Vad är ett Human Resource Management System (HRMS)?
Ett HRMS hjälper företag att hantera och automatisera sina grundläggande HR-processer och tillhandahåller talanghanteringsfunktioner.
Definition av Human Resource Management System (HRMS)
HRMS står för Human Resource Management System – ofta kallat Human Capital Management (HCM). Företag använder HRMS för att digitalisera, automatisera och centralisera centrala HR-processer, till exempel lagring av medarbetardata, förmånsadministration, tid och närvaro samt lönekörning. Dessutom tillhandahåller HRMS talanghanteringsfunktioner som rekrytering, onboarding, prestationshantering, målplanering, utbildning och utbildning, ersättning och successionsplanering.
Ett modernt HRMS hjälper till att ersätta traditionella arbetsintensiva kalkylblad och pappersbaserade processer genom att automatisera repetitiva och tidskrävande manuella processer. Detta gör det möjligt för HR-teammedlemmar att minska mänskliga misstag och fokusera på högre värde och, i slutändan, mer givande arbete.
Historik för personalhanteringssystem
Under 1970-talet digitaliserade större företag några av sina grundläggande processer, särskilt datatunga och felbenägna funktioner som lönekörning och redovisning, men dessa tidiga personalhanteringssystem var begränsade i omfattning. Under 1990-talet kunde företag digitalisera och automatisera ett bredare utbud av grundläggande HR-funktioner som registerhantering, förmånsadministration och rekryteringsarbetsflöden.
Idag, med tillväxten av smarta tekniker och molnkonnektivitet, är HR-processer inte längre begränsade till transaktionsdata. Ett modernt HRMS kan samla in och integrera data för att justera rapporteringsstrukturer i realtid, baserat på regionala skillnader i infrastruktur, lagar och regelefterlevnad. Dessa system automatiserar också arbetsflödet och utnyttjar artificiell intelligens (AI) för att skapa smartare och mer strömlinjeformade processer.
HRMS, HRIS och HCM – förstå akronymerna
Personalhanteringssystem (HRMS), informationssystem för mänskliga resurser (HRIS) och hantering av humankapital (HCM) är HR-termer som ofta används omväxlande men har några viktiga skillnader.
En HRIS bygger vanligtvis på en databas med medarbetarinformation och används för att stödja grundläggande HR-processer som är mer linjära och kvantitativa i strukturen, till exempel lönehantering eller tids- och närvarohantering.
I jämförelse är ett HRMS ett mer heltäckande system som innehåller alla datahanteringsstrukturer i ett HRIS-system men som också innehåller mer kvalitativa och komplexa funktioner och talanghantering. De bästa HRMS-lösningarna använder smart teknik, som AI, maskininlärning och molnanslutning, för att personalisera och automatisera funktioner på ett intelligent sätt.
HCM är ett paraplybegrepp som används för att beskriva den breda uppsättning metoder och mjukvara som en organisation använder för att hantera sin personal – från rekrytering till pension. Ett HCM-system kallas ofta personalhanteringssystem (HRMS) och innehåller HRIS-programvara. Tack vare tekniska framsteg och konnektivitet kan företagen nu få en tydlig helhetsbild av arbetskraften ur alla synvinklar. Detta har hjälpt företag att inse det mätbara värdet av att prioritera medarbetarupplevelsen och använda en människa-först metod för att underbygga den administrativa HR-funktionen som omger den. Detta mer holistiska förhållningssätt innebär en förändring i prioriteringen och hanteringen av HR-processer.
Varför är HRMS-programvara så viktig idag?
Under många år har företag övervägt att använda ny teknik och sätt att bättre automatisera sina HR-processer. När pandemin slog till medförde den massiva och exempellösa förändringar av arbetskraften. HR-team tvingades – helt plötsligt – att börja använda ny teknik för att stötta och hantera en ny fjärrstyrd och distribuerad arbetskraft.
Till en början var många av dessa övergångar problematiska, men nu, mer än ett år senare, har HR-ledarna blivit mer kreativa och anpassningsbara i sina rutiner. En SHRM-artikel berättar att det i slutändan har visat sig vara bra. I och med att hela personalstyrkan blev avlägsen – nästan över en natt – blev HR-team de ”första respondenterna” i näringslivet, och många andra avdelningar och teamledare har tagit ledningen. I spåren av pandemin blev många företag plötsligt medvetna om precis vad en guldgruva av data och personanalyser de hade på sina HR-avdelningar – och hur den informationen kunde hjälpa dem att fatta beslut och strategier över hela verksamheten.
Idag är HRMS programvara ovärderlig för att hjälpa företag att organisera, förstå och effektivisera denna snabbt föränderliga arbetsvärld. HRMS-lösningar placerar komplexa HR-processer på ett ställe, vilket ger företag centraliserad lagring av medarbetardata, automatiseringsfunktioner och integrerad AI och avancerad analys. Dessutom bidrar sofistikerade, användarvänliga talanghanteringsfunktioner till att säkerställa att företag rekryterar, utvecklar och behåller de bästa talangerna i sina branscher.
Vem använder HRMS-programvara?
Många av de områden som anges nedan har traditionellt varit ganska siloed – feedback eller nya data i det ena skulle inte nödvändigtvis ha gjort det till den andra. Ett modernt HRMS optimerar och förbättrar inte bara processerna för var och en av dessa proffs, utan säkerställer också att de data de samlar in och återkoppling de ger delas – och kan informera den bredare kroppen av människor analys.
HR-proffs: För HR-team sträcker sig nyttan av ett HRMS från grundläggande redigering och tillgång till medarbetardata – hela vägen till att leverera komplex datadriven rapportering och automatisera sofistikerade talanghanteringsuppgifter.
Rekryterare: HRMS-verktyg ger rekryterare en centraliserad portal från vilken de kan publicera befattningsrekvisitioner, ta hand om och hämta kandidater samt få åtkomst till och anpassa onboarding-funktioner.
Chefer: Även från sina mobila enheter kan chefer använda HRMS-programvara för att övervaka teamstruktur, spåra tid och frånvaro, godkänna semester- och ledighetsansökningar och spåra anställdas prestationer för att se om de behöver support eller feedback för att hjälpa dem att nå sina mål.
Anställda: En enda användarvänlig portal gör det möjligt för anställda att redigera sina personuppgifter, visa organisationsscheman, ange tid och semesteransökningar, visa utbildningsuppdrag och till och med hantera sina personliga karriärmål och utvecklingsplaner.
Kandidater: Dagens kandidater har dedikerade HRMS-portaler för att hjälpa dem att söka och söka jobb, spåra ansökningsstatus och acceptera digitala erbjudanden med elektroniska signaturer.
HRMS-mjukvarukomponenter
HRMS-programvara kan ge tydlighet och förenkling. Att samla personaldata på ett och samma ställe underlättar inte bara verksamheten, utan ger även insikter och analyser från olika källor och avdelningar för att leverera allt mer korrekta och genomförbara rekommendationer och rapporter.
Här är de olika elementen i en HRMS-lösning:
HRIS: Core HR och lönekörning
Självbetjäning för medarbetare: HRIS-verktyg hjälper både anställda och teamledare att rensa bort röret från gamla och pappersbaserade administrativa personaluppgifter. Självbetjäning, mobilvänliga funktioner bidrar till att öka personalens produktivitet och transparens i många områden, till exempel hantering av medarbetardata, rapportering och analys, tid och närvaro samt lönekörning.
Förmånshantering: Med en ökning av hybridarbetsplatsmodeller kämpar företag mer än någonsin för att hålla jämna steg med de många förmånskraven i hela USA. Automatiserad förmånsadministration kan gräva ut HR-team under detta berg av pappersarbete och frigöra dem för att ge de kunniga råd och vägledning som medarbetarna värdesätter i dessa viktiga områden av sina liv. Självbetjäning, mobilvänliga medarbetarportaler ger arbetstagarna möjlighet att hålla ett informerat öga på förmåner för sig själva och sina familjer.
Tidsadministration: Lönekörningsläckage är ett resultat av felaktiga rutiner för tidsadministration hos anställda och chefer och kan kosta företag upp till 2,5 % av deras totala lönekostnader. Även om det ibland är avsiktligt beror det ofta på fel från föråldrade system och felaktiga manuella rutiner. Men lyckligtvis är det ett av de mest förebyggande områdena för operativa förluster och kan minskas kraftigt med hjälp av intelligenta HR-mjukvarulösningar. HRMS-verktyg är mycket anpassningsbara och kan synkroniseras med helgdagar, periodiseringar och andra affärsregler. Automatiska beräkningar av tid och lön är integrerade med lönekörningsfunktioner och medarbetarna har tillgång till självbetjäning för att hjälpa dem att få fullständig överblick över sin tidsåtgång.
Talent management
Rekrytering och onboarding: HRMS-lösningar kan hjälpa arbetsgivare att optimera rekryteringsprocessen för att se till att de kan hitta och attrahera topptalanger. Detta inkluderar bättre stöd för global talangupphandling och hantering av kandidatrelationer. Det stöder också mer omfattande spårning av sökande och effektiviserade processer för att stödja successionsplanering. Och för nyanställda kan onboarding-verktyg för HRMS tillhandahålla en portal för nya anställda – inklusive papperslösa och automatiserade arbetsflöden för nyanställda och en mer engagerande och personanpassad utbildnings- och onboarding-process.
Prestations- och ersättningshantering: Prestationshantering kan vara utmanande, vilket kräver att företagen balanserar både kvalitativa och kvantitativa data samtidigt som de förblir objektiva. HRMS-verktyg kan hjälpa till att hantera medarbetarnas mål och utvärderingar och leverera kontinuerlig prestationshantering tillsammans med guidad åtgärdsplanering. Att hantera ersättning kan också vara ett knepigt förslag som kräver bedömning av flera faktorer både inom och utanför verksamheten. HRMS-programvara kan hjälpa till att effektivt stödja ersättningsplanering och design.
Lärande och professionell utveckling: Tillväxt och karriärutveckling är avgörande delar av medarbetarupplevelsen. HRMS-verktyg använder smart teknik för att leverera en mer personlig och engagerande inlärningsupplevelse – som kopplar samman människor, information och experter över hela och utanför verksamheten. För de anställda hjälper detta dem att strukturera sin tid och sina karriärplaneringsmål bättre. Obligatorisk utbildning och efterlevnadsutbildning kan enkelt schemaläggas, och mer långsiktiga mål som ledarskapsutveckling och successionsplanering kan införlivas i deras kalendrar på ett sätt som bäst passar deras unika behov och åtaganden.
Hantering av försäljningsresultat: Som alla företagsledare kan berätta är deras säljteam som bäst när de är ute och säljer och vårdar leads. Ett HRMS hjälper företag att effektivisera och centralt hantera försäljningsrelaterade frågor som provisioner, territorier och kvoteroch till och med agenternas prestationer.
Analys och personalplanering: Datadrivna insikter är nyckeln till att anpassa HR till den övergripande företagsstrategin. Med mätetal och nyckeltal, rapportering, prediktiv personalmodellering och AI-driven analys kan HR-ledarna bättre stödja strategisk och operativ planering samt budgetering och resultatstyrning
Hantering av medarbetarupplevelser : Med ett ökat fokus på medarbetarupplevelsen måste företag söka efter innovativa sätt att bättre förstå varför medarbetarna känner hur de gör med sina erfarenheter på jobbet, med början som kandidat till den dag de lämnar och allt däremellan. Röst av medarbetarens (VoE) tekniker och verktyg för att samla in denna information inkluderar 360-graders feedbackbedömningar, undersökningar, beteende- och attitydanalys, med mera. Med hjälp av dessa insikter kan organisationer anpassa varje medarbetares upplevelser genom hela deras livscykel, vilket ökar engagemang och produktivitet.
HRM-system och nästa steg mot digital transformation inom HR
Digital transformation inom HR och alla större operativa förändringar kommer alltid att möta vissa initiala pushback och tröghet – samt medföra en viss oundviklig risk. Det bästa sättet att förbereda sig för en operativ förändring är att börja dela och kommunicera om projektets mål och mål. När det finns öppna kommunikationslinjer mellan dina teamledare, chefer och HR-specialister kan du börja bryta ner väggar. Effektiv förändringshantering och planeringsstrategier kan hjälpa till att bättre förbereda dina team för att säkra inköp tidigt.
Listan nedan markerar några viktiga checklisteposter när du inleder din digitala HR-transformation.
Dataintegritet: Innan du påbörjar datamigreringsprocessen, se till att du har rätt resurser och uppgradera eller förnya din IT-talang för att säkerställa att du kan utföra den här uppgiften och minimera mänskliga misstag.
Kostnader och arbetsinsats: Kvantifiera projektkraven inom alla berörda områden av verksamheten, inklusive implementering och integrationer. Identifiera realistiska budgetar och tidslinjer för att säkerställa att implementeringen lyckas.
Aktuella och framtida behov: Arbeta nära din avdelning och teamledare från början för att se till att du förstår deras specifika mål, krav och utmaningar. Se till att ditt HRMS kan anpassa sig till alla berörda parters föränderliga behov.
Efterlevnad: Definiera lagstadgade krav, anställningskrav och andra juridiska krav och bekräfta att ditt nya system stöder dessa behov i alla regioner.
Beredskap vid lanseringen: Få med dig HR-teamet tidigt för att hjälpa dig att utveckla träningsscheman och mål. Ställ in milstolpar varje månad för att säkerställa att alla dina administratörer, chefer och anställda har rätt utbildning och är redo att utnyttja hela värdet av det nya HRM-systemet.