Dags för en ERP-uppgradering? En guide för att ersätta ditt gamla ERP-system
Utforska tips och råd för att veta varför, när och hur du kan ersätta äldre ERP.
Översikt
Hur fungerar ditt ERP-system för dig? Är det dags för en ERP-uppgradering? Du har förmodligen inte fått dessa frågor direkt (om du inte har pratat med säljare), men du kanske har ställt dig den frågan, om inte explicit. Finns det ett litet mått av tvivel om att ditt system är bättre på något sätt? Möjligen har du hört några moderna ERP-framgångshistorier. Eller kanske är det mer uppenbart än så – kanske finns det nya saker du behöver göra för dina kunder eller för att hänga med i konkurrensen som ditt gamla system inte kan hantera utan mycket tid och pengar för uppgraderingar eller modifieringar. Hur som helst är det god förvaltningspraxis att kontinuerligt bedöma systemets prestanda och identifiera områden för förbättring eller nya problem som kan bli problem inom överskådlig framtid.
Finns det ett perfekt ERP-system?
Det korta svaret är ”nej”. Och även om det perfekta systemet fanns för dina specifika behov vid en given tidpunkt, förändras dessa behov kontinuerligt. Så det är bra att hålla koll på saker, veta hur väl din ERP stöder dina nuvarande behov och identifiera trender som kan leda till problem.
Det är på modet att hänvisa till installerade system som "äldre ERP", vilket innebär gammal teknik och föråldrade system. Det är orättvist eftersom många installerade system underhålls regelbundet, kontinuerligt uppgraderas och är fullt kapabla att växa och anpassa sig till förändrade behov och krav. Som sagt, ERP-uppgraderingar är valfria, om än starkt uppmuntrade av mjukvaruleverantörer. Det är viktigt att hålla dig uppdaterad med korrigeringar och förbättringar som tillhandahålls av din lösningsleverantör. Om du upptäcker problem eller ogynnsamma trender är det första du bör göra att se till att ditt system har alla uppdateringar och releaser, och sedan ta reda på om din leverantör har ytterligare tillägg eller utökningar tillgängliga som kan åtgärda eventuella brister som du har hittat. Bestäm vad som krävs för att implementera dessa korrigeringar i form av pengar och ansträngning, och använd den informationen för att bedöma kostnaden för att fortsätta med din nuvarande lösning (se ”Hur mycket spenderar du på ERP?” nedan).
Gör din nuvarande ERP-mjukvara dig besviken?
Se till att hålla ditt gamla ERP-system uppdaterat. Men håll också ett vakande öga på systemets prestanda. Behov och krav kommer att förändras och du måste vara säker på att ditt system verkligen stöder ditt företag och dina kunders behov.
Den ovan nämnda självbedömningen kan bidra till att identifiera brister och problemområden, bland annat följande:
Ditt system kan inte uppfylla nya krav eller sätter gränser för nya initiativ.
Den stöder inte ny teknik eller nya krav, eller gör det bara med svårighet, höga kostnader och förseningar. Leverantören är långsam med att införliva nya funktioner.
Funktionerna är svåra att lära sig och använda, och hämmar snarare än stödjer effektivitet.
Svarstiden är allvarligt långsam. Lagring och hämtning av information är otillräcklig, besvärlig, eller helt enkelt inte upp till dagens ständigt växande behov.
Systemet är kostsamt och svårt att underhålla och stödja, och stöds inte tillräckligt av din leverantör.
Om ditt system verkligen är en gammal ERP med minskande support från leverantören, eller en krympande pool av teknisk support, kommer kunniga programmerare och analytiker utan tvekan att bli dyrare och svårare att hitta när systemet blir mer föråldrat och opålitligt.
Det är den typen av problem som kan utvecklas långsamt och gå oidentifierade under lång tid. Då blir det plötsligt tydligt att systemets brister orsakar allvarliga affärsproblem – och något måste göras.
Hur mycket spenderar du på ERP?
Många företag blir förvånade när de gör analysen och får reda på vad det verkligen kostar att behålla sitt befintliga ERP-system på plats och i drift. Det kan låta märkligt när medelstora företag vanligtvis bevakar utgifter mycket noga som en del av deras regelbundna förvaltningsansvar. Men det är inte alltid lätt att skilja ut de direkta och indirekta kostnaderna i samband med ERP.
Utöver månads- och årsavgifter till mjukvaruleverantören och hårdvaruleverantören/maskinvaruleverantörerna kommer det att finnas löpande kostnader för service och support från dina olika tjänsteleverantörer (till exempel hårdvarutjänst, konsulttjänster eller nätverkande). Var noga med att inkludera kostnaderna för att uppdatera saker om du har upptäckt (eller misstänker) att uppdateringar eller förbättringar kan behövas för att lösa befintliga eller förväntade problem som nämnts ovan.
Ta också hänsyn till de direkta interna IT-avdelningskostnaderna, inklusive löner och förmåner, utrymme, allmännyttiga tjänster och leveranser. Försök att separera dem som direkt stöder din ERP-lösning. Tänk på att åtminstone några av dessa kostnader kommer att kvarstå efter att du har uppgraderat och implementerat ett nytt system, särskilt om du ersätter ett traditionellt lokalt system med ett annat lokalt system. Kostnadsstrukturen för molnbaserad mjukvara som tjänst (SaaS) är annorlunda, men du behöver fortfarande en jämförelsepunkt för att fatta ett försvarbart beslut om du vill stanna kvar i ditt befintliga system, starta en ERP-uppgradering eller fortsätta med en äldre systemersättning.
Beräkna ROI i ERP
Få steg-för-steg-vägledning om hur du bedömer kostnader och fördelar för en ny ERP-lösning.
Beräkna ROI i ERP
Få steg-för-steg-vägledning om hur du bedömer kostnader och fördelar för en ny ERP-lösning.
Vad skulle ett nytt system kosta?
Har du ångest över den potentiella kostnaden för att byta till ett nytt ERP-system? Det är förståeligt. Ett nytt ERP-system är sannolikt en av de större utgifterna för icke-produktionsutrustning som ett företag kommer att göra under ett visst år. Trots detta anser de flesta företag att kostnaden är helt rimlig och motiverad när den betraktas mot bakgrund av de fördelar som finns tillgängliga och i jämförelse med det belopp som för närvarande används för att upprätthålla det nuvarande systemet. Kom ihåg att tänka i termer av livscykelkostnader – den totala kostnaden över en tidsperiod, som fem till sju år.
När du tittar på kostnaden för att förvärva och implementera ett ersättningssystem, var medveten om att hårdvaru- och programvarulicenskostnaderna bara är en del av ekvationen. Du bör också inkludera följande i din bedömning:
Nätverk och kringutrustning som streckkodsskannrar, fjärrstationer, mobila enheter och klientprogramvara plus stöd.
Datakonvertering och dataregistrering till det nya systemet samt bestämmelser om arkivering och åtkomst till historiska poster.
Katastrofberedskap, inklusive system för säkerhetskopiering eller växling vid fel, resurser för dataåterställning, redundant konnektivitet och kommunikation.
Utbildning för ERP-implementeringsteamet och alla framtida användare. (Detta är mycket viktigt. Snåla inte här.)
Ny arbetsflödesutveckling och dokumentation.
Stöd till genomförandet. Sannolikt kommer en viss grad av hjälp att inkluderas i paketet från den primära systemleverantören, men du kanske vill anlita ytterligare hjälp från leverantör(er), externa konsulter, ditt redovisningsföretag eller andra för vissa eller alla av de objekt som listas ovan.
Ytterligare börda för dina anställda under implementeringen i form av övertid, inhyrning för att hjälpa till med regelbundna arbetsuppgifter så att de har tid att arbeta med implementeringen, eller bonusar och andra incitament för att hålla arbetstagarna motiverade.
Tänk på att kostnadsstrukturen för molnbaserade SaaS-system skiljer sig ganska mycket från den traditionella, lokala metoden med köp och implementering. Med SaaS är det liten eller ingen initial kostnad för hårdvara eftersom det i grund och botten är en prenumerationssituation. Men i ett SaaS-kontrakt ingår oftast också en hel del av underhålls- och supportkostnaderna, så dina pågående, interna IT-kostnader kommer att minska kraftigt. De flesta företag anser att den totala kostnaden under fem till sju år med SaaS sannolikt kommer att vara lägre än den totala kostnaden för att köpa och stödja internt.
När du väger beslutet att behålla ditt befintliga system eller tittar på en ersättare, överväga avvägningarna. Med en ny ERP-lösning får du ett modernt användargränssnitt, ytterligare funktioner och förbättrar din konkurrensfördel, men om du behåller ditt gamla system begränsar du din förmåga att förbli smidig, produktiv och konkurrenskraftig. Även om du inte i första hand letar efter kostnadsbesparingar visar moderna framgångshistorier i ERP att fördelarna med att flytta till ett nytt system ofta kostar mindre och uppväger kostnaderna för att implementera en uppgradering.
Hur motiverar du ett nytt ERP-system ekonomiskt?
Vid ett beslut av denna storlek kräver de flesta företag en kostnads-nyttoanalys i form av ett avkastningsbesked . Kostnadssidan är enkel – addera de förväntade kostnaderna enligt ovan. På förmånssidan kan det mycket väl bli direkta besparingar i IT-kostnaderna, men att räkna upp de stora fördelarna kräver att företaget ser på hur systemet kommer att förändra arbetsplatsen och möjliggöra högre prestanda, förbättrad produktivitet och bättre kundservice.
Förbättrad prestanda: Många ERP-systemprojekt motiveras i stor utsträckning med förväntade effektivitetsförbättringar (direkta personalminskningar) och kostnadsbesparingar (inklusive, men inte begränsat till, lagerminskningar), och med rätta, eftersom detta är enorma återbetalningsfördelar i många framgångsrika ERP-implementeringar. Var dock medveten om att systemet inte skapar dessa fördelar genom sin blotta existens i ditt företag. Systemet organiserar, analyserar och presenterar data på ett sådant sätt att chefer bättre kan utnyttja människor och fatta bättre beslut, vilket är vad som kommer att generera de stora fördelarna. Tänk på det när du budgeterar för användarutbildning och implementering av förbättrade procedurer.
Bättre kundservice: Dessa fördelar är mindre direkta men ännu mer värdefulla. Genom att bättre betjäna kunderna kan du teoretiskt öka försäljning och vinst, öka marknadsandelen och kanske till och med öka marginalerna eftersom god kundservice tillför värde för kunden utan att lägga till kostnader för själva produkten. I vissa fall blir förbättringar av kundservice överlevnadskrav eftersom när en ny eller bra kund förväntar sig funktioner som elektronisk beställning eller förbättrad elektronisk rapportering måste ditt ERP-system leverera.
Arbetsplatsförändringar: Dagens system är utformade för användbarhet (UX eller användarupplevelse är det nuvarande buzzword) för snabb och enkel tillgång till information. Eftersom varje användares jobb och arbetsflöde är unikt, är dagens system mycket skräddarsydda för att ge varje användare de mest effektiva och bekväma arbetsskärmar och processer. Tänk på kostnadsundvikande snarare än kostnadsminskning för denna fördel. Denna ökade effektivitet kommer att hjälpa nuvarande medarbetare att göra mer och hantera en högre affärsvolym utan nyanställning. Det är inte tillrådligt att motivera systemet baserat på minskad personalstyrka – det kommer förmodligen inte att ske, och utsikterna till förlorade arbetstillfällen kommer inte att motivera arbetstagarna att anamma systemet och hjälpa det att lyckas.
ERP-urval är bara början
Samtidigt som du följer tips för att utvärdera ERP-system, tänk på att byte av äldre system är en inte enkel eller snabb process – men det är väl värt investeringen eftersom den kan ge betydande fördelar när den väljs och implementeras på rätt sätt.
En fråga som de flesta företag har högst upp på sin lista just nu i processen är ”Hur lång tid tar det att välja och implementera en äldre systemersättning?” Det finns inget enda svar på den frågan – det beror på organisationens storlek och komplexitet, oavsett om något eller båda systemen (gamla och nya) är molnbaserade, dynamiken i företaget och implementeringsteamet, nivån på ledningens engagemang för projektet och mängden samarbete eller motstånd mellan användargruppen … för att bara nämna några av variablerna. Vissa implementeringar kan slutföras på några månader, andra tar ett år eller mer. En erfaren implementeringspartner kan hjälpa dig att utveckla en genomförbar tidslinje när du lägger ut din projektplan i de tidiga faserna av implementeringsplaneringen.
Vi behöver inte tala om för dig att det kommer att vara störande att byta ut företagets strategiska ryggrad för informationshantering. Det kan inte helt undvikas, men störningar kan minimeras med en välplanerad och -hanterad implementeringsinsats.
Dra full nytta av moln-ERP
Bedriv din verksamhet från vilken plats som helst med hjälp av kompletta, modulära lösningar som drivs av inbyggd AI och analyser.