Tips för utvärdering av ERP-programvara
Är du redo att uppgradera ditt ERP-system? Nollställ det bästa valet för din organisations behov med denna 5-stegsmetodik för utvärdering av ERP-mjukvara.
Översikt
Det finns bokstavligen hundratals ERP-system att välja mellan, med ett brett utbud av funktioner, styrkor, svagheter, tillämpbarhet och pris. Även om valet av system kan verka skrämmande, kan en systematisk ERP-systemjämförelse leda ditt team till ett bra beslut på rimlig tid.
Den beprövade metodiken som beskrivs här kan hjälpa dig att komma in på den lösning som bäst uppfyller ditt företags specifika behov. Denna metod kan låta grundläggande – men företag som väljer ERP-leverantörer utan att följa dessa logiska steg stöter ofta på förseningar, extra kostnader och onödig anpassning. Å andra sidan har företag som tillämpar bästa praxis för ERP-bedömning oftast smidigare urvalsprocesser och efterföljande implementeringar. Som ett resultat kan de dra nytta av fördelarna med ett modernt ERP-system tidigare och konkurrera mer effektivt i en digital värld.
Femstegsmetodik för utvärdering av ERP-system
När ett företag har beslutat att ersätta sitt gamla ERP-system är det första steget att sätta ihop ett projektteam för att driva processen för jämförelse, urval och implementering av ERP-programvara. Teamet inleder sitt arbete med att ta fram en inledande plan – som egentligen är mer av en allmän strategi i det här skedet.
ERP-leverantörsurvalsprocessen kan beskrivas i dessa fem steg:
Diagram som illustrerar de fem huvudstegen i ERP-utvärderingsprocessen
1. ERP-kravdefinition
Du måste berätta för dina potentiella ERP-leverantörer om din organisation och dess behov för dem att konfigurera, paketera och prissätta rätt lösning. Börja med att identifiera viktiga online-resurser, till exempel produktdemonstrationer och bloggar, som berättar ditt företags historia.
Beskriv din verksamhet och dess processer på ett generellt sätt i stället för att skapa långa listor över specifika krav och processer. Berätta för potentiella leverantörer om storleken på din verksamhet, aktivitetsvolym och transaktioner, komplexiteten hos olika processer och eventuella unika funktioner eller faktorer. Fokusera på de processer och krav som ger din verksamhet dess konkurrensfördelar. Det är dessa saker som kommer att särskilja de potentiella systemen från varandra och där du kommer att titta noga på hur väl varje system kan konfigureras för att stödja dessa unika processer och funktioner.
Beskriv vad du gillar med ditt nuvarande system – du kommer att vilja att ditt nya system hanterar dem minst lika bra. Inkludera de saker som ditt befintliga system inte gör (eller inte gör bra ifrån sig). Peka ut alla anpassade program, funktioner eller ändringar som behöver åtgärdas av standardfunktioner eller enkel anpassning (inte modifiering) i det nya systemet. Med andra ord, fokusera på de saker som är unika för din verksamhet och anta att rutinen saker kommer att ta hand om sig själva. (Du kommer att verifiera detta antagande i demonstrationerna och de slutliga bedömningarna närmare beslutspunkten).
Fokusera på de saker som är unika för din verksamhet och anta att rutinerna kommer att ta hand om sig själva.
Viktiga tips för att definiera dina ERP-krav
Lita inte på checklistor för ERP-systemkrav . Checklistor, en gammal standard branschpraxis, gör lite för att skilja lösningarna från varandra och hjälper inte riktigt dig att göra ett bra urval. Majoriteten av posterna i dessa listor är funktioner och funktioner som varje system tillhandahåller i viss utsträckning, och konkurrerande leverantörer kan kontrollera ”ja” i den mest liberala tolkningen av deras systems funktionalitet.
Få rätt personer i ditt projektteam. Specifikationen av kraven är hårt arbete. Det behöver teammedlemmar som är dedikerade till organisationen, känner företaget väl och har tid att ägna sig åt projektet. Undvik frestelsen att packa laget med entusiastiska men oerfarna människor.
Se till att din RFP innehåller denna information:
Beskrivning av din verksamhet och dess processer
Vad ditt nuvarande system gör bra
Vad det inte gör så bra som du skulle vilja
Vad mer vill du att det nya systemet ska göra (rangordnade efter betydelse)
2. ERP RFP
Nästa steg innebär att skicka inbjudningar för svar till en vald grupp av leverantörer. Antalet inbjudningar du ska skicka ut kommer att variera – men kom ihåg att du kommer att behöva göra en detaljerad granskning för var och en du distribuerar. Erfarenheten har visat att ju färre potentiella leverantörer och ju mer detaljerad information de ges, desto bättre blir svaren. Det är bäst att identifiera ett dussin (eller färre) av de bästa kandidaterna för din korta lista.
Erfarenheten har visat att ju färre potentiella leverantörer och ju mer detaljerad information de ges, desto bättre blir svaren.
Som svar på detta bör ERP-leverantörerna föreslå ett system som levererar nödvändiga funktioner och funktioner för att uppfylla de krav som du har identifierat. Förslagen kommer också att innehålla information om deras företag, produkter, erfarenhet i verksamheten, resurser de kommer att förbinda sig till din implementering och annan information som syftar till att vinna ditt förtroende (och därmed din verksamhet).
Så hur identifierar du dussintals (eller färre) kandidater att fokusera dina urvalsinsatser på? Hur delar du ner listan från hundratals ERP-leverantörer till bara ett fåtal? Börja med branschpublikationer som innehåller ”AFFÄRSFRAMGÅNGSHISTORIER”. (Observera att dessa publikationer förmodligen inte kommer att berätta om svårigheter eller misslyckanden, så sätt denna information i perspektiv). Använd dina branschkontakter – till exempel föreningar och affärsgrupper – för att identifiera andra yrkesverksamma som kan ha haft senaste erfarenhet av att välja och implementera ERP.
Det finns också många online-kataloger, urvalsverktyg och systemvalstjänster som kan hjälpa dig att identifiera programvara som har den funktionalitet du behöver och/eller har erfarenhet i din bransch.
För personlig rådgivning kan du ingå avtal med ditt kontoföretags konsultfilial eller hitta en oberoende konsultresurs i ditt lokala område och/eller i din bransch. Var noga med att kontrollera deras bakgrund och tillhörigheter för att vara säker på att de är verkligt oberoende och inte associerade med en eller flera ERP-leverantörer.
Du kan välja att inkludera vissa ERP-systemleverantörer som är av intresse av andra skäl. Kanske använder en eller flera av dina större och viktigare kunder ett ERP-system och har uppmuntrat dig att använda samma system. Eller så är ditt företag en del av en större företags- eller branschgrupp som har ”standardiserat” på en given ERP-plattform. Få ett förslag från den rekommenderade leverantören och ge alla förslag en rättvis och opartisk utvärdering när du fattar ditt beslut.
Viktiga tips för din ERP RFP
Se till att alla intressenter identifierar sina behov. Din RFP bör innehålla synpunkter från alla intressenter – annars riskerar du att välja ett ERP-system som endast betjänar några av dina affärsfunktioner, vilket kräver andra områden för att investera i fristående system. Utvärdera system som fungerar för hela verksamheten och använd implementeringsschemat för att leverera prioriterade moduler först.
Var uppmärksam på kravrangordning. Ofta är RFP uppdelat i funktionsområden med sektioner för varje avdelning att slutföra. Varje område – oavsett om det gäller HR eller verksamhet – gör vanligtvis en bra rangordningsfunktion för sin affärsenhet, men deras prioriteringar kanske inte stämmer överens med de övergripande affärsmålen. Det är upp till ditt projektutvärderingsteam att justera prioriteringar ur ett bredare perspektiv. Vilka krav är livsviktiga, viktiga eller helt enkelt trevliga att ha?
Kontrollera faktisk funktionstillgänglighet. Mjukvaruföretag har stora marknadsföringsavdelningar; vissa säljer produkter som inte har utvecklats och testats helt. Gör forskningen om funktioner som kommer i en framtida release jämfört med de som används av referenser idag. Det är helt okej att överväga funktioner i utvecklingen – men satsa inte ditt projekt på kommande funktioner om de är nödvändiga för ett framgångsrikt projekt.
Utvärdera dina processer. Processer som är inbyggda i paketerad ERP-programvara betraktas som ”bästa praxis”. Erfarna ERP-konsulter och implementerare kommer att berätta att det nästan alltid är bättre att ändra proceduren så att den passar programvaran (att erkänna ”best practice”-aspekten) än att ändra programvaran så att den passar den befintliga proceduren. Men detta beslut är ditt att fatta. Men kom ihåg att nya processer kan driva på de förbättringar och fördelar du får från ett nytt system. Kom också ihåg att all modern ERP-programvara är skräddarsydd, så du har stor flexibilitet att ändra skärmlayouter och flöde, procedurer, dataegenskaper och behandling med mera – utan att ändra koden.
Tänk på din ERP-ROI. De flesta företag kräver analys av ERP-avkastning på investeringen (ROI) som en förutsättning för att godkänna och finansiera alla större projekt. Som namnet antyder är detta en summering av kostnaderna för inköp och implementering av det nya systemet plus skillnader i driftskostnader jämfört med det befintliga systemets. Roi tar också hänsyn till fördelar utöver direkta kostnadsbesparingar, inklusive förbättrad prestanda, bättre kundservice och produktivitet på arbetsplatsen.
3. Första versionen av ERP-utvärdering
Utvärderingen sker i två faser. I denna första fas utvärderas alla förslag för att se hur väl de passar din miljö och dina krav enligt din RFP. (Den här fasen inkluderar inte leverantörsjämförelse – det steget faller i utvärderingens andra fas).
Målet i detta skede är att eliminera dem som inte uppfyller dina kriterier och rangordna de som verkar passa räkningen. Resultatet är en kort lista över de bästa förslagen. Dessa, och endast dessa, kommer att bli föremål för en detaljerad utvärdering som leder fram till det slutliga urvalet.
Om du har många svar att granska, detaljer tenderar att sudda, vilket gör det svårt att komma ihåg vilka RFP svar är särskilt starka (eller svaga) och på vilka områden. En numerisk bedömningsskala kan hjälpa dig att hålla allt rakt och dokumentera din beslutsprocess.
Här är några fler tips som hjälper dig under det här dokumentationssteget:
Skapa ett formulär eller kalkylblad som är arrangerat på ett sådant sätt att granskare kan värdera varje förslag enligt de huvudkriterier som du har angett i din RFP. Låt varje granskare allokera en numerisk gradering (skalan kan vara en till tio, en till fem, en till tre eller vilken granularitetsnivå du tycker är lämplig) till varje utvärderingskriterium. Du kan ha så många eller så få recensenter som du önskar.
Lämna utrymme för anteckningar och eventuella frågor om svaret för uppföljning. Du kanske vill be om ett förtydligande i detta skede eller vänta tills den detaljerade utvärderingen av förslagen på slutlistan är klar. Allokera en vikt till varje kriterium baserat på hur kritisk funktionen eller processen är för din verksamhet.
Multiplicera poängen som varje granskare ger med vikten för varje kriterium och beräkna en total poäng för varje leverantör. Oftast blir det flera som rankar nära toppen av skalan, ett kluster av svar lite längre i rankingen och några som inte gör snittet. Nu bör du ha din korta lista över finalister – helst tre till fem kandidater – för slutlig bedömning.
Oddsen är bra att du kommer att kunna identifiera de bästa kandidaterna, men om det inte är så tydligt, gå tillbaka till de individuella utvärderingarna och diskutera med teamet.
Viktiga tips för dina preliminära ERP-bedömningar
Behandla varje potentiell leverantör lika. Ta inte emot några live-demos, speciella personliga möten eller besök på plats, om du inte är villig att erbjuda samma tillgång till alla leverantörer – det är viktigt att hålla en jämn spelplan. En vanlig teknik är att vara värd för en ”budgivarkonferens” på er anläggning för att visa alla potentiella leverantörer runt och svara på deras frågor (framför alla).
Kom ihåg att ett förslag är ett försäljningsdokument. Svaren kommer att innehålla den information du har begärt och mer. Anta att varje anspråk är sanningsenligt; du kan verifiera de flesta, om inte alla, anspråk under utvärderingsprocessen. Men förstå att förslagsförfattarna kommer att svara på dina frågor på ett sätt som sätter sina produkter i det mest gynnsamma ljuset.
Leta efter avvikande värden. Var särskilt uppmärksam på alla kriterier där betyg visar en stor variation. Om en granskare bedömer ett förslag mycket högt för ett kriterium och en annan granskare värderar det mycket lågt, är det värt en diskussion. Ifrågasätta båda recensenterna på ett konstruktivt, icke-hotfullt sätt för att ta reda på vad var och en tänkte. Sannolikt märkte en eller båda något som de andra recensenterna missade eller inte ansåg vara viktigt. Som ett resultat av dessa diskussioner kanske du vill justera betygen för ett specifikt kriterium – och det kan ändra den totala rankningen.
Den cloud ERP Playbook-podcasten
Hör råd från branschledare som framgångsrikt har övergått till cloud ERP.
Den cloud ERP Playbook-podcasten
Hör råd från branschledare som framgångsrikt har övergått till cloud ERP.
4. ERP-jämförelse och detaljerad utvärdering
När du har identifierat tre till fem finalister är det dags att börja arbeta med att verifiera deras påståenden och validera referenser.
Så här startar du dina ERP-utvärderingar
Ta kontakt med var och en av de potentiella leverantörerna och ge dem de goda nyheterna: de gjorde den korta listan! (Det är okej att berätta för dem hur många andra finalister det finns och till och med låta dem veta vilka företag de konkurrerar mot, om du är bekväm med att göra det).
I vissa fall kan du också be dem att förfina sina förslag.
Prata med (eller besök) befintliga användare av systemet, helst i din bransch (eller på en liknande marknad) och nära ditt företags storlek.
Säkra referenser om leverantörerna inte redan har tillhandahållit dem. (Leverantörer kan vara tveksamma till att lämna referenser på grund av konkurrensproblem. Men du bör insistera. Försäkra dem om att du kommer att underteckna och följa sekretessavtal).
Hur man hanterar ERP-systemdemonstrationer
Det är också dags att bjuda in kandidaterna på urvalslistan att utföra detaljerade demonstrationer av sina system – men du måste kontrollera dessa demos.
Ge varje kandidat ett skript eller en lista över funktioner som du vill se i god tid före den schemalagda demonstrationen. Alla potentiella leverantörer ska få samma lista.
Tillåt dem att visa upp eventuella specialfunktioner som de vill framhäva först efter att de har visat dig de funktioner och processer som beskrivs i anbudsbegäran.
Se till att ditt skript eller din lista innehåller de unika krav som identifieras i steg ett. ERP-system hanterar normala processer på ungefär samma sätt, det är undantagen från normala processer som utgör utmaningen. (Till exempel möjligheten att registrera beställningar för artiklar som inte finns i lager, kravet på att sälja grupper eller artiklar i paket, kit eller set eller stöd för en unik fakturamatchningsprocess).
Under demon kommer du att vilja se hur programvaran kan ställas in och skräddarsys för att stödja dina unika processer och procedurer. Som sagt, förbli öppen i den utsträckning att du kan upptäcka några bästa praxis i de standardfunktioner som skulle förbättra verksamheten och resultaten i ditt företag.
Helst kommer demonstratorn att kunna visa systemfunktion med hjälp av dina egna data. Detta är inte alltid möjligt, men när det är det, kommer det att ge dig en mycket bättre demonstration av hur systemet skulle fungera i din miljö.
Viktiga tips för din detaljerade ERP-bedömning
Låt dig inte bländas av demonstrationerna. De proffs som demonstrerar programvara är vanligtvis mycket erfarna och har stora personligheter. Deras mål är att vinna över dig och sälja deras programvara. Bli inte distraherad av personen eller säljplanen, oavsett hur underhållande. Fokusera på hur affärsprocesserna uppfyller dina behov.
Få ut så mycket som möjligt av platsreferensbesök. Välj noga ut vem du planerar att besöka. Gör ett kort samtal till din värd för att se till att de har implementerat programvaran och har insett de utlovade fördelarna. Kom överens om vad de kommer att visa dig och de människor som du kommer att mötas under besöket. Väl på plats, noggrant bedöma om deras framgång är replikerbar i din miljö. Ställ också de hårda frågorna: ”Vilka var dina största överraskningar?” och ”Om du var tvungen att göra det igen, vad skulle du göra annorlunda?”
Fortsätt att ställa frågor. Uppmuntra ditt urvalsteam att ställa frågor, om så bara för att förtydliga svaren. Gör detta i RFP:s granskning såväl som under demonstrationerna; detta kommer att avsevärt minska risken för framtida överraskningar. Nu är det dags att upptäcka alla svar du inte gillar – innan förhandlingarna börjar. Tänk också på att du får dina svar gratis i detta skede, så lär dig så mycket som möjligt. När du börjar implementera produkten kan du behöva vänta på support eller till och med betala för svar på dina frågor.
5. ERP-urval och kontrakt
När du har slutfört de detaljerade utvärderingarna kommer du troligen att upptäcka att du har två eller tre leverantörer som uppfyller dina kriterier. Välj den som du tror bäst uppfyller dina nuvarande och framtida behov – men avfärda inte de andra. Låt dem i stället veta att de är lämpliga men inte ditt förstahandsval. Detta lämnar dörren öppen om dina förhandlingar med toppkandidaten inte fungerar som planerat.
Nu kan du börja förhandla kontraktsdetaljer med toppkandidaten. De flesta företag vet hur det här steget är ”tänkt att fungera”. Men precis som alla andra steg i ERP-utvärderings- och urvalsprocessen kan du stöta på några överraskningar här.
Makten står på er sida i förhandlingarna. Det är dock bäst att betrakta leverantören som en partner i ditt företags framtida framgång, inte en motståndare i förhandlingar. Sträva efter en rättvis affär som ger båda parter incitament att få systemet på plats på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
Varje aspekt av systemimplementeringen och det löpande stödet bör diskuteras och dokumenteras – med detaljer om priset, vem som är ansvarig och i vissa fall den tid som krävs. Det finns många aspekter av avtalet, inklusive (men inte begränsat till):
Första inköp, leasing eller licens av hårdvara och mjukvara
Implementering av hårdvara och programvara (ange vad som ”implementeras”)
Kostnad och tidpunkt för konferensrumspiloten (före eller efter programvarubetalning)
Inledande och löpande utbildningskostnader
Löpande underhållsstöd för hårdvara och mjukvara (och på vilken nivå)
Datakonvertering och integration med andra system
Nätverk och säkerhet
Anpassningar (initiala och med kommande releaser)
Viktiga tips för ditt slutliga val av ERP-programvara
Meddela inte ditt slutliga val före förhandlingar. I slutet av den detaljerade utvärderingsfasen kan laget vilja deklarera en ”vinnare”. Att informera den ledande kandidaten om att de är den ”valda” ligger dock inte i företagets intresse. Det är inte ovanligt att det finns överraskningar i förhandlingsprocessen och du kan behöva återkomma till ditt val.
Planera långsiktigt. I bråttom att komma igång, se till att du noggrant granskar de långsiktiga kostnaderna så att dina uppskattningar är korrekta och du inte förvränger ERP ROI-numren. Vissa leverantörer tillhandahåller fler kostnadsfria tjänster under en längre period och vissa kan lägga ut sitt långsiktiga stöd på ett pay-by-support-call-företag. Vissa leverantörer har ett tak för hur mycket de kommer att höja de årliga underhålls- eller abonnemangsavgifterna, och många gör det inte. Andra säljer ett SaaS-abonnemang (software-as-a-service) och efter några år börjar höja det avsevärt. Vissa leverantörer tillhandahåller en årlig uppdatering men inget betydande stöd i uppdateringsprocessen. Ställ frågor och få svaren skriftligen för att se till att du förstår dina långsiktiga kostnader fullt ut.
Det krävs en by (eller åtminstone ett lag)
Den viktigaste faktorn för framgången med utvärderingen av ERP-systemet är projektteamet. Denna grupp bör inrättas mycket tidigt och bör vara den drivande kraften i utvecklingen, distributionen och utvärderingen av rfp och valet av det nya ERP-systemet.
I vår erfarenhet, när team är mitt uppe i detaljerad utredning och utvärdering, tas ofta genvägar. Men om ditt projektteam följer dessa fem steg och uppmärksammar de lärdomar som dragits, kommer de att kunna hitta den optimala lösningen för att uppfylla ditt företags krav, nu och för framtiden.
Utforska affärssystem i molnet
SAP S/4HANA Cloud är ett modernt ERP-system med integrerad AI och maskininlärning.