Vad är basdatahantering (MDM)?
MDM är processen för att skapa och underhålla en enskild baspost för varje person, plats och sak i ett företag.
Översikt över basdatahantering
De flesta företag driver idag hundratals olika applikationer och system – som ERP, HCM och CRM – som sträcker sig över många olika avdelningar. Eftersom så många människor rör data i dessa system, är det lätt för den att bli siloed, duplicerad, föråldrad eller till och med motsägelsefull. Och som alla vet leder dåliga data till dåligt beslutsfattande. För att möta behovet av korrekt information i rätt tid – även när datakällorna ökar – övergår företagen till basdatahantering (MDM).
Definition av basdatahantering
Basdatahantering är processen att skapa och underhålla en enskild baspost – eller en enda datakälla – för varje person, plats och sak i ett företag. Genom MDM får organisationer en pålitlig, aktuell syn på nyckeldata som kan delas över hela verksamheten och användas för bättre rapportering, beslutsfattande och processeffektivitet.
Vad är basdata i alla fall?
Basdata är alla data som är verksamhetskritiska för att driva ett företag. Den beskriver personer (kunder, anställda och leverantörer), platser (kontor och platser) och saker (produkter och tillgångar). Basdata är vanligtvis bara en liten andel av alla affärsdata, men det är några av de mest komplexa – och värdefulla – data i en organisation.
Exempel på basdata är:
Kundbasdata: Som namnet antyder inkluderar kundbasdata alla kärndata som behövs för att göra affärer med dina kunder – från kontaktinformation till inköpshistorik och betalningsvillkor. Hantera basdata för den här domänen inkluderar rengöring och standardisering av data i ERP, CRM och andra system. Till exempel kan samma kunds namn och adress finnas i både ett ERP- och CRM-system men anges på två olika sätt, till exempel 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt. eller 1030 Sandy Ct. MDM stämmer av dessa skillnader och ger en enda vy över varje kund som kan användas för att personanpassa marknadsföringskampanjer, leverera bättre upplevelser med mera. I vissa organisationer inkluderar kundbasdata även data för anställda, vårdpatienter och leverantörer.
Leverantörsbasdata: Leverantörsbasdata inkluderar data för leverantörskonton, kontrakt, policyer, prissättning med mera. Den står i centrum för alla viktiga anskaffningsaktiviteter, från planering och upphandling till upphandling och inköp. Rensade och betrodda leverantörsbasdata är avgörande för att svara på frågor om leverantörsutgifter, prissättning eller prestanda – till exempel.
Enhetsbasdata: Nyckelattribut relaterade till fysiska platser för agenturer, företagskontor, distributionscenter och butiker finns i en organisations platsdata. När den väl har anslutits till andra datadomäner kan denna information hjälpa till att driva platsbaserat beslutsfattande – till exempel att bestämma rätt produktsortiment för en viss butik.
Produktbasdata: Produktbasdatahantering omfattar attribut som produktnummer, kategori, pris, funktioner, stycklistor och alla andra nödvändiga datapunkter. Med användning över processer för försäljning, marknadsföring, försörjningskedja och produktutvecklingslivscykel måste dessa data vara tillförlitliga och korrekta.
Anläggningsbasdata: Anläggningsbasdata beskriver ett företags fasta och immateriella tillgångar, till exempel lager, utrustning och varumärken. Det inkluderar vanligtvis attribut som avskrivningsvillkor och -värden, anläggningsklasser, leasinginformation med mera. Felaktiga anläggningsbasdata kan leda till utnyttjande och förvaltning av underordnad anläggning. Utrustningsbasdata används till exempel i processer för prediktivt underhåll, så om de är felaktiga så skulle prognoserna också vara det.
Varför är basdatahantering så viktigt?
Förutom att hjälpa en organisation att fatta bra beslut och svara på viktiga frågor har basdatahantering en mängd andra fördelar. Här är bara några:
Minskade fel och redundanser i data vid flera ansökningar. Om samma information, t.ex. en kundpost, registreras av olika team på ett inkonsistent sätt kommer MDM att slå samman och stämma av dubbletten.
Bättre analysinsikter och datadrivna beslut. Ordspråket ”skräp in, skräp ut” gäller här. Om de data som analyseras inte är korrekta blir inte heller resultaten.
Effektiviserade affärsprocesser och ökad effektivitet. Högkvalitativa, konsistenta basdata kan användas för att snabba upp och automatisera kompletta affärsscenarier som lead till kontanter, källa till betalning och design för att fungera.
Ökad transparens och efterlevnad av dataskydd och andra bestämmelser. GDPR ger till exempel människor mer kontroll över hur deras information samlas in, hanteras och delas. Utan MDM kan registren fragmenteras över flera avdelningssilos, vilket gör det svårt att följa reglerna.
Stöd för sammanslagningar och förvärv med en strömlinjeformad process för sammanslagning och avstämning av flera datatillgångar.
Data är avgörande för att driva digitala affärsprocesser, och basdata är grunden som alla andra data är beroende av. Organisationer som har korrekta och konsistenta basdata är bättre positionerade för att lyckas.
Mjukvara för basdatahantering kan hjälpa dig att konsolidera och styra poster.
Så fungerar det: MDM-ramverk och processer
Ett ramverk för basdatahantering säkerställer att all information är korrekt och semantiskt konsistent. Den består av två delar: Skapa en initial basdatapost och sedan underhålla den.
Skapa en basdatapost: Denna process börjar med att identifiera de databaser och program som innehåller data som ska inkluderas i basposten. Sedan definieras alla attribut eller egenskaper, till exempel produktfärg, storlek och material. Slutligen matchas, stäms av där de är inkonsistenta och slås samman där det finns flera poster.
Underhåll av basdata: Den här processen innebär att rensa, transformera och integrera nya data eftersom de läggs till i baslistan för att bibehålla posternas konsistens och kvalitet. Vissa basdatahanteringslösningar idag kan automatisera och påskynda många aspekter av denna process.
Det är viktigt att notera att alla processer för hantering av basdata bör utföras enligt en organisations principer och policyer för datastyrning. De beskriver hur alla affärsdata ska lagras, hanteras och skyddas, och av vem – och det inkluderar basdata.
Bästa praxis för en vinnande strategi för hantering av basdata
En modern strategi för hantering av masterdata innehåller verktyg, tekniker och bästa praxis för att säkerställa att alla intressenter kan lita på kvaliteten på datadrivna insikter – samt hur snabbt de ska agera.
Här är några sätt att skapa en vinnande strategi:
Skapa ett ramverk för datastyrning om du inte redan har gjort det. Som tidigare nämnts bör MDM-verksamhet bedrivas och tillämpas i enlighet med riktlinjer för datastyrning för att säkerställa dataförvaltning och efterlevnad.
Utnyttja artificiell intelligens (AI) och maskininlärning. Vissa leverantörer erbjuder MDM-program och -verktyg som använder dessa funktioner för att automatisera processen att kontrollera om nya data är korrekta, matcha dem med aktuella poster och stämma av dem.
Hantera flera domäner i en instans. Du kan hitta lösningar som fokuserar på att hantera endast en domän, till exempel kundbasdata eller produktbasdata. Den bästa programvaran är dock kapabel att integrera och hantera alla företagets domäner i ett system – ofta i molnet. Detta bidrar till lägre kostnader, hjälper personalen att bli mer produktiv och stöder flexibla användningsfall.
Hantera basdata i molnet. Molnplattformar kan bidra till att öka produktiviteten och effektiviteten genom att låta data från olika applikationer samlas, matchas, slås samman och rensas – snabbt, enkelt och i stor skala. De har också robust säkerhet och automatiserade uppdateringar.
Integrera basdatahantering och datastyrning. Genom att kombinera en enda källa för basdata med centraliserad datastyrning i en lösning blir det enklare att genomdriva policyer och efterlevnad – och definiera, validera och övervaka affärsregler och basdataattribut.
Master Data Management är en pågående strävan, inte ett en-och-gjort projekt. I takt med att din organisation växer kommer även datavolymen att öka. Men med molnbaserad, intelligent teknik, verktyg och arbetsflöden blir dessa MDM-processer mycket effektivare.
Vanliga frågor om basdatahantering
Hantera data på rätt sätt
Förenkla basdatahantering och styrning med en enda kraftfull lösning.
Idéer som du inte hittar någon annanstans
Registrera dig för en dos business intelligence som levereras direkt till din inkorg.