Vad är HRIS?
HRIS står för personalinformationssystem. Företag använder en HRIS för att hantera och automatisera grundläggande HR-processer, till exempel lönekörning, tidsregistrering och administration av anställningsförmåner.
Översikt över personalinformationssystem
HRIS-system – eller personalinformationssystem – var en av de första kommersiella mjukvarulösningar som utvecklades under 1980-talet. Varför? HR var då – och förblir idag – en av de mest admintunga avdelningarna i någon organisation. Personalpersonalen belastas inte bara med enorma mängder pappersarbete och registerföring, utan de är också ansvariga för några av de mest värdefulla och sårbara uppgifterna om sin arbetskraft och sina sökande.
Tekniken har säkert utvecklats mycket sedan dess. Moderna HRIS-lösningar kan automatisera arbetsflöden, integrera feedback och justera rapporteringsstrukturer – i realtid – baserat på förändringar i affärsregler eller regelefterlevnad. Genom att leverera användarupplevelser och flexibla funktioner är moderna HRIS-system lika effektiva och användarvänliga som kraftfulla och smidiga.T
Han bästa HRIS-programvara levereras i molnet, vilket ger ett ännu större utbud av fördelar, inklusive mer datalagring, starkare säkerhet och smidigare integration med kompletterande applikationer som lönesystem, sökandespårning och andra HR-system.
Definition av HRIS (Human Resources Information System)
HRIS står för personalinformationssystem, en mjukvarulösning som hjälper företag att hantera och automatisera grundläggande HR-processer och stödja förmånsadministration, tid och närvaro, lönekörning och andra arbetsflöden samt lagring av personaluppgifter, såsom personlig, demografisk och ersättningsinformation.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HCM är ett brett begrepp som omfattar praxis, policyer, processer och mjukvara som en organisation använder för att hantera sin personal, från anställning till pensionering. En HCM-svit kallas ofta för ett personalhanteringssystem (HRMS), och innehåller HRIS-programvara.
Ett HRIS (Human Resource Information System) använder en medarbetardatabas för att stödja HR-kärnprocesser som är mer linjära och kvantitativa, som lönebearbetning eller hantering av tid och närvaro. I jämförelse hänvisar HRMS till en mer övergripande programvarulösning som innehåller en HRIS, men som också innehåller mer kvalitativa och komplexa funktioner som är involverade i talanghantering.
Till exempel kan ett HRIS-system hjälpa till att automatisera och effektivisera processer som tidsplanering för anställda, och när dessa data integreras i ett HRMS-system – kan tidsdata analyseras för att förbättra produktivitet och planering – och i sin tur – även för att hjälpa till att effektivisera automatisering av uppgifter inom HRIS-systemet.
Att veta vilken av dessa programvarulösningar som är bäst för dig är faktiskt inte så förvirrande som det kan låta. Det handlar helt enkelt om att titta på var ditt företag befinner sig nu och var du vill vara på längre sikt. Och sedan välja HR-lösningar som kan hjälpa dig idag och skala med dig i morgon.
HCM är ett brett begrepp som omfattar praxis, policyer, processer och mjukvara som en organisation använder för att hantera sin personal, från anställning till pensionering. En HCM-svit kallas ofta för ett personalhanteringssystem (HRMS), och innehåller HRIS-programvara.
Vad gör HR-informationssystem?
De bästa molnbaserade HRIS-lösningarna stöder en mängd olika HR-processer och interaktioner. Tekniken ger smart automatisering av arbetsflöden över hela verksamheten, inklusive:
Förmånsadministration
Automatiserad förmånsadministration
Självbetjäningsfunktioner som ger anställda tillgång till, redigerar och lär sig mer om förmåner
Tid och närvaro
Korrekt hantering av anställdas frånvaro
Öka den administrativa effektiviteten med tidsprofiler för att bestämma anställdas helgdagar, arbetsscheman och premier.
Automatiska beräkningar av tid och lön per medarbetarprofil
Genom att digitalisera tids- och närvaroprocesser kan organisationer automatisera och förenkla global tidsregistrering för medarbetare och uppfylla efterlevnadsregler.
Integrerad lokalisering
Anpassa till landsspecifik affärspraxis och lagstiftning med automatiska ändringar i lagar och regler
Omfattande inventering av globaliserings- och lokaliseringskrav för enskilda länder
Självbetjäning för anställda
Självbetjäningsfunktioner som ökar personalens produktivitet
Integrerade HR-data på en enda plattform
Spårbar nyckel-HR-information baserad på landsspecifika krav
Ge medarbetarna en personanpassad profilsida där de kan hantera och visa förmåner, begära ledighet m.m.
Organisationsstrukturer
Analys för insyn i realtid för hela personalen
Identifiera kritiska befattningar och snabbt justera personalstyrkan för att åtgärda luckor
Visualisera organisationsstrukturer
Genom att använda modelleringsverktyg och integrerade analysfunktioner kan chefer visualisera organisationsstrukturer för att förbättra rekrytering, succession, utbildning och personalplanering.
Fördelar med ett HRIS-molnsystem
Utöver grundfunktionaliteten i ett modernt HRIS-system är molnbaserade system enklare integrerade med dina befintliga system. De är skalbara och kan lättare utökas med nya innovationer och säkerhetsfunktioner.
Nedan följer några av de gemensamma fördelarna med ett integrerat HRIS-molnsystem:
Gör HR-administratören snabbare och mer exakt. När man hanterar människors försörjning finns det ingen felmarginal. Med sin förmåga att automatisera och effektivisera administrationsuppgifter kan HRIS-programvaran befria HR-team från de förseningar och felaktigheter som orsakas av manuella och pappersbaserade system.
Förbättrar medarbetarupplevelsen. Arbetsgivare glömmer ibland hur viktigt det är för deras team att kunna se status på sina förmåner, utbetalningar och ledighet. Med HRIS-verktyg får medarbetarna direkt tillgång till sin personliga information, skapar rapporter och ställer ut förfrågningar – allt utan besvär och tid det tar att gå igenom HR-avdelningen.
Förbättrar effektiviteten. HRIS-lösningar erbjuder ett brett utbud av självbetjäningsverktyg som minimerar behovet av e-post- och pappersbaserade formulär och godkännandeprocesser. Scheman, arbetsflöden, ledighetsförfrågningar med mera – kan automatiseras och hanteras i realtid och i farten.
Stöder efterlevnadsarbete. Med en ökning av distansarbete och ett kulturellt skifte mot större känslighet och rättstvister måste företag vara säkra på att de är på rätt sida av globala arbets- och anställningsregler. Cloud HRIS hjälper till att säkerställa att alla HR-aktiviteter faller inom gränserna för efterlevnad och hjälper till att stödja sin personal.
Håller saker och ting säkra. I HR-filer finns några av de mest känsliga och värdefulla uppgifterna i ditt företag – inklusive anställdas medicinska och ekonomiska uppgifter och detaljer. Tidigare, när dessa uppgifter lagrades på bärbara datorer eller osäkrade databaser, fanns det en ständigt närvarande risk för kompromisser. Dagens integrerade HRIS-system har avancerade säkerhetsprotokoll inbyggda för att hjälpa till att minimera cybersäkerhetsrisker.
Hur HRIS-integration i molnet stöder grundläggande HR-processer
HRIS-system hjälper till att centralisera och effektivisera HR-processer och administration, men det finns många andra kärnfunktioner som pågår samtidigt såsom rekrytering, utbildning och planering. Och du behöver inte vara HR-specialist för att se hur användbart det kan vara för alla dessa viktiga funktioner att bli enhetliga och centraliserade. Men när organisationer arbetar med gamla system och frånkopplade HR-program tvingas de använda manuella processer för att jaga efter verktyg och information i organisatoriska silor.
De bästa HRIS-systemen i molnet gör det inte bara möjligt att integrera med din grundläggande ERP, de är byggda för det. Ett molnbaserat ERP-system hanterar till exempel ett brett spektrum av dagliga affärsaktiviteter och är byggt för att integrera en mängd olika affärsprocesser. Genom att förena affärsövergripande data ger ERP en enda källa till sanning och säkerställer tillförlitlig dataintegritet. Så när dina grundläggande HR-processer och HRIS är integrerade med hastigheten och analyskapaciteten i en modern AI-driven ERP – får du det bästa av två världar.
HRIS-exempel i handling
För bara några år sedan var det mest de största organisationerna som använde sig av HRIS-lösningar. Men i takt med att integrerade molnbaserade system blir allt populärare blir det allt mer möjligt för mindre och växande organisationer att utnyttja fördelarna och effektiviteten hos ett HRIS-system.
Här är några exempel på företag som har lyckats effektivisera HR-processer med SAP SuccessFactors-lösningar.
Growmark har betjänat jordbruksföretag över hela USA och Kanada i över 20 år – med en mångsidig och utbetald arbetskraft. De har använt SAP SuccessFactors-lösningar för att integrera och automatisera processer under medarbetarnas hela livscykel. Som ett resultat kan GROWMARK driva effektiva HR-processer och attrahera och vårda de talanger som behövs för att hjälpa sina kunder att lyckas.
Kmart Group revolutionerade shoppingen i Australien, Nya Zeeland och Asien genom att erbjuda stora produktval till rabatterade priser. När företaget behövde uppfinna sitt HR-system vände det sig till SAP SuccessFactors-lösningar för att omvandla medarbetarupplevelser och revolutionera framtidens arbete i mer än 500 Kmart, Target och Catch butiker.
Utforska HRIS-programvara idag
Moderna företag söker en enhetlig, global, central HR-lösning som erbjuder en användarupplevelse av konsumentkvalitet och stöder dataanalys och automatisering i realtid. I takt med att arbetskraften blir mer distribuerad måste HRIS-programvaran globaliseras tillsammans med dem genom att tillhandahålla djup lokalisering och efterlevnad i flera länder. Och i takt med att affärsmodellerna förändras och utvecklas kräver företagen den smidighet och enkelhet som ett brett utbud av verkligt relevanta och kraftfulla förbyggnationer ger, vilket hjälper dem att implementera nya processer och applikationer på ett tillförlitligt och snabbt sätt.