Vad är processautomatisering?
Processautomatisering definieras som användning av mjukvara och teknik för att automatisera affärsprocesser och funktioner för att uppnå definierade organisatoriska mål.
Översikt över processautomatisering
Vad håller dagens företagsledare uppe på natten? För det första är det det faktum att konkurrensen är hårdare än någonsin. Ett annat bekymmer är den blixtsnabba takt med vilken kundernas och marknadens krav skiftar och utvecklas. För att kunna konkurrera och utvecklas måste företagen ta vara på alla möjliga fördelar för att inte bara bli mer konkurrenskraftiga och lönsamma, utan också för att öka sin motståndskraft och smidighet. Det är där processautomatisering kommer in.
I allt högre grad övergår företagen till processautomatisering som ett kraftfullt verktyg i deras kamp för att driva på deras konkurrenskraft och lönsamhet. Enligt en nyligen genomförd Gartner-undersökning av globala branschledare angav 80 % av de tillfrågade automatiseringen som en av deras viktigaste affärsprioriteringar och taktiker för framgång.
Definition av processautomatisering
Processautomatisering definieras som användning av mjukvara och teknik för att automatisera affärsprocesser och funktioner för att uppnå definierade organisatoriska mål, till exempel att producera en produkt, anställa och onboarding av en anställd eller tillhandahålla kundservice.
Automatisering av affärsprocesser (BPA) och digital transformation
Business Process Automation var till en början en enda aspekt av det större övergripande området business process management (BPM). BPA fokuserade på att förbättra backend-produktiviteten genom att ta över tidskrävande och repetitiva uppgifter. Men idag är BPA inte längre bara en komponent i BPM, det har blivit drivkraften bakom det och en central hörnsten i varje digital transformationsresa. Digital transformation – som drivs av teknik som AI och maskininlärning – innebär att omfattningen och skalbarheten för modern affärsprocessautomatisering är nästan gränslös. Moderna BPA-lösningar kan nu integreras i både backend-applikationer och frontend-applikationer, vilket effektiviserar processer från försörjningskedjor till HR, ekonomi, kundservice och mer.
Faserna för automatisering av verksamhetsflöden
Exempel på automatisering av affärsprocesser
Ad hoc- eller engångsaktiviteter eller -uppgifter är inte de idealiska kandidaterna för processautomatisering. Denna teknik är mer lämplig för repetitiva uppgifter med formaliserade steg, sekvenser och regler. Automatisering säkerställer att affärsprocessen sker rätt varje gång – med rätt personer, i rätt ordning, med hänsyn till rätt information och inom en viss tidsram. En planerad och modellerad affärsprocess är det första steget för att förbättra effektiviteten genom att minska överflödiga uppgifter och aktiviteter. Prioriteringarna för processautomatisering varierar från företag till företag, men nedan visas några områden som ofta drar nytta av processautomatisering.
Rekrytering. Processautomatiseringsverktyg kan hjälpa till att effektivisera olika rekryteringsaktiviteter, inklusive möjligheten att ladda upp CV och referenser snabbt och effektivt, samt att snabbt bearbeta bedömningar, avslag eller uppföljningar så att du kan hitta och hitta de bästa talangerna.
Onboarding och utbildning för medarbetare. Processautomatisering kan förenkla rekrytering och onboarding-uppgifter, från bearbetning av register till regelefterlevnad och utbildning. Detta leder till snabbare utveckling av en engagerad och produktiv medarbetare.
Betalnings- och löneprocesser. De senaste åren har antalet gig-arbetare och distansanställda ökat kraftigt i flera regioner. Automatiserade processer kan hjälpa företag att effektivisera både ordinarie lönekörningsaktiviteter och betalning av entreprenörer och externa leverantörer.
Schemaläggning av personal. Det är svårt att hantera schemaläggning av anställda – särskilt på flera platser och avdelningar. Möjligheten att synkronisera ledighetsbegäranden och affärsresor mellan avdelningar innebär att frånvaro täcks och att HR- och lönelisteteam kan automatisera administrationsuppgifter bättre.
Enklare och mer konsekvent fakturering. Fakturagenerering bör helst vara redovisningsavdelningarnas ansvar, men så är inte alltid fallet. Automatiserade faktureringsprocesser kan bidra till att minska fel, förväxlingar i redovisningen och till och med juridiska risker.
Kundupplevelse. I ett konkurrenskraftigt klimat är det lättare än någonsin för dina kunder att studsa iväg om de upplever krångel och förseningar. Processautomatisering hjälper till att skapa en mer personanpassad kundupplevelse och flytta kunder snabbt och korrekt genom processflöden.
Efterlevnad och regleringsuppgifter. Det är viktigt att en mängd olika affärsprocesser följer efterlevnadskrav och lagstadgade krav. Processautomatiseringslösningar protokollför filer och lämnar en synlig dataregistrering, vilket gör det enklare att övervaka och granska dessa aktiviteter i realtid. Innan till exempel underhållspersonal får tillgång till kraftverk kan chefer bekräfta att alla potentiellt farliga system har slutförts och loggat de nödvändiga säkerhetsprotokollen för avstängning.
Grundläggande automatiseringsteknologier för verksamhetsflöden
Robotprocessautomatisering och automatiseringslösningar för arbetsflöden står i centrum för all digital automationstransformation.
Robotisk processautomatisering (RPA)
RPA hänvisar inte till fysiska robotar som du kan se på en monteringslinje. Snarare integreras RPA-verktyg och -botar i affärssystem i syfte att automatisera och förenkla olika uppgifter och interaktioner. RPA är en primär komponent i BPA. Den beskriver mjukvara och bottar som är programmerade att emulera och kopiera mänskliga åtgärder för att slutföra repetitiva affärsuppgifter. RPA-mjukvarurobotar kan navigera i system, läsa och ange data och utföra ett brett spektrum av regelbaserade uppgifter.
Workflow-automatisering
Arbetsflödesautomatisering används ofta omväxlande med RPA men det är inte korrekt. Workflow-automatisering kan definieras som att flödet av uppgifter, dokument och information över arbetsrelaterade aktiviteter utförs självständigt i enlighet med definierade affärsregler och refererar till specifika uppgifter i ett helt workflow.
Vissa tekniker och termer som används i processautomatisering
Processautomatisering kan vara enkel och endast innehålla några få kärnuppgifter, eller så kan den vara en del av en större IPA och hyperautomatisering resa. Nedan finns några av de tekniker och tekniker som går in i de bästa processautomatiseringsresultaten:
Hyperautomatisering Hyperautomation är inte en teknik utan snarare ett strategiskt initiativ som organisationen åtar sig att identifiera, undersöka och automatisera så många affärs- och IT-processer som möjligt, så snabbt som möjligt. För att göra detta är hyperautomatisering beroende av integration och orkestrering av flera tekniker, verktyg och plattformar, inklusive AI/maskininlärning, RPA, moderna ERP-system och utvecklingsverktyg med låg kod/ingen kod.
Intelligent processautomatisering (IPA) McKinsey definierar IPA som ”en framväxande uppsättning nya tekniker som kombinerar grundläggande processomformning med robotprocessautomatisering och maskininlärning”. Den utökar verksamhetsflöden med AI och nästa generations verktyg som hjälper till att automatisera och förenkla repetitiva, replikerbara och rutinmässiga uppgifter. Detta innebär att IPA inte bara kan efterlikna mänskliga aktiviteter och uppgifter – det kan faktiskt lära sig att göra dem. AI och kognitiv teknik gör det möjligt att integrera beslutsfunktioner i regelbaserad automatisering, vilket leder till förbättrad prestanda för mänskliga arbetare, ökad hastighet, minskad risk och förbättrade kundresor.
Lågkods-/icke-kodsautomatisering Low code/no-code (LCNC) avser applikations- och integrationsverktyg som är utrustade med dra-och-släpp-funktionalitet, visuella verktyg och massor av fördefinierat innehåll. LCNC-verktyg gör det möjligt för någon med liten eller ingen programmerings- eller kodningsförmåga att automatisera processer baserat på deras omfattande relevanta ämnesexpertis. Men lCNC-automationstekniken är också försedd med robusta skyddsräcken för att säkerställa att IT-team kan ha övergripande styrning och se till att alla nya automatiserade processer eller applikationer integreras väl i systemet – för att uppfylla de mest strippiga säkerhets- och efterlevnadsstandarderna.
Stora data Data kategoriseras inte som ”Big” bara på grund av dess volym. Big Data definieras av en uppsättning kriterier relaterade, ja, till dess volym men också till dess komplexitet och hastighet. Strukturerade data är linjära i formatet – som det du skulle se på ett kalkylblad. Allt passar in i en kolumn eller en rad. Ostrukturerad data kan däremot bestå av mindre kvantifierbar information som kundfeedback, e-post, videor eller bilder. Big Data kan integreras och användas direkt i automatisering av verksamhetsflöden, baserat på definierade affärsregler, eller genom användning av artificiell intelligens (AI) och maskininlärningsfunktioner. Dessa integrerade data kan sedan användas för att vägleda beslutsfattandet, påskynda processerna och ge lättnad från repetitiva uppgifter och bedömningar.
Artificiell intelligens RPA-tekniken är byggd för att fungera bäst med strukturerad data, men många av dina mest värdefulla insikter och intel finns inom halvstrukturerad och ostrukturerad data (i skannade bilder, webbsidor, PDF-dokument och mycket mer). AI-teknologier kan bearbeta och konvertera dessa data till ett strukturerat format som RPA kommer att kunna förstå och använda.
Bearbetning av naturligt språk (NLP) De bästa NLP-drivna chattrobotar lär sig av det informativa innehållet i mänskligt tal, men de lär sig också att tolka sammanhang och ton. Inom processautomatisering kan NLP-verktyg hjälpa till att bättre styra interaktioner och besvara standardförfrågningar både internt och från kunder.
Maskininlärning Big Data tillhandahåller de stora datavolymer som maskininlärningstekniker är beroende av för att hjälpa dem att fatta beslut. När maskininlärning (och algoritmerna som driver den) är integrerad med RPA, AI och andra verktyg som NLP, ger det förmågan att upptäcka trender och mönster, plus lära av både data och mänskliga användare. Detta gör processautomatiseringen ännu mer exakt och användbar.
Intelligenta ERP-system I åratal har företag förlitat sig på ERP-system för att hantera och samordna sina dagliga och finansiella uppgifter. Men dagens ERP har vuxit i kapacitet (med AI och maskininlärningsteknik) för att ge intelligens och stöd till nästan alla områden av verksamheten och dess verksamhet. Många automatiseringsfunktioner ingår redan i moderna ERP-system.
Fördelar med automatisering av affärsprocesser
De största drivkrafterna för processautomatisering har att göra med de uppenbara fördelarna med ökad snabbhet och effektivitet och större möjligheter till smidighet och innovation. Dessa fördelar inkluderar:
Mer flexibla och motståndskraftiga affärsstrukturer överlag
Effektivare drift inklusive snabbare cykeltider och förstagångsrätt priser
Förbättrad regelefterlevnad genom mer synliga dataspår och övervakning
Minskad börda av långsamma, manuella processer, vilket skapar större frihet att innovera och växa
Samarbete i realtid i hela organisationen, skapande av teamwork och medarbetarnas framgång/nöjdhet
Förbättrad kundservicekvalitet och svarstider
Processautomatisering: Nästa steg på din resa mot digital transformation
Att uppnå end-to-end-processautomatisering är en viktig förutsättning för en framgångsrik digital transformationsresa. McKinsey genomförde nyligen en undersökning av branschledare som framgångsrikt hade uppfyllt sina mål för automatisering av affärsprocesser. De fann att i princip alla dessa framgångar hade tre strategiska komponenter gemensamt:
- Automatisering måste antas som en strategisk prioritering i hela organisationen, inte bara hanteras i silor som ett sätt att ta itu med några enstaka processer
- Processautomatisering bör fokusera på att få tekniken att fungera för människor, inte tvärtom
- Marknaden är särskilt oförutsägbar just nu, så ett fokus på skalbarhet är avgörande för en hållbar processautomatisering
Precis som alla affärsresor behöver det inte ske på en gång. Det viktigaste första steget är att vara beredd på att hantera förändringar och att kommunicera tydligt definierade mål och milstolpar över hela personalstyrkan.
Påbörja din process automatisering resa
Läs mer om smarta tekniker för end-to-end-automatisering.
Idéer som du inte hittar någon annanstans
Registrera dig för en dos business intelligence direkt till din inkorg.