Vad är ett Performance Management-system?
Ett Performance Management-system spårar medarbetarnas prestationer på ett sätt som är konsekvent och mätbart.
Översikt över system för prestationshantering
Ett Performance Management-system spårar medarbetarnas prestationer på ett sätt som är konsekvent och mätbart. Systemet bygger på en kombination av tekniker och metoder för att säkerställa att människor i hela organisationen är i linje med – och bidrar till – verksamhetens strategiska mål.
Systemet samarbetar med chefer och anställda för att sätta upp förväntningar, identifiera anställdas mål, definiera prestationsmätningar, dela medarbetares prestationsutvärderingar och bedömningar och ge feedback.
När det är korrekt definierat och konsekvent tillämpat ökar ett resultatstyrningssystem den totala personalproduktiviteten. Anställda är mer investerade i sitt arbete och omsättningen minimeras samtidigt som intäkterna per anställd maximeras.
Ett prestationshanteringssystem följer upp medarbetarnas prestationer på ett konsekvent och mätbart sätt.
Vilka är nyckelelementen i ett prestationsstyrningssystem?
Programvara för prestationshantering kan implementeras lokalt, i molnet eller i en hybridmiljö.
En molnplattform eller ett HR-moln ger en rad fördelar inklusive större datalagringskapacitet, starkare säkerhet och enklare integration med kompletterande applikationer, som utbildning och utveckling, ersättning och andra personcentrerade system.
Tre nyckelprocesser i ett performance management-system
Ett prestationshanteringssystem bygger på tre nyckelprocesser:
- Planera och agera med målstyrning
Anpassa medarbetarnas prestationer till organisationens mål.
Allokera meningsfullt och meningsfullt arbete för att öka medarbetarnas engagemang.
Anpassa snabbt mål när affärsprioriteringarna ändras.
- Övervaka med kontinuerlig prestationshantering
Övervaka målen för varje anställd för att säkerställa kontinuerlig anpassning till organisationens mål.
Ge feedback och vägledning för att förbättra prestationen.
Känna igen bra resultat när de händer.
- Utvärdera och uppmärksamma genom prestationsbedömningar
Bedöm prestanda konsekvent och korrekt.
Känna igen och belöna starka utövare.
Använd datadrivna insikter från systemet för att kvantifiera det värde som personalen levererar till verksamheten.
Utvecklingen av system för resultatstyrning
Företagen har skött individens prestationer i århundraden. Men en av de första formaliserade modellerna introducerades under första och andra världskrigen när militären behövde förstå varje medlems styrkor och förmåga att informera om stridsstrategier.
Vid mitten av århundradet användes prestationsbedömningar av företag för att gradera enskilda arbetstagares prestationer och för att tilldela belöningar.
Under 1960-talet började fokus övergå till medarbetarutveckling, där diskussioner fördes mellan en anställd och deras chef för att se över prestationer och – där det var motiverat – att införa undervisning och utbildning för att hjälpa den anställda att förbättra och/eller avancera i karriären.
Under de mellanliggande åren har vissa aspekter av traditionell programvara för prestandahantering utvecklats på grund av bättre teknik, såsom molntjänster, förbättringar av användargränssnitt och artificiell intelligens (AI) och maskininlärning. De flesta system fortsätter dock att betona utvärdering och belöning av anställda på kvartals- eller årsbasis.
Erkännande är fortfarande en viktig aspekt av resultatstyrning, men företag övergår till ett mer holistiskt arbetssätt som ger kontinuerlig feedback och vägledning till anställda för att hjälpa dem att nå sina mål.
Vem använder programvara för prestandahantering?
Alla företag med en medarbetarbas – oavsett bransch eller storlek – kommer att dra nytta av ett system för prestationshantering.
Även om varje anställd kommer att interagera med systemet i något skede, är maktanvändaren teamledare eller chef med direkt underställda.
Anställda arbetar med sina chefer för att definiera de anställdas mål. De skapar individuella prestationsutvärderingar av anställda i systemet och deltar i 360-graders utvärderingscykler om den här modellen används.
HR-personal definierar HR-processer och system som stöder prestandahanteringscykeln. De arbetar med chefer och anställda för att säkerställa att processerna är rättvisa och att varje steg genomförs i rätt tid.
Chefer är systemets maktanvändare och måste se till att varje anställd aktivt deltar i processen. Cheferna är också ytterst ansvariga för utförandet av sina team.
Varför är ett performance management-system viktigt?
Tillsammans med ökad personalproduktivitet, högre medarbetarengagemang, lägre omsättning och maximala intäkter per anställd, kan ett resultatstyrningssystem som är korrekt integrerat med angränsande affärssystem ge värdefulla insikter som kommer att ligga till grund för bredare beslut om humankapitalförvaltning.
Ett prestationshanteringssystem lagrar och kvantifierar till exempel data från interaktioner mellan anställda och chefer, inklusive individuella karriärambitioner, lämpliga kvalifikationer och övergripande lämplighet för successionsplanering. Med dessa insikter kan utbildnings- och utvecklingsfinansiering investeras på ett sätt som bäst stödjer verksamhetens och medarbetarens behov.
Prestationshanteringsprogram ger en korrekt och realtidsöversikt över personalen som hjälper till med planering och strategi för människor.
Vad är bästa praxis för prestationshantering?
Konsekvens och transparens är nyckeln till att optimera prestandahanteringsprocessen. Cykeln av målstyrning, kontinuerlig prestationshantering och utvärdering pågår. När cykeln är klar identifieras befintliga och nya mål och cykeln börjar igen.
Bästa praxis omfattar också tillhandahållande av kontinuerlig, interaktiv feedback under hela året kontra endast under prestationsbedömningsfasen. Prestationssamtal ska vara avslappnade och öppna. Medarbetare och chefer måste ta sig tid att skärpa dessa färdigheter om de vill förbättra sina interaktioner.
För att säkerställa att en konsekvent metod tillämpas på bedömningar för arbetstagare med liknande roller i hela företaget bör en kalibreringsprocess genomföras.
Framsteg och trender för prestationshantering
Kontinuerlig prestationshantering
Organisationer övergår från traditionell prestationshantering till en modell för kontinuerlig prestationshantering (CPM). CPM-processen är mindre formell med anställda och chefer som engagerar oftare. Regelbundet schemalagda personliga diskussioner och pågående återkoppling hjälper arbetstagarna att hålla sig på rätt spår. För chefer gör en CPM-strategi det lättare att spåra en anställds arbetsprestationer och svagheter genom att ta itu med problem när de uppstår. Mål kan justeras i takt med att företagets mål förändras för en smidig och lyhörd arbetsmodell. Anställda får mer aktuell feedback jämfört med att vänta var 6:e till 12:e månad på ett formellt möte som kan förbise prestationer som gjorts tidigare under prestationsperioden. CPM-modellen eliminerar också överraskningar och påskyndar förbättringscykler.
Skrivfria arbetare och fältarbetare
Anställda utan skrivbord, även kallade fältarbetare, är anställda som utför uppgifter utanför ett skrivbord eller ett företags huvudkontor och har inkonsekvent tillgång till interna system och kommunikationskanaler, till skillnad från distansarbetare som har tillgång till dessa system när de arbetar hemifrån. Exempel är personer som arbetar inom hotell- och restaurangbranschen, naturresurser, tillverkning och sjukvård. Med tanke på hur deras arbete ser ut passar ofta inte Deskless in i befintliga system. Organisationerna måste se till att deras system för resultatstyrning effektivt kan stödja detta viktiga segment av arbetskraften.
Dynamiska team
Moderna prestationshanteringssystem måste vara tillräckligt flexibla för att anpassa sig till förändringar i verksamheten, inklusive teamdynamik. Ett skifte pågår från traditionella och smidiga lagmodeller till en dynamisk modell:
| Traditionell | Agilt | Dynamisk |
| Formellt allokerad ledare (till exempel en linjechef) | Formellt tilldelad ledare (till exempel en scrum master) | Självhanterande, vanligtvis ingen formellt tilldelad ledare |
| Förutsägbart arbetsflöde med rätt eller fel sätt att utföra arbetet | Oförutsägbart arbetsflöde, fokus och mål förändras ofta | Snabba förändringsarbetsflöden i takt med att nya idéer introduceras, implementeras och ändras |
| Teammedlemmar delar samma befattning och kompetensområde | Formell agil metodik med dagliga stand-ups och sprints | Korsfunktionellt medlemskap, ofta i flöde |
| Uppmuntrar snabba misslyckanden och iterativ utveckling för effektiv kurskorrigering | Får inte följa definierade metoder/protokoll, behåller värden för agila metoder där fel driver innovation | |
| Organisk teamstruktur som bryts ned när ett projekt är klart |