Hoppa till Innehåll
Två kollegor som visar information på bärbar dator

Vad är ett HRIS?

 

Denna webbsida har maskinöversatts för att underlätta för dig. SAP ger inga garantier angående korrektheten eller fullständigheten av maskinöversättningen. Den ursprungliga engelska webbsidan hittar du genom att använda världskartan i det övre högra hörnet på denna sida.

Ett HR-informationssystem (HRIS) hjälper företag att hantera och automatisera HR-kärnprocesser. Dessa HR-mjukvarusystem stöder administration, tid och närvaro, lönekörning och andra arbetsflöden samt lagring av personaldata som personlig, demografisk och ersättningsinformation.

 

Tekniken ersätter tidsödande pappersbaserade processer och komplicerade kalkylblad. Genom att automatisera många av dessa arbetsflöden minimerar ett HRIS mänskliga fel och minskar repetitiva uppgifter så att medarbetarna kan fokusera på arbete med högre värde.

 

Med en centraliserad datamodell i realtid och automatiserade processer kan personaladministratörer, chefer och anställda använda HRIS för att snabbt få tillgång till den information de behöver för ett effektivt och korrekt resultat. Genom att effektivisera hanteringen av medarbetardata och tillhörande processer kan HRIS-mjukvara hjälpa företag att spara tid och pengar.

Vad gör en HRIS?

Ett HRIS hanterar och automatiserar HR-kärnprocesser. Systemet sträcker sig över hela medarbetarens livscykel och samlar in och lagrar personaladministration och andra data som underlag för beslut och interaktiva arbetsflöden.  

 

En anställd öppnar till exempel systemet för att begära ledighet. Åtgärden överförs automatiskt via HRIS till chefen för granskning och godkännande.

 

HRIS-data lagras på ett säkert sätt, med automatiserade processer för hantering av regelefterlevnad som uppfyller företagskrav, nationella och internationella krav. Uppdateringar av lagar och regler implementeras automatiskt som stöd för lagstadgade rapporteringsstandarder.

 

De strömlinjeformade och automatiserade arbetsflödena hjälper anställda i hela verksamheten:

  • HR-personal kan publicera befattningsrekvisitioner, få tillgång till och redigera information om anställda och hjälpa nyanställda. 
  • Chefer kan övervaka teamstruktur, spåra tid och frånvaro, övervaka och begära löneändringar för teammedlemmar och godkänna ansökningar om semester och ledighet. 
  • Anställda kan redigera personuppgifter, visa organisationsdiagram, ange arbetad tid och begära ledighet.

Kapaciteter hos ett HRIS-system

Funktionerna i ett informationssystem för personaladministration stöder en rad olika personaladministrationsprocesser och personalinteraktioner. Tekniken tillhandahåller smart automatisering av arbetsflöden över system- och affärsfunktioner, inklusive:

 

Personer och transaktioner

  • Självbetjäningsfunktioner för att öka arbetskraftens produktivitet 
  • Spårbar nyckelinformation för personaladministration baserad på landsspecifika krav 
  • Integrerad lokalisering för global regelefterlevnad och bästa praxis för HR 

Organisationsstrukturer

  • Analys för insyn i realtid för hela personalen 
  • Effektiviserad rekrytering som stöd för affärsmål och successionsplanering 
  • Utbildningsstrategier

Förmånshantering

  • Automatiserad förmånsadministration
  • Självbetjäningsfunktioner för anställda så att de kan komma åt, redigera och lära sig mer om fördelar 

Tidsadministration

  • Konsoliderade vyer över regelefterlevnad, inklusive företags- och kollektivavtal och lokal arbetslagstiftning 
  • Semesterkalendrar, semesterackumuleringar och tillhörande affärsregler 
  • Automatiska beräkningar av tid och lön per medarbetarprofil

HCM och ERP-integration: Det bästa av båda världarna

Med HCM/ERP-integrationen kan dessa två kraftfulla Enterprise-mjukvarusystem synkronisera och ansluta i molnet. ERP-system hanterar ett brett utbud av dagliga aktiviteter som redovisning, anskaffning, försörjningskedja och mycket annat. ERP-system är uppbyggda för att integrera en mängd affärsprocesser och stärka dataflödet mellan dem. Genom att sammanföra affärsövergripande data utgör ERP en enda källa till sanning och garanterar tillförlitlig dataintegritet. När den typ av data och insikter som finns inom en högklassig HCM integreras med hastigheten och analyskapaciteten hos en modern AI-driven ERP – får företag det bästa av båda världarna.

Utvecklingen av informationssystem för mänskliga resurser

Organisationer började centralisera personaldata under 1960- och 1970-talen. Denna nya modell har bidragit till bättre registerföring och bättre möjligheter att uppfylla lagstadgade krav. Det centrala datarepository lagrades på stora stordatordatorer, med transaktionsbearbetning (om sådan fanns) begränsad till lönekörning.

 

Informationssystem för mänskliga resurser togs i bruk på 1980-talet, i och med övergången från stordriftssystem till klientserverteknik. Detta gjorde systemen mer prisvärda samtidigt som de tillhandahöll grundläggande analysverktyg för företaget.

 

Sedan dess har tekniken utvecklats. I stället för att fokusera på transaktionsbaserade HR-processer stödjer moderna system en mer interaktiv modell som betonar medarbetarupplevelsen för personaladministratörer, chefer och medarbetare.

 

Idag automatiserar ett HRIS arbetsflöden, vilket utnyttjar artificiell intelligens (AI) för att hantera repetitiva, tidskrävande uppgifter. Dessa system kan integrera feedback och automatiskt anpassa rapporteringsstrukturer baserat på ändringar i affärsregler och regelefterlevnad samtidigt som de levererar en effektiv och positiv upplevelse till alla anställda som interagerar med den.

 

HRIS-mjukvara kan implementeras på plats eller i molnet, med moderna system främst inrymda i ett privat eller offentligt moln. En molnplattform ger en rad fördelar, bland annat större datalagringskapacitet, starkare säkerhet och enklare integration med kompletterande applikationer som lönekörning, sökandespårning och andra HR-system.

Vem använder ett HRIS?

Historiskt sett har organisationer med en medelstor till stor personalbas oftast dragit nytta av ett informationssystem för mänskliga resurser. Tack vare minimala kostnader för infrastruktur och implementering med molnbaserade system kan dock mindre organisationer nu dra nytta av fördelarna och effektiviteten i ett HRIS.

 

Här är några exempel på företag runt om i världen och över alla branscher som är beroende av ett HRIS för att effektivisera HR-processer.

  • Tillväxtmark, som betjänar jordbruksföretag i USA och Kanada, driver effektiva HR-processer och drar till sig och främjar de talanger som behövs för att hjälpa sina kunder att lyckas – även om de står inför de utmaningar som covid-19-pandemin innebär. 
  • Kmart Group, som har över 500 butiker i Australien, Nya Zeeland, Hongkong, Kina, Indonesien, Indien och Bangladesh, har förändrat teammedlemsupplevelsen, ökat självbetjäningen och automatiserade och optimerade processer för ökad effektivitet.

Utforska HRIS-mjukvara idag

Den här tekniken automatiserar HR-kärnprocesser och förbättrar medarbetarnas upplevelse. 

Vanliga frågor och svar om HRIS

Personalinformationssystem (HRIS), personaladministrationssystem (HRMS) och personalförvaltning (HCM) är de termer som ofta används omväxlande men som har några viktiga skillnader. HRIS hanterar centrala HR-processer, men ett HRMS (Human Resource Management System) innehåller dessa funktioner utöver talanghantering, som utbildning, utveckling och successionsplanering. Mer allmänt används HCM (Human Capital Management) för att beskriva den breda uppsättningen rutiner och mjukvara för att leda en organisations personalstyrka.

Växande företag och företag med en medelstor till stor personalbas, särskilt över olika delstater, länder eller kontinenter, kan få ett betydande värde från en centraliserad realtidsdatamodell och automatiserade arbetsflöden för ett HRIS.

 

Med ett HRIS kan ett företag enkelt följa lokala dataskydds- och anställningsföreskrifter. En lokaliserad, regional användarupplevelse underlättar för personaladministratörer, chefer och anställda runt om i världen.

Ett HRIS gynnar alla i en organisation, inklusive personaladministratörer, chefer och alla anställda. Automatiserade arbetsflöden och centraliserade realtidsdata skapar effektivitet, vilket i sin tur ökar produktiviteten i hela organisationen.  

Systemet kan lösa många bestående affärsproblem, bland annat: 

  • Manuella, tidskrävande arbetsflöden för HR-personal och anställda 
  • Bristande kontinuitet mellan system med sidoordnade dataarkiv 
  • Föråldrad och inaktuell personal- och personalinformation  
  • Begränsad anpassning av HR-strategin till företagets strategi 
  • Inkonsekvent tillsyn över företagens och regeringens arbetsrätt 

Ett HRIS måste vara motståndskraftigt och kunna anpassas till företagets föränderliga behov. Ytterligare överväganden är följande: 

  • Korrekt hantering av dataöverföringen från gamla system till HRIS
  • Skalbarhet för HRIS i takt med att organisationen växer   
  • Efterlevnad av regionala och globala lagstadgade krav 
  • Snabb acceptans med välutbildad personal för att utnyttja HRIS fulla värde när det är driftsatt

SAP Insights nyhetsbrev

Prenumerera idag

Få viktiga insikter genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ytterligare läsning

Tillbaka till början