Vad är ett ekonomistyrningssystem (FMS)?

Ett FMS är den programvara och de processer som används för att hantera intäkter, utgifter och tillgångar i en organisation.

Översikt över ekonomistyrningssystem

De tidigaste bokföringsdokumenten hittades bland de 7 000 år gamla ruinerna av det antika Mesopotamien. Detta föregår uppfinningen av hjulet med över 3000 år och talar till handelns och handelns historiska och kulturella betydelse för det mänskliga samhällets utveckling. Men det var inte förrän i slutet av1400-talet som vi såg uppkomsten av modern bokföring med populariseringen av dubbelbokföring av den italienske matematikern Luca Pacioli. Med det kunde företag se både sin nuvarande (debet) och framtida (kredit) situation, och ett rudimentärt ekonomistyrningssystem föddes. Naturligtvis skulle moderna ekonomistyrningssystem vara oigenkännliga för att signera Pacioli.

Definition av ekonomistyrningssystem

Ett ekonomisystem är den programvara och de processer som används för att hantera intäkter, utgifter och tillgångar i en organisation. Förutom att stödja den dagliga finansiella verksamheten är syftet med ett ekonomistyrningssystem att maximera vinsten och säkerställa långsiktig hållbarhet. De hjälper till att finansiera team:

  • Effektivisera fakturering och fakturainsamling

  • Optimera det dagliga, månatliga och årliga kassaflödet

  • Underhåll revisionskedjor och följ redovisningsföreskrifter

  • Automatisera ekonomiprocesser och minska bokföringsfel

  • Bättre budgetering, prognoser och planering

  • Snabbare bokslut och rapportering

  • Och mycket mer

Programvara för ekonomistyrning kan ingå i ett företags affärssystem för resursplanering (ERP), som konsoliderar finansiella och operativa data och ger teamen en heltäckande överblick över verksamheten. Fristående finansiella tillämpningar kan också kombineras för att skapa ett heltäckande ekonomistyrningssystem. I allt högre grad väljer ekonomichefer molnbaserade affärssystem och ekonomistyrningsprogram som snabbt kan skalas för att hantera tillväxt och tillhandahålla funktioner för olika geografiska områden, språk, valutor och regelverk.

placeholder

Skärmdump som visar hur ekonomistyrningssystem gör det möjligt att övervaka och hantera utgiftsavvikelser.

Viktiga komponenter i ett ekonomistyrningssystem

Ett effektivt ekonomistyrningssystem ger företag en komplett svit av redovisningsprogram och en enda källa till sanning. I systemet finns många olika verktyg, som kan grupperas i följande fyra kategorier:

  • Allmän redovisning och bokslut: Verktyg för redovisning och bokslut stöder viktiga bokföringsaktiviteter som huvudbok, leverantörsreskontra, kundreskontra och lönekörning. De hjälper team att generera rapporter, skapa balans- och resultaträkningar för intäkter, utgifter och saldon – och stänga bokslutet snabbt och med mindre ansträngning. Skattehanteringsfunktioner bidrar också till att säkerställa att skatt är korrekt och följer reglerna.

placeholder

Ekonomistyrningssystem som visar kundreskontrastatus.

  • Intäkts-, likviditets- och likviditetsstyrning: Med verktyg för intäktsredovisning kan ekonomiteam automatisera faktureringsprocesser, visa punktliga betalningar och säkerställa efterlevnad av lagstadgade föreskrifter för intäktsredovisning, till exempel IFRS 15. Verktyg för likviditetsstyrning hjälper team att förutse likviditetsflöde, förbättra likviditeten och förebygga risker proaktivt. Denna programvara integreras också med banksystem, så att användare kan få insyn i banksaldon i realtid och förenkla avstämning i konton.

  • Finansiell planering och analys: Denna uppsättning planerings-, prognos-, budgeterings- och analysverktyg hjälper ekonomichefer och deras team att stödja företagets övergripande ekonomiska hälsa. FP&A-programvaran är avgörande för att analysera kostnader och lönsamhet, förbättra prestanda, förutsäga och navigera i framtida förhållanden och ge snabbt och korrekt beslutsstöd till C-sviten. Den stöder även flerscenarioplanering och samarbete mellan ekonomiavdelningen och alla andra avdelningar.

  • Styrning, risk och regelefterlevnad: GRC-verktyg hjälper team att anpassa organisationsaktiviteter till affärsmål, identifiera och minska olika typer av risker och säkerställa efterlevnad av lagar och förordningar – från GDPR och SOX till internationella handelsavtal. Genom att synkronisera data över företagsstyrning, riskhantering och efterlevnadsaktiviteter kan företag arbeta mer effektivt, navigera i osäkerhet och agera med integritet.

placeholder

GRC-programvara hjälper företag att övervaka och hantera kapitaltillgänglighet och tillhörande risker.

Omvandling av digital finansiering och ny teknik

De flesta företag är fortfarande i ett tidigt skede av att tillämpa digital teknik som moln, förstärkt analys, robotisk processautomatisering (RPA), artificiell intelligens (AI) och blockchain för att finansiera processer – men de är på gränsen till en stor förändring och trycket är på. Inte bara förväntas ekonomichefer och deras team i allt högre grad ge snabbt beslutsstöd till företaget, utan hårda lärdomar från covid-19-pandemin tvingar ledarna att påskynda finanstransformationen och införandet av ny teknik.

 

Det är lätt att se varför. Fördelarna med digital finanstransformation – som omedelbar intelligens, mycket noggrann prediktiv modellering och mer agila och automatiserade processer – är de ingredienser som företag behöver för att navigera förändring och anpassa sig till det nya normala. I synnerhet AI är en drivkraft bakom finanstransformation, som helt revolutionerar finansanalys, automatisering och varje process – från bokslutsaktiviteter till riskreducering och regelefterlevnad.

Under det kommande decenniet kommer AI att optimera eller transformera nästan alla aktiviteter inom finans.
Gartner

  • Ekonomistyrning i molnet: Förutom skalbarhet, kostnadseffektivitet och möjligheten att ansluta till fler Big Data-källor erbjuder molnbaserad ERP ekonomistyrning säker åtkomst till systemet var som helst – vilket är särskilt viktigt nu när så många anställda arbetar på distans. Molnet är också porten – och förutsättningen – till nya och intelligenta tekniker som AI, maskininlärning och blockchain.

  • Avancerad finansanalys: Finansanalyser som drivs av AI och maskininlärning kan utvinna massiva uppsättningar av strukturerade och ostrukturerade data – inifrån och utanför organisationen – i nära realtid. Dessa analyser gör det möjligt för ekonomipersonal att skapa mer exakta prognoser och planer, modellera framtida scenarier, förstå den ekonomiska effekten av potentiella beslut, generera rapporter på begäran och förutsäga risker och möjligheter. I slutändan kan avancerad finansanalys användas för att styra verksamheten i rätt riktning och säkerställa långsiktig hållbarhet.

  • Ekonomiautomatisering: Nittio procent av företagscontrollers kommer snart att använda en kombination av RPA och AI för att automatisera allt från finansiella rapporter och avslutningar till skatteförberedelse och lönekörning. RPA-botar automatiserar inte bara repetitiva uppgifter och frigör arbetare att fokusera på arbete med högre värde – de kan utföra mer arbete snabbare, minimera kostnader och fel, optimera arbetsflöden och orkestrera aktiviteter i människa-bot-team.

  • Blockchain: Inom finans erbjuder blockchain-teknik nya nivåer av transparens, effektivitet och säkerhet. Ekonomiteam kan till exempel använda blockchain för att skapa en enda, oföränderlig ledger som alltid är uppdaterad och inte kräver avstämningar. Blockkedjebaserade smarta avtal – avtal som utförs automatiskt när fördefinierade villkor har uppfyllts – kan också användas för att automatisera och påskynda aktiviteter som betalningshantering och regelefterlevnad.

#1

Avancerad finansanalys var en topprioritering för ekonomiledare 2020

Gartner 

80

%

av finansledare har implementerat eller planerar att genomföra RPA

Gartner 

De bästa molnbaserade ekonomistyrningssystemen integrerar nu intelligenta tekniker som avancerad analys, AI, maskininlärning och blockchain direkt i sina verktyg – vilket dramatiskt snabbar upp finanstransformationen och ger snabb tid till värde och avkastning.

Vanliga frågor om ekonomistyrning

Redovisning är en komponent i ett ekonomistyrningssystem. Ett redovisningssystem stöder företagets bokningskrav – huvudbok (HB), de redovisningsappar som direkt matar huvudboken inklusive leverantörsreskontra, kundreskontra och lönekörning. Ett ekonomistyrningssystem innehåller verktyg för att hantera alla finansiella aspekter av organisationen, inklusive Treasury and Cash Management, controlling, strategisk planering, analys och finansiella prognoser, styrning med mera.

Enterprise Resource Planning (ERP) är en integrerad svit av affärshanteringsprogram som är utformade för att ta itu med det breda utbud av funktioner som ett företag behöver. Finansiella applikationer – som redovisning, rapportering och likviditetsstyrning – är en viktig del av en ERP-svit och ett bra ställe att börja på om du vill hantera dina finansprocesser på ett bättre sätt.

Kundreskontra (AR) är den affärsfunktion som ansvarar för hantering av inkommande intäkter, vanligtvis de pengar som kunder är skyldiga för inköp och krediter utökade till kunder i form av betalningsvillkor. Kundreskontra börjar med fakturering, hanterar inkasso och för poster med skulder, åldersfördelning av fordringar och betalningshistorik.

Leverantörsreskontra är den affärsfunktion som spårar och hanterar skulder till leverantörer, underleverantörer, långivare och andra externa parter. Skuld (skuld) börjar normalt med redovisning av inköpsfakturan och slutar med betalning. Leverantörsreskontra spårar skuldbelopp och till vem, åldersfördelning, betalningar och likviditetsbehov.

Intäktshantering syftar till att öka intäkterna genom att exakt förutsäga efterfrågan och konsumentbeteende – och sedan optimera produkter, prissättning, marknadsföring och placering (distribution) för att uppnå bästa möjliga finansiella resultat.

En delmängd av kundreskontraprocessen, hantering av fordringar avser i första hand inkassoprocessen – kommunikation med dem som är skyldiga företagets pengar och inkassoaktiviteter för att säkra betalning.

Avstämning avser processen att matcha poster i två eller flera källor eller lagringsplatser för att identifiera eventuella skillnader, bestämma vilka som är korrekta och synka posterna. Exempel är jämförelse av huvudboksuppgifter med källdokument och matchning av bankposter med mottagna och utförda betalningar.

Generellt sett är ett redovisningssystem den mekanism som används för att hålla koll på de pengar som strömmar in i och ut ur ett företag. Ofta syftar termen på en uppsättning mjukvaruapplikationer som spårar ekonomiska aktiviteter. Grundläggande funktioner för redovisningssystem eller ERP-ekonomimoduler inkluderar huvudbok, leverantörsreskontra och kundreskontra. Valfria funktioner är bland annat lönekörning, likviditetsstyrning, kredit och inkasso.

Finansiell planering och analys är en uppsättning planerings-, prognos-, budget- och analysaktiviteter som stöder ett företags övergripande ekonomiska hälsa. FP&Ett verktyg hjälper ekonomiteam att ge snabbt beslutsstöd till C-sviten, bygga detaljerade finansiella modeller och prognoser, planera för flera scenarier, identifiera och bedöma nya intäktsmöjligheter med mera.

Kassaflödet är förflyttningen av kontanter in och ut ur verksamheten. Kontanter som kommer från försäljning hålls på bankkonton och andra likvida investeringar tills de används för material, lönekörning, lånebetalningar och andra utgifter. Likviditetsanalysen, som är en av de tre grundläggande finansiella rapporterna (Inkomst, Balansräkning, Likviditetsflöde), spårar förändringar i en organisations likvida medel under en redovisningsperiod: ingående balans, mottagna kontanter, utbetalningar, utgående balans.

Likviditetsstyrning är processen att samla in och hantera likviditetsflöden. Med fokus på kassa i bank- och investeringskonton bestämmer likviditetsstyrning var inkommande kontanter placeras och hur de fördelas till rörelsekapital, investeringar, kassareserv eller andra dispositioner.

I likhet med likviditetsstyrning är likviditetsstyrning förvaltningen av medel inom organisationen, med fokus på rörelsekapital, med målet att upprätthålla likviditet och utnyttja medel på bästa sätt för att optimera företagets resultat.

Utläggsrapportering är ett formulär som spårar och redovisar affärsutgifter. Vanligast är att en anställd som utför arbetsuppgifter utanför företagets lokaler förväntas rapportera alla kostnader som uppstått under denna aktivitet – till exempel transport, logi och måltider. Kostnader betalas antingen direkt från företagets medel eller betalas av den enskilde och rapporteras för ersättning.

När en anställd betalar för affärsrelaterade föremål och kostnader från privata medel, kommer de att rapportera sådana utgifter till företaget så att företaget kan betala tillbaka dem. Detta är vanlig praxis för resekostnader som uppkommit under resor för försäljning, möten och konventioner, installation och service av utrustning och liknande. Det kan också gälla förbrukningsmaterial eller förnödenheter som behövs för att slutföra ett projekt när det är snabbare att bara köpa dem i stället för att gå igenom vanliga inköpskanaler.

T&E står för resor och utgifter. En anställd som reser för affärsändamål rapporterar kostnaderna för transport, logi, måltider och andra utlägg med hjälp av företagets T&E-rapport (pappersrapport eller elektronisk). Utgifter kan vara företagsbetalda direkt (resebyråkonto eller företagskort) eller betalda av den anställde och rapporteras för ersättning.

placeholder

Kör dina ekonomiprocesser med ERP

Sätt AI och avancerad analys i arbete och optimera dina ekonomifunktioner.

Läs mer 
placeholder

Idéer du inte hittar någon annanstans

Registrera dig för en dos business intelligence som levereras direkt till din inkorg.

Läs mer och prenumerera 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel