärda trasiga processer för större motståndskraft och smidighet.
Starkare efterlevnad: Med tydliga ansvarsområden och databaserade revisionskedjor kan du övervaka och hantera processresultat och bättre säkerställa efterlevnad av policyer och föreskrifter.
Workflow-hanteringssystem och hur de fungerar
Med workflow-hanteringssystem kan användaren definiera olika workflows för olika typer av jobb eller processer. I en tillverkningsinställning kan till exempel ett konstruktionsdokument automatiskt vidarebefordras från designern till den tekniska chefen och slutligen till produktionsingenjören. Vid varje steg i arbetsflödet ansvarar en person eller grupp för en specifik uppgift. När uppgiften är slutförd säkerställer arbetsflödeshanteringssystem att de personer som ansvarar för nästa uppgift meddelas och får de data de behöver för att utföra sin fas i processen.
Arbetsflöden kan också ha mer komplexa beroenden. Om ett dokument till exempel ska översättas till flera språk kan en översättningshanterare välja språk och varje val skulle då aktiveras som ett arbetsorderformulär för en annan översättare. Först när alla översättare har slutfört sina respektive uppgifter aktiveras nästa uppgift i processen. Detta hjälper till att spåra log-jams och hålla större lag på mål.
Workflow-hanteringsprogram, som visas här, kan hjälpa dig att hantera processer och definiera variationer i din process.
Exempel på arbetsflödeshanteringssystem i praktiken
Varje företag kommer att ha sina egna unika behov. Nedan följer bara några exempel på hur moderna arbetsflödeshanteringssystem kan implementeras:
Optimera befintliga affärsapplikationer: Många företagsapplikationer har inbyggda verktyg och workflow-mallar för att definiera och bygga affärsprocesser som ännu inte mappats i systemet. När det behövs ändringar i arbetsflöden behöver administratörer inte börja från början – de kan använda befintliga funktioner i systemet för att skapa ändringar. Dessutom har de bästa moderna programvaruverktygen ytterligare automatiseringsfunktioner som har artificiell intelligens (AI) och processautomatiseringsverktyg som redan är inbäddade.
Använda programtillägg sida vid sida: Många företag föredrar att hålla en ”ren kärna”, vilket innebär att de föredrar att köra sina program med så få ändringar som möjligt. Detta innebär att alla nya arbetsflöden och processinnovationer kan dra nytta av data från befintliga system men är byggda utanför befintliga affärsapplikationer. Dessa så kallade ”sida vid sida”-applikationstillägg, till skillnad från ”in-app” applikationstillägg, är vanligtvis byggda och körs i molnet.
Ordna processer över olika avdelningar: Molnbaserade workflow-hanteringssystem är också det föredragna alternativet för affärsövergripande orkestreringar. Detta är affärsprocesser som spänner över olika applikationer, system och tjänster. Detta inkluderar hybridmiljöer där dina automatiseringskrav kräver att du ansluter flera frånkopplade arbetsflöden som körs i olika applikationer och platser. Det fungerar även med processer där du vill göra ett visst workflow tillgängligt för externa processdeltagare som partner och leverantörer – och sedan använda resultatet av detta workflow för att initiera nästa steg internt.
Gör det enklare för ämnesexperter att skräddarsy arbetsflöden: För avdelningsprocesser som endast omfattar enkla formulär för begäran eller godkännande kan vissa automatiserade affärsprocesser hanteras med utvecklingsplattformar med låg kod/ingen kod (LCNC). Det innebär att dra och släpp och förenklade visuella funktioner gör det möjligt för företagsanvändare att snabbt skapa lätta workflow-appar som är skräddarsydda efter teamets specifika behov.
Tekniker för workflow-hantering
Workflow-teknologier möjliggör standardiserade processer med tydliga ansvarsområden och kopplar samman de olika uppgifterna inom en definierad sökväg. Den intelligenta kombinationen med en eller flera nya automationstekniker ökar automatiseringsnivån i ett processflöde, vilket möjliggör snabbare och bättre processresultat. Dessutom möjliggör det innovativa nya processer, hjälper till att skapa värde eller leverera en bättre upplevelse. Här är några exempel på avancerad teknik som används i modern arbetsflödesprogramvara:
Big Data: Big Data-teknologier och förbättrad insyn i dessa data gör stora mängder information tillgänglig för användning, som kan integreras och användas direkt i affärsprocesser. Här är ett arbetsflödesexempel: tänk på en godkännandeprocess för kapitalutgifter (CAPEX) som är halvautomatisk – finansiella rapporter skickas fram och tillbaka mellan berörda granskare och godkännare via e-post innan ett investeringsbeslut fattas. Utifrån relevanta datakällor kan workflow-systemet automatiskt generera nödvändiga rapporter och automatiskt göra dem tillgängliga för rätt personer vid en definierad punkt i processen. Dessutom, baserat på definierade affärsregler, eller genom att utnyttja artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (se nedan), kan de integrerade data användas för att vägleda beslutsfattandet, påskynda processen och befria beslutsfattare från rutinuppgifter eller bedömningar.
Artificiell intelligens: AI-teknik som maskininlärning, naturlig språkbearbetning (NLP), datorseende och robotprocessautomatisering (RPA) kan hjälpa till att automatisera processteg som tidigare bara kunde utföras på ett manuellt eller halvautomatiskt sätt av människor.
Maskininlärning: Maskininlärning kan tillämpas där ett processteg kräver komplex dataanalys för att upptäcka mönster eller göra prognoser och rekommendationer. Tänk på en caterare på sportevenemang där påfyllningsordern på läsk kan vara starkt beroende av väderprognosen.
Naturlig språkbehandling (NLP): NLP gör det möjligt för chattrobotar eller digitala röstassistenter att automatisera vissa interaktioner inom en process eller helt automatisera enkla arbetsflöden. Tänk på automatiserade svar på omfattande rutinförfrågningar som status på inköpsorder eller fakturor.
Datorseende: Datorseende kan extrahera komplex, kontextuell information från bilder som sedan kan användas för att automatisera eller informera andra processer. Ett exempel är elnätsoperatörer som analyserar satellitbilder för övervakning av markrörelser för att informera sina underhållsprocesser och automatiskt utlösa servicepersonal vid händelser som kan äventyra deras infrastruktur. Alternativt kan datorseende skapa ett prediktivt underhållsschema där en automatisk visuell inspektion används för att initiera serviceanmodanden endast när det behövs i stället för på en fast tidtabell.
RPA (Robotic Process Automation): RPA utför repetitiva manuella uppgifter i processflöden genom att efterlikna användarinteraktioner med systemen. Ett typiskt användningsfall är att överbrygga integrationsluckor genom att kopiera och klistra in data från kalkylblad eller andra dokument, till exempel e-post från leverantörer, i ett affärssystem, vilket inte bara snabbar upp uppgiften utan också ökar noggrannheten i data.
Workflow-hanteringsprogram som visar status och nyckeltal i en försäljningsprocess.
Affärsarbetsflödeshantering och automatiseringstrender
Hyperautomatisering och intelligent automatisering
Det är termer som vi hör mer och mer om varje dag. Gartner påpekar i en färsk undersökning att över 85 % av cheferna antingen kommer att öka eller upprätthålla sin organisations hyperautomatiseringsinvesteringar under de kommande 12 månaderna, och över 56 % har redan fyra eller fler samtidiga hyperautomatiseringsinitiativ.
Moderna lösningar för arbetsflödeshantering och automatisering tar itu med denna trend genom att kombinera många eller alla de tekniker som nämns ovan, till en enda lösning. Detta tillvägagångssätt undviker inte bara de utmaningar som skapas av ett lapptäcke av olika tekniker från olika leverantörer – det förenklar också automatiseringsarbetet avsevärt. Användare kan få tillgång till och utnyttja alla funktioner när det behövs från ett enda projekt utan att behöva lära sig och växla mellan olika utvecklingsverktyg.
LCNC (low code/no-code) automatisering
Detta är en ytterligare trend som förändrar miljön för workflow-hantering. En medborgarutvecklare är en person som är en stark användare av komplexa mjukvarusystem och är bekväm med teknik men har liten eller ingen programmering eller kodning färdigheter. De visuella verktygen och dra-och-släpp-innehållet gör lösningar med låg kod/ingen kod till en spelväxlare för medborgarutvecklare. LCNC gör det möjligt för dem att skapa och anpassa arbetsflöden och processer, baserat på deras omfattande ämnesexpertis trots oförmåga att skriva kod.
Och LCNC ger stort värde även för professionella utvecklare. De kan använda samma dra och släpp-enkelhet för att slutföra standarduppgifter mycket snabbare än någonsin tidigare. Med hjälp av professionella LCNC-applikationsverktyg kan utvecklare skapa mer komplexa arbetsflöden och automatisering och göra detta färdiga anpassade innehåll mer lättillgängligt.