Vad är ett sökandespårningssystem (ATS)?
ATS är en mjukvaruapplikation för personaladministration (HR) som hjälper organisationer att hantera rekryterings- och anställningsuppgifter digitalt.
Översikt över spårningssystem för sökande
Ett sökandespårningssystem (ATS) är en mjukvaruapplikation för personaladministration (HR) som hjälper organisationer att hantera rekryterings- och anställningsuppgifter digitalt. Den fungerar som den centrala databasen för jobb- och sökandeinformation där befattningsrekvisitioner, annonseringar och ansökningar hanteras och sökande kontrolleras och väljs.
Ett ATS stöder utförandet av vanliga uppgifter som att skapa arbetsbeskrivningar, lägga ut jobb på karriärwebbplatser och anslagstavlor, scanna résumé, schemalägga intervjuer, samla in feedback, utföra bakgrundskontroller och generera erbjudandebrev med elektroniska signaturer.
Systemet hanterar även upplevelsen för arbetssökande. Detta inkluderar att söka jobb, ansöka online och kontrollera status för en ansökan, samt generera meddelanden till sökande.
Vad gör ett sökandespårningssystem?
En ATS fungerar som en databas för arbetssökande, och automatiserar och hanterar de arbetsflöden som är kopplade till rekryteringsprocessen. Den gör det möjligt för rekryteringsansvariga och rekryterare att minska antalet mottagna rekryteringar så att de kan fokusera sin tid på de mest kvalificerade sökandena.
Med möjligheten att programmera affärsregler i en ATS kan företag säkerställa att de följer bästa rekryteringspraxis samtidigt som de säkrar de personuppgifter som de sökande lämnar in.
Vem använder ett sökandespårningssystem?
Företag av alla storlekar och branscher använder sökandesystem för att organisera, söka och kommunicera med jobbsökande och hantera sin jobbansökningsprocess. Även tidigare domänen för större Fortune 500-företag på grund av tillhörande kostnader och infrastrukturkrav, kan idag mindre organisationer dra nytta av kostnadsbesparingarna av SaaS (software-as-a-service) erbjudanden i molnet.
Varför är ett ATS viktigt?
En ATS påskyndar anställningsprocessen. Genom att gå från offline- och pappersbaserade processer till en automatiserad digital process effektiviseras rekryterings- och anställningsuppgifterna, vilket frigör tid och säkerställer att rättvisa och lämpliga anställningsrutiner följs.
Här är några exempel på hur ett sökandespårningssystem kan gynna en organisation:
Fler sökande: Ett ATS gör det lättare för arbetssökande att söka jobb och söka på nätet, vilket ökar det totala antalet ansökningar.
Snabba rekryteringscykler: Rekryterare kan snabbt söka igenom hela sökarpipelinen, välja kandidater av intresse och investera sin tid i värdefullt arbete som gallringsintervjuer, referenser och erbjudanden.
Ökat samarbete med intressenter: Under intervjufasen granskar rekryteringsansvariga och ger feedback på kandidater inom ATS. Affärsregler kan konfigureras för att automatisera förloppet för kandidater under utgallrings- och anställningsfaserna.
Utvecklingen av sökandes spårningssystem
Före internet annonserades lediga jobb i hemligstämplade tidningar och branschpublikationer. Processen var pappersbaserad, vilket gjorde den tidskrävande och svår att hantera. Jobbsökande kunde inte enkelt avgöra status för en ansökan. Rekryterare och rekryteringsansvariga kunde på grund av mängden pappersansökningar inte identifiera de mest kvalificerade sökandena.
Med digital teknik och online-teknik blev det mycket enklare att söka jobb. Globala webbplatser för sysselsättning främjade arbetstillfällen för människor runt om i världen. Plötsligt hade rekryteringen blivit en volymaffär.
De första sökandesystemen utvecklades i slutet av 1990-talet och inrymdes i lokaler. Systemen var inriktade på att bearbeta och lagra det stora antalet mottagna utvärderingar, samtidigt som man säkerställer efterlevnad och konsekvens i anställningsförfarandena. Rekryterare och rekryteringsansvariga upplevde också effekten av en så stor mängd ansökningar och snart utvecklades dessa system för att stödja förhandsgranskning, résumé-skanning, parsning, automatiserade aviseringar och analyser.
Idag distribueras sökandes spårningssystem främst i molnet och erbjuds som en lösning för programvara som tjänst, eller SaaS. Ett molnbaserat ATS eliminerar höga implementeringskostnader och ineffektiva processer, vilket minskar IT-beroendet.
ATS-tekniken har utvecklats för att stödja moderna rekryteringskrav, vilket kan omfatta:
Virtuell rekrytering: Stöd distansarbetsplatser och rekryteringsinsatser, såsom karriärsidor, kandidatkommunikation, erbjudanden och intervjuer.
Massrekrytering: Attrahera, screena och anställa stora volymer sökande snabbt för specifika branscher, såsom sjukvård, dagligvaror, e-handel och tech.
Höga sökande volymer: Kontrollera stora volymer av sökande för specifika öppningar.
Intern rekrytering: Identifiera anställda för att främja intern befordran.
Mångfald och inkludering: Säkerställa anpassning till ett företags anställningsinitiativ och icke-partisk rekrytering.
En ATS stöder rekryteringsprocessen från att publicera en platsöppning till presentationen av ett erbjudandebrev. Eftersom rekryteringsuppgifter är personuppgifter, hjälper sökandespårningssystem också företag att fortsätta att följa dataskyddslagstiftningen som GDPR.
Användningsfall för ATS
Rekryterare är de mest aktiva användarna av en ATS. De använder systemet dagligen för att hantera befattningsrekvisitioner, annonsera befattningar, granska sökande och hantera hur kandidaterna fortskrider under rekryterings- och anställningsfaserna.
Rekryteringsansvariga använder en ATS för att delta i rekryteringsprocessen. Systemet ger dem direktåtkomst till aktiva befattningsrekvisitioner för att granska befattningsbeskrivningar, sökande och valideringar och för att se status för varje kandidat. Information genereras från ATS för att förbereda och genomföra intervjuer, samt för att lagra kvantitativ och kvalitativ feedback efter en intervju.
Jobbsökande använder ATS för att söka och söka jobb, kontrollera ansökningsstatus och acceptera jobberbjudanden.
Uppföljningsmeddelande för nya matchande jobb i ett modernt ATS.
Vad man ska leta efter när man överväger en ATS
Sökande spårningssystem erbjuds som fristående lösningar eller kan inkluderas som en del av en end-to-end rekryteringsmjukvaruplattform som innehåller funktioner för kandidatrelationshantering (CRM).
CRM-programvara används ofta parallellt med en ATS. Men till skillnad från en ATS används dessa system för att attrahera talanger och bygga relationer med sökande som har övergått till kandidatstatus. Kandidatrelationshanteringssystem fokuserar på kandidatengagemang och att skapa en övergripande positiv rekryteringsupplevelse.
Vissa organisationer föredrar enkelheten i en fristående ATS-ansökan för hantering av kandidatdata. Detta alternativ innebär dock vissa begränsningar. Även om de är tillräckliga för att behandla aktiva kandidater, tillhandahåller dessa system inte de resurser som krävs för att engagera och vårda passiva talanger.
Rekryteringsprogram som innehåller ATS- och CRM-funktioner ger den största flexibiliteten och effektiviteten under hela resan från applikation till kandidat. Kombinerade förmåner inkluderar:
Tillgång till avancerade karriärwebbplatser
Skräddarsydda landningssidor
E-postmarknadsföringskampanjer
Större talangpooler
Större intresse och engagemang från kandidater på slutlistan
Snabbare anställningscykler
Ökat samarbete med interna intressenter
En heltäckande rekryteringslösning minskar kostnaderna och eliminerar komplexiteten i att hantera flera system parallellt.
Ytterligare överväganden omfattar följande:
Skalbarhet: Anställningsbehoven i en organisation kommer att fluktuera, så programvaran måste vara smidig och skalbar.
Integration: Bestäm i förväg hur tekniken ska integreras med andra rekryteringsprogram samt den övergripande infrastrukturen för personalteknik. Dessa integrationer kommer att stödja eliminering av manuella dataprocesser och möjligheten att kombinera rekryteringsdata med medarbetardata.
Användarkrav: Tänk på alla användare – sökande, rekryterare, rekryteringsansvariga – och se till att ATS kan leverera en effektiv och positiv upplevelse för alla.
Vilka funktioner har en heltäckande rekryteringsplattform som inkluderar ATS och CRM?
Här är en översikt över de kombinerade funktioner som du kan utnyttja med en omfattande rekryteringslösning:
Publicera en befattning
Skapa arbetsbeskrivningar som betonar önskade kompetenser.
Identifiera könsfördomar och löneriktmärken med hjälp av automatiska skanningar.
Skapa en webbplats med arbetsgivarvarumärke för jobbsökande.
Skapa och hantera annonser på karriärwebbplatser och anslagstavlor.
Använd konfigurerbara applikationer per rekvisition (mobil ansökan, snabbansökan, flera steg).
Granska sökande
Sök efter externa och interna applikationer med hjälp av en enda databas.
Konfigurera frågor före granskning av ansökan för varje anslag.
Automatisera lagring och analys av résumé-data, inklusive parsning.
Få automatiska aviseringar och aviseringar anpassade för varje roll.
Tillhandahåll säker åtkomst för tredjepartsagenturer.
Generera realtidsrapporter och analyser över hela rekryteringsprocessen.
Intervjuar kandidater
Planera in intervjuer och spåra progression.
Samla in feedback och konsolidera kandidatbedömningar automatiskt.
Ger säker åtkomst till en kandidatportal för aktuell information och status.
Anställning och onboarding
Få åtkomst till varumärkesmallar och formulär med förfyllda data.
Generera och presentera brev med elektroniska signaturfunktioner för snabbare vändning.
Automatisera onboarding-processen.
När ska en organisation implementera en ATS?
En ATS-implementering bör övervägas av organisationer som växer snabbt och har ambitiösa rekryteringsmål som korrelerar med den övergripande affärsstrategin. Ytterligare krav kan vara att rikta in sig på en specialiserad kompetensgrupp eller roll som är efterfrågad, stödja massrekryteringsinsatser eller lösa betydande brister inom HR där en centraliserad datamodell och automatiserade arbetsflöden skulle spara tid och pengar. Denna ineffektivitet skulle kunna vara följande:
Anställningsinsatser spåras i ett kalkylblad.
Samma platsannonsering måste skickas manuellt till flera anslagstavlor.
Man lägger ner tid på att granska en stor mängd irrelevanta applikationer.
Feedback och beslut från rekryteringsteamet är svåra att få.
Interna resurser är inte tillgängliga för att bygga, underhålla eller förbättra en befintlig karriärwebbplats.
Att mäta värdet på rekryteringen är svårt och inkonsekvent.
När ska jag uppgradera min ATS?
Många organisationer väljer att uppgradera från en befintlig ATS till en heltäckande mjukvaruplattform för rekrytering, inklusive kandidatengagemangsfunktioner i en CRM.
Ett inaktuellt ATS kan leda till följande HR-ineffektivitet:
Samma jobbansökan betjänas för varje ledig tjänst.
En stor återlämningskvot förekommer i anställningsprocessen.
Kandidatens uppfostran och engagemang är svårt och ineffektivt.
Närvaron av omedveten bias är okänd.
Specifika anställningsstrategier, till exempel massrekrytering, intern utveckling och virtuell rekrytering, är svåra om inte omöjliga.
Sökande spårningssystem, särskilt när de är integrerade i heltäckande rekryteringslösningar, ger en modern, säker plattform för HR för att attrahera, identifiera, engagera och anställa de allra bästa kandidaterna. Ett ATS eliminerar tidskrävande manuella processer så att rekryteringsarbetet kan synkroniseras perfekt med företagets prognostiserade tillväxt.