Vad är ERP?
Enterprise resource planning (ERP) är ett programvarusystem som hjälper organisationer att effektivisera sina kärnverksamhetsprocesser – inklusive ekonomi, HR, tillverkning, försörjningskedja, försäljning och inköp – med en enhetlig bild av verksamheten och en enda källa till sanning.
Introduktion till Enterprise Resource Planning
Ett enkelt sätt att förstå ERP är att se ett företag som en människokropp. Liksom en kropp har den kärnprocesser som är avgörande för dess hälsa och funktionalitet – istället för att sova och matsmälta, tänk leveranskedja och försäljning. Många av dessa processer sker självständigt, men de är fortfarande kopplade till hur de påverkar kroppen – eller verksamheten – som helhet. Det innebär också att problem med en process kan och ofta påverkar resten.
Ett ERP-programvarusystem fungerar som ett företags centrala nervsystem och hjälper till att effektivt hantera alla dessa viktiga processer och operationer genom att koppla ihop dem i ett integrerat system.
Historik och utveckling av ERP
ERP:s blygsamma början är över ett sekel gammalt, i form av ett pappersbaserat produktionssystem för produktionsplanering. I början av 1960-talet började tillverkningsföretag införa datoriserade affärsapplikationer. De var snabbare och mer exakta än manuella processer – men också dyra, begränsade i funktionalitet och fortfarande ganska långsamma.
Dessa banbrytande applikationer gav upphov till utveckling av dedikerade, fristående lösningar som kundorderhantering och materialbehovsplanering (MRP), som så småningom kunde integreras i ett enda system som ökade effektiviteten i verksamheten. På 1990-talet hade erp förändrat tekniksektorn genom att betjäna ett bredare spektrum av affärsverksamheter inom flera branscher.
Snabbare internethastigheter och nya programvaruutvecklingsverktyg har ytterligare revolutionerat ERP-sviterna. Introduktionen av webbläsarbaserad programvara banade väg för molnbaserad ERP, vilket i hög grad utökade implementeringen, omfattningen och funktionaliteten hos ERP-lösningar.
Dagens ERP-system använder i allt högre grad intelligenta tekniker som artificiell intelligens (AI), maskininlärning, naturlig språkbehandling (NLP) och databaser i minnet. De hjälper företag att driva effektivare processer, dra nytta av aktuella insikter från transaktionsdata och ostrukturerade data och förbli konkurrenskraftiga i en snabbt föränderlig miljö.
Varför är enterprise resource planning viktigt?
De flesta eller alla av en organisations data bör finnas i ERP-systemet för att ge en enda sanningskälla över hela verksamheten. Till exempel:
Ekonomi kräver att ERP snabbt stänger böckerna
Försäljning behöver ERP för att hantera alla kundorder
Logistik bygger på välfungerande ERP-programvara för att leverera rätt produkter och tjänster till kunder
Anskaffning använder ERP för att anskaffa varor och tjänster och hantera leverantörsrelationer
Leverantörsreskontra använder ERP för att betala leverantörer korrekt och i tid
Ledningen behöver omedelbar insyn i företagets resultat för att kunna fatta beslut i rätt tid
Banker och aktieägare behöver korrekta finansiella register, så de räknar med tillförlitliga data och analyser som möjliggörs av ett ERP-system
ERP-exempel per bransch
Hur organisationer förlitar sig på sin ERP-programvara varierar avsevärt beroende på bransch. Icke desto mindre behöver företag i alla branscher – från bilindustri till partihandel – korrekt information i realtid och effektiva affärsprocesser för att kunna konkurrera och utvecklas.
Här är bara några exempel på branschspecifika ERP-användningsfall:
Tillverkare
Tillverkare av diskreta, batch- och kontinuerliga processer förlitar sig på ERP för att uppfylla produktkvalitetsmål, hantera utnyttjande av tillgångar, kontrollera övertidskostnader med mera. Tillverkarna får också heltäckande lagerkontroll genom att övervaka lagerrörelser, identifiera produkter med hög och låg prestanda och hantera inköp mer effektivt.
Detaljhandel
Detaljhandeln genomgick en betydande omställning när fysiska butiker slogs samman med e-handel och andra digitala försäljningskanaler. Konsekventa, integrerade data är avgörande för självbetjäningsalternativ för identifiering, konfiguration, inköp och leverans av produkter. ERP hjälper också återförsäljare att minska antalet övergivna kundvagnar, förbättra webbplatskonverteringar och öka det genomsnittliga ordervärdet.
Servicecentrerade företag
Professionella redovisnings-, skatte-, ingenjörs- och juridiska tjänster kräver kraftfull mobil ERP-teknik i realtid för att balansera serviceåtaganden med finansiell hälsa. Möjligheten att hålla tidtabellen samtidigt som man hanterar projektlönsamhet, resursutnyttjande och tillväxtmöjligheter är avgörande för professionella tjänster.
Vatten, el och gas
Allmännyttiga företag måste ständigt se över sina kapitaltillgångar, inte bara för att möta efterfrågan på framtida tjänster utan också för att ersätta föråldrade tillgångar. Utan ERP är hanteringen av dessa anläggningsinvesteringar en utmanande och felbenägen process.
ERP hjälper också till att lösa ett annat viktigt problem för serviceföretaget – prognostisering av reservdelar. Att inte ha rätt delar under ett avbrott skapar ett betydande problem med kundservice. Å andra sidan innebär för många reservdelar orimliga kostnader och föråldrade lager.
Grossister
Grossister, importörer, direktbutiksleveranser och 3PL/4PL-företag vill minska distributionskostnaderna, öka lageromsättningen och förkorta order-till-kassa-tiden. För att uppnå dessa mål behöver de integrerad lagerhantering, logistikfunktioner och kundanpassade automatiserade processer.
Hur fungerar ERP-system?
Ett ERP-system består av integrerade modullösningar eller affärsapplikationer som delar en gemensam databas som kopplar ihop dem och låter dem prata med varandra. Varje ERP-modul fokuserar vanligtvis på ett affärsområde, men de arbetar tillsammans med samma data för att möta företagets behov.
Företag väljer och väljer den modullösning de vill ha – till exempel finansiering, logistik, anskaffning och HR – och kan lägga till och skala efter behov. ERP-system kan också stödja branschspecifika krav, antingen som en del av systemets kärnfunktionalitet eller genom programtillägg som integreras med modulsviten.
ERP-programvarusystemet som visas här illustrerar användningsfall för försäljning i Enterprise Resource Planning. Typiska ERP-moduler omfattar bland annat ekonomi, tillverkning, inköp och försörjningskedja.
Moderna ERP-system erbjuder ett enormt utbud av affärsfunktioner, men de måste ansluta till och synkronisera med andra applikationer och datakällor för att vara effektiva, inklusive CRM- och HCM-programvara, e-handelsplattformar, branschspecifika lösningar och även andra ERP-:er.
Integrationen ger företag en enhetlig bild av information från olika system, vilket bidrar till att öka effektiviteten i affärsprocesserna, förbättra kundupplevelser och underlätta samarbete mellan team och affärspartner.
Flexibiliteten i ett ERP-system gör det möjligt att integrera med ett brett utbud av mjukvaruprodukter med hjälp av kontakter eller anpassade adaptrar, till exempel API:er(application programmation-gränssnitt). Andra metoder för ERP-integration är enterprise service bus (ESB) och modern integrationsplattform (iPaaS).
Typer av ERP-implementering
Ett ERP-system har fyra vanliga implementeringstyper: on-premise, cloud-based, tutier och hybrid. Varje typ har sina fördelar och nackdelar, och företag måste identifiera vilket ERP-alternativ som bäst passar deras behov.
Lokal ERP
On-premise är den traditionella modellen för att implementera ERP-programvara, vilket möjliggör den största nivån av kontroll. Programvaran installeras vanligtvis på plats i ett företags datacenter. Även om total kontroll säkert är en fördel, kommer det också med ansvar för installation och löpande underhåll.
Affärssystem i molnet
Med molnbaserad ERP finns programvaran på en fjärrserver från tredje part. Den nås via internet som en prenumerationstjänst (SaaS), med mjukvaruleverantören som hanterar underhåll, uppdateringar och säkerhet för företagets räkning. Idag är moln-ERP den mest populära ERP-implementeringsmetoden, som erbjuder lägre initialkostnader, större skalbarhet, snabbare innovation och enklare integration.
Erp med två nivåer
Företag som genomgår stora operativa förändringar – såsom fusioner, expansioner eller förvärv – väljer ofta en tvådelad modell. Erp för nivå 1 kan till exempel vara en lokal server vid den överordnade organisationens huvudkontor och erp för nivå 2 kan vara ett molnbaserat dotterbolagssystem som hanterar lokala eller specialiserade funktioner. En tvådelad strategi gör det möjligt för företag att starta en kontrollerad flytt till molnet och migrera specifika funktioner eller affärsenheter utan att störa verksamheten.
Hybridsystem
En hybridmodell är en typ av affärssystem i två nivåer som kombinerar lokal och molnbaserad implementering för att ge företag flexibilitet att välja den bästa distributionen för varje applikation. Hybrid cloud ERP kan vara en språngbräda till en molnbaserad tvåstegsmodell och samtidigt redovisa applikationer som kan behöva vara lokala för att uppfylla branschregler eller säkerhetskrav.
Sex viktiga fördelar med ERP
Som nämnts varierar fördelarna med att implementera ett ERP-system beroende på implementeringsmodellen. Följande sex fördelar gäller för alla moderna ERP-lösningar:
1. Högre produktivitet
Effektivisera och automatisera centrala verksamhetsflöden så att människor i hela organisationen kan göra mer med färre resurser
2. Djupare insikter
Eliminera informationssilor, få en enda källa till sanning och få snabba svar på verksamhetskritiska affärsfrågor
3. Snabbare rapportering
Snabb affärsrapportering och finansiell rapportering och dela enkelt resultat för att agera utifrån insikter och förbättra resultatet i realtid
4. Lägre risk
Maximera verksamhetens synlighet och kontroll, säkerställ efterlevnad av lagstadgade krav samt förutse och förebygga risker
5. Enklare IT
Använd integrerade ERP-applikationer som delar en databas för att förenkla IT och ge alla ett enklare sätt att arbeta
6. Förbättrad smidighet
Identifiera och reagera på nya möjligheter med effektiv drift och snabb åtkomst till realtidsdata
Hur vet jag om jag är redo för ett ERP-system?
Många organisationer – särskilt mindre – börjar ofta använda enkla, fristående verktyg för att hantera sina affärsprocesser, till exempel QuickBooks- eller Excel-kalkylblad. Att införa ett ERP-system kan kännas onödigt, som en extra komplikation. Men eftersom en verksamhet av alla storlekar mognar och expanderar kan dessa förvaltningsverktyg bli ineffektiva och ohållbara, hålla tillbaka skalbarhet och hindra optimering.
Här är några vanliga tecken på att ett företag har vuxit ur sina ledningsverktyg och är redo för ett modernt ERP-system:
- För mycket tid på dagliga uppgifter
Om hanteringen av dagliga aktiviteter som att stänga böckerna tar längre och längre tid, kan den skyldige vara för många olika tillämpningar. ERP-programvara integrerar lösningar och data i ett system med ett gemensamt gränssnitt, vilket gör det enklare för affärsenheter att kommunicera och göra sina jobb effektivt. - Svårigheter att komma åt kritiska affärsdata
Kan du enkelt svara på viktiga frågor om din verksamhet, till exempel intäkter per produktlinje eller antal returer? Om så inte är fallet kan segregerade system och bristande tillgång till mätetal och nyckeltal hålla dig tillbaka. - Pågående verksamhetsflöden
Finns det områden där dina processer kommer ifrån dig? Kanske är det svårare för dig att hantera lager, tillfredsställa kunder eller hålla kostnaderna i schack. I så fall kan dina affärsprocesser behöva omstruktureras för att anpassa sig till tillväxt eller ändrade prioriteringar – en naturlig möjlighet att integrera ny ERP-programvara. - Brist på standardiserade processer och dubbla dataset
Om olika avdelningar använder sina egna applikationer och processer för att få saker gjorda, lägger du förmodligen för mycket tid på dubbel datainmatning. När information inte kan flöda mellan system tar rapporteringen längre tid och fel är mer sannolika, vilket hindrar beslutsfattandet. - För många missade möjligheter
Om affärsenheterna tillbringar all sin tid bara för att hålla verksamheten igång finns det ingen bandbredd för att fullfölja potentiella möjligheter eller innovationer. Många ERP-system har intelligenta funktioner, som maskininlärning och prediktiv analys, vilket gör det enklare att identifiera och dra nytta av lönsamma nya satsningar.
10 saker att titta efter i ett ERP-system
Funktionerna i ett modernt ERP-system varierar ofta beroende på vilken bransch de betjänar och vilka moduler de erbjuder. Men oavsett hur specialiserad en ERP kan vara, finns det 10 kärnfunktioner som alla företagets resurshanteringssystem bör ha:
- En gemensam databas: Centraliserad information och en enda informationskälla för konsekventa delade data och en tvärfunktionell bild av företaget
- Integrerad analys: Inbyggda analysverktyg, bi med självbetjäning, rapportering och konformitetsverktyg som ger intelligenta insikter i hela verksamheten
- Datavisualisering: Visuell presentation av nyckelinformation med dashboards, KPI:er och peka-och-klicka-analys för att underlätta ett snabbt och informerat beslutsfattande
- Automatisering: Möjlighet att automatisera repetitiva uppgifter med avancerad robotprocessautomatisering (RPA) som drivs av AI och maskininlärning
- Konsekvent användargränssnitt/användargränssnitt: Ett standardiserat utseende och känsla mellan moduler, med lättanvända konfigurations- och personanpassningsverktyg för processer och användare – inklusive kunder och leverantörer
- Integration: Smidig integration av affärsprocesser och arbetsflöden samt öppen integration med andra tredjepartslösningar och datakällor
- Ny teknik: Stöd för generativ AI och maskininlärning, digitala assistenter, Internet of Things (IoT), säkerhet och integritet samt mobil teknik
- Teknikplattform: En snabb, stabil teknikstack för denna långsiktiga investering – inklusive en lågkods-/icke-kod-plattform, iPaaS, datahantering med mera
- Multinationellt stöd: Globalt stöd för språk, valutor och lokala affärsmetoder och föreskrifter – tillsammans med teknisk support för molntjänster, utbildning och implementering
- Val av distribution: Erbjuder molnbaserade, lokala, tvånivå- eller hybridimplementeringsalternativ
ERP-mjukvara passar inte alla
Affärssystem för småföretag
ERP-programvara kan hjälpa ett litet företag att gå bortom kalkylblad och effektivt hantera alla aspekter av sin tillväxt – från försäljnings- och kundrelationer till ekonomi och verksamhet. ERP-verktyg för småföretag är vanligtvis i molnet, snabba att installera och utformade för att skalas med verksamheten.
Midmarket ERP
ERP-programvara utformad för medelstora företag och dotterbolag drar nytta av inbyggda analyser, snabb implementering och bästa praxis för dussintals affärsprocesser. Medelstora ERP-verktyg hjälper växande företag att skala och konkurrera, även med begränsade resurser. Modulära, molnbaserade affärssystem för företag är också bra för medelstora företag med komplexa processer eller planer för snabb tillväxt.
Affärssystem för företag
Stora företag med global verksamhet eller dotterbolag behöver ett robust, marknadsledande ERP-system med integrerad AI, maskininlärning, analys och intelligent automatisering för att transformera affärsmodeller och processer. Företag kan använda ERP-system lokalt, i molnet eller i ett tvånivå- eller hybridscenario, beroende på deras behov.
ERP-trender att bevaka
Den digitala omvandlingen går – bokstavligt talat – snabbare. När företag använder digital teknik i alla delar av verksamheten är de till stor del inriktade på att eliminera ”drags”, annars känt som allt som saktar ner verksamheten, inklusive föråldrade processer och system. Så det är inte förvånande att företag kräver mer robusta ERP-system för att bidra till att minska drag och öka smidigheten.
I takt med att ERP-innovation ökar farten finns här fyra viktiga trender att hålla ett öga på:
Generativ AI
Genom att integrera ERP-programvara med generativa AI-funktioner kan företag automatisera manuella uppgifter samtidigt som de anpassar, justerar och optimerar sina kärnprocesser för att möta företagsspecifika behov.
Tillsammans med att automatisera uppgifter och leverera insikter ger generativ AI icke-IT-användare möjlighet att interagera med sina ERP-system med hjälp av kommandon och frågor på naturligt språk. Alla användare kan ställa en fråga och få ett omedelbart svar som utnyttjar all tillgänglig dokumentation och data.
Vertikal integration
Företag är redo att avsluta dragkampen mellan förstklassiga lösningar och integrerad ERP. Nya erbjudanden lovar det bästa av två världar – ett helt integrerat ERP-system med vertikala tillägg som gör det möjligt för företag att få de specifika funktioner de behöver utan smärtsamma integrationsproblem eller datasilos.
Moln, moln, moln
Preferensen för moln-ERP kommer att fortsätta att intensifieras när fler företag upptäcker fördelarna – inklusive " var som helst och quot; åtkomst, minskade kostnader för hårdvara och teknisk support, ökad säkerhet och integration med andra system. I takt med att företagens snabbhet fortsätter att öka blir det ännu viktigare att införa ett molntänkande.
Personanpassning av användare
Personal, kunder och leverantörer vill alla ha innehåll och funktionalitet som matchar deras specifika behov eller intressen och gör dem mer produktiva. Förändringar i arbetskraftens demografi, särskilt i branscher som tillverkningsindustrin, driver också intresset för lågkodsplattformar och plattformar utan kod.
Dessa plattformar ger användarna en lätt anpassningsbar upplevelse snarare än att tvinga dem att anpassa sig till programvaran. Användarna kan också förvänta sig anpassade instrumentpaneler, AI-driven sökning, personanpassad chatt och personanpassade arbetsflöden på olika enheter.
Upptäck möjligheterna med ett modernt AFFÄRSSYSTEM
Med en molnbaserad ERP-lösning kan ditt företag hantera mycket mer än processer. Utforska det senaste inom ERP-nyheter, trender och bästa praxis.