Vad är ERP-implementering?
Att välja ett ERP-system (Enterprise Resource Planning) är bara början. Genom att följa bästa praxis för implementering av ERP, från förberedande förberedelser till efter migrering, kan företag undvika fallgropar och undvika kostnader och risker som kan undvikas.
Översikt över ERP-implementering
Det första att förstå om ett ERP-system implementeras är vad ERP är: enterprise resource planning. Det enklaste sättet att definiera ERP är att tänka på alla kärnprocesser som behövs för att driva ett företag: ekonomi, HR, tillverkning, försörjningskedja, tjänster, anskaffning och andra. På sin mest grundläggande nivå är ERP programvara som hjälper till att effektivt hantera alla dessa processer i ett integrerat system - det är därför det ofta kallas systemet för registrering för organisationen.
Utan ett effektivt implementerat ERP-system står företag inför många olika processer och äldre system som leder till förlängda rapporteringscykler med risk för fel, begränsad åtkomst till realtidsdata och ingen tillförlitlig enda källa till sanning. Det är därför – oavsett företagets storlek – företagsledare väljer att implementera ett ERP-system: för att hjälpa dem att få en konkurrensfördel och optimera sin verksamhet samtidigt som de minskar riskerna.
Men att integrera ett ERP-system i ett företags processer och IT-miljö kan vara en monumental uppgift. Det är viktigt att känna till fördelar, potentiella fallgropar och bästa praxis för implementering innan du kommer igång.
Fördelar med att implementera ett ERP-system
Det finns många fördelar med att implementera ett ERP-system – särskilt ett molnbaserat – och de varierar från företag till företag. Ett företag för professionella tjänster har till exempel mycket olika skäl för att välja ett ERP-system än ett tillverkande företag.
Men dessa tre positiva aspekter av ERP-implementering gäller för nästan alla organisationer:
Delivers actionable insights in real time: Steering the business in real time is challenging when information is difficult to access and act upon. Implementering av ett ERP-system hjälper företagsledare att centralisera data, kontinuerligt övervaka ett företags finansiella ställning och hantera rapportering – även i en tuff och ständigt föränderlig affärsmiljö.
Ökad operativ effektivitet: Att hantera verksamheten med hjälp av frånkopplade system som är beroende av manuella ingrepp är inte bara dyrt och arbetsintensivt, utan leder också till fel, förseningar och missnöjda kunder. Automatisering av manuella processer med en ERP-lösning sparar tid, minskar arbetsinsatsen, sänker kostnaderna och bidrar till ökad lönsamhet.
Förenklad implementering, användning och underhåll: Det blir komplicerat att hålla jämna steg med teknikutvecklingen när en organisation arbetar i flera geografiska områden som inte stöds helt eller i affärsområdessilor som inte håller sig i takt med förändringar. När du distribuerar en moln-ERP blir uppdateringar skalbara, automatiska och tillgängliga överallt.
ERP-implementeringsstrategier
När företag tänker på systemimplementeringar börjar de ofta med att överväga önskade funktioner. Men nya funktioner eller tekniker är inte kärnfrågan; vad ett företag behöver för tillväxt är moderna affärsprocesser som möjliggör smidighet och lyhördhet.
De befintliga processerna tenderar dock att vara oflexibla, tröga och oförmögna att tillgodose företagens behov. Även när beprövade och kostnadseffektiva processer finns på plats måste de uppdateras ofta för att möta föränderliga behov eller utökas med nya funktioner som AI, mobil åtkomst, varningar och business intelligence. Det är viktigt att hålla dessa processer i centrum av implementeringsplanen. Det är också värt att notera att ju mer komplext företaget är, desto mer omfattande och sofistikerat kommer tillvägagångssättet för implementering att vara.
Här är fyra allmänna strategier för hur företag av alla storlekar skulle kunna närma sig ett ERP-implementeringsprojekt:
- Big bang: Implementera ett system eller en process i sin helhet, allt på en gång. Denna metod används ofta när man övergår från ett gammalt system till ett nytt, där allt växlar över samtidigt. Även om detta tillvägagångssätt kan leda till omedelbara fördelar och minska behovet av parallell verksamhet, medför det också betydande risker. Alla problem som uppstår under genomförandet kan få omfattande konsekvenser, och den plötsliga förändringen kan bli överväldigande för användare och intressenter. Big bang-metoden väljs ofta när tidsbegränsningar eller projektets karaktär gör etappvis ERP-implementering opraktisk.
- Utrullning i olika faser: Implementera gradvis ett system eller en process i etapper, ofta mellan olika avdelningar, platser eller användargrupper. Denna metod möjliggör noggrann övervakning och justeringar i varje fas, vilket minskar risken för utbredda störningar. Genom att sprida ut implementeringen tar organisationer itu med problem när de uppstår och lär sig av varje steg innan de går vidare till nästa. Även om det tar längre tid att fullt ut implementera systemet, möjliggör detta tillvägagångssätt smidigare övergångar och större användaracceptans. Det är särskilt användbart i komplexa projekt där fullskalig ERP-implementering medför betydande risker.
- Pilotimplementering: Inför ett nytt system, en ny process eller en produkt i liten skala, ofta i en kontrollerad miljö eller med en begränsad användargrupp, före en fullskalig utrullning. Pilotens främsta mål är att testa systemets funktionalitet, identifiera potentiella problem och samla in feedback från användarna. Detta tillvägagångssätt möjliggör justeringar och finjusteringar före en bredare tillämpning, vilket minskar sannolikheten för misslyckande i det fullständiga genomförandet. Ett framgångsrikt pilotprojekt kan skapa förtroende bland berörda parter och fungera som ett bevis på konceptet för storskalig ERP-tillämpning.
- Hybridstrategi: Kombinera element från flera implementeringsstrategier, såsom big bang, utrullning i olika faser och pilotgenomförande för att skräddarsy en plan efter specifika projektbehov. For example, an organization might use a phased rollout for core functions while simultaneously piloting new features in select areas. Detta tillvägagångssätt erbjuder flexibilitet, vilket möjliggör justeringar baserade på återkoppling i realtid och föränderliga omständigheter. Genom att utnyttja styrkorna hos olika strategier minskar hybridmetoden riskerna, optimerar resurser och ökar sannolikheten för framgångsrik ERP-implementering.
ERP-projektteamets roll
Oavsett strategi är ett av de första elementen kanske mer avgörande för ERP-projektens framgång än något annat: teamet självt. Fallstudie efter fallstudie av ERP-implementeringar berättar samma historia. Den avgörande faktorn för att lyckas med implementeringen är implementeringsteamet– de personer som utformar projektet från första början.
Det beror på att bra ERP-programvara bara är bra om det implementeras av ett starkt team. Om människor saknar tid, stöd eller kompetens för att utföra jobbet effektivt kommer de inte att lyckas – och projektet kan drabbas av förseningar, extra kostnader och/eller programvara som inte uppfyller företagets behov.
Företag som upplevt motgångar eller misslyckanden tilldelade ofta personal som ”hade tid” att arbeta med projektet. Men ett ERP-projekt kräver att man rekryterar de personer som ”man inte klarar sig utan”. Dessa är de upptagna människor som känner till affärsprocesserna, arbetar bra med andra medlemmar i organisationen och har respekt för den verkställande ledningen. Dessa personer bör ägnas åt projektet heltid (40 tillgängliga timmar), eller så många timmar som möjligt per vecka.
Ingen som inte kan avsätta minst 25 % av sin veckotid (minst 10 timmar) bör läggas till i nyckelprojektteamet. Teammedlemmar som tillbringar mindre än en fjärdedel av sin tid kommer knappt att kunna komma ikapp projektaktiviteter, mycket mindre mervärde till projektet.
Även ledningsstödet för teamet är kritiskt. Vid varje större implementering av affärssystem måste beslut fattas om prioriteringar och resursfördelning. Utan starkt stöd och engagemang kan även de mest kvalificerade teamen floppa.
Att snabbt få ett modernt ERP-system implementerat är en av de viktigaste sakerna som ett företag kan uppnå, och att ha rätt personer involverade från projektstart och framåt är viktigt.
Steg för planering av ett nytt ERP-implementeringsprojekt
Varje ERP-projekt stöter oundvikligen på oväntade problem. Men genom att följa bästa praxis för en framgångsrik ERP-implementering kan man identifiera och ta itu med problem när de uppstår, vilket hjälper till att hantera risker och kostnader.
Det är viktigt att schemalägga implementeringssekvensen realistiskt, alltid med tanke på tillgängligheten för ledarteamet, chefer och interna experter som bidrar till ansträngningen. Var noga med att prioritera behov av att fokusera på de stora vinsterna samtidigt som du bygger en kärnprogramvara och teknikbas som kan expandera med affärsbehov.
De viktigaste stegen i ERP-implementeringsplaneringen
Även om den detaljerade slutplanen och nyckeltal (KPI:er) är skräddarsydda för specifika affärskrav är följande nyckelaktiviteter vanliga steg i alla lyckade ERP-implementeringar:
Bästa praxis för planering av en ny ERP-implementering
1. Välj en mjukvaru- och tjänstpartner som hjälp vid implementering.
När affärssystemets mjukvaruforskning och utvärderingsprocess är klar är det dags att välja en partner för att hjälpa till att implementera det valda systemet, eftersom de flesta projektteam inte har så stor erfarenhet av att implementera ERP-programvara. Sök efter en kvalificerad ERP-implementeringskonsult med intim kunskap om och erfarenhet av den valda ERP-applikationen. Bekräfta att de förstår hur den nya ERP-lösningen stöder aktuella och föränderliga affärsprocesser, inklusive att intervjua deras referenser för att verifiera deras expertis.
Partnern bör ha personal som är utbildad inom den specifika branschen och tillgänglig på de platser som behövs. För internationella kunder och leverantörer, se till att partnern har de multinationella affärs-, språk- och valutakunskaper som behövs för att effektivisera implementeringen. Granska slutligen den projektstyrningsprogramvara som företaget använder för att se till att den är kompatibel med det befintliga interna planerings-, schemaläggnings- och spårningssystemet.
2. Ange alla projektuppgifter.
En ERP-implementeringspartner hjälper till att utveckla en detaljerad uppgiftslista med allt som behöver göras.
Denna lista är omfattande – utbildning ensam, till exempel, innehåller många uppgifter:
Projektgruppsutbildning: ERP-projektteamet behöver lära sig mer om programvaran så att de kan bestämma hur de ska anpassa affärsprocesser.
IT-teamutbildning: IT-teamet måste utbildas i hur man på bästa sätt installerar och underhåller ERP-systemet.
Utbildning av företagsanvändare: Varje slutanvändare av ERP-programvaran måste lära sig hur det fungerar.
Löpande utbildning: Nya användare behöver utbildning när de går med i företaget, så en mer långsiktig onboarding-plan måste finnas på plats.
Uppgiftsförteckningen bör delas upp i faser. Tid bör anslås för konferensrumspiloten, anpassning av applikationen, integration med andra applikationer och datakällor, infrastrukturgenomförande, datarensning, användaracceptans och så vidare.
3. Beräkna arbetstid.
Uppskatta noga hur lång tid det tar för varje uppgift. Beakta arbetet i varje uppgift och allokera sedan det antal "arbetstimmar" som krävs, även om det bara är ett intervall av timmar. Summera arbetstiden för varje fas i ERP-projektet och allokera den projektteammedlem som ansvarar för att det görs.
Detta kan vara en formidabel uppgift. Därför är det viktigt att involvera en implementeringspartner som är bekant med den specifika ERP-lösningen. Det här steget är nödvändigt för att korrekt beräkna tidslinjen, avgöra om det aktuella teamet behöver hjälp och begränsa omfattningen av krypningen.
4. Skapa ett realistiskt schema.
Skapa ett hanterbart schema efter tabulering av tillgängliga och nödvändiga arbetstimmar. I många fall avslöjar det första passet ett kapacitetsproblem jämfört med den implementeringstid som ursprungligen presenterades för chefer.
Här är en exempelberäkning som illustrerar potentiella avvikelser:
Måltidsram för driftsättning = 12 månader eller 1 år
Totalt antal tillgängliga arbetstimmar under en tolvmånadersperiod = 540/vecka eller 28 080 timmar/år
Totalt antal arbetstimmar som krävs för att genomföra = 42 000 timmar totalt
Erforderliga timmar dividerat med tillgängliga timmar per år = 1,496 år
Resultatet? Driftsättningsdatum har redan missats innan projektet ens börjar. Några möjliga lösningar är:
Minska omfattningen – även om teamet har kommit överens om att detta är viktiga uppgifter
Att förlänga datumet till ett realistiskt datum
Lägga till fler interna och externa resurser (fler arbetstimmar tillgängliga)
Dela upp projektet i faser
Det är här ledningsgruppen behöver fatta beslutet. Det är bara ett exempel på varför de bör vara involverade i valet av ERP-programvara och implementeringsprocessen.
5. Genomföra en pilot i konferensrummet.
Efter kickoff, genomför en testkörning eller en pilot (i ett konferensrum) innan full utrullning. Detta konferensrumspilot säkerställer att rätt affärsprocesser finns på plats för företagets nuvarande och framtida behov. När nya processer utformas är det viktigt att förstå de olika alternativ som finns i ERP-systemet och att validera processer med projektteamet och intressenter från användargruppen.
I denna flerveckorsfas installerar ERP-implementeringspartnern pilotprogramvara som gör det möjligt att provköra alla processer för att se till att de fungerar som förväntat, utan överraskningar. Att tillämpa bästa praxis just nu sparar ofta tid, särskilt om konfigurationsverktyg kan göra justeringar för processförbättringar.
6. Rensa data.
Det låter enkelt, men datarensning är en mycket tidskrävande aktivitet. Det är bäst att börja bedöma datakontrollen så snart som möjligt eftersom det krävs en hel del arbete för att slutföra detta steg korrekt. Under projektets gång sker ändringar i verksamhetsflödet – så förbered dig för ytterligare datahanteringssteg under implementeringen.
7. Håll alla informerade.
Varje vecka bör en projektgruppsmedlem kontakta alla nyckelintressenter så att de känner till de positiva och ”icke positiva” av genomförandeprojektets framsteg. Det värsta scenariot är när människor inte hålls uppdaterade och blir överraskade. De flesta projektledningssystem kan ge visuella representationer av ERP-projektets framsteg.
Den cloud ERP Playbook-podcasten
Hör råd från branschledare som framgångsrikt har övergått till cloud ERP.
Den cloud ERP Playbook-podcasten
Hör råd från branschledare som framgångsrikt har övergått till cloud ERP.
Prioritera processer och funktioner som har störst betydelse
Eftersom inte alla företag har samma problem är det bäst att granska alla relevanta affärsarbetsflöden och flagga vilka procedurer som ska åtgärdas först.
Här är en lista över värdefulla områden att tänka på:
Ekonomi och redovisning: Korrekta finanstransaktioner i realtid, nyckeltal och analyser är viktiga för alla företag och de måste omfatta alla platser och avdelningar. Förutom redovisning måste de integreras med kalkyl, budgetering, prognostisering, projekt, kapitalförvaltning, regelefterlevnad och likviditetsstyrning.
Supply chain management (SCM) och tillverkning: Snäva scheman, låga marginaler och störningar i försörjningskedjan utmanar varje verksamhet. Att hantera dem kräver en teaminsats – att arbeta med leverantörer, transportörer, import-/exportföretag, banker och andra partners – ofta på mobila enheter på många platser.
Kundrelationshantering (CRM): CRM-processer berör normalt varje del av ett företag. Direktförsäljning, distributörer, showrooms, e-handel och kund- och fältservice behöver alla kunna dela kundinformation med orderhantering, drift, inköp, konstruktion, kundreskontra och frakt.
Personaladministration (HR): Det är en utmaning att hantera olika typer av personalresurser, och HR-team behöver omedelbar och säker åtkomst till HR-system som innehåller information om anställda för lönekörning, förmåner, budgetering, schemaläggning och efterlevnadsbehov. Dessutom är rekrytering, utveckling och bibehållande av anställda en stor del av utvärderingen av nuvarande och föreslagna affärsplaner.
Business Intelligence, inklusive ledningsvarningar och instrumentpaneler: Teamet på affärsområdet behöver snabba uppdateringar om affärsproblem, samt möjlighet att enkelt fördjupa sig i detaljerna för att lösa saker snabbt – på kontoret, hemma eller på resande fot. Inbyggd business intelligence och data som finns i en enda databas är viktiga element.
Multinationella språk, valutor och platser: I takt med att ett företag expanderar, särskilt till nya regioner eller länder, blir möjligheten att öppna och expandera nya verksamheter konsekvent och snabbt ännu viktigare. Detta kräver breda och avancerade ERP-programvarufunktioner, samt konsekventa tjänster från mjukvaruleverantören på varje plats.
Rörlighet: Kravet på att de anställda ska få tillgång till information när de arbetar på distans ingår i den moderna arbetsmodellen. En molnbaserad ERP-lösning ger åtkomst till affärssystem var som helst.
Tips för att minska riskerna med ERP-implementering
Alla mjukvaruimplementeringsprojekt innebär en viss risk, men följande fem tips är värdefulla för att förbättra chanserna för att ett ERP-projekt ska slutföras i tid och enligt budget:
- Select software, business process, and implementation partners with industry and local know-how. Intervjua alltid referenser från liknande företag/branscher.
- Tänj inte föråldrad teknik bortom dess gränser. Eliminera gamla, föråldrade, fristående system och konsolidera data till en enda databas (en enda version av sanningen) med inbyggd business intelligence för global åtkomst och konsekvent prestanda.
- Verifiera att den valda ERP-leverantören har funktioner för molnintegration och expertis med leverantörsnätverk. I den digitala ekonomin måste företag ofta integrera system över affärsenheter såväl som utanför med kunder och leverantörer.
- Undvik krypning av projektomfattningen. Det är vanligt att upptäcka behov och möjligheter under en ERP-implementering, så det är viktigt att hantera ändringsorder för att undvika förseningar och kostnadsöverskridanden.
- Bekräfta att ERP-leverantören kan tillhandahålla konsistent expertis på alla affärsplatser. Utbildning, implementering och support är ett måste – och kommer ofta från en kombination av lokal ledning, programvarudistributörer, konsultföretag och mjukvarupartnern.
Tips för att undvika extra kostnader för ERP-implementering
En ny investering i ERP-system inkluderar ett företags tidsåtagande, affärsprocesser och implementeringsrådgivning, mjukvara och molntjänster samt slutanvändarenheter och annan hårdvara, vilket gör det viktigt att kontrollera projektet och kostnaderna.
Här är några viktiga områden att spåra:
Håll fokus på den totala ägandekostnaden (TCO). Hantera totala kostnader och fördelar över tid för att minimera utgifter och maximera avkastningen. Implementeringar av ERP-system kommer att ha stor inverkan på verksamheten.
Matcha affärsriktningen och tvinga inte onödiga processändringar. I många fall är företag pressade att ändra hur de arbetar för att passa sin ERP-programvara, vilket ökar både implementerings- och driftskostnaderna.
Fokusera på de rutinmässiga affärsprocesser som ger betydande värde för företaget. Hantering av kundorder, uppdatering av prissättning, tillägg av nya produkter och tjänster, ändring av tillverkningsdetaljer och onboarding av nya anställda är exempel på sådana rutinprocesser.
Undvik anpassningar och använd ett konfigurerbart användargränssnitt, instrumentpaneler, varningar, arbetsflöden, Business Intelligence och mobila funktioner. Dessa kompetenser effektiviserar arbetet för alla avdelningar samt hjälper till att göra snabba och kostnadseffektiva justeringar efter behov.
Systemhackor och dataintrång är dyra. När du använder internet, använd en säker moln-ERP-lösning där det är lämpligt – bekräfta att programvaran och tjänsteleverantörerna stöder en rad säkra programvaruimplementeringsalternativ.
Att mäta avkastningen på en ERP-implementering
Efter att en ERP har implementerats är den oundvikliga frågan för varje företag: ”Fick vi ut vad vi förväntade oss av den här investeringen?”
Att beräkna avkastningen på en ERP-implementering innebär att utvärdera både de materiella och immateriella fördelar som systemet medför mot de totala kostnaderna. Processen börjar med att identifiera nyckeltal som överensstämmer med organisationens strategiska mål, till exempel förbättrad operativ effektivitet, minskade lagerkostnader, ökad försäljning och utökade beslutsmöjligheter. Dessa nyckeltal ska spåras före och efter ERP-implementering för att mäta systemets effekt. Om ERP-systemet till exempel effektiviserar lagerhållningen, vilket leder till minskade bärande kostnader och lagersaldon, kan dessa besparingar kopplas direkt till beräkningen av avkastning på investerat kapital.
Det är också viktigt att jämföra kostnadsbesparingarna och intäktsförbättringarna med den totala ägandekostnaden i ERP-systemet. Detta omfattar inte bara den inledande investeringen i mjukvara och hårdvara utan även löpande kostnader som underhåll, utbildning och systemuppgraderingar.
Slutligen är det viktigt att inse att vissa fördelar med ERP-implementering – till exempel förbättrad noggrannhet i data, bättre efterlevnad och ökad kundnöjdhet – kanske inte är lätta att kvantifiera, men ändå bidrar avsevärt till företagets övergripande framgång. Att inkludera dessa faktorer i ett balanserat styrkort kan ge en mer heltäckande bild av ERP-systemets avkastning på investeringen, vilket säkerställer att utvärderingen återspeglar både omedelbara ekonomiska vinster och långsiktiga strategiska fördelar.
När är ERP-implementeringen klar?
En ERP-implementering anses tekniskt vara slutförd när den första implementeringen driftsätts, vilket gör det möjligt för företag att börja använda det nya systemet för sin dagliga verksamhet. Det är dock viktigt att notera att även efter den första driftsättningen bör företag fortsätta att förbättra sitt ERP-system med ytterligare funktioner för att möta möjligheter som nya platser, produkt- och servicelinjer och förvärv. Även om den initiala ERP-implementeringen är en viktig milstolpe, är implementeringsprocessen verkligen en kontinuerlig resa för optimering och innovation.
Ett utvecklande tekniklandskap ger också ytterligare möjligheter för företag att samarbeta med kunder och leverantörer och omdefiniera hur affärer görs i specifika branscher. Dessa digitala omvandlingsprojekt inkluderar ofta ny teknik som maskininlärning och artificiell intelligens (AI), samt integration med utrustning och fordon som använder Internet of Things-teknik (IoT) för att förbättra hastighet och effektivitet.
Läs mer om ERP-implementering
Hitta rätt moln-ERP
Oavsett om du inför din första ERP eller migrerar från en befintlig lokal applikation till molnet har SAP rätt moln-ERP för dig. SAP S/4HANA Cloud är erp för alla affärsbehov – från verksamhetskritiska operationer till AI-driven affärsmodellsinnovation.