Hoppa till Innehåll
Kvinna som tittar på ekonomiskt bokslut

Bokslutet: De fem största utmaningarna för medelstora företag

 

Denna webbsida har maskinöversatts för att underlätta för dig. SAP ger inga garantier angående korrektheten eller fullständigheten av maskinöversättningen. Den ursprungliga engelska webbsidan hittar du genom att använda världskartan i det övre högra hörnet på denna sida.

Ekonomiskt avslut är en process som länge förknippas med långdragna, felbenägna uppgifter, understödda av ett intensivt tryck att avsluta böckerna så snabbt som möjligt. Och även om avgörande affärsbeslut ofta hänger i balansen är de bokslut och rapporter som de hänger på bara så bra som deras korrekthet och tillförlitlighet.

 

I dag står medelstora företag inför intensiv konkurrens och måste kunna pivotera och anpassa sina affärsmodeller i snabb takt. Effektiva och pålitliga avslutsprocesser bidrar till att skapa förtroende och snabbhet i företagens planering och beslutsfattande – och hjälper investerare och aktieägare att inse något bra när de ser det.

Vad är ekonomiskt bokslut?

Bokslut avser en återkommande process av granskning och avstämning, som leder till leverans av de bokslut och rapporter som behövs för en detaljerad översikt över företagets finanspolitiska situation. Bokslut är med andra ord summan av alla ekonomistyrningsaktiviteter som redovisningsteam åtar sig att ”avsluta bokföringen” under en viss tidsperiod, till exempel en månad, ett kvartal eller ett räkenskapsår. Slutmålet med ett bokslut är att leverera detaljerade och omfattande rapporter, bland annat följande:

  • Balansräkning eller rapport över finansiell ställning
  • Resultaträkning eller resultaträkning
  • Kapitalflödesanalys

Vad är skillnaden mellan ”bokslut” och ”bokslut”?

Till och med människor som känner till skillnaden mellan dessa två termer använder dem ofta något omväxlande. Men ur operativ synvinkel finns det en skillnad mellan bokslut och bokslut – en skillnad som blir allt viktigare i takt med att medelstora företag försöker integrera sina redovisningsprocesser i ett enda molnsystem, till exempel ERP-lösningar (Enterprise Resource Planning).

 

Här är definitionen av dessa nyckeltermer:

  • Bokslut är en paraplyterm som syftar på alla redovisningsprocesser som går till bokslutet – inklusive handlingen att faktiskt stänga böckerna. Resultatet är de bokslutsrapporter och redovisningar som ger intressenter och chefer en korrekt redovisning av företagets finanspolitiska situation. Detta sker regelbundet, vilket kan vara månadsvis, kvartalsvis, årsvis eller annat.
  • Bokslut är det steg i bokslutsprocessen där huvudboken eller "böckerna" stäms av och stängs för perioden. Efter det här steget skapas rapporter som visar företagets skattesituation under den specifika tiden.

Viktiga steg i bokslutsprocessen

Det finns i princip fem steg i bokslutsprocessen: registrera, analysera, stänga, konsolidera och rapportera. När förfallotidpunkten har fastställts måste saldot för alla balans-/resultaträkningar stämmas av så att bokföringen kan stängas och processen startas igen för nästa räkenskapsperiod.

 

Registrera, analysera, konsolidera

  • Att skapa finanstransaktioner innefattar registrering av tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och utgifter från hela verksamheten under den specifika räkenskapsperioden.
  • Utförande av redovisning inkluderar ytterligare uppgifter som kontoanalys och avstämning, intäktsredovisning, beräkning av avskrivning och periodisering.

 

Stäng

  • Enhetsstängning är den punkt där du har stoppat registrering och avstämning av transaktioner och är redo att stämma av och stänga böckerna.
  • Bokslut sker efter bokslut och inkluderar ytterligare steg som behövs för finansiell konsolidering över verksamhetsgrenar och juridiska enheter, inklusive mappning till en gemensam kontoplan, för viss omräkning till en gemensam valuta, elimineringar mellan företag och beräkning av investeringar. När medelstora företag växer måste de automatisera och integrera vissa av dessa aktiviteter och få snabbare tillgång till kontroll- och valideringskontroller.

 

Rapport

  • Utförande av redovisning är det sista steget i bokslutsprocessen. I takt med att rapporteringen blir mer komplex och krävande känner finansteamen en press på sig att leverera snabbare, mer flexibla rapporter. Gränssnitt för mobila enheter och kraftfulla ekonomistyrningssystem är det bästa sättet att köra personanpassade realtidsrapporter var som helst och när som helst.
placeholder

ERP:s bokslutsprogram kan visa en ögonblicksbild av de uppgifter som återstår att slutföra för att stänga böckerna.

5 främsta finansiella avslutsutmaningarna

Många medelstora företag står inför allt mer komplexa globala redovisningsutmaningar, men de måste förlita sig på mindre grupper för att få saker gjorda. För dem är det mycket viktigt att rationalisera och automatisera redovisningsrutinerna och ta itu med dessa utmaningar direkt.

 

Här är de största utmaningarna för finansteamen:

  1. Avsaknad av struktur och redovisningsstandarder: Bokslutsprocessen är ”redovisning 101” för finansgruppschefer. I medelstora företag innebär detta ofta att ett par seniorer – som känner till den finansiella avslutningsprocessen i detalj – inte känner behov av att införa mer formella, detaljerade standardrutiner (SOP). I takt med att företagen blir mer komplexa behöver de starka standardrutiner, men det kan vara en utmaning att köpa in mer rigorösa operativa förfaranden, så alla förslag till nya finansiella system eller lösningar måste snabbt kunna visa nytta och användarvänlighet.
  2. Tidspress i månadsbokslut: Från C-sviten till aktieägarna beror viktiga strategiska beslut – till och med hänga med – på historien som bokslutsrapporterna måste berätta. Så, farten blir motivatören. Ibland är det bra när det resulterar i ökad effektivitet och tidshantering. Men alltför ofta leder det till tveksamma genvägar eller silor, där de snabbaste får i uppdrag att stänga böckerna i stället för att ta sig tid att sprida och automatisera dessa uppgifter i hela teamet och bidra till att öka förståelsen för vanliga finansiella bokslutsprocesser i hela verksamheten.
  3. Felaktiga och sena finansiella uppgifter: Allt som krävs är felaktiga eller ofullständiga uppgifter från ett verksamhetsområde för att störa hela bokslutet. Varje avdelning producerar fakturor, utgifter och inköpsorder men i många företag – särskilt medelstora företag som har vuxit snabbt – råder det brist på konsekvens i förfarandena kring redovisning. Frantiska förfrågningar om saker i slutet av månaden leder till frustration och misstag. Många företag utmanas av brist på verktyg och lösningar för att stödja en konsekvent och kontinuerlig redovisning och avdelningsrapportering – hela månaden lång.
  4. Silos och dålig integration av finansdata: Förutom felaktiga och försenade avdelningsdata har finansteamen också problem med sammanhängande och olikartade rapporteringssystem över hela verksamheten, ofta med olika metadata eller datastrukturer för namn och antal konton, namn och antal produkter, kunder, divisioner och så vidare. Detta innebär att revisorer inte bara måste stämma av och förstå olika information, utan att de också ofta måste använda manuella, felbenägna processer för att säkerställa att uppgifterna är i en konsekvent struktur.
  5. Brist på automatiserad redovisning: I takt med att medelstora företag växer blir deras bokföring mer komplex, för att inte tala om behovet av att driva igenom allt mer utmanande företagssäkerhet och strukturomvandlingsstandardernas detaljer. Många företag klamrar sig samman med processer som redan finns och försöker låsa fast dessa ytterligare poster som manuellt utförda uppgifter. Detta ökar inte bara risken för fel, utan begränsar också skalbarheten och dataintegreringen. Utan kraften hos affärssystem som drivs av artificiell intelligens (AI) kommer affärsverksamheten på mellanmarknaden att nå en kritisk redovisningsmassa som de inte längre kan växa efter med hjälp av manuella processer.

Bästa praxis för smidigare redovisning och bokslut

Rapporter och insikter från bokslutsprocessen är några av de viktigaste för tillväxten och driften av din verksamhet – men på grund av deras komplexitet och detaljrikedom är de ofta bland de mest fruktade för företagsaktiviteter. Men genom att standardisera procedurer, utveckla bra kommunikationsstrategier och utnyttja kraftfulla redovisningsprogramvarulösningar kan företag utveckla processen mycket enklare och mycket effektivare.

  • Identifiera ineffektivitet och felbenägna redovisningsprocesser. Samtidigt som de digitaliserar och moderniserar sina redovisningsmetoder, bygger många av de bästa mellanmarknadsföretagen en arbetsgrupp med representanter från olika avdelningar. Finansgruppen ger dem en uppsättning risker och problem att leta efter och dessa resultat konglomereras sedan och bedöms för att få en god känsla för var det finns möjligheter till förbättringar.

    Denna process leder vanligtvis till att flaskhalsar och förseningar uppstår, men man uppmärksammar också de otaliga aktiviteter som fortfarande utförs på fristående, manuella kalkylblad. Processen utgör ett led i utvecklingen av standardrutiner och införandet av fler anslutna och automatiserade redovisningsverktyg.
  • Utveckla god praxis för förändringshantering för att skapa och införa standardrutiner. Redovisningsteamet hålls i slutändan ansvarigt för ett smidigt bokslut, men de är beroende av varje avdelning för att få detta gjort – från C-suite anskaffningskostnader till försäljningsteamets lunchkostnader. Om avdelningar förväntas leverera med snabbhet och noggrannhet åligger det företaget att se till att alla i verksamheten sjunger från samma låtblad.

    I de bästa mellanmarknadsföretagen börjar detta ofta med en bra förändringshanteringsstrategi för att hjälpa till att förmedla vikten av att standardisera uppgifter och cementera protokoll för vem som äger vad, och när och hur de behöver slutföra och lämna in sina ekonomiska uppgifter. Och i takt med att SOP skapas och lanseras är detta den idealiska tiden att introducera och stödja användningen av smarta verktyg för ekonomistyrning, till exempel en ERP-lösning.
  • Implementera och ge stöd åt en kontinuerlig redovisningsprocess. ”Kontinuerlig redovisning” innebär bara att i stället för att alla avdelningar springer runt i panik den 29:e varje månad etableras arbetsflöden för att sprida ut finansiella bokslutsuppgifter jämnare under hela rapporteringsperioden.

    Användningen av automatiserade finansverktyg kan i hög grad bidra till att strömlinjeforma processen med saker som mobilappar och mallar – allt via molnet för att samla in och integrera dagliga avdelningsövergripande data i realtid. Detta bidrar till att undvika panik vid månadsslutet och ger även team möjlighet att tidigt upptäcka (och åtgärda) fel. När bokföringen hålls aktuell kan företagen slutligen göra ett ”mjukt avslut” när som helst under månaden, för att undvika chocker eller spotmöjligheter.
  • Automatisera och digitalisera bokslutet. Med en AI-driven ERP som tillhandahåller molnbaserade finansiella lösningar kan medelstora företag omallokera värdefull tid. I stället för att lägga ner timmar på att utföra manuella uppgifter och göra känslan av stökiga data kan finansteamen ägna mer tid åt strategiska och skickliga aktiviteter som hjälper deras företag att växa och pivotera snabbt på den snabbt föränderliga marknaden.

    Molnsystem levererar realtidsdashboards som gör det möjligt för chefer att anpassa rapporter och få djupgående insikter när som helst under månaden – från sin enhet, sitt skrivbord eller var som helst. Redovisningsteamet får också öppen tillgång till information över hela företaget med hjälp av verktyg som automatiskt integrerar och standardiserar olika dataset och ger dem en kommandobas från varifrån de ska sammanställa och analysera data från hela verksamheten.
  • Samla ihop efter varje bokslut. Detta är särskilt viktigt för medelstora företag som växer och snabbt förändrar sina affärsmodeller – särskilt när de försöker införa och cementera nya digitala verktyg och standardrutiner. Alla procedurutmaningar och epifanier som pågick under den sista avslutningen kommer aldrig att bli fräschare i teamets medvetande än en dag eller två efter det att det är klart.

    Många företag drar nytta av denna tillfälliga eftersnacking för att inrätta regelbundna bokslutsmöten där team kan gå på annan ort, kanske äta en måltid, och ta en stund att analysera och dela med sig av sina idéer för att förbättra och rationalisera processen.

50

%

minskning av den tid som behövs för att avsluta månadskonton

placeholder

Automatisering och uppgiftsplaner hjälper till att förbättra bokslutsprocessen, vilket visas här i listan över godkännanden.

Kom igång med bokslutsmjukvara

Legenden säger att när han besökte Nasa kom president Kennedy på en janitor som arbetade in på kvällen. När Kennedy frågade honom varför han var där så sent svarade mannen: ”För att jag hjälper till att sätta en man på månen.” Även om den gamla historien kan verka lite kornig i dag förblir dess budskap ändå oerhört kraftfullt.

 

För att vara smidiga och motståndskraftiga på dagens snabba och konkurrenskraftiga globala marknader måste medelstora företag sträva efter att, i alla sina team, sträva efter att skapa en känsla av gemensamt syfte och förståelse för företagets mål. Och det kan inte lätt hända i interna silor, ineffektiva processer och felbenägna manuella arbetsflöden. Den finansiella digitala omställningen behöver inte ske över en natt. Att komma igång med de bästa finansiella bokslutsverktygen i molnet kan vara lättare än du tror. Ge din programvaruleverantör mer information om alternativ och lösningar som är anpassade efter dina unika affärsbehov. 

placeholder

Förenkla bokslutet

Utforska hur ett moln-ERP kan bidra till att förbättra dina processer för redovisning och ekonomi.

SAP Insights nyhetsbrev

placeholder
Prenumerera idag

Få viktiga insikter genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ytterligare läsning

Tillbaka till början