Hoppa till Innehåll
Kvinna som arbetar på bärbar dator

Vad är ATS?

 

Denna webbsida har maskinöversatts för att underlätta för dig. SAP ger inga garantier angående korrektheten eller fullständigheten av maskinöversättningen. Den ursprungliga engelska webbsidan hittar du genom att använda världskartan i det övre högra hörnet på denna sida.

Ett sökandespårningssystem (ATS) är en mjukvaruapplikation för personaladministration (HR) som hjälper organisationer att hantera rekryterings- och anställningsuppgifter digitalt. Den fungerar som den centrala databasen för jobb- och sökandeinformation där befattningsrekvisitioner, annonser och ansökningar hanteras och sökande kontrolleras och väljs.

 

En ATS stöder utförandet av vanliga uppgifter som att skapa jobbbeskrivningar, publicera jobb på karriärsajter och anslagstavlor, résumé-skanning, schemalägga intervjuer, samla in feedback, utföra bakgrundskontroller och generera erbjudandebrev med elektroniska signaturer.

 

Systemet hanterar också upplevelsen för jobbsökande. Detta inkluderar att söka jobb, söka online och kontrollera status för en ansökan samt att skapa meddelanden till sökande.

Hur ett ATS fungerar

Vem använder ett spårningssystem för sökande?

Företag av alla storlekar och branscher använder spårningssystem för sökande för att organisera, söka och kommunicera med jobbsökande och hantera deras jobbansökningsprocess. Medan området tidigare var större Fortune 500-företag på grund av tillhörande kostnader och infrastrukturbehov, kan mindre organisationer i dag dra nytta av kostnadsbesparingarna för programvaru-as-a-service-erbjudanden (SaaS) i molnet.

 

Här är två exempel på lyckade ATS-implementeringar av kunder inom en rad olika branscher och branscher:

 

Tornhälsa: Vård- och välgörenhetsleverantör Tornhälsa använder strömlinjeformade arbetsbeskrivningar för att förbättra patientvården. Läs kundberättelsen.

 

Sephora: Franska multinationella återförsäljare av personliga vård- och skönhetsprodukter, Sephora använder effektiva och mobila rekryteringsarbetsflöden för att hjälpa till att anställa 15 000 personer per år.

Varför är ett ATS viktigt?

Ett ATS påskyndar anställningsprocessen. Genom att övergå från offline- och pappersbaserade processer till en automatiserad digital process effektiviseras rekryterings- och anställningsuppgifter, vilket frigör tid och ser till att rättvisa och bästa anställningsrutiner följs.

 

Här är några exempel på hur ett spårningssystem för sökande kan vara till nytta för en organisation:

  • Fler sökande: En ATS gör det lättare för arbetssökande att söka jobb och söka på nätet, vilket ökar det totala antalet ansökningar. 
  • Snabbare anställningscykler: Rekryterare kan snabbt söka igenom hela den sökandes pipeline, välja ut intressanta kandidater och satsa sin tid på värdehöjande arbete som screeningintervjuer, referenser och erbjudanden.
  • Ökat samarbete med berörda parter: Under intervjufasen granskar och ger rekryteringscheferna synpunkter på kandidater inom ATS. Affärsregler kan konfigureras för att automatisera kandidaternas utveckling genom urval och anställningssteg.  

Utveckling av sökandes spårningssystem

Före Internet annonserades jobböppningar i hemligstämplade tidningar och branschpublikationer. Processen var pappersbaserad, vilket gjorde det tidskrävande och svårhanterligt. Det är inte lätt för jobbsökande att avgöra status för en ansökan. Rekryterare och rekryteringschefer kunde – på grund av den stora mängden ansökningar om papperskopiering – inte identifiera de mest kvalificerade sökandena.

 

Med digital teknik och online-teknik blev det mycket lättare att söka jobb. Globala webbplatser för sysselsättning främjade arbetstillfällen för människor runt om i världen. Plötsligt hade rekryteringen blivit en volymaffär.

 

De första sökandes spårningssystem utvecklades i slutet av 1990-talet och inhystes i lokaler. Systemen var inriktade på behandling och lagring av det stora antalet mottagna résuméer och samtidigt säkerställa efterlevnad och konsekvens i anställningspraxis. Rekryterare och rekryteringschefer kände också av effekterna av en så stor mängd ansökningar och snart utvecklades dessa system för att stödja förhandskontroll, résuméskanning, parsning, automatiserade anmälningar och analyser.

 

Idag används sökandes spårningssystem främst i molnet och erbjuds som mjukvaru-as-a-service, eller SaaS, lösning. En molnbaserad ATS eliminerar höga implementeringskostnader och ineffektiva processer, vilket minskar beroendet av IT.

 

ATS-tekniken har utvecklats för att stödja moderna rekryteringskrav, som kan omfatta följande:

  • Virtuell rekrytering: Stöd till fjärrarbetsplatser och rekryteringsinsatser, till exempel karriärsajter, kandidatkommunikation, erbjudanden och intervjuer. 
  • Massrekrytering: Attrahera, kontrollera och hyr snabbt in stora volymer av sökande till specifika branscher, till exempel sjukvård, dagligvaror, e-handel och tech.  
  • Höga sökandevolymer: Kontrollera stora volymer av sökande för specifika öppningar.  
  • Intern rekrytering: Identifiera anställda för att främja intern befordran.  
  • Mångfald och inkludering: Säkerställa anpassning till ett företags anställningsinitiativ och icke-partiska rekryteringsmetoder. 

En ATS stöder rekryteringsprocessen från annonsering av en jobböppning till presentation av ett erbjudandebrev. Eftersom rekryteringsdata är personuppgifter hjälper sökandes spårningssystem även företag att följa dataskyddslagar som GDPR.

Användningsfall för en kontrolluppgift

Rekryterare är de mest aktiva användarna av en ATS. De använder systemet dagligen för att hantera befattningsrekvisitioner, annonseringar, granska sökande och hantera kandidaternas utveckling genom rekryterings- och anställningsstegen.

 

Anlitande chefer använder ett flygledningssystem för att delta i rekryteringsprocessen. Systemet ger dem direkt tillgång till aktiva befattningsrekvisitioner för att granska arbetsbeskrivningar, sökande och résumés samt se status för varje kandidat. Information genereras från ATS för att förbereda och genomföra intervjuer, samt för att lagra kvantitativ och kvalitativ feedback efter en intervju.

 

Jobbsökande använder ATS för att söka och söka jobb, kontrollera ansökningsstatus och acceptera arbetserbjudanden.

Uppföljningsmeddelande för nya matchande jobb i ett modernt ATS.

Vad du ska leta efter när du överväger en ATS

Sökande spårningssystem erbjuds som fristående lösningar eller kan ingå som en del av en heltäckande plattform för rekryteringsprogram som innehåller funktioner för kandidatrelationshantering (CRM).  

 

CRM-mjukvara används ofta parallellt med en ATS. Men till skillnad från ett ATS används dessa system för att locka till sig talanger och skapa relationer med sökande som har övergått till kandidatstatus. System för hantering av kandidatrelationer fokuserar på kandidaternas engagemang och skapar en överlag positiv rekryteringserfarenhet.  

 

Vissa organisationer föredrar enkelheten i en fristående ATS-applikation för hantering av kandidatdata. Detta alternativ innebär dock vissa begränsningar. Dessa system är tillräckliga för att bearbeta aktiva kandidater, men de tillhandahåller inte de resurser som krävs för att engagera och vårda passiva talanger.  

 

Rekryteringsprogram som inkluderar ATS och CRM-funktioner ger störst flexibilitet och effektivitet under hela resan mellan sökande. De kombinerade fördelarna är bland annat följande: 

  • Åtkomst till avancerade karriärwebbplatser 
  • Anpassade landningssidor 
  • Marknadsföringskampanjer via e-post 
  • Större talangpooler 
  • Större intresse och engagemang från kandidater på slutlistan 
  • Snabbare anställningscykler 
  • Ökat samarbete med interna intressenter 

En komplett rekryteringslösning minskar kostnaderna och eliminerar komplexiteten i att hantera flera system parallellt. 

 

Ytterligare överväganden är följande: 

  • Skalbarhet: En organisations anställningsbehov kommer att fluktuera, så mjukvaran måste vara smidig och skalbar. 
  • Integration: Fastställ på förhand hur tekniken ska integreras med annan rekryteringsprogramvara samt den övergripande infrastrukturen för personalteknik. Dessa integrationer underlättar elimineringen av manuella dataprocesser och möjligheten att kombinera rekryteringsdata med data om anställda. 
  • Användarkrav: Tänk på alla användare – sökande, rekryterare och rekryteringschefer – och se till att ATS kan ge en effektiv och positiv upplevelse för alla.  

Vilka möjligheter har en heltäckande rekryteringsplattform som inkluderar ATS och CRM?

Här är en översikt över kombinerade funktioner som du kan använda med en omfattande rekryteringslösning: 

 

Boka ett innehav

  • Skapa arbetsbeskrivningar som betonar önskade kompetenser. 
  • Identifiera könsdiskriminering och löneriktmärken med hjälp av automatiska skanningar. 
  • Skapa en webbplats med serviceklasser för arbetsgivare för jobbsökande.   
  • Skapa och hantera inlägg på karriärwebbplatser och anslagstavlor. 
  • Använd konfigurerbara applikationer per inköpsanmodan (mobiltillämpning, snabbtillämpning, flera steg). 

Granska sökande 

  • Sök efter externa och interna applikationer med hjälp av en enda databas. 
  • Konfigurera granskningsfrågor för förapplikation för varje anslag. 
  • Automatisera lagring och analys av résumédata, inklusive parsning.
  • Ta emot automatiska meddelanden och aviseringar som personanpassas för varje roll.  
  • Ge tredjepartsbyråer säker åtkomst. 
  • Generera realtidsrapporter och analyser genom hela rekryteringsprocessen.

Intervjuar kandidater 

  • Schemalägg intervjuer och spåra progression.  
  • Samla in synpunkter och konsolidera automatiskt kandidatbedömningar.  
  • Ge säker åtkomst till en kandidatportal för aktuell information och status. 

Anställning och anställning 

  • Åtkomst till märkesmallar och formulär med förifyllda data. 
  • Generera och presentera erbjudandebrev med elektronisk signaturfunktion för snabbare omställning. 
  • Automatisera anställningsprocessen. 

När ska en organisation implementera en ATS?

En ATS-implementering bör övervägas av organisationer som växer snabbt och har ambitiösa rekryteringsmål som stämmer överens med den övergripande affärsstrategin. Ytterligare krav kan vara att inrikta sig på en specialiserad kompetensuppsättning eller en roll som har hög efterfrågan, stödja massrekryteringsinsatser eller lösa betydande ineffektivitet inom HR där en centraliserad datamodell och automatiserade arbetsflöden skulle spara tid och pengar. Denna ineffektivitet skulle kunna vara följande:

  • Anställningsarbete spåras i ett kalkylblad. 
  • Samma platsannonsering måste lämnas in manuellt till flera anslagstavlor. 
  • Man lägger ner tid på att granska en stor mängd irrelevanta applikationer.  
  • Feedback och beslut från anställningsteamet är svåra att få. 
  • Interna resurser är inte tillgängliga för att bygga, underhålla eller förbättra en befintlig karriärsajt.  
  • Att mäta rekryteringsvärdet är svårt och inkonsekvent.  

När ska jag uppgradera mitt ATS?

Många organisationer väljer att uppgradera från en befintlig ATS till en heltäckande rekryteringsmjukvaruplattform, inklusive funktioner för kandidatengagemang i en CRM. 

 

Ett inaktuellt ATS kan leda till följande ineffektiva personaladministration: 

  • Samma jobbansökan betjänas för varje jobböppning. 
  • En stor andel avhopp sker inom anställningsprocessen.  
  • Kandidatnäring och engagemang är svårt och ineffektivt. 
  • Förekomsten av omedveten partiskhet är okänd. 
  • Specifika anställningsstrategier, såsom massuthyrning, intern progression och virtuell rekrytering, är svåra om inte omöjliga.  

Sökande spårningssystem, särskilt när de är integrerade i heltäckande rekryteringslösningar, erbjuder en modern, säker plattform för HR för att locka till sig, identifiera, engagera och anställa de allra bästa kandidaterna. En ATS eliminerar tidsödande manuella processer så rekryteringsarbetet kan synkroniseras perfekt med företagets prognostiserade tillväxt.

Utforska ATS-rekryteringslösningar

Källa, involvera och anställ de bästa talangerna med SAP SuccessFactors Recruiting.

SAP Insights nyhetsbrev

Prenumerera idag

Få viktiga insikter genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ytterligare läsning

Tillbaka till början