Vad är robotic process automation (RPA)?
RPA-teknik använder virtuella programvarubotar, även kallade digitala robotar eller botar, för att utföra manuellt, tidskrävande arbete eller uppgifter.
Översikt över automatisering av robotprocesser
Den tid vi lägger ner på att utföra repetitivt arbete är häpnadsväckande, med manuella datoruppgifter och datainmatning som tar upp en stor del av en kontorsarbetares dag. Fråga bara arbetarna. En färsk undersökning visar att människor uppskattar att de slösar fem timmar varje vecka på uppgifter som ska automatiseras. Enligt McKinsey är antalet ännu högre, med minst en tredjedel av jobbaktiviteterna bedömda som automatiserade i cirka 60 procent av yrkena.
Oavsett om det handlar om datainsamling, godkännanden eller uppdateringar, kräver många uppgifter inte kreativitet eller intuition, viktiga attribut som bidrar till att öka arbetstillfredsställelsen. I stället sänker monotonin i arbetet trivseln, vilket leder till lägre produktivitet och andra ineffektiviteter.
Organisationer vänder sig till teknik, särskilt robotisk processautomatisering (RPA), för att avlasta repetitiva uppgifter, vilket gör det möjligt för arbetarna att utföra rikare och mer värdefullt arbete. Företag kan omdirigera personaltid för att förbättra kundvården, utföra komplex problemlösning och utveckla affärsinsikter som hjälper företaget att lyckas.
RPA-betydelse
RPA är en automatiseringsteknik för affärsprocesser som använder virtuella programvarubotar, även kallade digitala robotar eller botar, för att utföra manuellt, tidskrävande arbete eller uppgifter.
Vad är en programvarubot?
En mjukvarurobot är ett datorprogram som är utformat för att utföra specifika åtgärder. Bottar som är byggda för att utföra enkla eller komplexa aktiviteter automatiserar processer som involverar repetitiva uppgifter. Mer detaljerade versioner av mjukvarubotar simulerar eller interagerar med människor. Exempel är virtuella assistenter som Alexa från Amazon, Cortana från Microsoft och Siri från Apple.
Vad gör RPA?
Robotautomatiseringsteknik hanterar en mängd olika aktiviteter, bland annat:
Manuella och repetitiva uppgifter: Interaktioner med data från flera källor, till exempel Microsoft Excel, leverantörsportaler och andra källor
Uppgifter med stora volymer: Processteg som måste slutföras tid efter gång, till exempel datamigreringar och godkännandearbetsflöden
Flera systemuppgifter: Åtkomst till olika applikationer, som webbappar, RP-lösningar, programvara från tredje part och andra
Antagandet av RPA ökar med tvåsiffriga tal. Som det snabbast växande segmentet på den globala marknaden för företagsmjukvara beräknades intäktsutgifterna för RPA uppgå till 1,89B USD 2021, en ökning med 19,5 % från 2020.
Varför är robotautomatisering viktigt?
RPA kan användas med vilken applikation som helst i din teknikstack. Den hanterar omodellerade, ”naturligt odlade” processer med UI-baserad automatisering – detta är särskilt viktigt när det är nödvändigt att integrera gamla system där API:er inte finns och direkt åtkomst till data inte är tillgänglig. RPA kan således spela en viktig roll i den digitala omvandlingen av ett företag.
Ofta ett substitut för manuella processer, RPA minimerar keying fel, snabbar upp arbetet och sänker kostnaderna. Det befriar anställda från vardagliga, repetitiva uppgifter och utnyttjar sina mänskliga färdigheter. Genom att överlåta arbete av lägre värde till RPA-botar blir företaget effektivare, vilket gör det möjligt för det att:
Öka produktiviteten
Automatisera arbetsflöden
Eliminera mänskliga misstag
Lägre arbetskostnader
Hantera konformitetsrisk
Förbättra företagets smidighet
Öka processtransparensen
Alla dessa resultat bidrar till företagets framgång, bidrar till att förbättra prestanda och minska kostnaderna. Ytterligare fördelar är följande:
Förbättrad kundupplevelse
RPA skyddar och förbättrar även kundupplevelsen. Med en sådan fantastisk skalbarhet (en RPA-programvarubot kan fungera 24×7, 365 dagar om året) förblir servicenivåerna konstanta, även under tider av exceptionell efterfrågan och toppvolymer. Detta gör det möjligt för personal att fokusera på uppgifter som kräver kundinteraktioner med högre värde som inte kan automatiseras.
IT-effektivitet
RPA stöder automatisering av processer som involverar gamla system. Tekniken interagerar med dessa system via befintliga grafiska användargränssnitt (GUI) kontra API-integration, vilket ger meningsfulla kostnadsbesparingar för IT och förhindrar behovet av att modernisera underliggande arkitektur och system.
Med tanke på de lågkodade/icke-kodade egenskaper som erbjuds av vissa RPA-verktyg kan företagsanvändare själva automatisera processer utan att förlita sig på IT. Det förenklar också utbildning för anställda, med de flesta rollbaserade manuella arbetsflöden som hanteras av mjukvaruboten.
Effektivitetsvinster i verksamheten
Eftersom RPA inte förlitar sig på anpassad programvara eller djupa integrationer, är tekniken enklare och snabbare att implementera för större överkomlighet. I Schweiz genomförde myndigheterna i kantonerna Aargau och Zürich till exempel RPA på 14 dagar, vilket ersatte manuella processer och avvärjde hotet om eftersläpning av kompensationsbetalningar för arbetstidsförkortning under pandemin.
Hur verkar RPA?
RPA körs på en PC, stationär dator eller servrar som andra program. Tekniken bygger, distribuerar och hanterar programvarubotar som interagerar med interna applikationer, webbplatser, användarportaler och andra appar, som efterliknar en människas handlingar samtidigt som den utför samma uppgift.
I grund och botten, med RPA registrerar (den mänskliga) användaren sekvensen av åtgärder och interaktioner med applikationer för att bygga arbetsflödet. Systemet utvecklar åtgärdslistan genom att titta på den mänskliga personen utför uppgiften och sedan bygger det mjukvaruboten som utför uppgiften i applikationens GUI.
Programvarubotarna är programmerade för att förstå vad som finns på en skärm, ange lämpliga tangenttryckningar, navigera i olika system, identifiera och extrahera data och andra definierade åtgärder. RPA-botar gör allt detta mer exakt och snabbare än människor.
Det finns två olika typer av RPA-modeller:
- Obevakad RPA: Programvarubotar gör arbetet utan någon mänsklig inblandning. Istället interagerar de direkt med datorsystem, kör genom en process eller uppgift från början till slut. RPA-boten körs vanligtvis på en fjärrtjänst och aktiveras baserat på ett schema eller ett triggervillkor.
- Närvarande RPA: Även känd som robotisk skrivbordsautomatisering, dessa programvarubotar arbetar med människor, med fokus på inställda uppgifter inom mer komplexa arbetsbelastningar eller processer som inte kan automatiseras helt. RPA-boten distribueras till användarens arbetsstation och initieras av användarinteraktion.
RPA fungerar som en provisorisk lösning för integration av äldre system. Eftersom RPA fungerar via GUI behöver utvecklare inte bygga API:er för att ansluta system. Istället kommer programvaruboten att hoppa från applikation till applikation som en mänsklig användare skulle.
Ett unikt attribut för vissa RPA-verktyg är dess tillgänglighet för icke-programmerare, vilket gör det möjligt för domänexperter utan programmeringsfärdigheter att bygga och implementera RPA-arbetsflöden. Den här personen är känd som medborgarutvecklare och har ingen erfarenhet av kodning utan är domänexpert för den arbetsaktivitet som automatiseras.
Även om detta attribut demokratiserar RPA, kräver mer avancerade scenarier fortfarande ordentlig programmeringskunskap, särskilt i förhållande till säkerhet och löpande underhåll av systemet. Helst är processen ett bra äktenskap mellan medborgare och mjukvaruutvecklare, med domänexperter som bygger RPA-arbetsflödet och sedan delar ut det till mjukvaruutvecklaren för att säkerställa att bästa praxis och säkerhetskrav införlivas.
Robotic process automation idag
Sedan starten har RPA utvecklats bortom enkel uppgiftsautomatisering. Intelligent RPA förstärker befintliga funktioner med artificiell intelligens (AI) och maskininlärningsteknik. Dessa framsteg gör det möjligt för RPA att automatisera arbetsaktiviteter som är mer kognitiva (kunskaps- och bedömningsbaserade).
Genom att använda AI-verktyg som maskininlärningsmodeller och naturlig språkbehandling (NLP) möjliggör intelligent RPA hyperautomatisering, förmåga att snabbt identifiera, granska och automatisera affärs- och IT-processer så snabbt som möjligt. Intelligent RPA kan undersöka och bearbeta halv- och ostrukturerade data, visualisera skärmar (virtuella skrivbord) och förstå tal, föra samtal med användare och kunder.
Intelligent RPA möjliggör hyperautomation, förmågan att snabbt identifiera, granska och automatisera affärs- och IT-processer så snabbt som möjligt.
Intelligent RPA förbättrar botens design för alla anställda, vilket gör det möjligt för icke-kodare att bygga och köra botar för sina processer. Tekniken stöder en molnbaserad studio med webbläsarbaserade lågkodsverktyg som förenklar automatiseringsbyggnaden, inklusive visuella programmeringsfunktioner för att skapa affärsarbetsflöden. Idag demokratiserar dessa moderna RPA-verktyg automatiseringen, vilket gör den tillgänglig för alla.
Vem använder RPA?
RPA levererar värde inom alla branscher och funktioner. Inom en organisation drar alla affärsgrupper nytta av RPA. Här är några specifika exempel på olika avdelningar:
Ekonomi
Ett av Finlands största medieföretag, Alma Media, ville öka produktiviteten genom att automatisera finansprocesser som försäljningsorderingång. Integrationen av RPA skapade effektivitetsvinster i hela finansteamet, inklusive en automatiseringsgrad på 60 % vid kundorderhantering.
Human Resource (HR)
Lucy är ett RPA-verktyg som SAP använder (se videon nedan) för att påskynda genereringen av anställningserbjudanden. Boten producerar bokstäver 15 gånger snabbare än den genomsnittliga personen. Nyanställda får snabbt sina erbjudanden och rekryterare har mer tid att rekrytera.
Drift
Villeroy & Boch Group, en keramisk producent och ett av Europas äldsta varumärken, optimerade produktiviteten genom att göra dess processer så effektiva som möjligt, vilket minskar tiden som läggs på repetitiva uppgifter. Tillverkaren implementerade RPA och AI-teknik för att skapa digitala assistenter för att utföra enkla automatiserade uppgifter inom konton, inköp och kundservice.
Kundservice
Med ett stort nätverk av kunder och kunder, Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. ville ge bättre support med nästa generations beställningsprocess. Efter att ha implementerat RPA bearbetar företaget order 24×7, håller jämna steg med efterfrågan, och använder automatisering för att rensa en eftersläpning på mer än 10 000 IT- och systemrelaterade fall som skulle ha krävt motsvarande tre heltidsanställda.
Implementera en strategi för automatisering av robotprocesser
Ett välplanerat automatiseringsinitiativ börjar med en top-down-bedömning av befintliga workflows. Intelligent RPA tillsammans med verktyg för business process intelligence hjälper till att snabbt identifiera de affärsprocesser som skulle gynnas mest av automatisering.
När de bästa processkandidaterna har identifierats tillhandahåller RPA fördefinierade botar för att påskynda beredskapen. Som en molnbaserad plattform stöder den även pågående botprestanda och skalbarhet.
Initiativet kräver en teknikplattform som sträcker sig bortom automatiseringen av en enda process. Systemet måste kunna stödja processen från början till slut, identifiera automatiseringsmöjligheter, bygga nödvändiga mjukvarubotar och hantera hundratals – om inte tusentals – automatiserade arbetsflöden.
Vanliga frågor om RPA
Idéer som du inte hittar någon annanstans
Registrera dig för en dos business intelligence som levereras direkt till din inkorg.