Fördelarna med tidsregistrering för anställda
Molnbaserad mjukvara för tidsregistrering av anställda möjliggör noggrann spårning och hantering av anställdas arbetstid, förbättrar produktiviteten, effektiviserar lönekörningsprocesser och ger värdefulla insikter för resursallokering och projektstyrning.
Översikt över tidsregistrering för anställd
Tid är pengar. Med typiska lönekostnader på upp till en tredjedel av ditt företags intäkter är korrekt tidsregistrering för anställda en av dina viktigaste verksamhetsfunktioner. Och samtidigt som den moderna arbetsvärlden har blivit mer komplex, är tidsberoende lönemodeller sannerligen inget nytt. I tusentals år betalades arbetare en daglig taxa, och de gamla babylonierna utvecklade till och med en uppsättning rekommenderade löner där en snickare får så här många silverkorn per dag, en skräddare får så här många och så vidare. Redan på den tiden var det nödvändigt att vara transparent i fråga om tid och löner.
Med den industriella revolutionen och uppkomsten av centraliserade arbetsplatser började företag att se värdet av att standardisera arbetstiden och se till att arbetarna var där de skulle vara under dagen. År 1880 uppfann urmakaren Willard Bundy den första personaltidsklockan med ett stämpelkortsystem som fortfarande används. Samtidigt som tidsspårningstekniken har utvecklats ljusår från hur den såg ut under Bundys dagar, är detta fortfarande en utmaning för varje företag. Lyckligtvis har dagens molnbaserade programvara för tidsregistrering lösningen på den utmaningen genom att leverera noggrannhet och flexibilitet samt analysera värdefulla personaldata för att stödja förbättrad lönsamhet.
Vad är tidsspårning och varför är det ett hett ämne just nu?
Under 2022 genomförde Gallup en omfattande undersökning med över 140 000 anställda. Till många andra arbetsplatsundersökningar i flera länder bekräftade resultaten vad alla hade sagt: Fjärrarbete är här för att stanna. Faktum är att en av Gallups statistik visade att under 2019 arbetade över 60 procent av de anställda uteslutande på plats. Fram till 2022 hade detta antal sjunkit till bara 19 procent – även efter det att begränsningarna av COVID i stort sett hade upphävts.
För HR-avdelningar har det inneburit ett blixtsnabbt skifte till helt nya arbetssätt. Exempelvis tenderar distansarbetare att ha större geografisk spridning. Detta innebär att det tillkommer en enorm komplexitet för protokoll för tidsadministration. Varje delstat, provins eller land kan ha olika regler om ledighet, mammaledighet, förmåner, tillåten övertid och mycket mer.
Moderna företag befinner sig också i en tid av snabba verksamhetsförändringar och mer komplexa kundförväntningar. Företag vet att de måste utnyttja Big Data och AI-drivna affärstekniker för att kunna konkurrera i dagens ekonomi. Molnbaserade tidsregistreringslösningar integreras med andra viktiga affärssystem så att du kan registrera, rapportera, analysera och anpassa alla dina anställdas tidsanvändningsaktiviteter. Detta gör att du kan upptäcka möjligheter och risker i förväg. Du får möjlighet att förutse förändrade arbetsflöden och upptäcka ineffektiviteter och efterlevnadsrisker – i realtid.
Hur fungerar molnbaserade tidsregistreringssystem?
De bästa tidsregistreringssystemen är flexibla och användarvänliga för både arbetsgivare och anställda. De kan anpassas för att på bästa sätt överensstämma med individuella eller rollbaserade regler och parametrar. De körs på en enhetlig plattform och kan ansluta till andra HR-system och affärssystem i molnet för att dra nytta av en rad relevanta datakällor. Molnbaserade system reagerar också på händelser och åtgärder när de inträffar, vilket ger den flexibilitet som krävs för att säkerställa korrekthet och relevans.
Här är några ytterligare viktiga egenskaper hos de bästa tidsregistreringssystemen:
En enhetlig plattform är centraliserad och integrerad. Tidigare har lönekostnader ofta varit uppdelade över regioner eller avdelningar och hanterats med äldre program – eller till och med kalkylblad. Detta gjorde det svårt att analysera lönekörningsdata och jämföra lönekostnader med produktivitet och timmar som spenderats på olika uppgifter. En enhetlig och centraliserad plattform integrerar tidsregistrering med lönesystem och andra HR- och affärssystem för att ge korrekt ekonomisk information i realtid och bidra till mer robusta datadrivna insikter.
Ett personanpassat gränssnitt förbättrar användbarheten och relevansen. Eftersomtidsregistrering är ett av de mest använda självbetjäningsprogrammen måste dina team hitta det enkelt att använda – och kunna komma åt från enheter, var de än befinner sig. När tidsspårningssystem är krångliga och inte intuitiva kan även de mest samvetsgranna medarbetare bli exaspererade eller förhalade – gissa efter faktum och gå in i flera dagars arbete allt på en gång. Molnbaserade tidsregistreringssystem hjälper till att undvika detta med ett förenklat och användarvänligt tidsregistreringsgränssnitt som är rollspecifikt och personanpassat. Dessutom kan anpassade moln tidsregistreringssystem ge både anställda och arbetsgivare tillgång till on-demand-rapportering, varningar, scheman och andra relevanta insikter.
Integrerade analyser och rapportering har stöd för flera scenarier. Det är svårt nog för även HR-experter att hålla koll på komplicerade regelefterlevnad och arbetsregler. Anställda ska absolut inte förväntas behärska detta och hålla allt rakt. Med molnbaserade tidsregistreringssystem kan regler ställas in för varje anställd (eller roll) till att till exempel få automatiska varningar om för mycket övertid eller räkna om timmar på grund av plötsliga schemaändringar. Integrerade analys- och rapporteringsverktyg kan också utnyttja AI och olika datamängder för att extrapolera verkliga och potentiella arbetsplatsscenarier – vilket ger användbar och relevant information och svarar på en mängd olika medarbetar- eller chefsfrågor när de ställs.
Ge verksamhetsledare och intressenter möjlighet att förstå de ekonomiska konsekvenserna och potentiella riskerna med beslut som rör övertid, produktivitet och regelefterlevnad.
Tidsregistrering för anställda: Risken för att det blir fel
Anställdas rättstvister har stigit till aldrig tidigare skådade nivåer under de senaste åren. Under 2021 finnsdet wererecord utbetalningar för grupptalan arbetsplats stämningar i USA, med Storbritannien och ett antal andra länder som ser liknande mönster. Forbes påpekar att "Baserat på ren volym och statistiska siffror fick arbetarna störst framgång när det gäller att säkerställa certifiering av lön och timklass och kollektiv talan 2021."
En central funktion med tidsregistrering för anställda är givetvis att registrera arbetade timmar. Men för både arbetarnas välbefinnande och företagets riskhantering måste programvaran för tidsregistrering ha kapacitet att känna igen och rapportera – i realtid – när det finns en risk för att de anställdas timmar, ledighet, raster eller andra relaterade ärenden inte uppfyller kraven. Och för att vara effektivt måste ditt tidsregistreringssystem kunna stödja denna funktion i alla regioner och länder där ditt företag är verksamt.
Ytterligare risker kommer i form av faktisk monetär förlust på grund av felaktig tidtagning. Varje år förlorar företag miljarder dollar på personaltidsstöld – vare sig det är uppsåtligt eller oavsiktligt. Låt oss inse det: det är ett besvärligt ämne. Ingen vill erkänna att deras anställda kanske spelar snabbt och löst med timmar. På grund av detta, när stora organisationer drar åt svångremmen och fokuserar på kostnadsbesparande åtgärder, förbiser de ibland de miljoner de kan förlora på grund av tidsstöld.
Hur kan förbättrad tids- och närvaroregistrering hjälpa ditt företag?
Moderna organisationer befinner sig i en tid av enorm förändring och oöverträffad konkurrens. För att lyckas måste de sträva efter fullständig transparens i hela sin verksamhet. De måste samla in och analysera data, bryta ner skorstenar och hitta sätt att bli mer flexibla och motståndskraftiga. Med tanke på att de flesta organisationer spenderar mellan 15 % och 30 % av sina intäkter på lönekörning, är tidsadministration en avgörande komponent för personaloptimering och förbättrad ansvarsskyldighet.
Molnbaserade tidsregistreringslösningar ger mervärde på några av följande mätbara sätt:
Centraliserad insyn i affärsövergripande arbetsprocesser. Hur mycket tid bör rimligen avsättas för vissa uppgifter? Vilka är våra mest och minst arbetsintensiva processer? Är våra arbetsflöden mer produktiva på en plats än en annan? Genom att skapa anpassade rapporter och använda avancerad analys kan företag använda tidsregistreringsdata för att få mer korrekta svar på dessa frågor – och insikter om hur man bör optimera i framtiden.
Ökad ansvarsskyldighet. Förutom att minska förlusterna på grund av tidsstöld kan ökad ansvarsskyldighet för både arbetsgivare och anställda gynna din affärsverksamhet överlag. I de flesta organisationer kan till exempel många arbetstagare göra sina jobb på distans, men det kommer alltid att finnas några som måste komma till den fysiska platsen. Med ökningen av hybrid- och distansarbete har många organisationer upplevt utmaningar på grund av denna upplevda ”orättvisa” skillnad. Transparenta och noggranna tidsregistreringssystem kan hjälpa till att förbättra moralen genom att låta dina team veta att alla är lika ansvariga för sin tidsanvändning – oavsett om de är på plats eller utanför.
Förenkla tidsadministrationen för att stödja roterande scheman, tidsregistrering över midnatt, auto- och massgodkännanden, varningar, automatiska omberäkningar och integrerad rapportering.
Motståndskraft och flexibilitet. Ledande organisationer kan skifta fokus och reagera snabbt på marknadskrafter och förändringar. En ny tillverkningsprocess, en innovativ affärsmodell, en pågående sammanslagning eller ett partnerskap – alla dessa initiativ är beroende av noggrann analys och solid planering. Tidsregistrering i molnet ger liveinsikter om persontimmar per uppgift, region och projekt. Detta ger företagsledarna det förtroende de behöver för att leverera snabba och konkurrenskraftiga offerter och budgetbeslut.
·Hastighet och effektivitet. Traditionellt har tidsregistrerings- och godkännandeuppgifter varit några av de mest tidskrävande i alla företag. Exempel: Innan timmar skickas till lönekörning måste de i de flesta organisationer godkännas – ofta först av en teamledare och sedan av en avdelningschef. Om en person av någon anledning har särskild behörighet för extra övertid måste det enskilda fallet isoleras och förklaras – och så fortsätter det för en rad arbetstagare och roller, både på distans och på plats. Molnbaserade tidsregistreringssystem tillåter att olika regler och rollbaserade undantag finns samtidigt – men ändå är synliga och hanterbara från en central punkt. Och när alla udda ärenden täcks och är inräknade innebär det att avdelningschefer kan automatisera och auktorisera godkännanden i batch – vilket minskar bortkastad tid (och frustration).
Medarbetarlojalitet och -nöjdhet. När medarbetarna känner sig överarbetade kan det förstås leda till missnöje och utbrändhet. Men att vara underarbetad eller arbeta under sin förmåga är också en stor källa till frustration för anställda – för att inte tala om en bortkastad möjlighet för arbetsgivare. Molnbaserad programvara för tidsregistrering kan centralt sammanföra data och inmatningar för att ge en överblick över olika verksamhetsområden – eller hela arbetsstyrkan. Detta gör det möjligt för HR-team och chefer att analysera specifika dataset för att se var det finns flaskhalsar, oregelbundenheter eller ineffektiviteter. Utrustade med dessa insikter kan organisationer se till att överbelastade team får det stöd de behöver och att begåvade medarbetare uppmärksammas och befordras.
Är du redo för molnbaserade tidsregistreringslösningar?
Digital transformation har förändrat vårt sätt att leva och göra affärer. Det har gett organisationer möjlighet att se runt hörn, optimera sina resurser och bättre förstå de data som deras verksamhet genererar. Lösningar för tidsregistrering av anställda har utvecklats över tid, men de har också förblivit en av de viktigaste komponenterna i alla organisationer. Varför? Eftersom de återspeglar det faktum att människor – med sina olika färdigheter och talanger – förblir den mest värdefulla och väsentliga tillgång som alla organisationer kan ha.
När det är dags att integrera molnbaserade tidsregistreringslösningar i din organisation, se till att behålla den där människan först. Se till att du har bra kommunikations- och förändringsplaner på plats vid starten. Se till att du har en omfattande färdplan och projektplan på plats och se till att fira alla små framgångar på vägen mot dina HR-omvandlingsmål.